Sähköposti esimerkki: 5 esimerkkiä yrityssähköposteista

Vaikka kirjoitammekin päivittäin useita sähköposteja, hyvän yrityssähköpostin kirjoittaminen voi silti tuntua joskus hankalalta. Jotta se onnistuisi helpommin, annamme tässä artikkelissa esimerkkejä hyvin kirjoitetuista yrityssähköposteista.

Kuinka kirjoittaa yrityssähköposti

Viesti kannattaa muotoilla omaan ääneen sopivaksi, jotta se sopii tarkoitukseesi. Alla kerromme, kuinka voit kirjoittaa hyvän yrityssähköpostin.

1. Aloita aiherivillä

Jos haluat kasvattaa todennäköisyyttä, että sähköpostisi tulee avatuksi, kerro sen sisällöstä aiherivillä. Kuvaava aiherivi voi auttaa sinua parantamaan viestiesi avausprosenttia. Mieti, voiko vastaanottaja ennustaa viestin sisällön aiherivin perusteella. Tämä on tärkeää etenkin sähköpostimarkkinoinnissa.

2. Kirjoita esittely

Aloita yrityssähköposti henkilökohtaisella tervehdyksellä, jossa tervehdit vastaanottajaa nimellä. Nimellä puhutteleminen voi lisätä vastaanottajan luottamusta sinuun. Yleensä viesti kannattaa aloittaa yksinkertaisesti ”Hei,” mutta tilanteen muodollisuuden mukaan tervehdys voi olla virallisempi tai epävirallisempikin. 

Viimeistele esittely kertomalla viestisi tarkoitus. 

Sähköposti esimerkki: 

Hei Sara, 

Haluaisin keskustella kanssasi seuraavasta projektistamme ja ideoista, joita minulla on siihen liittyen.

3. Kerro asiastasi lyhyesti

Viesti kannattaa pitää lyhyenä ja ytimekkäänä, jotta et ylikuormita työkavereitasi liian pitkillä teksteillä. Monet ovat kiireisiä, ja menemällä suoraan asiaan voit kunnioittaa työkavereidesi aikaa. 

Keskity viestissäsi olennaiseen, jotta se ei veny liian pitkäksi. Tunnistamalla sähköpostisi keskeisimmän asian voit myös helpommin jäsentää sen selkeäksi kokonaisuudeksi ja välttää tarpeettomia sivupolkuja.

4. Viestin lopetus

Myös sähköpostin lopetus on tärkeää tehdä hyvin. Kerro vastaanottajalle, että hänen kommenttinsa ja kysymyksensä ovat tervetulleita, ja päätä viesti sitten tilanteen muodollisuuteen sopivalla tavalla. 

Viestin voi päättää monilla eri tavoilla riippuen siitä, millaista sävyä tavoittelet. Muodollisemmissa sähköpostiviesteissä “Ystävällisin terveisin” ja “Parhain terveisin” ovat hyviä vaihtoehtoja. 

Epämuodollisemmat viestit voi lopettaa esimerkiksi “Kivaa päivänjatkoa” tai “Palataan”. Tärkeintä on valita viestin sävyyn ja sisältöön sopiva lopputervehdys.

5. Lisää allekirjoitus

Webmaililla voit luoda sähköpostin allekirjoituksen, joka näkyy automaattisesti jokaisen viestin lopussa. Tämä säästää aikaasi, koska sinun ei tarvitse kirjoittaa sitä erikseen. Sähköpostin allekirjoitukseen on tärkeää sisällyttää seuraavat tiedot: 

• Etu- ja sukunimesi
• Ammattinimikkeesi
• Yrityksesi tai organisaatiosi nimi
• Sähköpostiosoitteesi
• Puhelinnumerosi
• Linkki LinkedIn-profiiliisi (jos sinulla on sellainen)

Esimerkki yrityssähköpostin allekirjoituksesa

Parhain terveisin,

Matti Meikäläinen

Markkinointipäällikkö
Yrityksen nimi
matti.meikalainen@yrityksennimi.com
(123) 456-7890
linkedin.com/matti.meikalainen18

Nämä tiedot varmistavat, että sähköpostisi ovat ammattimaisia ja informatiivisia ja että vastaanottajilla on saatavilla kaikki tarvittavat tiedot, jotta he voivat ottaa sinuun yhteyttä.

