Een afwezigheidsbericht maken voor e-mail: tips en trucs

Ga je op vakantie? Of ben je (tijdelijk) niet bereikbaar via e-mail? Wat de reden ook is, het is belangrijk om je contacten op de hoogte te stellen via een afwezigheidsbericht (out-of-office-bericht). Daarom vind je in dit artikel handige tips en trucs om een effectief afwezigheidsbericht te schrijven. Ook geven we je 7 voorbeeldtemplates om te gebruiken.

Wat is een afwezigheidsbericht?

Een afwezigheidsbericht is een automatische e-mail die je e-mailclient stuurt naar de afzenders van inkomende e-mail. Met zo’n bericht stel je iedereen op de hoogte van je afwezigheid. Dit kan bij een vakantie, zakenreis, ziekte, et cetera. Een afwezigheidsbericht heet ook wel out-of-office-bericht.

Waarom is een afwezigheidsbericht belangrijk?

Een afwezigheidsbericht is belangrijk om afzenders te informeren over je afwezigheid. Hierdoor begrijpen ze waarom het langer duurt voordat je reageert op hun e-mail. Dit voorkomt misverstanden en verwarring.

Er zijn nog meer redenen waarom een afwezigheidsbericht belangrijk is:

• Verwachtingen
  Door aan te geven dat je tijdelijk niet beschikbaar bent, weten anderen dat ze niet direct op een antwoord hoeven te wachten.
• Professionele uitstraling
  Je laat zien dat je zorg draagt voor een goede communicatie. Dit draagt bij aan je professionaliteit.
• Alternatief
  Je kunt een alternatief aanbieden door bijvoorbeeld naar een collega te verwijzen voor urgente zaken. Zo weten je contacten dat ze bij iemand anders terecht kunnen.
• Tevredenheid
  Je houdt je contacten tevreden door te laten weten dat je op een later moment een antwoord stuurt. Zo weten ze waar ze aan toe zijn.

Waaruit bestaat een afwezigheidsbericht?

Een afwezigheidsbericht bestaat 9 van de 10 keer uit dezelfde onderdelen. Dit zijn ze:

• onderwerpregel
  In de onderwerpregel geef je duidelijk aan dat je niet aanwezig bent.
• aanhef
  Je begint het out-of-office-bericht met een aanhef.
• mededeling
  Vervolgens geef je aan dat je niet aanwezig bent met eventueel een datum. Leestip: een e-mail beginnen.
• reden van afwezigheid (optioneel)
  Als je dat wilt, kun je de reden van je afwezigheid opgeven.
• alternatieve contactgegevens (optioneel)
  Kunnen de afzenders iemand anders bereiken bij urgente zaken? Geef dan een alternatief e-mailadres op. Je kunt dit e-mailadres in de cc van de mail zetten.
• reactietijd (optioneel)
  Laat weten wat je reactietijd is. Dit hoeft niet op de minuut te zijn, maar zeg dat je zo snel mogelijk een reactie stuurt.
• afsluiting
  Sluit het out-of-office-bericht af met een vriendelijke afsluiting.
• contactgegevens
  Vergeet niet om je naam, contactgegevens en e-mailhandtekening onderaan de e-mail te zetten.

Wat is een goed afwezigheidsbericht?

Een goed afwezigheidsbericht heeft een aantal kenmerken. Dit zijn ze:

• beknopt en duidelijk
  Een out-of-office-bericht is kort, duidelijk en scanbaar. Benoem alleen de belangrijkste informatie als de afwezigheidstijd en alternatieve contactgegevens.
• taalgebruik
  Gebruik een toon die past bij de doelgroep. Spreek je een professionele doelgroep aan? Zorg dat je bericht zakelijk is. Richt je je op jongeren? Dan past een informele toon beter.
• persoonlijk bericht
  Je kunt een persoonlijk bericht toevoegen aan je e-mail, zoals een bedankje.
• goed werkend
  Controleer voordat je niet aanwezig bent of de out-of-office-mail goed werkt door jezelf een testbericht te sturen. Zo weet je zeker dat het goed gaat.

Wat moet je niet in een afwezigheidsbericht zetten?

