Wat is een e-mailserver?

Een e-mailserver is voor jou als gebruiker meestal volledig onzichtbaar, maar hij werkt continu om ervoor te zorgen dat je e-mails kunt verzenden en ontvangen als dat nodig is. Je kunt een e-mailserver zien als je persoonlijke postbezorger en inbox, alles in één!

Of je nu een nieuw e-mailaccount wilt aanmaken of een bestaand account wilt migreren, het kan handig zijn om de onderdelen te begrijpen achter wat vaak een instant proces lijkt. In dit artikel bekijken we hoe het proces van e-mailen eruit ziet op netwerkniveau en de verschillende onderdelen waaruit een e-mailserver bestaat.

Wat is een e-mail server?

Een e-mailserver, ook wel mailserver genoemd, is een computersysteem dat is uitgerust met de toepassingen die nodig zijn om e-mail te verzenden en te ontvangen. De mailserver is de hardware in het hart van een complex proces dat meerdere netwerken en internet communicatieprotocollen omvat, de regels waarmee verschillende online systemen met elkaar communiceren.

Wanneer je een bericht verstuurt, zorgt de mailserver ervoor dat het naar de juiste ontvanger wordt gestuurd. Als er iets fout gaat, probeert hij het bericht meerdere keren te versturen, zonder dat jij iets hoeft te doen. Als je mailserver een e-mail ontvangt die geen geldige ontvanger heeft, laat hij de afzender ook weten dat er iets mis is gegaan. De mailserver zorgt er gewoon voor dat je mail werkt zoals het hoort, zonder dat je eraan hoeft te denken.

Een e-mailserver communiceert met je apparaten en je webmail

Een andere taak van een mailserver is communiceren met de mailclient die je op je apparaten of in je webmail hebt staan. Nadat je mailserver een nieuwe mail heeft ontvangen, wordt deze door de mailserver doorgestuurd naar je mailclient. Daar kun je het bericht lezen, naar een map verplaatsen, er een label aan toevoegen of het misschien verwijderen. Alle wijzigingen die je aanbrengt in het bericht worden opgeslagen door de mailserver, zodat je een e-mail op je mobiel kunt verwijderen en niet opnieuw hoeft te verwijderen in je webmail.

Er zijn een paar protocollen die belangrijk zijn om jezelf vertrouwd mee te maken, omdat ze het meest gebruikt worden voor het verzenden en ontvangen van berichten. Dit zijn IMAP en SMTP. Laten we eens nader bekijken wat deze twee protocollen doen.

Wat is IMAP?

IMAP staat voor “Internet message access protocol”, en het is het protocol waarmee je smartphone of computer nieuwe berichten kan ophalen van je mailserver. In principe is de IMAP e-mailserver verantwoordelijk voor het ontvangen van berichten en het laten lezen ervan op je apparaat.

Als onderdeel van het toevoegen van je e-mail aan een nieuw apparaat of een nieuwe mailclient moet je mogelijk de IMAP configureren. Om IMAP te laten werken, heeft je e-mailclient een adres nodig van je IMAP-server (de mailserver), een poort voor IMAP (vaak is dit poort ‘993’) en een gebruikersnaam en wachtwoord. Als je niet weet welke IMAP-instellingen je moet invullen, moet je dit navragen bij je e-mailprovider.

Je IMAP e-mailserver heeft een extra functie. Hiermee kun je uitnodigingen ontvangen voor evenementen die naar een online agenda gaan, waardoor je ook contactgegevens voor je adresboek kunt verkrijgen.

Wat is SMTP?

SMTP staat voor “simple mail transfer protocol” en is een standaard internetprotocol voor uitgaande e-mail. Het is in feite een reeks commando’s die je e-mailclient gebruikt om de overdracht van e-mails die je hebt gemaakt en verzonden te verifiëren en op te sturen.

Wanneer je een e-mail verstuurt, wordt deze eerst via SMTP van je smartphone, computer of ander apparaat naar je mailserver gestuurd. Je mailserver gebruikt vervolgens SMTP om je bericht naar de mailserver van de ontvanger te sturen.

