Wat is een email client?

Hoe werkt een email client?

Je hebt waarschijnlijk wel gehoord van e-mail hosting providers. Elke e-mail hosting provider is verbonden met een e-mail server en elke verzonden e-mail wordt op e-mail servers opgeslagen. De drie meest voorkomende e-mail hosting providers zijn webmail providers zoals Gmail en Yahoo, internet service providers zoals Comcast, en tenslotte webhosting providers zoals wij bij one.com. 

E-mail servers zijn hardware. Deze zijn gekoppeld aan datacentra over de hele wereld, waar e-mail servers alle e-mails bewaren die verzonden worden. Een e-mail client is een softwareprogramma dat je op je computer (of mobiel toestel) downloadt en installeert om direct op je bureaublad e-mails te versturen en te ontvangen. Je e-mail client downloadt berichten die je van de e-mailserver hebt ontvangen op een vooraf bepaald tijdstip of handmatig: wat jij zelf hebt ingesteld. 

Je mail client downloadt jouw e-mails van de server naar de harde schijf van je computer. Ook uploadt het berichten die je naar de e-mail server wilt sturen. Om een e-mail te kunnen versturen, moet je computer dus een internetverbinding hebben, zodat je e-mailprogramma toegang kan krijgen tot de e-mailserver van je dienstverlener. Als de e-mails eenmaal op je computer zijn gedownload, kun je je e-mails op elk gewenst moment bekijken, met of zonder internetverbinding. Bovendien kun je met een e-mail programma meerdere e-mail adressen instellen die je bezit van verschillende e-mail dienstverleners, gratis of premium.

Wat zijn de voordelen van een  email client?

Het downloaden van een e-mail client software op je computer levert je op vele manieren voordeel op. Laten we enkele van de voordelen van een e-mail programma op een rijtje zetten.

• Geen internet

Als je een e-mail programma gedownload hebt, kun je bij al je e-mails, of je nu een internetverbinding hebt of niet. Dit is mogelijk omdat je e-mail programma al je e-mails via de server downloadt als je internet hebt. Dus, als je de internetverbinding verliest, zijn al je e-mails die je ooit hebt gedownload er nog steeds. 

• Aanpassen

Met een e-mail client software kun je je werkomgeving op je eigen manier inrichten. Je kunt verschillende apps en functies toevoegen om het programma te laten werken op basis van jouw behoeften en wensen. Zo kun je de bruikbaarheid en de gebruikerservaring van het e-mail programma verbeteren op basis van jouw wensen als ondernemer. 

• Back-up maken

Je kunt vanaf je computer handmatig een back-up maken van je e-mails. Stel je voor dat je een lange e-mail schrijft aan een belangrijke klant. Plotseling gebeurt er iets en kan je de e-mail die je aan het typen was niet meer terugvinden. Als je een back-up hebt gemaakt, kun je de e-mail vanaf de harde schijf van je computer terugvinden en opnieuw openen. 

• Lokale opslag

Omdat je e-mailprogramma al je e-mails op je server bewaart, wordt alles lokaal opgeslagen. Maar, niet alleen je e-mails worden bewaard, maar ook al je contacten en mappen. Bovendien kun je met de lokale opslag gemakkelijk naar een andere aanbieder van e-mailclients migreren als je dat zou willen. 

• Functies 

Het e-mail programma biedt meer en betere functies voor e-mailbeheer. Een voorbeeld van zo’n functie is snoozen. Je kunt bepaalde soorten e-mails snoozen om je op je werk te concentreren en alleen e-mails van belangrijke mensen door te laten. 

Het beste e-mail programma

Er zijn verschillende e-mail client software programma’s op het internet beschikbaar. Belangrijk is daarom dat je het programma kiest dat op dat moment op het beste is. Dat houdt in een e-mail programma waar jij als ondernemer voordeel mee kunt doen. Dus, waar moet je op letten bij het kiezen van een e-mail programma? We hebben een aantal kenmerken op een rijtje gezet die in je e-mail programma moeten zitten om het voor jou het beste e-mail programma te maken.

• Aanpassing

Zoals we hierboven al hebben benoemd, is maatwerk essentieel. Je wilt geen e-mail programma die geen aanpassingsmogelijkheden biedt. Je hebt programma nodig die het toelaat om de werkbaarheid ervan te veranderen als er dingen in jouw workflow anders worden. Verschillende e-mail programma’s bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om belangrijke e-mail te markeren. Ze kunnen je ook in staat stellen categorieën en mappen aan te maken om je e-mail moeiteloos te vinden en te raadplegen.

• Betaalbaarheid

Zorg ervoor dat je een mailprogramma krijgt dat je je op lange termijn kunt veroorloven. Je wilt jezelf niet in enorme kosten werken. 

• Productiviteit

Koop een e-mail programma waarmee je je productiviteit kunt verhogen. Lees je goed in over alle mogelijkheden, apps, enzovoorts, die het mailprogramma je kan bieden. Check ook of dat past bij de aard van je onderneming. Een goede graadmeter is of een e-mail programma je in staat stelt om apps te integreren. Veel ondernemers willen apps aan een mailprogramma toevoegen, simpelweg omdat dit handig is. 

• Geen internet

Zorg er ten slotte voor dat het e-mail programma dat je koopt ook zonder internet toegankelijk is. Zoals eerder gezegd is een van de beste eigenschappen van een e-mail programma dat je zonder internetverbinding bij je e-mails kunt. Zorg er dus voor dat toegankelijkheid zonder internet een garantie is voordat je je aankoop doet. 

Wat is het verschil tussen webmail en een email client?

Een van de belangrijke verschillen tussen webmail en een e-mailprogramma is dat je een internetverbinding moet hebben om bij je e-mails te kunnen als je webmail gebruikt.  

Je kunt het zo zien: als je geen e-mailprogramma of geen internetverbinding hebt (laten we zeggen dat je ergens in een vliegtuig zit), kun je niet bij je e-mails. Misschien wilde je tijdens de vlucht je tijd besteden aan het lezen van een e-mailbijlage die je nu door het ontbreken van een internetverbinding niet kunt openen. Dat is balen en zonde van je tijd. 

Een e-mail client neemt dit probleem weg. Als de e-mails eenmaal naar je server zijn gedownload, kun je er altijd bij. Voordat je het vliegtuig instapte, heeft je e-mail programma al automatisch je e-mails van de server gedownload, zodat je er ook bij kunt als je in de lucht bent. 

Iets om rekening mee te houden bij de keuze tussen een e-mail programma en webmail is het feit dat je niet vanaf elke computer bij je e-mails kunt. Je moet altijd je eigen laptop bij de hand hebben als je een e-mail client gebruikt. Met webmail kun je elke computer gebruiken die je maar wilt, op elke plek ter wereld. Het enige wat je hoeft te doen is in te loggen op je e-mail account. Enkele bekende e-mail clients zijn Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbolt, en IOS mail, om er een paar te noemen. Bedenk dat je ook beide kunt gebruiken: het een sluit het ander niet uit.