Comment créer une bonne signature mail ?

Qu’est-ce qu’une signature mail ?  

Tout d’abord, une signature email ce sont vos coordonnées que vous écrivez à la fin de votre mail pour faciliter la prise de contact avec le destinataire. Vous pourriez vous demander : ai-je besoin d’une signature mail ; la réponse à cette question est très probablement oui. Il est toujours bon de laisser vos informations au cas où le destinataire souhaite, par exemple, transférer votre mail ou vous appeler sans que cela ne demande trop d’efforts.

Comment créer une signature mail ? 

La façon dont vous devez créer votre signature email dépend du destinataire. S’agit-il d’une signature mail professionnelle qui sera utilisée à titre professionnel, ou est-ce pour votre famille et vos amis ? Si vous recherchez une signature mail générale, mais vraiment bonne, il est préférable de la garder facile, concise, utile et efficace. 

Quelques exemples de ce que nous pensons être des informations essentielles et précieuses dans votre signature mail et aussi quelques fonctionnalités à garder à l’esprit :

• Une formule de politesse 

Les meilleures signatures mails contiennent une formule de politesse ; une formule de politesse peut être quelque chose qui va de cordialement à sincèrement. Nous aimons écrire “Cordialement”. Gardez à l’esprit de vous assurer que vous pensez au contexte du mail avant d’écrire votre formule de politesse. Par exemple, vous ne voulez pas écrire “sincèrement vôtre” à votre ami parce que votre ami pourrait mal l’interpréter. 

• Prénom et nom de famille.

Là, c’est facile. Écrivez votre prénom et votre nom dans un style classique ou modifiez-les et écrivez-les en caractères gras. Comme vous le souhaitez. Nous écrivons habituellement nos noms pour faire savoir aux gens qui envoie le mail. 

Vous n’appréciez pas lorsque vous recevez des mails où l’expéditeur a mal orthographié votre nom ? C’est un excellent moyen d’éviter ce problème, car ainsi le destinataire peut savoir comment orthographier votre nom grâce à votre signature de mail.

• Le numéro de téléphone

Il est toujours bon d’écrire votre numéro de téléphone dans votre signature mail au cas où le destinataire voudrait vous appeler en réponse à votre mail. Nous allons lui faciliter la tâche.  

• Restons simples

Gardez votre signature email simple. Une touche de couleur pourrait être un joli plus à votre design. Cela aidera également votre signature mail à se démarquer du reste de votre mail.

• Une hiérarchie pour guider le destinataire 

Une hiérarchie forte est un bon moyen d’indiquer les informations les plus précieuses ; c’est un bon moyen de guider le destinataire vers les informations vitales et de l’aider à trouver ce qu’il recherche plus rapidement.  

• Compatible avec les mobiles 

Aujourd’hui, beaucoup de gens lisent leurs mails sur leurs téléphones mobiles. Par conséquent, il est essentiel de s’assurer que votre signature mail a un design harmonieux. Nous voulons que le destinataire lise le contenu de votre mail et puisse entrer en contact avec vous facilement. Il existe de nombreux outils en ligne gratuits qui peuvent vous aider à prévisualiser à quoi ressemblera votre signature mail sur un appareil mobile. De cette façon, nous assurons une signature mail parfaite. 

Comment créer une signature mail professionnelle ?

Vous vous demandez peut-être quoi mettre dans une signature mail professionnelle. Pensez- y de cette manière : votre signature de mail professionnelle est là pour vous aider à promouvoir votre image et votre marque. Outre votre nom et votre numéro de téléphone, vous devez également ajouter votre fonction et même le logo de l’entreprise. Certaines personnes peuvent également lier le site web de l’entreprise pour faire une signature mail. Tout dépend vraiment de vous et de ce que vous voulez que les gens associent à votre nom. 

Il y a un débat sur l’opportunité d’écrire ou non votre adresse mail ainsi. Certaines personnes croient que c’est redondant tandis que d’autres croient que c’est important si quelqu’un transmet vos mails. Nous pensons que cela ne peut pas faire de mal d’écrire votre adresse mail une fois de plus. 

Nous avons compilé une liste ci-dessous de ce qu’il faut mettre dans votre signature mail professionnelle. N’oubliez pas que vous décidez ce qui est important pour vous et votre marque et que vous utilisez des informations de valeur dans votre signature. Nous voulons écrire une bonne signature mail et ne pas submerger nos destinataires. 