Als e-mailgebruiker kun je SMTP tegenkomen in de instellingen van je e-mailclient. Afhankelijk van je instelling moet je misschien handmatig het adres van de SMTP-server van je e-mailprovider invoeren, de poort voor SMTP (meestal 587), samen met je gebruikersnaam en wachtwoord. Net als bij IMAP moet je bij je e-mailprovider de juiste informatie kunnen krijgen als je meer specifieke details over de instellingen nodig hebt.

Wat zijn MX en DNS?

Als je een e-mail voor je bedrijf activeert en je domein zich niet op dezelfde locatie als je mailserver bevindt, moet je mogelijk de DNS-instellingen (Domain Name System) voor het MX-record (Mail Exchange) van je domein wijzigen. MX is een record in je DNS-instellingen dat aangeeft waar je mailserver zich bevindt. Met de juiste MX-instelling kun je inkomende mail naar de juiste server leiden.

Als je zowel je domein als je webmail bij one.com hebt, hoef je je MX-instellingen niet te wijzigen.

Hoe werkt een e-mailserver? Een stap-voor-stap overzicht

Nu we de verschillende protocollen en systemen hebben geanalyseerd die nodig zijn voor e-mail, gaan we de stappen opsplitsen die je e-mail moet doorlopen voordat hij de ontvanger bereikt:

1. Je drukt op “verzenden”.

Je hebt je bericht geschreven en het adres van de ontvanger toegevoegd. Nu klik je om het naar de bestemming te sturen, waardoor de rest van deze keten van gebeurtenissen in gang wordt gezet, die begint bij de eerste halte van je elektronische post: de SMTP.

2. De e-mail komt aan bij de SMTP.

Deze eerste stop is verantwoordelijk voor het vinden van de juiste bestemming van je bericht. SMTP doet dit door de domeinnaam in het e-mailadres te gebruiken om het IP-adres van de ontvanger te detecteren, een uniek nummer dat een computer op het internet identificeert.

3. Een IMAP-server ontvangt jouw e-mail.

Zodra de servers het domein van de elektronische post gebruiken om het juiste adres te bepalen, ontvangt de IMAP het adres met de informatie die nodig is om het naar de juiste persoon te sturen. Met deze gegevens maakt de IMAP verbinding met het account van de ontvanger en stuurt de tekst naar de ontvanger.

4. Je bericht bereikt zijn bestemming.

Hier biedt de IMAP-server een andere functie. Het stelt de ontvanger van de e-mail in staat om de tekst te lezen. De ontvanger kan dan reageren op het bericht, door het te beantwoorden, door te sturen of te verwijderen. Als hij ervoor kiest om de e-mail te beantwoorden, doorloopt zijn antwoord dezelfde stappen en begint de cyclus opnieuw.

SMTP en IMAP kunnen je informatie ook versleutelen en ontsleutelen, afhankelijk van de gebruikte instellingen. Een goed e-mail beveiligingsprotocol gaat immers verder dan een spam- en virusfilter.

Pro-tip: Je kunt ook overwegen om een POP3-server te gebruiken. POP staat voor “Post Office Protocol” en verwijdert je e-mail nadat het is gedownload van een computer, wat de beveiliging nog verder verbetert. Je kunt meestal POP3 kiezen in plaats van IMAP voor je e-mail.

Het e-mail proces begrijpen

Volgens een rapport van Statista uit 2022 zullen in 2025 wereldwijd 4,5 miljard mensen e-mail gebruiken. Ondanks hoe wijdverspreid e-mail al is geworden, zijn de meeste gebruikers zich niet bewust van het complexe proces dat erachter schuilgaat. Hoewel het er direct uitziet, moet de mailserver in het centrum zorgvuldig een reeks stappen doorlopen om ervoor te zorgen dat je mail zowel verzonden als ontvangen wordt.

Hier is een kort overzicht van wat we hebben behandeld:

Wat is een e-mailserver? Het zijn de servers en protocollen waar een e-mail doorheen gaat voordat hij zijn bestemming bereikt.

Wat is een SMTP-server voor e-mail? Het is het standaardprotocol voor uitgaande e-mail, waarmee de e-mailclient de juiste bestemming voor een e-mail kan bepalen.

Wat is een IMAP e-mailserver? Het is het protocol waarmee je e-mails kunt ontvangen. Je kunt POP3 gebruiken als alternatief protocol.