Mikä on webinaari ja miten luoda sellainen? Aloittelijan opas ja vinkkejä

Webinaarien järjestäminen voi helpottaa kaiken kokoisten yritysten yhteydenpitoa sekä uusiin että nykyisiin asiakkaisiin lähes kaikilla toimialoilla. Pienille ja keskisuurille yrityksille, kuten verkkokaupoille, verkkoseminaari tarjoaa erinomaisen tilaisuuden jakaa asiantuntemusta asiakkaiden kanssa ja vahvistaa yrityksestä syntyvää myönteistä mielikuvaa.

Tässä oppaassa käymme läpi, miten luot, mainostat ja järjestät onnistuneen webinaarin.

Mikä on webinaari?

Webinaari on yksinkertaisesti lyhenne sanoista ”web-seminaari”. Webinaarin aikana isäntä jakaa tietoa tai järjestää live-esityksen etänä olevalle yleisölle.

Webinaarissa kamera on päällä vain puhujalla, toisin kuin tavallisessa videokokouksessa. Yleisö näkee puhujan, mutta puhuja ei näe yleisöä. Kysymyksiä voi kuitenkin yleensä esittää kirjoittamalla ne live-chattiin, joka näkyy ruudulla esityksen aikana.

Kuka voi järjestää webinaarin?

Kuka tahansa, joka vain omaa tietämystä jostakin aiheesta, voi järjestää webinaarin. Monet pienet ja keskisuuret yritykset hyödyntävät verkkoseminaareja jakaakseen tietoa asiakkailleen, esitelläkseen tuotteitaan ja kasvattaakseen kanta-asiakaskuntaansa.

Jos omistat esimerkiksi pienen ihonhoitotuotteita myyvän verkkokaupan voit järjestää esityksen ihonhoitorutiineista, ja sisällyttää siihen valikoimasi tuotteita. Jos asiakkaillasi on kysymyksiä, voit vastata niihin livenä joko esityksen aikana tai sen lopussa. Tämä luo entistäkin mukaansatempaavamman kokemuksen ja vahvistaa suhdetta sinun ja asiakkaidesi välillä.

Webinaarien eri muodot

Webinaareja voidaan järjestää monessa eri muodossa. Käytä juuri yrityksellesi sopivaa muotoa ja sisältöä. Yleisimpiä ja suosituimpia webinaarimuotoja ovat:

• Esitys: Jaa tietoa yleisösi kanssa.
• Tuot-esittely: Näytä yleisöllesi, miten tiettyä tuotetta tai ratkaisua käytetään.
• Paneelikeskustelu: Tuo yhteen useita toimialasi tai yrityksesi asiantuntijoita keskustelemaan jostakin tärkeästä aiheesta.
• Haastattelu: Haastattele suorassa lähetyksessä tiimisi asiantuntijaa tai alan ulkopuolista asiantuntijaa.
• Q&A: Pidä lyhyt esitys ja anna asiakkaidesi esittää kysymyksiä lopun aikaa.

Mitä hyötyä webinaarin järjestämisestä on?

Webinaarien avulla voit tavoittaa enemmän asiakkaita, vahvistaa brändiin kohdistuvaa luottamusta ja lisätä asiakasuskollisuutta nykyisten asiakkaidesi keskuudessa. Osallistujat pääsevät kokemaan asiantuntijuutesi livenä ja tuntevat olevansa suoraan läsnä.

Kuvitellaan, että omistat fitness-sivuston. Voit kutsua mukaan ihmisiä, joille esittelet erilaisia harjoituksia, ja kannustaa näin osallistujia vierailemaan sivuillasi ja tutustumaan verkkokursseihisi tai -tuotteisiisi.

Webinaarit ovat tehokkaita myös, jos tavoitteenasi on liidien generointi. Tällöin kannattaa luoda laskeutumissivut, jossa pyydät kävijöitä rekisteröitymään nimellään ja sähköpostiosoitteellaanmilmaiseen webinaariin.

