E-mail etiquette: wat het is en voorbeelden op de werkplek (2024)

E-mail etiquette is de regelset voor effectieve en respectvolle communicatie via elektronische post. Het is essentieel om er rekening mee te houden om de harmonie tussen collega’s te waarborgen en misverstanden bij klanten te voorkomen. In dit artikel vind je de beste tips voor e-mail etiquette.

Wat is e-mail etiquette?

E-mail etiquette is de norm voor aanvaardbaar e-mail gedrag. Het dicteert hoe je jouw collega’s en klanten moet aanspreken. Het doel is een harmonieuze en uniforme werkomgeving te creëren en klanten respectvol te behandelen. De toepassing ervan is essentieel voor zakelijk succes.

Waarom is e-mail etiquette belangrijk?

E-mail etiquette is belangrijk omdat mensen van respect houden. Je klanten zullen je bedrijf eerder positief ervaren als je hen respecteert. Op dezelfde manier zullen collega’s effectiever samenwerken als ze denken dat er wederzijds respect is.

E-mail etiquette bevordert ook wederzijds begrip. Het is als cultuur in de echte wereld. Als iedereen dezelfde normen volgt, is de kans op een misverstand kleiner, wat kostbare fouten op de werkplek helpt voorkomen.

Stel dat je werkt aan een e-mailmarketingcampagne voor je webwinkel. Als die verwarrend of respectloos is, jaag je klanten weg. Effectieve communicatie is essentieel om het conversiepercentage te verhogen en online producten te verkopen. Lees daarom eerst de best practices van e-mail etiquette.

Tips voor e-mailetiquette op de werkplek (werkt ook voor studenten)

Webmail is een krachtig hulpmiddel. Maar zoals met de meeste technologieën is het aan jou om het goed te gebruiken. Lees daarom hieronder 20 regels die ervoor zorgen dat jouw e-mails een sterke indruk maken en volg de beste werkwijzen van e-mail etiquette.

1. Bepaal of jouw e-mail noodzakelijk is

Je hoeft niet elk bericht per e-mail te versturen. Veel bedrijven gebruiken messaging-apps zoals Slack of Microsoft Teams voor snelle berichtgeving. Of je kunt gewoon naar het bureau van je collega gaan en met elkaar praten.

2. Gebruik een professioneel e-mailadres

Veel mensen volgen een van de essentiële cyberbeveiligingstips: open geen berichten van onbekende bronnen. Als je een professioneel e-mailadres gebruikt, zullen ontvangers je e-mail herkennen als afkomstig van een bedrijf dat ze kennen, waardoor je open rates stijgen.

Gebruik ook nooit een persoonlijke e-mail om met je collega’s te communiceren. Dat komt onprofessioneel over. Gebruik je professionele e-mail voor alle bedrijfsgerelateerde zaken. Deze regel geldt ook voor berichten op de werkplek.

3. Stuur je bericht tijdens werktijd

Misschien is het 8 uur ‘s avonds, en herinnerde je je dat je je collega’s iets moest vertellen. Als het kan wachten, doe dat dan ook. Stuur je bericht de volgende dag vroeg in de ochtend, of plan je bericht in als je mailprogramma dit ondersteunt. Zo laat je zien dat je het evenwicht tussen werk en privé respecteert.

Dit advies is nog belangrijker als je een manager bent. E-mails sturen naar je team buiten kantooruren kan impliceren dat je verwacht dat ze ‘s nachts beschikbaar zijn. Of ze kunnen privé taken onderbreken om jou te beantwoorden omdat ze zich onder druk gezet voelen.

4. Schrijf een nauwkeurige onderwerpregel

Je wil dat mensen je bericht openen. Dat doen ze eerder als ze weten waar het over gaat. Schrijf dus een beschrijvende onderwerpregel. Een goede vuistregel is om je af te vragen of mensen de inhoud van de e-mail kunnen raden aan de hand van de onderwerpregel.

5. Gebruik de gepaste aanhef

Maak je bericht zo persoonlijk mogelijk. Vermijd algemene openingen zoals ” Beste betreffende”. Als je de naam van de ontvanger kent, begin je je bericht met “Beste”. Afhankelijk van de beoogde formaliteit kun je ” Hallo” of ” Hoi” gebruiken.

6. Noem mensen bij hun naam

De Michigan State University deelde een rapport waarin wordt beweerd dat het gebruik van iemands naam in een gesprek kan helpen vertrouwen op te bouwen. Gebruik dat in je voordeel. Open je e-mail altijd met de naam van de ontvanger.

