Comment démarrer un e-mail (de manière formelle et informelle)

En tant qu’entreprise, recevoir des mails sur votre propre domaine est une étape nécessaire vers la confiance et la légitimité. Après tout, à quel point auriez-vous confiance en une entreprise où les employés utilisent des comptes de messagerie personnels gratuits ?

L’importance de bien démarrer un e-mail

En moyenne un employé de bureau reçoit 121 courriels par jour. Vous devez comprendre que vous vous battez pour attirer son attention. Donc, une forte ouverture est nécessaire pour  accrocher votre destinataire. Sans cela, personne ne lira votre newsletter ou vos campagnes de marketing par courriel.

Connaître votre public est la première étape pour comprendre comment démarrer un e-mail. Vous déterminerez le niveau de formalité approprié que vous pouvez utiliser en fonction de celui-ci. Les rubriques suivantes vous donneront plus d’informations sur la façon de démarrer un e-mail de manière formelle et informelle.

Comment démarrer officiellement un e-mail

Selon les statuts, vous pouvez choisir d’être formel. Si c’est l’approche que vous avez choisie, lisez comment la poursuivre :

1. Utilisez un e-mail professionnel.

Créez une adresse e-mail professionnelle pour votre entreprise si vous n’en avez pas. En utiliser une vous fera paraître plus autoritaire, ce qui est essentiel, que vous visiez un ton formel ou informel dans votre message.

En savoir plus : pour obtenir plus de conseils, lisez Comment Créer un Compte de messagerie.

2. Commencez par une salutation appropriée.

L’approche la plus sûre consiste à ouvrir votre messagerie web avec ” Cher(e)”.Évitez d’utiliser “à qui cela peut concerner.” Cela semble très impersonnel, ce qui peut se retourner contre vous, surtout si vous essayez d’ obtenir des ventes à partir de vos e-mails.

3. Utilisez le nom de famille du destinataire.

Évitez les présentations génériques comme ” Cher client.” Si vous connaissez le nom de famille de la personne, utilisez-le. Par exemple “ ” Cher M.Dupont.” Cela contribuera à créer de la confiance, ce qui peut se traduire par des ventes.

En savoir plus: une autre façon de stimuler les ventes est de vous assurer que votre site Web est facile à utiliser. Alors, lisez Comment Améliorer l’Expérience Utilisateur de Votre Site Web.

4. Allez droit au but.

Après vous être adressé au destinataire de votre e-mail, il est temps pour vous de lui expliquer pourquoi vous le contactez. Soyez bref. Les gens sont occupés. Ils se déconnecteront et fermeront votre message si vous prenez trop de temps pour faire valoir votre point de vue. Respectez leur temps.

Comment démarrer un e-mail de manière informelle

Selon votre public cible, une approche plus informelle résonnerait mieux avec eux. Alors, lisez ci-dessous comment démarrer un e-mail de manière informelle.

1. Utilisez un message d’accueil

La première étape est la même que pour démarrer un e-mail de manière formelle, mais avec une différence. Au lieu d’utiliser “Cher”, vous pouvez opter pour quelque chose de plus décontracté, comme “Bonjour” ou “Salut.”

2. Mentionnez le prénom de la personne.

Utiliser le nom de famille de quelqu’un dans un cadre informel peut sembler gênant. Il est préférable d’utiliser le prénom du destinataire à la place. Si vous ne savez pas, vous pouvez dire “Bonjour” ou ” Salut.” N’utilisez pas quelque chose comme “à qui cela peut concerner.” C’est très impersonnel.

3. Connectez-vous avec votre public.

Il serait préférable que vous arriviez à votre propos le plus tôt possible. Mais vous pouvez ajouter une courte phrase pour vous connecter avec le destinataire de votre message.

Exemple:

“Salut Pierre,

J’espère que tu n’es pas fatigué de célébrer la victoire de Barcelone hier soir. Pour les bons moments à venir, voici quelques offres.”

Si vous avez automatisé vos e-mails et en les envoyant à un large public, comme ce serait le cas dans une newsletter, il devient plus difficile de créer une phrase personnalisée car il faut connaître les goûts de chacun. Vous pouvez effectuer une étude de marché pour trouver des similitudes.

Comment envoyer un e-mail à un inconnu

Vous devrez peut-être envoyer des e-mails marketing à quelqu’un qui ne figure pas dans votre carnet d’adresses. Par exemple, supposons que vous essayez d’établir un partenariat commercial. Vous devriez procéder un peu différemment. Les règles que vous avez apprises s’appliquent toujours. Mais vous devriez aussi en suivre quelques autres:

1. Présentez-vous.

Expliquez au destinataire qui vous êtes. Parlez-leur de votre entreprise, de préférence avec des réalisations mesurables qui vous démarquent, comme vendre 150 000 gâteaux en 2022. Assurez-vous que le destinataire du message voudra en savoir plus sur vous.

2. Faites un compliment.

Maintenant, concentrez-vous sur ce qui rend le destinataire de l’e-mail unique. Concentrez-vous sur une de leurs réalisations ou sur quelque chose qui distingue leur entreprise. Essayez d’utiliser quelque chose avec lequel vous pouvez vous connecter pour savoir pourquoi vous les contactez.

3. Expliquez pourquoi vous le contactez.

Maintenant, dites au destinataire pourquoi vous le contactez. Par exemple, si vous poursuivez un partenariat B2B, donnez-leur un aperçu de votre projet et essayez de planifier une réunion pour en discuter davantage.

Toutes ces étapes ont une similitude : elles doivent être brèves. Quel que soit le but de votre e-mail, respectez le temps des gens. Essayez de n’utiliser qu’une phrase ou deux pour vous présenter, par exemple. Le destinataire appréciera que vous respectiez son temps.