Esimerkkejä yrityssähköposteista

Nyt olet oppinut kirjoittamaan yrityssähköpostin ja seuraavaksi katsomme esimerkkejä siitä, kuinka kaikki nämä periaatteet toimivat käytännössä.

Sähköposti esimerkki 1

Aihe: Kokouspyyntö 

Hei Matti, 

Toivottavasti maanantaisi on alkanut hyvin! Haluaisin sopia tapaamisen, jossa voisimme keskustella projektin tuloksista. Sopisiko sinulle esimerkiksi keskiviikkona klo 14?

Ystävällisin terveisin 

Maija Meikäläinen

Myyntipäällikkö
ABC Yritys
maija.meikalainen@abcyritys.com
(123) 456-7890
linkedin.com/maija.meikalainen8

Sähköposti esimerkki 2

Aihe: Laskun maksu 

Hei Maija, 

Toivottavasti sinulle kuuluu hyvää! Tarkistaisin viime viikolla lähettämäni laskun tilan – oletko jo ehtinyt käsitellä maksun? 

Ystävällisin terveisin 

Matti Meikäläinen

Sisältöpäällikkö
ABC Yritys
matti.meikalainen@abcyritys.com
(123) 456-7890
linkedin.com/matti.meikalainen18

Sähköposti esimerkki 3

Aihe: Ehdotus 

Hei Matti, 

Haluaisin kysyä ehdotuksesta, jonka lähetin sinulle viime viikolla. Onko sinulla kysyttävää tai kommentteja, joihin voisin vastata? Kerrothan, jos sinulla on jotain kysyttävää. 

Ystävällisin terveisin

Maija Meikäläinen

Markkinointipäällikkö
ABC Yritys
maija.meikalainen@abcyritys.com
(123) 456-7890
linkedin.com/maija.meikalainen8

Sähköposti esimerkki 5

Aihe: Työhakemus 

Hyvä Maija Meikäläinen, 

Olen kiinnostunut suomenkielisen copywriterin työstä yrityksessäsi. Liitteenä on ansioluetteloni hakemusta varten. Kertoisin tapaamisessa mielelläni lisää siitä, kuinka asiantuntemuksestani voisi olla hyötyä yrityksenne markkinoinnissa. 

Parhain terveisin 

Etunimi Sukunimi

Copywriter
etunimi.sukunimi@email.com
(123) 456-7890
linkedin.com/etunimi.sukunimi

Sähköposti esimerkki 5

Aihe: Tilausvahvistus 

Hei Klaara, 

Kiitos ostoksestasi. Tilauksesi on vastaanotettu ja sitä käsitellään. Saat seurantanumeron, kun pakettisi on lähetetty. Kerrothan meille, jos sinulla on mitään kysyttävää. 

Parhain terveisin

Amy Johnson

Asiakaspalvelija
Nettikauppa X
a.johnson@storex.com
(123) 456-7890

Esimerkki yrityksen automaattisesta sähköpostivastauksesta

Joskus kaikkiin sähköposteihin ei kiireiden takia ehdi vastata, tai ehkä olet hyvin ansaitulla lomalla, etkä lue sähköpostiasi sen aikana. Oli syy mikä tahansa, poissaoloviestistä on tällaisissa tilanteissa hyötyä. Lue esimerkki alla.

Esimerkki yrityksen automaattisesta sähköpostivastauksesta

Aihe: Kiitos sähköpostistasi 

Hei, 

Kiitos viestistäsi. Vastaan siihen mahdollisimman pian. 

Olen [viivästyneen vastauksen syy]. Vastausaikani voi vaihdella saamieni sähköpostien määrän mukaan, mutta yritän vastata sinulle [ajan sisällä]. 

Jos tarvitset apua välittömästi, otathan yhteyttä asiakaspalveluumme soittamalla numeroon [puhelinnumero]. Asiakaspalvelumme palvelee klo 9–17. 

Kiitos kärsivällisyydestäsi! 

Parhain terveisin, 

[Nimesi ja allekirjoituksesi]