D’excellents ajouts à une signature mail professionnelle

• Titre de fonction

En plus d’écrire votre prénom et votre nom, vous devez également écrire le titre de votre fonction. Cela permet au destinataire de mieux comprendre votre rôle et votre expertise. Il serait préférable que vous écriviez également le nom de votre entreprise ou le nom de la société pour laquelle vous travaillez. C’est un bon moyen de gagner en crédibilité, car le destinataire vous associera probablement à cette entreprise lors des communications futures. Vous pouvez également ajouter un logo et un lien vers le site Web de l’entreprise pour faciliter l’accès du destinataire. 

• Le numéro de téléphone

Vous devez écrire votre numéro de téléphone, votre numéro de fax ou tout autre moyen de communication pour en faire la meilleure signature mail possible. L’importance ici est de faciliter pour le destinataire l’entrée en contact avec vous. Vous devez également inclure un préfixe international ici si vous avez des contacts et des clients à l’étranger. Cerise sur le gâteau, vous pouvez également créer un lien vers votre numéro de téléphone afin que le destinataire puisse simplement cliquer sur le numéro et vous appeler.

• Icônes de réseaux sociaux

Les réseaux sociaux jouent un rôle important dans notre monde moderne. Il est devenu vraiment naturel de vérifier immédiatement les réseaux sociaux de chaque personne que nous rencontrons. C’est un moyen de savoir ce qui intéresse cette personne. Vous pouvez en dire beaucoup sur vous-même en utilisant les réseaux sociaux. Vous devez également vous assurer que votre présence sur les réseaux sociaux est en phase avec votre marque et que vous disposez d’un contenu utile. Par conséquent, les icônes de réseaux sociaux sont un bon ajout à votre signature mail. Encore une fois, vous facilitez le travail du destinataire afin regarder votre présence sur les réseaux sociaux en un clic. Cela peut également aider à gagner des followers qui augmenteront encore vos chances de promouvoir votre marque. Assurez-vous que votre contenu est à jour : c’est un détail crucial. 

• Appel à l’action

Lorsqu’il est utilisé avec parcimonie, un appel à l’action peut avoir de nombreux avantages. Des exemples d’appels à l’action de bon goût peuvent être un lien pour rejoindre un webinaire gratuit hébergé par vous-même ou votre entreprise, ou de télécharger un livre blanc. C’est dans l’esprit de promouvoir votre marque que nous ajoutons cela à la signature email. Encore une fois, cela doit être élégant pour éviter que ce soit trop de l’autopromotion. Nous ne voulons pas ajouter d’informations inutiles ; au lieu de cela, nous voulons que ce soit rempli d’informations importantes pour en faire une signature de mail remarquable. 

• Avertissement 

Un avertissement est un ajout essentiel à une bonne signature mail lorsque vous travaillez avec des sociétés financières, juridiques ou d’assurance. C’est d’autant plus nécessaire aujourd’hui avec la RGPD. Le contenu de votre mail peut contenir des informations privées que personne ne connaît à part le destinataire. Par conséquent, il est important de protéger ces informations si, par des événements improbables, elles se retrouvent dans la boîte de réception de quelqu’un d’autre. Un avertissement pourrait ressembler à ceci :

“Le contenu de ce mail est confidentiel et destiné uniquement au destinataire spécifié dans le message. Il est strictement interdit de partager ce message avec un tiers, sans que l’expéditeur y consente par écrit. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez répondre à ce message et le supprimer ensuite, afin que nous puissions nous assurer qu’une telle erreur ne se produise pas à l’avenir.” 

• Pronoms de genre

Les pronoms sont importants pour écrire une bonne signature mail. L’utilisation de pronoms de genre est un bon indicateur d’inclusivité. Supposons que vous êtes un transgenre, non binaireou une personne cis. En mettant des pronoms dans la signature mail, c’est un bon moyen de montrer au destinataire de votre mail quels pronoms il devrait utiliser dans les communications futures avec vous. Cela diminue les erreurs de communication, normalise la discussion sur le genre et supprime l’ambiguïté. 

Maintenant que vous avez une idée claire sur comment créer une bonne signature de mail, vous aurez besoin d’un domaine de messagerie pour l’accompagner.

Comment ajouter une signature mail dans l’application de messagerie web one.com.

Si vous êtes déjà un client one.com, vous pouvez facilement créer une bonne signature en utilisant l’application webmail. Voici comment le faire :

• Connectez-vous à votre compte de messagerie.
• Allez dans vos paramètres.
• Dans l’onglet Général, insérez votre signature et cliquez sur enregistrer.