Lisäksi voit käyttää nauhoituksia uudelleen ja sisällyttää ne sisältöstrategiaasi esimerkiksi jakamalla linkin tallenteeseen uutiskirjeessä tai blogikirjoituksessa.

Toinen suuri etu on se, että verkkoseminaareja voidaan järjestää täysin ilmaiseksi, jos päätät käyttää ilmaista alustaa. Palaamme tähän artikkelin loppupuolella.

Kuinka webinaari luodaan – vaihe vaiheelta

Päätä aihe ja formaatti

Aloita ideoimalla webinaarille aihe, joka voisi kiinnostaa yrityksesi kohderyhmää. Valitse aihe, joka liittyy tarjontaasi tai toimialaan. Jos myyt esimerkiksi ympäristöystävällisiä siivoustuotteita, ”vihreät siivousvinkit” olisi hyvä aihe. Se houkuttelee todennäköisesti asiakkaita, jotka arvostavat ympäristöystävällistä elämäntapaa.

Jos sinulla on kirjanpitoratkaisuja tarjoava B2B-yritys, kutsu tiimisi kirjanpidon asiantuntijoita osallistumaan paneelikeskusteluun. Kannattaa myös luoda tuote-esittely, jossa käydään perusteellisesti läpi ratkaisun hyödyllisimmät ominaisuudet.

Jos valitset kysymys-vastausmuodon tai muun tavan vastata yleisön kysymyksiin suorassa lähetyksessä, kannattaa ennakoida mahdollisia kysymyksiä välttyäksesi yllätyksiltä. Voit pohjata kysymykset esimerkiksi niihin, joita asiakkaasi ovat aiemmin esittäneet asiakaspalvelullesi.

Pyydä alan edustajia puhumaan

Webinaarista saadaan luotua paljon houkuttelevampi kutsumalla siihen alan asiantuntija vierailevaksi puhujaksi. Jos omistat esimerkiksi luontaistuotteiden verkkokaupan, voit kutsua mukaan ravitsemusterapeutin, joka antaa osallistujille vinkkejä terveellisten elämäntapojen suhteen ja selittää, mitä ravitsemuksellisia hyötyjä tuotteidesi sisällyttäminen ruokavalioon tuo mukanaan.

Vierailevat puhujat, jotka eivät liity suoraan yritykseesi, lisäävät tuotemerkkisi uskottavuutta, sillä kolmannen osapuolen hyväksyntä korostaa tuotteidesi etuja. Kyseessä on eräänlainen sosiaalinen todiste, jossa nykyiset asiakkaat suosittelevat tuotteitasi tai palveluitasi muille asiakkaille. 

Luo sisältöä

Valmistele webinaarin sisältö huolellisesti laatimalla sen kululle käsikirjoitus. Aloita esitys tehokkaasti ja kiinnitä osallistujien huomio heti alussa. Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset käsikirjoitusta kirjoittaessasi:

• Mikä on pääviesti, jonka haluat välittää?
• Mihin kysymyksiin aiot vastata?
• Mitä yleisösi on oppinut, kun webinaari on ohi?

Jos olet kutsunut vierailevia puhujia tai esityksen aikana puhuu useita henkilöitä, käsikirjoitusta on laadittava yhteistyössä ja sovittava etukäteen, kuka sanoo mitä ja milloin.

On hyödyllistä luoda muutama dia, jossa on kuvia, infografiikkaa tai muita visuaalisia elementtejä, jotka havainnollistavat tai tukevat viestiäsi. Yhdessä ensimmäisistä dioista voit tiivistää webinaarin tärkeimmät kohdat, jotta yleisö tietää heti, mitä odottaa.

Vältä dioja, joissa on paljon tekstiä, vaikka haluaisitkin jakaa paljon. Yleisö kuulee mieluummin sinun puheesi kuin lukee ruudulla olevaa tekstihöttöä.

