Wat is een e-mailadres en waar bestaat deze uit?

• De gebruiker

Deze is eenvoudig. Telkens als je een e-mail account aanmaakt, mag je beslissen wat je gebruikersnaam moet zijn. De gebruikersnaam kan je naam zijn, de naam van je bedrijf, je functie of iets waarmee je graag herkend wil worden. Je gebruikersnaam moet uniek zijn: je kunt niet precies hetzelfde e-mail adres hebben als iemand anders.

• Het apenstaartje

Na het kiezen van je gebruikersnaam is het volgende deel van een e-mail adres het @ symbool, ook bekend als at of apenstaartjes teken. Het at teken wordt gebruikt om iemand naar iets te verwijzen. Stel dat je een e-mail stuurt aan Emma die bij one.com werkt. Het at teken zou na haar naam komen. Je zegt daarmee in zekere zin dat je in contact wilt komen met Emma bij one.com.

• Domein

Het laatste deel van het e-mail adres is het e-maildomein dat direct na het at teken komt. Het domein bestaat uit de naam van de e-mailserver en het topleveldomein. Dus, als we verder gaan met het voorbeeld van Emma@one.com, is one de naam van de e-mailserver, en .com het topleveldomein. 

Veel bedrijven bieden andere domeinextensies aan dan het gewone .com of .co.uk  of .nl. Zo kun je, als je bij een onderwijsinstelling werkt, .edu gebruiken, en als je voor een overheidsinstelling werkt .gov. Het domein deel wordt ook wel het e-mail suffix genoemd. Als iemand ooit naar je e-mail suffix zou vragen, geef je ze de informatie die na het teken komt. In het geval van het voorbeeld zou dat one.com zijn. 

De samenstelling van een mailtje

Nu we weten wat een e-mail achtervoegsel is en welke onderdelen het bevat, gaan we over tot de eigenlijke inhoud van de e-mail. Het is essentieel dat de elementen van een e-mail bericht correct geschreven zijn, vooral als je een professionele e-mail schrijft en verstuurt. 

• Het onderwerp

Een e-mailbericht begint met een onderwerpregel. De onderwerpregel is er om de ontvanger van de e-mail te laten weten of het e-mailbericht dringend is of niet. De ontvanger van de e-mail kan bijvoorbeeld in een vergadering zitten als hij de e-mail ontvangt. Als hij in de pauze snel even zijn mail check, kan hij aan de hand van de onderwerpregel bepalen of hij de e-mail meteen leest of wacht tot na de vergadering. 

• Verzender

Het volgende onderdeel van de samenstelling van de e-mail is de afzender. Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat je  het e-mailadres moet noteren van de persoon aan wie je de e-mail wil sturen. 

• Ontvangen

De ontvanger, in dit geval, ben jij. Je zult zien dat als je een e-mail gestuurd hebt als er na de afzender ‘ik’ of ‘me’ staat. Als je daarop klikt, zie je je eigen e-mailadres.

• E-mail bericht

Nu is het tijd voor de daadwerkelijke inhoud van je bericht. Hier schrijf je je bericht aan de ontvanger. Als het een professionele e-mail is, zorg er dan voor dat je een passende aanhef geeft voor je je bericht begint. Je kunt hier ook links, afbeeldingen en bijlagen aan je bericht toevoegen. Vergeet ook hier niet een goed slotwoord te schrijven als je een professionele e-mail stuurt.

• E-mail handtekening

Tenslotte laat je hier je handtekening achter. Het schrijven van een goede e-mailhandtekening is essentieel. Je handtekening moet je naam, je telefoonnummer, je logo enzovoorts bevatten. Het is aan jou om te bepalen welke contactinformatie je graag wilt delen.