Comment créer un message d’absence du bureau pour un e-mail : conseils et astuces

Vous partez en vacances ? Ou êtes-vous (temporairement) indisponible par e-mail ? Quelle que soit la raison, vous devez informer vos contacts via un message d’absence du bureau. Cet article contient de précieux conseils et astuces pour rédiger un message convaincant en dehors du bureau. Nous vous proposons également 7 modèles de messages d’absence du bureau que vous pouvez utiliser pour votre courrier électronique.

Qu’est-ce qu’un message d’absence du bureau ?

Un message d’absence du bureau est un e-mail automatique que votre client de messagerie envoie aux expéditeurs des e-mails entrants. Avec un message d’absence, vous informez tout le monde de votre absence pour cause de vacances, de voyage d’affaires, de maladie, etc.

Pourquoi un message d’absence du bureau est-il important ?

Un e-mail d’absence du bureau est essentiel pour informer les expéditeurs de votre absence et les aider à comprendre pourquoi vous mettez plus de temps à répondre à leurs e-mails. Cela évite les malentendus et la confusion.

Il existe d’autres raisons pour lesquelles un message d’absence du bureau est essentiel :

• Attente

En indiquant que vous êtes temporairement indisponible, les autres savent qu’ils n’ont pas à attendre une réponse immédiate.

• Aspect professionnel

Vous montrez que vous vous souciez d’une bonne communication pour contribuer à votre professionnalisme.

• Alternative

Vous pouvez proposer une alternative en référant un collègue pour des questions urgentes afin que vos contacts sachent qu’ils peuvent envoyer un e-mail à quelqu’un d’autre.

• Satisfaction des clients

Vous gardez vos contacts satisfaits en leur faisant savoir que vous leur enverrez une réponse à une date ultérieure.

En quoi consiste un message d’absence du bureau ?

Un e-mail d’absence du bureau se compose 9 fois sur 10 des mêmes parties. Ces parties sont les suivantes:

• Ligne d’objet

Indiquez votre absence dans la ligne d’objet.

• Formule de salutation

Vous commencez le message d’absence du bureau par une salutation.

• Avis

Indiquez votre absence avec une date, si nécessaire. Conseil de lecture : comment démarrer un e-mail.

• Motif de l’absence (facultatif)

Si vous le souhaitez, vous pouvez donner la raison de votre absence.

• Coordonnées alternatives (facultatif)

Les expéditeurs peuvent-ils joindre quelqu’un d’autre pour des questions urgentes ? Fournir une adresse e-mail alternative. Vous pouvez mettre cette adresse e-mail dans le cc du courrier.

• Temps de réaction (facultatif)

Faites-moi savoir quel est votre temps de réponse. Cela ne doit pas nécessairement être à la minute près, mais cela indique que vous enverrez une réponse dès que possible.

• Clôturee

Terminez le message d’absence du bureau par un message de clôture amicale.

• Détails de contact

N’oubliez pas de mettre votre nom, vos coordonnées et un signature électronique au bas de l’e-mail.

Comment rédiger un e-mail d’absence du bureau ?

Un bon message électronique d’absence du bureau présente plusieurs caractéristiques. Celles-ci sont :

• Concis et clair

Un message d’absence du bureau est court, clair et lisible. Mentionnez uniquement les informations les plus essentielles comme le temps d’absence et les coordonnées alternatives.

• Ton utilisé

Utilisez un ton qui convient au public cible. Vous vous adressez à un public professionnel ? Assurez-vous que votre message est professionnel. Visez-vous les jeunes ? Un style informel convient mieux.

• Message personnel

Vous pouvez ajouter un message personnel à votre e-mail, tel qu’un remerciement.

• Bon fonctionnement

Avant de vous absenter, vérifiez que le courrier d’absence du bureau fonctionne correctement en vous envoyant un message de test pour vous assurer qu’il fonctionne correctement.

Que ne devriez-vous pas mettre dans un message d’absence du bureau?

Si vous allez créer un message d’absence du bureau, il y a certaines choses que vous feriez mieux de ne pas faire qui pourraient paraître non professionnelles. Voici quelques conseils :

1. Évitez trop de détails personnels

Gardez le message professionnel et ne partagez pas d’informations personnelles. C’est ennuyeux si vous avez besoin d’une intervention chirurgicale au pied, mais l’information n’est pas pertinente pour l’expéditeur.

