5 Voorbeelden van zakelijke e-mails (inclusief voorbeelden van handtekeningen)

Je e-mail is een cruciaal onderdeel van je leven geworden. Toch valt het schrijven van een effectieve zakelijke e-mail misschien buiten je expertise. Maak je geen zorgen. Je zult nu voorbeelden zien van goed geschreven zakelijke e-mails die je zullen helpen. Lees verder.

Een zakelijke e-mail schrijven

Het toevoegen van een persoonlijk tintje is cruciaal om je bericht af te stemmen op je behoeften. Lees daarom hieronder enkele voorbeelden van hoe je een goede zakelijke e-mail schrijft.

1. Begin met de onderwerpregel

Om de kans te vergroten dat mensen je e-mail openen, geef je de inhoud aan in de onderwerpregel. Een beschrijvende onderwerpregel kan je helpen dit doel te bereiken. Een handige aanpak is om je af te vragen of de ontvanger de inhoud van het bericht nauwkeurig kan voorspellen op basis van de onderwerpregel. Dit is van cruciaal belang, vooral bij e-mailmarketing.

2. Schrijf een inleiding

Als je een zakelijke e-mail begint, maak dan een connectie met je ontvanger. Gebruik geen algemene aanhef zoals “Beste betreffende”. Gebruik de naam van de ontvanger. Afhankelijk van het niveau van formaliteit dat je voor ogen hebt, kan ” Beste”, “Hoi” of ” Hallo” gepast zijn.

Het aanspreken van de ontvanger bij naam kan helpen om een gevoel van vertrouwen en verbondenheid te creëren. Zorg ervoor dat je de naam van de ontvanger in de opening van je e-mail vermeldt en gebruik deze naam waar nodig in het bericht.

Eindig de inleiding met het vertellen van het doel van je boodschap.

Voorbeeld van een zakelijke e-mail-introductie

Hallo Sarah,

Ik zou graag ons volgende project willen bespreken. Ik heb een aantal ideeën die ik met je wil delen.

3. Ontwikkel je onderwerp (maar houd het kort)

Je communicatie moet direct en beknopt zijn om je collega’s niet te overweldigen met ellenlange e-mails. Gezien het dynamische karakter van de werkplek is het essentieel om de tijd van je collega’s te respecteren door direct ter zake te komen.

Om je e-mails kort en bondig te houden, concentreer je je op één centraal idee of bericht. Door de kernboodschap te identificeren die je wilt overbrengen, kun je je e-mail daaromheen structureren en onnodige zijsporen vermijden die je boodschap langer kunnen maken.

4. Afsluiten

Net als bij de aanhef is het essentieel om je e-mail af te sluiten met een gepaste afsluiting. Laat de ontvanger weten dat hij of zij contact kan opnemen met vragen of opmerkingen en sluit af met een gepaste zin op basis van het niveau van formaliteit.

Er zijn verschillende opties voor ondertekening, afhankelijk van de toon die je wilt aanslaan. Voor meer formele e-mails zijn opties als “Met vriendelijke groet” en “Hoogachtend” veelgebruikte opties.

Voor informelere berichten kun je kiezen voor ondertitels als “Nog een fijne dag”, “Zorg goed voor jezelf”, “Prettig weekend” of “Tot ziens”. Het belangrijkste is om een passende zin te kiezen die past bij de toon en inhoud van je bericht.

5. Voeg een handtekening toe

Een webmail platform biedt de optie om een e-mailhandtekening te maken die automatisch aan het einde van elk bericht verschijnt, waardoor je de tijd en moeite bespaart om deze elke keer opnieuw in te typen. Bij het maken van je e-mailhandtekening is het essentieel om de volgende informatie op te nemen:

• Je voor- en achternaam
• Je professionele titel
• De naam van je bedrijf of organisatie
• Je e-mail-adres
• Je telefoonnummer
• Een link naar je LinkedIn profiel (indien van toepassing)

Voorbeeld van een zakelijke e-mailhandtekening

Met vriendelijke groet,

Mark Janssen
Marketing Manager
Bedrijf X
mark.janssen@bedrijfx.com
(123) 456-7890
linkedin.com/mark.janssen18

Deze informatie zorgt ervoor dat je e-mails professioneel en informatief zijn en dat ontvangers alle benodigde informatie hebben om contact met je op te nemen.

