Mikä on sähköpostipalvelin?

Sähköpostipalvelin on yleensä täysin näkymätöntä sähköpostin käyttäjille, mutta se työskentelee vuorokauden ympäri mahdollistaakseen sähköpostien lähettämisen ja vastaanottamisen mihin aikaan tahansa. Sähköpostipalvelin on kuin henkilökohtainen postitoimistosi, joka sekä toimittaa, vastaanottaa että säilyttää viestisi.

Sähköposteihin liittyvien prosessien ymmärtäminen voi olla hyödyllistä, jos haluat esimerkiksi luoda uuden sähköpostitilin tai siirtää olemassa olevan tilisi. Tässä artikkelissa tarkastelemme, mitä prosesseja sähköposteihin liittyy, ja millaisia järjestelmiä siihen osallistuu.

Mikä on sähköpostipalvelin?

Sähköpostipalvelin on tietokonejärjestelmä, jonka sisältämät sovellukset vaaditaan sähköpostin lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Sähköpostipalvelin on monimutkaisen prosessin keskiössä toimiva laite. Prosessissa on mukana useita verkkoja ja protokollia, eli sääntöjä, joiden kautta erilaiset online-systeemit kommunikoivat toistensa kanssa.

Kun lähetät viestin, sähköpostipalvelimesi varmistaa, että se menee oikealle vastaanottajalle. Jos jokin menee pieleen, se yrittää lähettää viestin useita kertoja ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään. Jos sähköpostipalvelimesi saa viestin, jonka vastaanottajaa ei löydy, se myös kertoo siitä sinulle. Kaiken kaikkiaan sähköpostipalvelin siis pitää huolen siitä, että sähköpostisi toimii kuten pitääkin, eikä sinun tarvitse itse säädellä sen toimintaa.

Sähköpostipalvelin kommunikoi laitteidesi ja sähköpostiohjelmasi kanssa

Sähköpostipalvelimen toinen tehtävä on kommunikoida käyttämäsi sähköpostiohjelman kanssa. Kun sähköpostipalvelimesi saa uuden viestin, se lähettää sen edelleen sähköpostiohjelmallesi. Sähköpostiohjelmassasi voit lukea viestin, siirtää sen eri kansioon, lisätä siihen tunnisteen tai vaikka poistaa sen. Kaikki tekemäsi muutokset tallennetaan sähköpostipalvelimellesi, joten jos poistat viestin kännykälläsi, sinun ei tarvitse sen lisäksi poistaa sitä uudestaan webmailistasi.

Yleisimmät sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen liittyvät protokollat ovat hyödyllisiä ymmärtää. Ne ovat IMAP ja SMTP. Katsotaan tarkemmin, mitä nämä protokollat tekevät.

Mikä on IMAP?

IMAP (Internet message access protocol) on protokolla, jonka avulla laitteesi pystyy hakemaan viestisi sähköpostipalvelimeltasi. Pohjimmiltaan IMAP-palvelin on vastuussa viestien vastaanottamisesta ja niiden näyttämisestä laitteellasi.

Voi olla, että joudut määrittämään IMAP-asetukset lisätessäsi sähköpostisi uuteen laitteeseen tai uuteen sähköpostiohjelmaan. Jotta voit määrittää sähköpostiohjelmaasi IMAP-palvelimen, tarvitset sen osoitteen (postipalvelin), portin (usein 993) sekä käyttäjänimen ja salasanan. Jos et tiedä IMAP-palvelimesi tietoja, voit pyytää ne sähköpostipalveluntarjoajaltasi.

IMAP-palvelimellasi on vielä muitakin tehtäviä: sen avulla voit vastaanottaa nettikalenteriisi merkittäviä kutsuja sekä hakea tietoja osoitekirjastasi.

Mikä on SMTP?

SMTP (Simple mail transfer protocol) on lähtevien viestien protokolla. Se on siis sarja komentoja, joita sähköpostiohjelmasi käyttää lähettämiesi viestien tunnistamiseen ja lähettämiseen.

Kun lähetät sähköpostin, se lähetetään ensin SMTP:n avulla laitteestasi sähköpostipalvelimellesi. Sen jälkeen sähköpostipalvelimesi käyttää SMTP-protokollaa lähettäessään viestisi sen vastaanottajan sähköpostipalvelimelle.

