Millainen on sähköposti etiketti?

Sähköposti etiketti edistää toimivaa ja kunnioittavaa viestintää sähköpostin kautta. Huomioimalla sähköpostietiketin voit ylläpitää hyviä suhteita työkavereihisi ja vähentää väärinkäsityksiä asiakkaiden kanssa. Tässä artikkelissa kerromme parhaat vinkkimme sähköpostietiketistä.

Mitä sähköposti etiketti tarkoittaa?

Sähköposti etiketti on joukko ohjeita liittyen hyvään sähköpostien kirjoittamiseen ja lähettämiseen. Se kertoo esimerkiksi, miten kollegoita ja asiakkaita tulisi puhutella sähköpostiviesteissä. Etiketin tavoitteena on luoda hyvä työilmapiiri ja kohdella asiakkaita kunnioittavasti. Sähköpostietiketin käyttäminen on keskeistä liiketoiminnan menestyksen kannalta.

Miksi sähköpostietiketti on tärkeä?

Sähköpostietiketin avulla voit kommunikoida kunnioittavammin. Asiakkaasi saavat positiivisemman mielikuvan yrityksestäsi, jos kohtelet heitä kunnioittavasti. Samoin yhteistyö työkavereiden kanssa on tehokkaampaa, jos yhteydenpito on kohteliasta ja kunnioittavaa. 

Sähköposti etiketti edistää myös keskinäistä ymmärrystä. Se on vähän kuin kulttuuri, jonka normien noudattaminen vähentää väärinkäsityksiä ja ehkäisee kalliita virheitä työpaikalla. 

Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet verkkokauppasi sähköpostimarkkinointikampanjan parissa. Jos kampanja on hämmentävä tai epäkunnioittava, se voi ajaa verkkokauppasi asiakkaat pois. Tehokas viestintä on kriittistä konversion parantamiseksi ja tuotteiden myymiseksi verkossa. Siksi sähköpostietiketin parhaimpiin käytäntöihin kannattaa ehdottomasti perehtyä. 

Sähköposti etiketti: Vinkit viestintään työpaikalla ja oppilaitoksessa

Webmail on tehokas työkalu, mutta kuten muutakin teknologiaa, sitä on käytettävä oikein. Siksi kerromme alla 20 ohjetta, joiden avulla voit tehdä hyvän vaikutelman ja noudattaa sähköpostietiketin parhaita käytäntöjä. 

1. Mieti, onko sähköpostin lähettäminen tarpeellista

Kaikkia viestejä ei tarvitse lähettää sähköpostitse. Monet yritykset käyttävät erilaisia pikaviestisovelluksia, kuten Slackia tai Microsoft Teamsia, tai ehkä voit mennä kollegasi luokse keskustelemaan kasvokkain. 

2. Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta 

Monet noudattavat keskeistä kyberturvallisuusvinkkiä: älä avaa tuntemattomista lähteistä peräisin olevia viestejä. Ammattimaisen sähköpostiosoitteen käyttäminen auttaa vastaanottajia tunnistamaan viestin lähettäjän, mikä nostaa sen avausprosenttia. 

Älä myöskään käytä henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi, kun lähetät viestejä työkavereillesi, koska se voi vaikuttaa epäammattimaiselta. Ammattisähköpostia kannatta käyttää kaikissa liiketoimintaasi liittyvissä asioissa, mikä koskee myös työpaikan sisäisiä viestejä. 

3. Lähetä viestisi toimistoaikoina

Ehkä kello on kahdeksan illalla ja muistit juuri, että sinun piti kertoa työkaverillesi jostakin. Jos asia voi odottaa, jätä sähköpostisi lähettäminen seuraavaan aamuun. Näin voit osoittaa, että kunnioitat työkavereidesi vapaa-aikaa. 

Tämä on erityisen tärkeää, jos olet esimies. Jos lähetät sähköposteja tiimillesi virka-aikojen ulkopuolella, voi vaikuttaa siltä, että odotat heidän olevan tavoitettavissa ilta-aikaan. He saattavat kokea viestisi painostavaksi ja keskeyttää omat tekemisensä vastatakseen siihen. 

4. Kirjoita tarkka otsikko

Vastaanottaja avaa viestisi todennäköisemmin, jos on selvää, mistä siinä on kyse. Kirjoita viestiisi siis kuvaava otsikko. Hyvä nyrkkisääntö on kysyä itseltäsi, voiko viestin sisällön arvata oikein vain sen aiheesta.

5. Käytä sopivaa tervehdystä

Viestin kannattaa olla mahdollisimman henkilökohtainen. Vältä geneerisiä tervehdyksiä, kuten “Huomenta kaikille.” Jos tiedät vastaanottajan nimen, aloita viestisi “Hei, Nimi.” Tilanteesta riippuen voit aloittaa viestisi epävirallisemminkin.

6. Puhuttele vastaanottajaa hänen nimellään

Michigan State Universityn raportin mukaan nimen käyttäminen keskustelussa voi auttaa rakentamaan luottamusta. Käytä sitä eduksesi aloittamalla sähköpostisi aina vastaanottajan nimellä. 