Zakelijke e-mail voorbeelden

Nu je hebt geleerd hoe je een zakelijke e-mail schrijft, is het tijd om wat voorbeelden te bekijken van hoe al deze principes in de praktijk werken.

Zakelijke e-mail voorbeeld 1

Betreft: Verzoek om vergadering

Hoi Mark,

Ik hoop dat je een goede maandag hebt. Ik wil een afspraak maken om de resultaten van ons laatste project te bespreken. Ben je woensdag om 14.00 uur beschikbaar? Laat me weten of dat uitkomt.

Met vriendelijke groet,

Sarah Busch
Sales Manager
ABC Bedrijf
sara.busch@abcbedrijf.com
(123) 456-7890
linkedin.com/sarah.busch8

Zakelijke e-mail voorbeeld 2

Betreft: Betaling factuur

Hallo Peter,

Ik hoop dat deze e-mail je goed treft. Ik wil graag weten wat de status is van de factuur die ik vorige week heb gestuurd. Heb je de betaling verwerkt?

Met vriendelijke groet,

Tom Mans
Content Manager
ABC Bedrijf
tom.mans@abcbedrijf.com
(123) 456-7890
linkedin.com/tom.mans

Zakelijke e-mail voorbeeld 3

Betreft: Opvolging

Hallo Mark,

Ik wil graag een vervolg geven aan het voorstel dat ik je vorige week heb gestuurd. Heb je nog vragen of zorgen die we moeten bespreken? Laat het me weten als je vragen hebt.

Met vriendelijke groet,

Carla Sanchez
Marketing Manager
ABC bedrijf
carla.sanchez@abcbedrijf.com
(123) 456-7890
linkedin.com/carla.sanchez

Zakelijke e-mail voorbeeld 4

Betreft: Sollicitatie

Geachte heer Jacobs,

Ik wil graag solliciteren naar de functie van Copywriter Engels bij uw bedrijf. In de bijlage vindt u mijn cv. Ik maak graag een afspraak voor een gesprek om uit te leggen hoe mijn expertise kan bijdragen aan de marketinginspanningen van uw bedrijf.

Met vriendelijke groet,

David Hoffman
Copywriter
david.hoffman@email.com
(123) 456-7890
linkedin.com/david.hoffman

Zakelijke e-mail voorbeeld 5

Betreft: Orderbevestiging

Hallo Claire,

Bedankt voor je recente aankoop. We bevestigen dat je bestelling is ontvangen en wordt verwerkt. Je ontvangt een track & trace nummer zodra de zending is verzonden. Laat het ons weten als je nog vragen hebt.

Met vriendelijke groet,
Amy Jansen
Klantenservicemedewerker
Online Winkel X
a.jansen@winkelx.com
(123) 456-7890

Voorbeeld van een zakelijke auto-response e-mail

Het werk kan je overweldigen, waardoor je e-mails niet snel kunt beantwoorden. Of misschien neem je wat verdiende vrije tijd. Wat je reden ook is, soms kun je e-mails niet beantwoorden, dus is het goed om een automatisch antwoordbericht te hebben. Lees hieronder een voorbeeld.

Voorbeeld van een auto-response zakelijke e-mail

Betreft: Vertraagd antwoord – Bedankt voor uw e-mail

Hallo,

Bedankt voor uw bericht. Ik heb het ontvangen en zal zo snel mogelijk antwoorden.

Ik ben [reden voor de vertraagde reactie]. Mijn reactietijd kan variëren afhankelijk van de hoeveelheid e-mails die ik ontvang, maar ik zal mijn best doen om je binnen [tijdsbestek] te antwoorden.

Bel onze klantenservice op [telefoonnummer] tijdens kantooruren als u onmiddellijk hulp nodig hebt.

Bedankt voor uw geduld en begrip.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam en handtekening]