E-mail etiquette voorbeeld:

“Hé Mark,

Ik stuur je het rapport over…”

Maar het is essentieel om te weten welke formaliteit verwacht wordt als je iemand aanspreekt. Gebruik de voornaam van de persoon als je een informele toon wilt aanslaan. Gebruik de achternaam als je formeel wilt klinken. Als je het niet zeker weet, neem dan het zekere voor het onzekere. Wees formeel.

E-mail etiquette voorbeeld:

“Beste Mr. Jansen,

Ik stuur u het rapport over…”

7. Gebruik een passende structuur

Verwarring leidt tot desinteresse. Als je e-mail een onsamenhangende collage van ideeën is, zullen mensen hem beginnen te lezen en snel weer sluiten. Gebruik dus dezelfde structuur als in een essay: schrijf een inleiding en ga vervolgens dieper in op het onderwerp. Eindig met een snelle conclusie.

8. Respecteer de tijd van anderen

Kom direct ter zake en leg jezelf zo kort mogelijk uit. Mensen op het werk hebben het druk en hebben geen tijd om hun taken te onderbreken om een proefschrift te lezen. Als je e-mail een belangrijk stuk communicatie is, vraag dan om feedback voordat je hem verstuurt.

9. Blijf bij één idee

De beste manier om ervoor te zorgen dat je e-mail kort is, is je te beperken tot één idee. Voordat je jouw e-mail schrijft, moet je nadenken over de kernboodschap die je wil overbrengen. Heb je die eenmaal ontdekt, schrijf je e-mail er dan omheen.

Deze aanpak voorkomt dat je onnodige raakvlakken krijgt die je e-mail langer maken. Als er verschillende onderwerpen zijn die je wilt behandelen, schrijf dan aparte berichten.

10. Volg de grammaticaregels

Grammatica bestaat niet voor niets. Het zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier schrijft, zodat er wederzijds begrip ontstaat. Daarom kan het niet gebruiken van de juiste grammatica jouw boodschap verwarrend maken, en het zal ongetwijfeld onprofessioneel overkomen.

11. Gebruik de juiste formaliteit

Sommige werkplekken zijn formeler dan andere. Een advocatenkantoor is bijvoorbeeld zeer formeel, terwijl een designbedrijf waarschijnlijk meer casual is. Het is essentieel om te weten welk formaliteitsniveau in jouw bedrijf wordt verwacht. Maak er gebruik van.

Hetzelfde geldt als je een e-mail stuurt naar klanten. Hoe beter je hen begrijpt, hoe effectiever je communicatie zal zijn. Te informeel zijn bij een oudere doelgroep kan respectloos overkomen, terwijl te formeel zijn jongeren kan afschrikken.

12. Laat zien dat je erom geeft

Voeg een persoonlijk tintje toe aan je bericht, maar ga verder dan het typische “Ik hoop dat je een goede dag hebt”. Gebruik iets wat je weet over je collega en schrijf dat in je e-mail. Maar wees kort. Gebruik alleen een korte zin.

E-mail etiquette voorbeeld:

“Hoi Mark,

Ik hoop dat je blij bent dat je team gisteravond heeft gewonnen. Hoe dan ook, ik heb je het verslag gestuurd over…”

13. Beledig de intelligentie van je publiek niet

Voorkom dat je te veel uitlegt. Stel dat je aan een project werkt waarbij je moet samenwerken met een andere afdeling. Je hebt misschien het gevoel dat ze niet veel weten over je werk en stuurt ze lange uitleg over wat je doet. Hoewel je het goed bedoelt, kunnen mensen je boodschap verkeerd interpreteren.

Als wat je beschrijft vanzelfsprekend klinkt, zullen mensen denken dat je hun intelligentie beledigt. Stel dat iemand naar je toe komt en zegt: “Als contentschrijver schrijf ik content. Mijn doel is om lezers te informeren.” Wees dus voorzichtig met wat je mensen wilt uitleggen.

14. Vermijd grote e-mailbijlagen

De meeste e-mail hosts beperken hoeveel je in een e-mailserver kunt opslaan. Sommige kunnen erg beperkend zijn, dus vermijd dat je een groot deel van iemands opslagcapaciteit in beslag neemt door grote bijlagen te versturen. Een goed alternatief is bestanden uploaden naar Google Drive en een link te sturen.

15. Voeg een afscheid toe

Net zoals je je e-mail begon met een aanhef, eindig je hem met een gepast afscheid. Zeg dat mensen niet moeten aarzelen om contact met je op te nemen als ze vragen of opmerkingen hebben, en sluit af met iets als “Met vriendelijke groet”. Wat je gebruikt hangt af van het beoogde formaliteitsniveau.

