Hoe begin je een e-mail in 2024 (Formeel of informeel)

Begin een e-mail door de ontvanger met zijn naam aan te spreken. Gebruik een begroeting met een passend formaliteitsniveau. Kom vervolgens direct ter zake en vermeld het doel van het bericht. Zodra je dat hebt gedaan, schrijf je de rest van je e-mail. Meer tips vind je in de volgende onderwerpen.

Het belang van een goed begin van een e-mail

De gemiddelde kantoormedewerker ontvangt dagelijks 121 e-mails. Je moet begrijpen dat je vecht om hun aandacht. Een sterke opening is dus noodzakelijk om hen aan te trekken. Zonder die opening zal niemand je nieuwsbrief of e-mailmarketingcampagnes lezen.

Je publiek kennen is de eerste stap om te begrijpen hoe je een e-mail moet beginnen. Op basis daarvan bepaal je welk formaliteitsniveau je kunt gebruiken. De volgende onderwerpen geven je meer inzicht in hoe je een e-mail formeel en informeel opent.

Hoe begin je een formele e-mail

Afhankelijk van je doelgroep kun je kiezen voor een formele aanpak. Als je daarvoor kiest, lees dan hoe je dat doet:

1. Gebruik een professionele e-mail.

Maak een professioneel e-mailadres aan voor jouw bedrijf als je dat nog niet hebt. Door er een te gebruiken, kom je gezaghebbender over, wat van cruciaal belang is, ongeacht of je met je bericht een formele of informele toon wilt aanslaan.

Lees meer: voor meer tips, lees Hoe maak ik een e-mailaccount aan.

2. Begin met een passende begroeting.

De veiligste aanpak is om je webmail te openen met “Geachte”. Vermijd het gebruik van “Beste betreffende” Het klinkt erg onpersoonlijk, wat averechts kan werken, vooral als je met je e-mails een verkoop probeert te genereren.

3. Gebruik de achternaam van de ontvanger.

Vermijd algemene introducties zoals “Beste klant”. Als je de achternaam van de persoon kent, gebruik die dan. Bijvoorbeeld: “Geachte heer Janssen.” Als je dat doet, schep je vertrouwen, wat kan leiden tot verkoop.

Lees meer: een andere manier om de verkoop te stimuleren is ervoor te zorgen dat je website gebruiksvriendelijk is. Lees hier hoe je de gebruikerservaring van jouw website kunt verbeteren.

4. Kom direct ter zake.

Nadat je de ontvanger van je e-mail hebt aangesproken, is het tijd om te vertellen waarom je contact opneemt. Wees kort. Mensen hebben het druk. Ze zullen afhaken en je bericht sluiten als je er te lang over doet. Respecteer hun tijd.

Hoe begin je informeel een e-mail

Afhankelijk van je doelgroep zal een informele aanpak beter aanslaan. Lees hieronder dus hoe je een e-mail informeel kunt beginnen.

1. Gebruik een begroeting.

De eerste stap is hetzelfde als hoe je een e-mail formeel begint, maar met een verschil. In plaats van ” Beste” kan je kiezen voor iets informeler, zoals ” Hallo” of ” Hey”.

2. Vermeld de voornaam van de persoon.

Iemands achternaam gebruiken in een informele omgeving kan vreemd overkomen. Het is beter de voornaam van de ontvanger te gebruiken. Als je die niet kent, kun je “Hallo” of “Hey” zeggen. Gebruik niet zoiets als “beste betreffende”. Dat is erg onpersoonlijk.

3. Maak contact met je publiek.

Je kan het beste zo snel mogelijk ter zake komen, maar je kunt een korte zin toevoegen om contact te maken met de ontvanger van je bericht.

Bijvoorbeeld:

“Hé Adriaan,

Ik hoop dat je niet moe bent van het vieren van de overwinning van het Nederlandse elftal gisteravond. Om op dezelfde voet door te gaan, heb ik hier wat aanbiedingen voor je.”

Als je je e-mails automatiseert en naar een groot publiek stuurt, zoals bij een nieuwsbrief, wordt het een grotere uitdaging om een gepersonaliseerde zin te maken, omdat je de smaak van elke persoon moet kennen. Je zou een marktonderzoek kunnen doen om overeenkomsten te vinden.

Hoe begin je een e-mail naar een vreemde?

Misschien moet je marketing e-mails sturen naar iemand die niet in je adresboek staat. Stel bijvoorbeeld dat je een zakelijk partnerschap probeert op te zetten. Dan moet je iets anders te werk gaan. De regels die je hebt geleerd gelden nog steeds. Maar je moet ook een paar andere volgen:

1. Stel jezelf voor.

Leg de ontvanger uit wie je bent. Vertel ze over je bedrijf, bij voorkeur met meetbare prestaties waardoor je opvalt, zoals de verkoop van 150.000 taarten in 2022. Zorg ervoor dat de ontvanger van het bericht meer over je wil weten.

2. Geef een compliment.

Focus nu op wat de ontvanger van de e-mail uniek maakt. Focus op een prestatie van hen of iets dat hun bedrijf onderscheidt. Probeer iets te gebruiken waarmee je kunt aantonen waarom je contact met hen opneemt.

3. Leg uit waarom je contact opneemt.

Vertel de ontvanger waarom je contact opneemt. Als je bijvoorbeeld een B2B-partnerschap nastreeft, geef dan een overzicht van je plan en probeer een afspraak te maken om het verder te bespreken.

Al deze stappen hebben een overeenkomst: ze moeten kort zijn. Ongeacht het doel van je e-mail, respecteer mensen hun tijd. Probeer bijvoorbeeld slechts een of twee zinnen te gebruiken om jezelf voor te stellen. De ontvanger zal het waarderen dat je zijn tijd respecteert.