2. N’utilisez pas de langage négatif.

N’utilisez pas de langage négatif et concentrez-vous sur l’information de l’expéditeur. Donc, un message comme “Enfin j’ai mes vacances bien méritées après toutes les plaintes” sera perçu comme incorrect.

3. N’écrivez pas de manière trop informelle.

Évitez les textes informels tels que les abréviations et beaucoup d’emoji. Un texte comme “Yo mec, je m’en vais” n’est pas bon.

4. Utilisez des informations correctes.

Avant de vous absenter, vérifiez si toutes les informations contenues dans l’e-mail sont correctes afin d’éviter de susciter de fausses attentes.

5. Rendre l’e-mail bref.

Restez bref et rédigez un e-mail bref pour éviter que l’expéditeur n’abandonne.

7 exemples utiles de messages d’absence du bureau

Pour vous aider à créer un message électronique d’absence du bureau,, nous vous donnons ci-dessous 7 exemples de messages d’absence du bureau.

1. Un message général d’absence du bureau

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Du [date de début] au [date de fin], je serai absent (pour [motif d’absence]).

Pour les questions importantes, veuillez contacter [nom du collègue] à l’adresse [coordonnées du collègue].

Je vous répondrai dès mon retour. Merci de votre patience et de votre compréhension.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

2. Un message d’absence pour les congés

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Je suis en vacances du [date de début] au [date de fin]. Par conséquent, je n’ai pas accès à mon courrier électronique.

Pour les questions urgentes, veuillez contacter [nom du collègue] à l’adresse [coordonnées du collègue].

Je vous répondrai dès mon retour. Merci de votre patience et de votre compréhension.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

3. Un message d’absence pour les vacances

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Avec les vacances qui approchent, je serai bientôt absent. Je ne serai pas disponible par e-mail du [date de début] au [date de fin].

Pour les questions importantes, veuillez contacter [nom du collègue] à l’adresse [coordonnées du collègue].

Je vous souhaite de joyeuses vacances à l’avance ! Je répondrai dès que je reviendrai. Merci de votre compréhension et de votre patience.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

4. Un message d’absence en cas de maladie

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Actuellement, je suis malade et je ne peux pas répondre à votre e-mail.

Pour les questions urgentes, veuillez contacter [nom du collègue] à l’adresse [coordonnées du collègue].

J’espère aller mieux bientôt pour pouvoir répondre à votre email. Merci de votre compréhension et de votre patience.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

5. Un message d’absence du bureau pour un jour de congé standard

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Le [Jour] est mon jour de congé habituel. Par conséquent, je ne suis pas présent.

Pour les questions urgentes, veuillez contacter [nom du collègue] à l’adresse [coordonnées du collègue].

Je répondrai à votre email à mon retour. Merci de votre compréhension et de votre patience.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

6. Un préavis d’absence pour congé de maternité

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Je suis en congé maternité du [date de début] au [date de fin]. Par conséquent, je ne peux pas répondre à votre e-mail.

Pour les questions urgentes, veuillez contacter [nom du collègue] à l’adresse [coordonnées du collègue].

Je demande votre compréhension et votre patience pendant cette période.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

7. Un avis d’absence du bureau lorsque vous quittez une entreprise

Cher [nom du destinataire],

Merci pour votre message. Je tiens à vous informer que je ne suis plus employé par [nom de l’entreprise].

Pour l’instant, je ne peux pas répondre à vos courriels ni vous fournir d’assistance supplémentaire. Par conséquent, je voudrais vous référer à mon collègue [nom du collègue] à [coordonnées du collègue].

J’apprécie votre compréhension.

Cordialement,

[votre nom]
[votre position]

Comment installer une notification d’absence par e-mail chez one.com

Avez-vous hébergement de messagerie chez one.com? Vous pouvez facilement activer une notification d’absence. Nous avons écrit un guide utile qui vous indique comment configurer un tel message.

En bref

Avec un message d’absence, vous informez vos contacts de votre absence. Vous créez des attentes et apparaissez comme professionnel si vous écrivez un message clair et précis. Cet article vous donnera de précieux conseils et astuces pour créer un message d’absence parfait. Nous vous avons également fourni 7 modèles de message d’absence du bureau. Bonne chance !