Miten aloittaa sähköposti?

Sähköposti aloitetaan aina henkilökohtaisella tervehdyksellä, joka on tilanteeseen nähden sopivan muodollinen. Sen jälkeen on hyvä mennä suoraan asiaan ja kertoa viestin tarkoitus, minkä jälkeen voit kirjoittaa loput viestistäsi. Tässä artikkelissa kerromme lisää hyödyllisiä vinkkejä sähköpostin aloittamiseen.

Sähköpostin aloittaminen oikein on tärkeää

Keskimääräinen toimistotyöntekijä saa 121 sähköpostia päivittäin. Heidän huomionsa kiinnittäminen on vaikeaa, joten tarvitset vahvan aloituksen. Ilman sitä uutiskirjeesi tai sähköpostikampanjasi voi jäädä lukematta. 

Vastaanottajan tunteminen on tärkeää, jotta osaat aloittaa sähköpostisi oikein ja sopivan muodollisesti. Seuraavissa kohdissa kerromme lisää siitä, miten voit aloittaa sähköpostin virallisesti ja epävirallisesti.

Miten aloittaa sähköposti muodollisesti

Jos virallinen sähköposti aloitus sopii tilanteeseen, voit tehdä sen seuraavalla tavalla:

1. Käytä ammattimaista sähköpostia

Luo yrityksellesi ammattimainen sähköpostiosoite, jos sinulla ei vielä ole sellaista. Sen käyttäminen saa sinut näyttämään ammattimaisemmalta, mikä on tärkeää riippumatta siitä, tavoitteletko viestissäsi virallista vai epävirallista sävyä. 

Lue lisää artikkelistamme: Kuinka voin luoda sähköpostitilin? 

2. Aloita sopivalla tervehdyksellä

Turvallisinta on aloittaa sähköposti tavallisella tervehdyksellä “Hei.”  

3. Käytä vastaanottajan koko nimeä

Vältä käyttämästä yleisiä ilmaisuja “Hei asiakas” tai “Hyvä asiakas.” Käytä sen sijaan vastaanottajan koko nimeä – se voi myös lisätä asiakkaiden luottamusta sinuun ja parantaa myyntiäsi. 

Lue lisää: Toinen tapa lisätä myyntiä on varmistaa, että verkkosivustosi on helppokäyttöinen. Lue siis artikkelimme Kuinka parantaa verkkosivustosi käyttökokemusta. 

4. Mene suoraan asiaan

Tervehdyksen jälkeen on aika kertoa, mikä viestisi tarkoitus on. Mene suoraan asiaan, sillä useimmat ovat kiireisiä ja saattavat ohittaa viestisi, jos se on liian pitkä. Kunnioita heidän aikaansa. 

Miten aloittaa sähköposti epävirallisesti

Vastaanottajan mukaan joskus epävirallisempi lähestymistapa voi olla parempi.

1. Tervehdys

Sähköpostin aloitus tapahtuu aina tervehdyksellä, mutta tässä tapauksessa se voi olla rennompi. Esimerkiksi “Moi” tai “Heippa” voi sopia epävirallisempaan tilanteeseen.

2. Käytä vastaanottajan etunimeä

Kun aloitat sähköpostin epävirallisesti, voit puhutella häntä etunimellä. Koko nimen käyttäminen kuulostaa viralliselta.

3. Käytä henkilökohtaista aloitusta

Kannattaa mennä jälleen suoraan asiaan, mutta voit myös aloittaa lyhyellä henkilökohtaisella tervehdyksellä.

Esimerkiksi

“Moi Matti, 

Toivomme, että sinulla oli mukava vappu! Tässä on joitakin tarjouksia, joilla haluamme juhlistaa vappua ja alkavaa kesää. 

Jos automatisoit sähköpostisi ja lähetät ne suurelle yleisölle, kuten uutiskirjeessä, henkilökohtaisen lauseen luominen tulee haastavammaksi. Voit tehdä markkinatutkimusta saadaksesi tietoa kohderyhmästäsi. 

Miten aloittaa sähköposti vieraalle

Jos et ennestään tunne sähköpostin vastaanottajaa, esimerkiksi luodessasi suhteita uuteen yritykseen, huomioi sähköpostin aloituksessa edellisten ohjeiden lisäksi myös seuraavat:

1. Esittele itsesi

Kerro vastaanottajalle, kuka olet. Kerro heille yrityksestäsi mieluiten mitattavissa olevilla saavutuksilla, esimerkiksi, että yrityksesi myi 150 000 kakkua vuonna 2022. Kerro kiinnostusta herättäviä asioita varmistaaksesi, että viestin vastaanottaja haluaa tietää sinusta lisää.

2. Lisää kohteliaisuus

Keskity seuraavaksi siihen, mikä tekee sähköpostin vastaanottajasta ainutlaatuisen. Mainitse hänen saavutukseensa tai jokin asia, joka on erityistä heidän yrityksessään. Valitse sellainen asia, joka liittyy jollakin tavalla yhteydenottosi aiheeseen.

3. Kerro, miksi otat yhteyttä

Kerro vastaanottajalle, miksi otat häneen yhteyttä. Jos ehdotat esimerkiksi B2B-kumppanuutta, anna heille yleiskatsaus suunnitelmastasi ja ehdota tapaamista, jossa voitte keskustella aiheesta lisää. 

Kaikille näille vaiheille on yhteistä se, että ne kannattaa muotoilla lyhyesti ja ytimekkäästi. Sähköpostin tarkoituksesta huolimatta on tärkeää kunnioittaa vastaanottajan aikaa. Pyri esimerkiksi esittelemään itsesi vain yhdellä tai kahdella lauseella. Vastaanottaja arvostaa sitä, että säästät hänen aikaansa.