¿Cómo crear un webinar exitoso? Guía paso a paso

Crear un webinar es una excelente oportunidad para atraer clientes nuevos y fidelizar los actuales. Muchas empresas, incluyendo tiendas online, utilizan esta estrategia de marketing para mostrar experiencia y conocimiento de un tema en particular, y así fortalecer la imagen de la marca. Si estás pensando hacer el tuyo, en esta guía, te contaremos las claves sobre los webinars: qué es, cómo crear uno y cómo promocionarlos.

¿Qué es un webinar?

Un webinar es la abreviatura de “web seminar” (seminario web). Durante un webinar, un anfitrión imparte una clase, comparte información o realiza una presentación en vivo para una audiencia que puede seguirla desde casa o cualquier otro lugar con acceso a internet.

A diferencia de una videoconferencia convencional, en un webinar solo el ponente tiene la cámara encendida. Esto significa que la audiencia puede ver al orador, pero no al revés. Sin embargo, normalmente es posible hacer preguntas escribiéndolas en un chat en vivo visible en la pantalla mientras el webinar está en curso.

Cualquier persona con conocimientos sobre un tema puede organizar un webinar. Muchas pequeñas y medianas empresas los utilizan para compartir información con sus clientes, mostrar productos y fidelizar a su audiencia.

Por ejemplo, si tienes una tienda online de productos para el cuidado de la piel, podrías organizar un webinar sobre rutinas de skincare que incluyan artículos de tu catálogo. O si eres un diseñador freelance puedes crear un webinar sobre las últimas tendencias de diseño y mostrar trabajos de tu portfolio.

Si tus clientes tienen preguntas durante la sesión, puedes responderlas en un chat en vivo, ya sea a lo largo de la presentación o al final en una sesión de preguntas y respuestas. Esto hará que la experiencia sea más interactiva y fortalecerá el vínculo con tu audiencia.

Cómo organizar y crear un webinar: guía en 6 pasos

A continuación, veremos todos los pasos que debes llevar adelante para hacer un webinar exitoso que resuene en tu audiencia.

1. Elige el tema y el formato

Empieza generando ideas de temas que sean relevantes para tu público objetivo. Puedes comenzar con una lluvia de ideas y luego darle forma concreta. ¿Qué les interesa a tus potenciales clientes? ¿Cuáles son sus preocupaciones? ¿Qué tipo de solución están buscando?

Por ejemplo, si vendes productos de limpieza sostenible, “Consejos de limpieza ecológica” sería un buen tema, ya que es probable que atraiga a clientes potenciales que deseen vivir de manera ecológica; si tienes un sitio web relacionado con fitness, podrías invitar a las personas a un webinar donde demuestres diversos ejercicios abdominales, lo que fomentaría que los asistentes visiten tu página y exploren tus cursos online o productos; si tienes un negocio B2B que ofrece una solución contable, podrías invitar a expertos contables de tu equipo para participar en una mesa redonda y analizar las últimas leyes vigentes.

Formatos de webinars

Los webinars pueden adoptar distintos formatos. Elige el que mejor se adapte a tu negocio y al mensaje que quieres transmitir. Algunos de los formatos más comunes y populares son:

• Presentación: Comparte conocimientos con la audiencia.
• Demostración de producto: Muestra cómo usar un producto o solución específica.
• Mesa redonda: Reúne a varios expertos de tu sector o empresa para debatir un tema relevante.
• Entrevista: Realiza una entrevista en vivo con un experto de tu equipo o un especialista externo.
• Preguntas y respuestas (Q&A): Ofrece una breve presentación y dedica el resto del tiempo a responder las dudas de los asistentes.

2. Selecciona a los oradores e invitados

Puedes hacer que tu webinar sea más atractivo invitando a un experto de tu industria como ponente invitado. Por ejemplo, si tienes una tienda online de alimentos saludables, podrías invitar a un nutricionista para que dé a los asistentes consejos sobre un estilo de vida saludable y explique los beneficios de incluir tus productos en su dieta; si vendes libros, puedes invitar a un crítico literario o un bookfluencer para que hablen sobre las últimas tendencias en la ficción y recomienden libros.

Los oradores invitados que no están directamente relacionados con tu negocio aumentan la credibilidad de tu marca, ya que la aprobación de un tercero resalta los beneficios de tus productos. Esto, en efecto, es una forma de social proof, en la que los clientes existentes recomiendan tus productos o servicios a otros clientes.

3. Prepara el contenido

Prepara bien el contenido de tu webinar escribiendo un guion. Puedes estructurarlo respondiéndote algunas preguntas:

• ¿Cuál es el mensaje principal que quieres transmitir?
• ¿Qué preguntas vas a responder?
• ¿Qué aprenderá tu audiencia cuando termine el webinar?

Es importante comenzar con un gancho que capte la atención de los asistentes desde el principio. Si has invitado a ponentes o hay varios oradores, colabora en el guion y acuerda de antemano quién dirá qué y en qué orden.

También es útil crear algunas diapositivas con imágenes, infografías u otros elementos visuales que ilustren o aclaren tu mensaje. En una de tus primeras diapositivas, podrías listar brevemente los puntos clave del webinar. De esta forma, tu audiencia sabrá desde el principio qué pueden esperar.

Evita las diapositivas con mucho texto, aunque tengas mucho que compartir. Tu audiencia preferirá escucharte hablar en lugar de leer una pared de texto en la pantalla.

Recuerda que tu audiencia no asiste a tu webinar para escuchar un discurso de ventas. Aunque está bien mencionar tus productos, el webinar debe ofrecer valor real. La audiencia debe obtener conocimientos o consejos prácticos, incluso si no compran tus productos.