E-mail etiquette voorbeelden voor afscheid nemen

Formele voorbeelden:

• Met vriendelijke groet.
• Hoogachtend.

Informele voorbeelden:

• Nog een fijne dag.
• Goed weekend.
• Tot ziens.

16. Voeg een handtekening toe

Het is een goede professionele gewoonte om je e-mails te ondertekenen. Bij de meeste e-mails kan je er een aanmaken die automatisch aan het einde van je bericht komt, zodat je hem niet telkens hoeft te typen. Jouw handtekening moet het volgende bevatten:

• Voor- en achternaam.
• Beroepstitel.
• Bedrijfsnaam.
• E-mailadres.
• Telefoonnummer.
• LinkedIn (als je dat hebt).

Lees voor meer tips een gids over het schrijven van een e-mailhandtekening. Je kunt je handtekening het beste schrijven zodra je een nieuwe e-mailaccount aanmaakt en instellen dat deze automatisch wordt gebruikt.

17. Proeflezen

Een e-mail vol typefouten geeft de indruk dat het je niet genoeg interesseerde om aandacht aan je bericht te besteden of het na te lezen. Als jij er niets om geeft, doet de ontvanger dat ook niet. Zorg er dus voor dat mensen kunnen zien dat je moeite hebt gedaan om een perfecte e-mail te schrijven.

18. Voeg het e-mailadres van de ontvanger als laatste toe

Ongelukken gebeuren. Zo kan het gebeuren dat een e-mail wordt verzonden voordat hij klaar is. Om dat te voorkomen, hou je het veld voor de ontvanger van het bericht leeg totdat je klaar bent om het te versturen. Zo zorg je ervoor dat niemand een half geschreven tekst of een bericht vol typefouten ontvangt.

19. Beantwoord je e-mails

Sommige mensen gaan er misschien van uit: geen antwoord = nee. Dus kiezen ze ervoor om bepaalde berichten niet te beantwoorden. Doe dat niet. Zelfs als je antwoord negatief is, reageer. Het getuigt van respect voor je collega of klant. Laat ze niet in onzekerheid of het antwoord negatief is of dat je misschien gewoon een drukke dag hebt.

20. Wacht met het versturen van een vervolgbericht

Mensen hebben het druk, dus het kan even duren voor ze antwoorden. Respecteer dat. Tenzij het dringend is, kan je het beste twee dagen wachten voordat je een vervolgmail stuurt. Anders kan je opdringerig of wanhopig overkomen.

Voorbeelden van e-mail etiquette

De tips uit het vorige deel helpen je om e-mails te schrijven die resultaat opleveren. Je kunt nu een aantal praktische voorbeelden van e-mail etiquette leren.

Informeel voorbeeld van e-mail etiquette

Hey Tobias,

Ik hoop dat je niet moe bent van de overwinning van Barcelona gisteravond! Hoe dan ook, ik stuur je het rapport over de omzet die we in het laatste kwartaal hebben behaald.

De verkoop van Product A is enorm gestegen! Ze zijn met 50% gestegen in het laatste kwartaal! Maar de gebruikersbeoordelingen zijn gedaald van 5/5 naar 4/5. Misschien kunnen we daar eens naar kijken.

Je ziet meer spannende cijfers in het rapport bij deze e-mail. Laat me weten als je vragen hebt.

Dat Barcelona zo door mag gaan.

Een fijne dag verder,

Pieter de Jong

Sales Manager – Bedrijf XYZ

pieter.dejong@bedrijfxyz.nl

0000-0000

Formeel voorbeeld van e-mail etiquette

Beste Mr. Jansen,

Ik stuur u het rapport over de verkoop van het afgelopen kwartaal. Tot mijn genoegen kan ik u meedelen dat de verkoop van product A met 50% is gestegen. Helaas zijn de beoordelingen van de gebruikers gedaald van een 5/5 score naar een 4/5 score. Ik wil graag een afspraak maken om de zaak te bespreken.

U kunt meer spannende bevindingen lezen in het rapport dat ik u toestuur. Aarzel niet om vragen te stellen.

Hoogachtend,

Pieter de Jong

Sales Manager – Bedrijf XYZ

pieter.dejong@bedrijfxyz.nl

0000-0000

Deze tips zorgen ervoor dat jouw bericht voldoet aan de juiste e-mailetiquette op de werkplek, of je nu contact opneemt met collega’s of met mensen buiten je organisatie. Maar er is één specifieke boodschap die in de meeste kantoren terugkomt, en als je die fout doet, kan dat ernstige problemen opleveren.