Sähköposti etiketti – esimerkki: 

“Hei Matti, 

Lähetän sinulle raportin liittyen…” 

On kuitenkin tärkeää miettiä, kuinka muodollisesti vastaanottajaa kannattaa puhutella. Käytä henkilön etunimeä, jos haluat viestiisi rennon sävyyn, ja käytä koko nimeä, jos haluat kuulostaa muodolliselta. Jos olet epävarma, käytä mieluummin koko nimeä. Huomioi myös eri maiden käytännöt puhuttelun suhteen. 

Sähköposti etiketti – esimerkki: 

“Hyvä Matti Meikäläinen, 

Lähetän teille raportin liittyen…” 

7. Jäsennä viesti selkeästi

Jos sähköpostisi on hämmentävä ja hajanainen, vastaanottajat eivät jaksa lukea sitä kunnolla. Käytä viestissäsi samaa rakennetta, jota käytät esseessäkin: aloita johdannolla, kerro aiheesta lisää ja lopeta viesti lyhyellä yhteenvedolla.

8. Kunnioita muiden aikaa

Mene suoraan asiaan ja kerro se mahdollisimman lyhyesti. Työkaverisi ovat todennäköisesti kiireisiä, eikä heillä ole aikaa keskeyttää tehtäviään lukeakseen pitkiä tekstejä. Jos viestisi on erityisen tärkeä, pyydä siitä palautetta ennen kuin lähetät sen.

9. Pysy asiassa

Paras tapa varmistaa sähköpostin lyhyys on kertoa siinä vain keskeisimmästä asiasta. Ennen kuin kirjoitat sähköpostisi, mieti, mikä on sen tärkein asia, ja kirjoita sähköpostisi sen perusteella. 

Näin voit välttää viestissäsi tarpeettomia sivupolkuja, jotka pidentävät viestiä liikaa. Jos haluat käsitellä eri aiheita, kirjoita niistä erilliset viestit.

10. Muista kielioppi

Noudattamalla kielioppisääntäjä voit varmistaa, että vastaanottaja ymmärtää viestisi. Epämääräinen kielioppi voi tehdä viestistäsi hämmentävän ja epäammattimaisen.

11. Ole muodollinen tarvittaessa

Jotkut työpaikat ovat muodollisempia kuin toiset. Esimerkiksi lakitoimistossa ollaan yleensä muodollisempia kuin uudessa design-yrityksessä. Käytä yrityksesi kulttuuriin sopivaa muodollisuutta viesteissäsi. 

Sama pätee, jos lähetät sähköpostia asiakkaillesi. Mitä paremmin ymmärrät heitä, sitä tehokkaampaa viestintäsi on. Liian rento tyyli voi tuntua epäkunnioittavalta vanhemmista asiakkaista, kun taas liiallinen muodollisuus voi ajaa nuoret pois.

12. Näytä, että välität

Tee viestistäsi persoonallinen. Tyypillisten fraasien sijaan voit hyödyntää henkilökohtaisia asioita, joita tiedät kollegoistasi. Älä kuitenkaan kirjoita liian pitkästi. 

Sähköposti etiketti – esimerkki: 

“Hei, Markku, 

Mahtavaa, että tiimisi voitti eilisen ottelun! Lähetän sinulle tässä raportin…” 

13. Älä aliarvioi vastaanottajaa

Vältä asioiden liiallista selittämistä. Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet projektissa, joka vaatii yhteistyötä toisen osaston kanssa. Saatat luulla, etteivät he tiedä paljon työstäsi, ja lähetät heille pitkiä selityksiä siitä. Vaikka tarkoitat hyvää, viestisi saatetaan tulkita väärin.

Jos selität itsestään selviä asioita, vastaanottaja voi mieltää sen heidän älykkyyttään loukkaavaksi. Jos kerrot jollekin esimerkiksi olevasi sisällöntuottaja, sinun ei tarvitse lisätä, että työsi on kirjoittaa sisältöä. 

14. Vältä suuria liitteitä

Useimmat sähköpostipalveluntarjoajat tarjoavat vain rajoitetun määrän tallennustilaa sähköpostipalvelimellasi. Siksi suurien liitteiden lähettämistä kannattaa välttää. Hyvä vaihtoehto on ladata tiedostot Google Driveen ja lähettää niihin linkki liitteen sijaan. 

15. Lisää lopetus

Sähköposti aloitetaan aina tervehdyksellä ja lopetetaan terveisillä. Kerro vastaanottajalle, että kuulet mielelläsi heidän kysymyksensä tai kommenttinsa, ja päätä viesti kirjoittamalla “Ystävällisin terveisin.” Hyvä sähköposti lopetus riippuu tietysti tilanteen muodollisuudesta. 