Als je een out-of-office-bericht gaat opstellen, zijn er een aantal dingen die je beter niet kunt doen. Zo voorkom je dat je onprofessioneel overkomt. Hieronder vind je een aantal tips:

1. Vermijd te veel persoonlijke details
   Houd het bericht professioneel en deel geen persoonlijke informatie. Het is vervelend als je geopereerd moet worden aan je voet, maar de informatie is niet relevant voor de afzender.
2. Gebruik geen negatieve taal
   Gebruik geen negatieve taal en focus je op het informeren van de afzender. Een bericht als ‘Eindelijk heb ik mijn welverdiende vakantie na alle klachten’ is dus niet juist.
3. Schrijf niet te informeel
   Vermijd te informele tekst als afkortingen en veel emoji. Dit komt onprofessioneel over. Een tekst als ‘Yo gast, ik ben ervandoor’ is niet goed.
4. Gebruik geen onjuiste informatie
   Controleer voordat je afwezig bent dat alle informatie in de e-mail klopt. Zo wek je geen verkeerde verwachtingen.
5. Maak de e-mail niet te lang
   Blijf kort en bondig, en maak de e-mail niet te lang. Zo voorkom je dat de afzender afhaakt.

7 handige voorbeelden van een afwezigheidsbericht

Kun je wat hulp gebruiken bij het maken van een out-of-office-bericht? Hieronder geven we je 7 voorbeelden van een afwezigheidsbericht.

1. Een algemeen out-of-office-bericht

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. Van [startdatum] tot [einddatum] ben ik afwezig (vanwege [reden van afwezigheid]).

Voor belangrijke zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega].

Ik reageer zo snel mogelijk als ik terug ben. Bedankt voor je geduld en begrip.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

2. Een out-of-office-bericht voor de vakantie

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel met vakantie van [startdatum] tot [einddatum]. Daarom heb ik geen toegang tot mijn e-mail.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega].

Ik reageer zo snel mogelijk als ik terug ben. Bedankt voor je geduld en begrip.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

3. Een out-of-office-bericht voor de feestdagen

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. Met de feestdagen in het vooruitzicht wil ik je laten weten dat ik binnenkort afwezig ben. Van [startdatum] tot [einddatum] ben ik niet bereikbaar via de e-mail.

Voor belangrijke zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega].

Ik wens je alvast fijne feestdagen! Ik reageer zo snel mogelijk als ik terug ben. Bedankt voor je begrip en geduld.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

4. Een out-of-office-bericht bij ziekte

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. Momenteel ben ik ziek en kan ik niet reageren op je e-mail.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega].

Ik hoop snel weer beter te zijn, zodat ik je e-mail kan beantwoorden. Bedankt voor je begrip en geduld.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

5. Een out-of-office-bericht voor een vaste vrije dag

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. [Dag] is mijn vaste vrije dag. Daarom ben ik niet aanwezig.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega].

Ik beantwoord je e-mail als ik weer aanwezig ben. Bedankt voor je begrip en geduld.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

6. Een out-of-office-bericht bij zwangerschapsverlof

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel met zwangerschapsverlof van [startdatum] tot [einddatum]. Daarom kan ik niet reageren op je e-mail.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega].

Ik vraag om je begrip en geduld in deze periode.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

7. Een out-of-office-bericht als je uit dienst gaat

Beste [naam ontvanger],

Bedankt voor je bericht. Ik wil je graag informeren dat ik niet langer werkzaam ben bij [bedrijfsnaam].

Vanaf nu kan ik je e-mails niet meer beantwoorden of verdere ondersteuning bieden. Daarom verwijs ik je graag door naar mijn collega [naam collega] via [contactgegevens collega].

Bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groet,

[je naam]
[je functie]

Een Out-of-office-bericht instellen bij one.com

Beschik je over e-mail hosting van one.com? Dan kun je eenvoudig een afwezigheidsmelding inschakelen. Hiervoor hebben we een handige handleiding geschreven waarin je stap voor stap leest hoe je zo’n bericht instelt.

In het kort

Met een afwezigheidsbericht, of out-of-office-bericht, breng je jouw contacten op de hoogte van je afwezigheid. Je schept verwachtingen en komt professioneel over als je een goed en duidelijk bericht schrijft. In dit artikel heb je dan ook handige tips en trucs gevonden om een perfect afwezigheidsbericht te maken. Ook hebben we je 7 voorbeeldtemplates gegeven van een out-of-office-bericht. Veel succes!