4. Elige una plataforma y revisa el equipo

Existen muchas plataformas diferentes que puedes utilizar para organizar tu webinar. Algunas requieren un pago para usarlas, mientras que otras son completamente gratuitas. Es importante destacar que la elección de la plataforma influye en cuántas personas pueden asistir a tu webinar.

Las herramientas gratuitas suelen tener un límite sobre el número de participantes. También pueden carecer de la opción para que los participantes se registren con antelación. Por lo tanto, debes evaluar cuál es la plataforma más adecuada para tu webinar y tu negocio.

Plataformas gratuitas para webinars:

• Microsoft Teams 
• Zoom 
• Google Meet 
• YouTube Live 

Plataformas de pago para webinars:

• Demio 
• ON24  
• WebinarJam 
• GoTo

En cuanto al equipo, lo único que necesitas para organizar un webinar es un ordenador portátil con una cámara web y micrófono para todos los ponentes. Si deseas una mejor calidad de sonido e imagen, puedes invertir en una cámara web y micrófono externos.

Además, debes asegurarte de llevar a cabo el webinar en un lugar donde tengas conexión a Internet rápida y fiable, a fin de evitar interrupciones en la presentación.

5. Elige la fecha y hora

Una vez que tengas el contenido y la plataforma de webinar listos, puedes comenzar a organizar la fecha y hora del webinar. Una investigación de la plataforma Contract reveló que el mejor momento para llevar a cabo un webinar es entre las 11 y las 14 horas, y los mejores días son los miércoles, jueves y viernes. Al elegir una hora, debes tener en cuenta las distintas zonas horarias si algunos de tus asistentes están en otras ciudades o países.

6. Promociona tu webinar

Llegó la hora de hacerle saber al mundo que vas a llevar a cabo tu webinar. Comienza con tu lista de correos electrónicos, aquellos usuarios que ya se han suscrito a tu boletín o han aceptado recibir marketing por correo electrónico de tu empresa. Elabora un correo breve con la fecha, la hora, el enlace al webinar y una breve descripción del mismo. Menciona el webinar en el asunto para asegurarte de que tus destinatarios no se pierdan la invitación.

También puedes crear una landing page dedicada para tu webinar. La página debe tener un solo objetivo: conseguir que los visitantes se registren en tu webinar. Escribe una breve descripción del webinar y una llamada a la acción que tus visitantes no puedan resistir.

Si has creado tu sitio web con el Website Builder de one.com, puedes crear fácilmente una landing page para tu webinar. Y si te quedas sin ideas, el asistente de escritura de IA integrado puede ayudarte a redactar el texto de la landing page y del resto del sitio web de tu empresa.

También debes aprovechar tus canales de redes sociales para promocionar tu webinar, ya sea compartiendo publicaciones orgánicas e historias o creando anuncios pagados.

Consejo: Envía un recordatorio a tus asistentes un día antes o el mismo día del webinar para que no lo olviden.

4 consejos finales para hacer un webinar exitoso

Ensaya antes del evento

Es fundamental practicar la presentación de tu webinar. Asegúrate de estar familiarizado con el contenido y las diapositivas. Lo mejor es hacer una prueba completa del webinar en la plataforma que hayas elegido, para asegurarte de que todo funciona según lo planeado. Además, testea la configuración de la cámara y el sonido para minimizar el riesgo de problemas técnicos.

Si hay varios oradores, es recomendable ensayar juntos para coordinar las partes de cada uno en el webinar. Cronométrate (esto también aplica si estás solo) y ajusta el contenido si ciertas secciones son demasiado largas o demasiado cortas.

Ten un plan B

Es probable que tu webinar se desarrolle sin problemas, pero siempre existe la posibilidad de que la tecnología o tu memoria te fallen. Prepárate para esto con un buen plan de respaldo:

• Imprime tus diapositivas y notas por si falla la presentación virtual.
• Ten acceso a una conexión por cable por si se cae el WiFi.
• Haz una lista de pendientes con todas las cosas que necesitas comprobar y táchalas a medida que las vayas completando, por ejemplo, presionar el “botón de grabar”.

Conéctate temprano para charlar y saludar

Inicia tu webinar unos minutos antes de la hora programada para tener tiempo suficiente de saludar a los primeros asistentes y mantener una conversación informal. Esto creará un ambiente más relajado e informal, tanto para ti como para tu audiencia. Además, fortalecerá tus relaciones con los clientes y hará que tu marca se vea como algo más que un logotipo y una gama de productos.

Mantén el contacto con tu audiencia después del webinar

Una vez que hayas terminado tu webinar, es momento de asegurarte de que tu negocio aproveche al máximo el tiempo y esfuerzo invertidos en organizarlo. Envía un correo de “gracias por asistir” a los participantes e incluye un enlace al video grabado, para que puedan verlo nuevamente si lo desean. También puedes enviar este correo a los clientes que no pudieron ver el webinar en vivo.

En estos correos, puedes aprovechar para compartir un enlace a un artículo relevante de tu sitio web, a tu eBook o a un producto mencionado durante el webinar. Y ¿por qué no ofrecer a los asistentes un descuento o un beneficio especial como agradecimiento por su participación y para fomentar la lealtad del cliente?

Conclusión: los webinars son herramientas de marketing poderosas

El formato de webinar abre muchas oportunidades para fortalecer el vínculo con tus clientes y atraer nuevos, lo que ayuda a establecer tu autoridad y mostrar tu experiencia. Esta es una buena receta para un marketing eficaz, que presenta tu negocio de la mejor manera y asegura que tu marca siga siendo relevante.

¡Buena suerte con tu webinar!