¿Qué es la política de privacidad de un sitio web?

Los datos de clientes son una herramienta poderosa para las empresas, ya que su análisis permite desarrollar estrategias de marketing más precisas, mejorar la experiencia de usuario y optimizar la oferta de productos. Sin embargo, un gran poder conlleva una gran responsabilidad: recolectar datos implica la obligación de proteger esa información. Es aquí donde entra en juego la política de privacidad.

En este artículo te explicaremos qué son las políticas de privacidad en una página web, quiénes están obligados a incluir una en su sitio, qué elementos deben contener para ser válidas y te mostraremos algunos ejemplos para que puedas replicar en tu página.

¿Qué es una política de privacidad?

Una política de privacidad es una declaración o documento legal que detalla de forma clara la forma en que una página web o empresa recopila, utiliza, comparte y protege los datos personales de sus usuarios. Entre la información relevante, se incluye:

• Qué tipos de datos se recopilan.
• Para qué fines se utilizan esos datos.
• Cuáles son los derechos de los usuarios sobre su información personal.

Contar con una política de privacidad no solo es un requisito legal y te previene de posibles multas o sanciones, sino que además sirve para construir una relación de transparencia y confianza con tus clientes.

¿Todos los sitios web deben tener una política de privacidad?

Sí, todos los sitios web deben tener una política de privacidad. Actualmente, casi todas las páginas de Internet gestionan algún tipo de información de sus usuarios. Incluso si el sitio no recibe datos sensibles como nombres, teléfonos o números de tarjetas de crédito, es probable que esté recolectando datos identificables como direcciones IP, comportamiento de navegación y cookies.

Quizá hayas oído hablar del Reglamento General de Protección de Datos (RGDP o GDPR, según sus siglas en inglés) que rige en la mayoría de los países de Europa. Veamos cómo se relaciona con la política de privacidad.

¿Qué es el GDPR y cuál es la diferencia con la política de privacidad?

El GDRP o RGDP es una normativa general que se aplica dentro del ámbito de la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo y que incluye principios de protección de datos, derechos de los usuarios y obligaciones para las empresas. La política de privacidad de una página web es una parte clave del cumplimiento del GDPR.

En España, por ejemplo, existe la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantías de los Derechos Digitales, que es la adaptación local del GDRP. Según explica el Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe), “si la página web recoge algún tipo de dato de carácter personal, ya sea a través de un formulario de registro, de contacto o por cualquier otro método o medio, se debe informar de esto, en un apartado dentro del formulario o en el aviso legal de la página web, indicando la política de privacidad que se aplica”.

Y agrega: “Para que la web pueda recoger información personal de los usuarios, ésta debe recabar el consentimiento expreso de los usuarios, informando de la recogida de los datos personales, e indicando la forma en la que el usuario puede ejercer sus derechos”.

¿Por qué debes tener una política de privacidad en tu web?

Tener una política de privacidad clara en tu página web es especialmente importante por diversos motivos:

• Cumplimiento normativo y reducción de riesgos: al detallar claramente las prácticas de manejo de datos, reduces el riesgo de malentendidos con los usuarios y alineas tu sitio con los estándares de protección de datos. Revisar y actualizar la política de privacidad con regularidad ayuda a garantizar el cumplimiento de normativas cambiantes.
• Evitar multas y sanciones: en casos graves, el incumplimiento de las normativas relacionadas con el GDRP puede acarrear multas que van desde 40.000 euros hasta los 20 millones de euros.
• Construcción de confianza con visitantes y clientes: una política de privacidad es también una forma para generar confianza en tu marca. La transparencia ayuda a que los usuarios se sientan respetados y seguros al interactuar con tu sitio, aumentando la probabilidad de que vuelvan a visitarlo y se fidelicen con tu negocio. Los estudios recientes demuestran que más del 80% de los consumidores consideran la protección de sus datos personales como uno de los elementos fundamentales para que las marcas se ganen su confianza y exigen garantías de que su información personal no se compartirá.

¿Qué debe incluir una política de privacidad?

Al redactar una política de privacidad, es fundamental incluir ciertos aspectos clave para garantizar el cumplimiento normativo y la transparencia. Veamos en detalle.

Elementos básicos de la política de privacidad

• Fecha de entrada en vigor: indica la fecha desde la cual la política es válida y si se han realizado cambios desde la última versión.