Muista, että yleisösi ei osallistu webinaariin kuullakseen myyntipuheita. On täysin oikein mainita tuotteesi, mutta tapahtuman tulisi tarjota todellista arvoa yleisöllesi. Heidän pitäisi saada hyödyllistä tietoa tai vinkkejä, joita he voivat hyödyntää, vaikka eivät ostaisikaan tuotteitasi.

Jos kyseessä on tuote-esittely, tilanne on hieman erilainen. Tällöin sinun on varmistettava, että yleisösi tietää asiasta etukäteen.

Valitse alusta ja tarkista laitteet

Webinaarin isännöintiin voi hyödyntää lukuisia alustoja. Joidenkin käyttö on maksullista, kun taas toisia voi käyttää täysin ilmaiseksi. On hyvä huomioida, että alustan valinta vaikuttaa siihen, kuinka moni voi osallistua tapahtumaan.

Ilmaisilla työkaluilla on yleensä rajoitus sille, kuinka monta ihmistä voi osallistua. Niistä voi myös puuttua ennokkoilmoittautumisen mahdollisuus. Siksi kannattaakin arvioida, mikä alusta sopii parhaiten webinaarisi ja liiketoiminta. si tarkoitukseen. Voit lukea lisää kunkin alustan verkkosivuilta.

Ilmaiset webinaarialustat

• Microsoft Teams
• Zoom
• Google Meet
• YouTube Live

Maksulliset webinaarialustat

• Demio
• ON24
• WebinarJam
• GoTo
  
  

Tarvitset webinaarin järjestämiseen vain kannettavan tietokoneen, jossa on webkamera ja mikrofoni. Jos haluat, että äänenlaatu on parempi ja kuva terävämpi, kannattaa investoida ulkoiseen webbikameraan ja mikrofoniin.

Valitse päivä ja aika

Heti kun webinaarin sisältö ja kanava on saatu kuntoon, voit alkaa miettiä, milloin se järjestetään. Webinaarialustojen mukaan paras aika webinaarin järjestämiseen on kello 11-14, ja parhaat arkipäivät ovat keskiviikko, torstai ja perjantai. Kellonaikaa määritettäessä on tietysti otettava huomioon eri aikavyöhykkeet, jos osa osallistujista on toisella vyöhykkeellä. 

Mainosta webinaariasi

Lähde liikkeelle sähköpostilistastasi; niistä käyttäjistä, jotka ovat jo rekisteröityneet uutiskirjeesi tilaajiksi tai suostuneet vastaanottamaan yrityksenne markkinointisähköposteja. Laadi lyhyt sähköpostiviesti, jossa on päivämäärä, kellonaika ja linkki webinaariin. Mainitse verkkoseminaari otsikkorivillä, jotta vastaanottajasi eivät missaa kutsua.

Kuten aiemmin mainittiin, voit myös luoda webinaarillesi oman aloitussivun. Sivulla pitäisi olla vain yksi tavoite – saada kävijät rekisteröitymään webinaariin. Kirjoita lyhyt kuvaus esityksestä ja toimintakehotus eli CTA, jota kävijöidesi on pakko klikata.

Jos olet luonut nettisivut one.comin Website Builder -kotisivukoneella, pystyt rakentamaan myös laskeutumissivun helposti ja nopeasti. Ja jos kärsit kirjoittajan blokista, sisäänrakennettu tekoälyä hyödyntävä tekstigeneraattori auttaa kirjoittamaan tekstiä niin aloitussivulle kuin yrityssivujen muille sivuille.

Hyödynnä myös somekanavia webinaarisi mainostamiseen joko jakamalla postauksia ja tarinoita orgaanisesti tai luomalla maksullisia mainoksia. Voit myös yhdistää nämä kaksi menetelmää.

Vinkki: Lähetä osallistujille muistutus webinaaria edeltävänä päivänä tai itse esityspäivänä!