Voit törmätä SMTP-protokollaan sähköpostiohjelmasi asetuksissa. Joissakin tapauksissa sinun täytyy manuaalisesti syöttää sähköpostipalveluntarjoajasi SMTP-palvelin, sen portti (yleensä 587) sekä käyttäjänimesi ja salasanasi. Saat tarvittavat tiedot sähköpostipalveluntarjoajaltasi.

Mitä ovat MX ja DNS?

Jos haluat aktivoida sähköpostin yrityksellesi, mutta verkkotunnuksesi ei sijaitse samassa paikassa kuin sähköpostipalvelimesi, sinun pitää ehkä muuttaa verkkotunnuksesi DNS-asetusten MX-tietuetta. MX-tietue ilmaisee sähköpostipalvelimesi sijainnin. Määrittämällä sen oikein voit ohjata saapuvan sähköpostin oikealle sähköpostipalvelimelle.

Jos sekä verkkotunnuksesi että sähköpostisi ovat one.comilla, sinun ei tarvitse muuttaa MX-tietuettasi.

Miten sähköpostipalvelin toimii?

Nyt kun olemme käyneet läpi eri protokollat ja järjestelmät, joita sähköposti käyttää, katsotaan vaihe vaiheelta, miten lähettämäsi sähköposti saapuu vastaanottajalle:

1. Viestin lähetys

Olet kirjoittanut viestisi ja lisännyt siihen vastaanottajan osoitteen. Napsauttaessasi “Lähetä”-painiketta aloitat tämän tapahtumaketjun, joka alkaa sähköpostisi ensimmäisestä pysäkistä: SMTP:stä.

2. Sähköposti saapuu SMTP:hen

Tämä ensimmäinen pysäkki on vastuussa viestisi määränpään määrittämisestä. SMTP käyttää vastaanottajan sähköpostiosoitteen verkkotunnusta hänen IP-osoitteensa tunnistamiseksi. IP-osoite on yksilöllinen numero, jolla verkossa olevat tietokoneet voidaan tunnistaa.

3. IMAP-palvelin vastaanottaa sähköpostisi

IMAP vastaanottaa viestin sekä SMTP:n määrittämät tiedot sen vastaanottajasta. Tietojen avulla IMAP luo yhteyden vastaanottajan tiliin ja lähettää viestin sinne.

4. Viestisi saavuttaa määränpäänsä

IMAP-palvelimen avulla sähköpostisi vastaanottaja voi lukea viestin tekstin ja vastata siihen, välittää sen eteenpäin tai poistaa sen. Jos hän päättää vastata sähköpostiisi, hänen vastauksensa käy läpi samat, edellä mainitut vaiheet.

SMTP ja IMAP voivat myös salata tietosi tai purkaa niiden salauksen. Hyvä sähköpostinsuojausprotokolla tekee enemmän kuin vain suodattaa roskapostia ja viruksia.

Vinkki: Voit myös harkita POP3-palvelimen (Post Office Protocol) käyttöä. Se poistaa viestisi palvelimelta heti, kun ne on ladattu tietokoneelle, mikä lisää turvallisuutta. Voit yleensä valita sähköpostillesi POP3-palvelimen IMAP:in sijaan.

Sähköpostiprosessin ymmärtäminen

Statistan vuonna 2022 julkaiseman raportin mukaan 4,5 miljardia ihmistä maailmanlaajuisesti tulee käyttämään sähköpostia vuoteen 2025 mennessä. Vaikka sähköpostia käytetään laajasti, suurin osa sen käyttäjistä ei tunne sen toiminnan prosesseja. Sähköpostin lähettäminen näyttää tapahtuvan hetkessä, mutta sen mahdollistaa sähköpostipalvelin, jonka täytyy suorittaa useita vaiheita varmistaakseen, että viestit kulkevat oikeisiin osoitteisiinsa.

Tässä nopea kertaus sähköpostin toiminnasta:

Mikä on sähköpostipalvelin? Sähköpostipalvelimet ovat tietokoneita, jotka käsittelevät protokollien avulla kaikki sähköpostiviestit, ennen kuin ne saapuvat määränpäähänsä.

Mikä on sähköpostin SMTP-palvelin? SMTP on lähtevän sähköpostin protokolla, joka määrittää sähköpostin oikean määränpään.

Mikä on IMAP-palvelin? IMAP on protokolla, jonka avulla voit vastaanottaa viestejä. Vaihtoehtoisesti voit käyttää viestien vastaanottamiseen myös POP3-protokollaa.