• Propietario: menciona el nombre legal de la entidad responsable del sitio o negocio.

Prácticas de recolección de datos

Explica claramente qué tipos de datos recopila tu sitio web. Dividirlo en categorías facilita su comprensión para los usuarios:

• Cookies e información de seguimiento: datos recopilados a través de cookies o tecnologías de seguimiento similares, a menudo utilizadas para la funcionalidad del sitio, análisis o fines publicitarios. Menciona si los usuarios pueden gestionar esta configuración a través de un banner de consentimiento o en el área de preferencias.
• Información personal: datos como nombres, direcciones de correos electrónicos y números de teléfono recopilados al crear una cuenta o al registrarse para un servicio o recibir una newsletter.
• Datos de pago: información financiera que se recopila al realizar una compra, como números de tarjetas de crédito o direcciones de facturación.
• Datos de interacción: información sobre cómo los usuarios interactúan con tu sitio o app. Por ejemplo: funciones utilizadas, enlaces pulsados o términos de búsqueda introducidos. Estos datos suelen recopilarse a través de registros de interacción o herramientas de análisis de datos.
• Datos técnicos: detalles como direcciones IP o tipo de navegador que usualmente son recopilados de forma automática.
• Información sensible: incluye datos de salud u otra información altamente personal que podría requerir medidas de seguridad adicionales y consentimiento explícito.

Los fines de la recolección de datos

En esta sección debes detallar cómo planeas utilizar los datos recolectados. Desglosar cada objetivo en viñetas facilita su comprensión.

Algunas de las razones más comunes para el uso de los datos son:  

• Personalización y marketing: explica si los datos del usuario se utilizan para personalizar contenidos y recomendaciones, o si se van a utilizar para enviar correos electrónicos, newsletters u ofertas especiales. Incluye detalles sobre cómo y en qué condiciones los usuarios pueden elegir por no recibir estas comunicaciones.
• Análisis y mejoras de rendimiento: informa a los usuarios si sus datos se utilizan para analizar el rendimiento del sitio web o realizar actualizaciones que mejoren la experiencia del usuario.
• Atención al cliente: explica si los datos se utilizan para ayudar a responder a consultas de los usuarios, solucionar problemas técnicos o prestar alguna clase de servicio de atención al cliente.
• Fines legales y de seguridad: indica si los datos se utilizan para detectar fraudes, garantizar la seguridad del sitio o cumplir con obligaciones legales.

¿Puedes redactar tu propia política de privacidad?

Puedes embarcarte tú mismo en la tarea de redactar la política de privacidad de tu página web sin necesidad de recurrir a un abogado, siempre que incluyas todo lo necesario para cumplir con la legislación vigente. No obstante, debes tener en cuenta que puede ser un proceso complejo y requiere actualizaciones frecuentes.

Usa un generador de políticas de privacidad

Si prefieres automatizar el proceso de redacción puedes usar un generador de políticas de privacidad que se actualiza según la legislación. Termly, por ejemplo, ofrece plantillas y herramientas que te ayudan siempre a estar al día con la normativa vigente.

Usar una herramienta como Termly te facilita el trabajo pesado y te garantiza que tu política de privacidad sea correcta, completa y actualizada sin necesidad de una asesoría legal especializada.

Ejemplo de política de privacidad

A modo de resumen, un ejemplo de política de privacidad debería incluir estas secciones:

• Introducción: Propósito de la política.
• Recolección de datos: Tipos de datos recopilados.
• Uso de datos: Fines específicos del uso de datos.
• Compartición de datos: Información sobre si los datos se comparten con terceros.
• Seguridad: Medidas de protección para cuidar los datos de los usuarios.
• Derechos de usuarios: Explicación de derechos.
• Información de contacto: Cómo hacer consultas.

Incluir estas secciones garantiza que tu política de privacidad contiene todo lo necesario para cumplir con las regulaciones vigentes y ser transparente ante tus visitantes y clientes.

Si quieres un ejemplo concreto, aquí puedes ver nuestra política de privacidad en español.

Protege los datos de tus clientes con una política de privacidad transparente

Como conclusión, podemos decir que una política de privacidad es fundamental para cualquier sitio web, ya que garantiza el cumplimiento de las normativas, reduce riesgos y generar confianza. Al detallar la recopilación y uso de datos, demuestras que priorizas la privacidad y la seguridad de tus usuarios.