Sähköposti etiketti – esimerkkejä sähköpostin päättämiseen: 

Muodollisia esimerkkejä: 

• Ystävällisin terveisin 
• Lämpimin terveisin 
• Kunnioittaen 
• Kiittäen 

Rentoja esimerkkejä: 

• Hyvää viikonloppua 
• Nähdään 
• Terveisin 
• Terkuin 

16. Lisää allekirjoitus

Sähköpostien allekirjoittaminen antaa ammattimaisemman vaikutelman. Useimpien sähköpostiohjelmien avulla voit luoda allekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti viestiesi loppuun. Allekirjoituksen pitäisi sisältää seuraavat tiedot: 

• Nimi ja sukunimi
• Ammattinimike
• Yrityksen nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• LinkedIn (jos löytyy)

Lisää vinkkejä saat lukemalla ohjeemme siitä, miten voit luoda hyvän sähköpostin allekirjoituksen. Allekirjoitus kannattaa tehdä heti, kun luot uuden sähköpostitilin. Se kannattaa myös asettaa automaattiseksi.

17. Oikolue viestisi

Kirjoitusvirheitä sisältävä sähköposti voi antaa vaikutelman, että et välitä vastaanottajasta tarpeeksi tarkistaaksesi viestisi. Tällöin vastaanottaja saattaa suhtautua myös omaan vastaukseensa välinpitämättömästi. Varmista siis, että viestistäsi näkyy, että olet tehnyt sen huolella.

18. Lisää vastaanottajan sähköpostiosoite vasta lopuksi

Vahinkoja sattuu, ja saatat esimerkiksi vahingossa lähettää viestin ennen kuin se on valmis. Jotta näin ei tapahdu, pidä viestin vastaanottajan kenttä tyhjänä, kunnes olet valmis lähettämään viestisi. Näin varmistat, että kukaan ei saa puoliksi kirjoitettua tekstiä tai viestiä, joka on täynnä kirjoitusvirheitä.

19. Sähköpostiin vastaaminen etiketti

Jotkut voivat ajatella, että vastaamatta jättäminen tarkoittaa samaa kuin kieltäytyminen, minkä perusteella he eivät välttämättä vastaa saamiinsa viesteihin. Niin ei kuitenkaan kannata tehdä. Vaikka vastauksesi olisi kielteinen, lähetä se kuitenkin, sillä se osoittaa kunnioitusta kollegaasi tai asiakastasi kohtaan. Älä jätä epäselväksi, onko vastauksesi kielteinen, vai onko sinulla vain kiireinen päivä.

20. Odota, ennen kuin lähetät uuden viestin

Useimmat ovat kiireisiä, joten vastaaminen voi kestää jonkin aikaa. Ellei asiasi ole kiireellinen, on parasta kunnioittaa heitä ja odottaa kaksi päivää ennen uuden viestin lähettämistä. Muuten saatat vaikuttaa töykeältä tai epätoivoiselta.

Sähköposti etiketti: esimerkkejä

Edellisen osion vinkkien avulla voit kirjoittaa sähköposteja, joilla saat tuloksia. Seuraavaksi annamme käytännön esimerkkejä sähköpostietiketistä. 

Epämuodollinen sähköpostietiketti

Moi Topi, 

Toivottavasti et ole liian väsynyt eilisten synttärijuhlien jälkeen! Lähetän sinulle joka tapauksessa raportin, jonka pyysit minua kokoamaan viimeisen kolmen kuukauden myynnistä. 

Hienoja uutisia: tuotteen A myynti on noussut huimat 50 % viimeisten kolmen kuukauden aikana! Mutta käyttäjien arvostelut ovat pudonneet 5/5 -> 4/5. Tätä pitäisi ehkä tutkia. 

Sähköpostin liitteenä olevasta raportista voit nähdä lisää lukuja. Kerro, jos sinulla on kysyttävää. 

Terkuin, 

Maija Meikäläinen 

Myyntipäällikkö – Esimerkkiyritys 

maija.meikalainen@esimerkki.fi 

puh. 0000-0000 

Muodollinen sähköpostietiketti

Hyvä Etunimi Sukunimi, 

Lähetän teille laatimani raportin viime vuosineljänneksen myynnistä. Minulla on ilo ilmoittaa, että tuotteen A myyntii on kasvanut 50 %. Valitettavasti sen käyttäjäarvostelut ovat kuitenkin pudonneet pisteistä 5/5 pisteisiin 4/5. Voisimmeko sopia tapaamisen ja keskustella siitä tarkemmin? 

Voitte lukea lisää lähettämästäni raportista. Otattehan yhteyttä, jos teillä on kysymyksiä. 

Ystävällisin terveisin, 

Maija Meikäläinen 

Myyntipäällikkö – Esimerkkiyritys 

maija.meikalainen@esimerkki.fi 

puh. 0000-0000 

Näillä vinkeillä voit varmistaa, että viestisi noudattavat oikeaa sähköpostietikettiä, olitpa sitten yhteydessä työtovereihin tai organisaatiosi ulkopuolisiin henkilöihin. Useimmilla työpaikoilla on oma etikettinsä, jota kannattaa aina pyrkiä noudattamaan.