Järjestä mukaansatempaava webinaari: 4 vinkkiä

1. Harjoittele etukäteen

Webinaarin toteuttamista kannattaa harjoitella. Huolehdi, että sisältö ja diat ovat tuttuja, ja kokeile löytää esimerkiksi testiyleisö, jonka kanssa harjoitella. On parasta, että käyt koko esityksen läpi valitsemallasi alustalla, jotta tiedät, että kaikki toimii suunnitellusti. Testaa myös kamera- ja ääniasetukset, jotta teknisten ongelmien riski on mahdollisimman pieni.

Jos puhujia on useita, on hyvä harjoitella yhdessä, jotta saatte tuntumaa siihen, miten kunkin puhujan osuus webinaarissa koordinoidaan. Ajoittakaa vuoronne (tämä pätee myös, jos pidät tapahtuman yksin) ja mukauttakaa sisältö, jos tietyt osiot ovat liian pitkiä tai lyhyitä.

2. Varasuunnitelma

Toivottavasti webinaarisi sujuu ongelmitta, mutta aina piilee pieni riski sille, että tekniikka tai muistisi pettää. Varaudu tähän hyvällä varasuunnitelmalla:

• Tulosta diat ja muistiinpanot: Näin sinulla on ne tallessa, jos tietokoneesi ei pysty avaamaan tiedostoa tai näyttö jäätyy.
• Käytä langallista internetyhteyttä: Jos Wi-Fi-yhteys katkeaa yhtäkkiä, voit kytkeä kaapelin ja jatkaa.
• Tee tarkistuslista: Merkitse muistiin kaikki asiat, jotka sinun on tarkistettava ennen webinaarin alkua, ja rastita ne listalta, esim. muista klikata ”nauhoituspainiketta”.

3. Liity keskusteluun ajoissa ja ota aikaa toivottaa osallistujat tervetulleeksi 

Aloita webinaari muutama minuutti ennen sovittua aikaa, jotta sinulla on riittävästi aikaa toivottaa ensimmäiset osallistujat tervetulleiksi ja keskustella hieman. Tämä luo rennomman ja ei niin formaalin ilmapiirin sekä sinulle että yleisöllesi. Se myös vahvistaa asiakassuhteitasi ja saa brändisi näyttämään muulta kuin pelkältä logolta ja tuotevalikoimalta.

4. Ole yhteydessä yleisöösi myös webinaarin jälkeen

Verkkoseminaarin päätyttyä on aika varmistaa, että yrityksesi saa parhaan mahdollisen hyödyn sen järjestämiseen käytetystä ajasta ja vaivasta. Lähetä osallistujille sähköpostiviesti, jossa kiitetään osallistumisesta, ja liitä mukaan linkki tallenteeseen, jotta he voivat katsoa sen uudelleen. Voit myös lähettää linkin sähköpostitse niille asiakkaille, jotka eivät päässeet mukaan webinaariin livenä.

Käytä tilaisuutta hyväksi sähköpostien lähettämisessä ja jaa linkki asiaankuuluvaan artikkeliin, e-kirjaan tai webinaarissa mainittuun tuotteeseen verkkosivuillanne. Mikset myös tarjoaisi osallistujille alennusta tai erityistä etua kiitoksena osallistumisesta ja asiakasuskollisuuden edistämiseksi?

Webinaari on tehokas markkinointityökalu

Verkkoseminaarien kautta tarjoutuu lukuisia mahdollisuuksia luoda vahvempia asiakassuhteita ja hankkia uskollisia asiakkaita. Jaa tietämystäsi, vahvista asemaasi ja anna asiakkaillesi jotain arvokasta. Tämä on toimiva resepti tehokkaaseen markkinointiin, sillä se nostaa yrityksesi esiin parhaalla tavalla ja varmistaa, että brändisi säilyttää vahvan aseman.

Onnea webinaarin toteutukseen!