Guía completa sobre RGPD: qué es, por qué surge y qué sanciones existen

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR, por sus siglas en inglés) puede parecer complejo, pero es esencial para todas las empresas y webs de la UE. Por eso resulta importante conocerlo en detalle. Para ayudarte, en este artículo te explicaremos de forma sencilla las claves sobre el RGPD: qué es, por qué surge, cómo se aplica y qué sanciones puede recibir una empresa o una web si no cumple con sus normas. ¡Vamos allá!

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR, por sus siglas en inglés) es una normativa de la Unión Europea que entró en vigor en 2018 y regula el tratamiento de los datos personales. Su objetivo es proteger la privacidad de los ciudadanos y hacer que el manejo de sus datos sea más transparente y seguro. En líneas generales, el RGPD establece cómo pueden las empresas, organizaciones e incluso particulares recopilar, almacenar, procesar y compartir información personal.

Estas normas, unificadas a nivel europeo, buscan garantizar un alto nivel de protección de datos y reforzar la confianza de los usuarios. “La protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de datos personales es un derecho fundamental”, explica en el primer artículo de la introducción del RGPD.

¿Por qué surge el RGPD?

Hasta la implementación del RGPD, estaba vigente la Directiva de Protección de Datos de la UE de 1995. Luego, cada país adaptaba la directiva a su marco normativo. Sin embargo, a partir de la expansión de Internet, el desarrollo de nuevas plataformas online como las redes sociales y la creciente recopilación de datos personales, la UE decidió avanzar en una normativa unificada y más completa que tenga en cuenta los nuevos retos de la era digita

En este sentido, el origen del RGPD se encuentra en la creciente importancia de los datos dentro de Internet y el riesgo por el uso indebido de la información personal. Con esta regulación, se creó un marco legal unificado que protege. Con esta regulación se creó un marco legal unificado que protege los derechos de las personas, al tiempo que permite a las organizaciones contar con un estándar para el tratamiento de datos de forma eficaz y segura.

El RGPD entró en vigor en todos los países de la Unión Europea en mayo de 2018. Luego, cada país puede añadir especificaciones en sus normas, pero la RGPD debe ser cumplida por todas las empresas, webs y plataformas que operen en la UE. Según explica la Agencia Española de Protección de Datos, “el RGPD es una norma directamente aplicable, que no requiere de normas internas de trasposición ni tampoco, en la mayoría de los casos, de normas de desarrollo o aplicación. Por ello, los responsables deben ante todo asumir que la norma de referencia es el RGPD y no las normas nacionales”.

Los objetivos del Reglamento General de Protección de Datos

El principal objetivo del RGPD es proteger los datos personales y preservar la privacidad de los ciudadanos de la UE. Obliga a las empresas y organizaciones a recopilar datos únicamente con el consentimiento expreso de las personas afectadas y a gestionarlos de forma segura. También busca fortalecer los derechos de los usuarios de sitios web. Estos cuentan ahora con derechos más amplios, como acceder, corregir, eliminar o limitar el uso de sus datos.

Además, el RGPD fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia en el tratamiento de datos, con el fin de generar confianza en los usuarios y armonizar las normas legales para las empresas en todo el territorio europeo.

Los principios fundamentales del RGPD

El RGPD se basa en una serie de principios esenciales que garantizan un alto nivel de protección de los datos:

• Transparencia de la información: Es uno de los principios clave del RGPD. Las empresas deben informar a sus usuarios de forma clara y comprensible sobre qué datos recogen, con qué finalidad los utilizan y durante cuánto tiempo los almacenarán. Esto se suele hacer a través de una política de privacidad, que debe estar publicada en la web y ser accesible en todo momento.
• Consentimiento del usuario: Las empresas solo pueden recopilar o procesar datos personales si el usuario ha dado su consentimiento explícito. Este consentimiento debe ser voluntario, específico e inequívoco. El ejemplo más concreto es el consentimiento en el banner de cookies. Para cumplir con el RGPD, se requiere un procedimiento de aceptación activa, como marcar una casilla (“opt-in”).
• Derechos de las personas usuarias: El RGPD refuerza significativamente los derechos de los titulares de los datos. Los usuarios tienen derecho a acceder a la información que se guarda sobre ellos y a saber cómo se utiliza (derecho de acceso). También pueden solicitar la corrección de datos inexactos (derecho de rectificación) o la eliminación de su información si ya no es necesaria o si se ha tratado de forma ilícita (derecho al olvido). Además, tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos o a recibirlos en un formato estructurado y de uso común (derecho a la portabilidad). Estos derechos otorgan a los usuarios un mayor control sobre su información personal y refuerzan su privacidad.

¿Cómo impacta el RGPD en una página web?

Si tienes una página web, cumplir con el RGPD es una tarea fundamental. No importa el objetivo de tu web, ya sea una tienda online, un blog personal o un portfolio digital, tienes la obligación de gestionar los datos de tus visitantes acorde a la normativa.

Estas son las obligaciones que tienes que cumplir según la RGPD:

• Requisitos para el tratamiento de datos: Los propietarios de páginas web deben asegurarse de que solo recopilan y procesan datos personales de acuerdo con lo establecido por el RGPD. Esto implica que los datos solo pueden ser tratados con fines específicos y legítimos, y deben mantenerse actualizados y exactos. Además, es obligatorio implementar medidas de seguridad adecuadas para protegerlos frente a accesos no autorizados o pérdidas.
• Política de privacidad y uso de cookies: Toda web que procese datos personales debe incluir una política de privacidad que explique de forma transparente qué datos se recogen, por qué se recopilan y cómo se utilizan. Asimismo, los propietarios del sitio deben informar claramente sobre el uso de cookies y obtener el consentimiento activo de los usuarios (por medio de un banner de cookies). Las funciones específicas de las cookies —como las de seguimiento— también deben explicarse de forma clara.
• Asignar un delegado de Protección de Datos: Según el tamaño de la empresa y el tipo de tratamiento de datos, muchas organizaciones deben nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPD). Este profesional se encarga de supervisar el cumplimiento del RGPD y actúa como punto de contacto para cualquier cuestión relacionada con la privacidad. Además, vela por que todos los procesos de tratamiento de datos se ajusten a la normativa y asesora al propietario del sitio web sobre cómo implementar medidas de protección adecuadas. En grandes empresas o en casos de tratamiento intensivo de datos, el DPD es una figura clave para garantizar los derechos de los usuarios.

¿Cuándo debes cumplir con el RGPD?

Como propietario de una página web, es imprescindible cumplir con el RGPD en diversas situaciones para evitar riesgos legales y garantizar la privacidad de tus usuarios. Aquí te damos algunos ejemplos:

1. Recogida de datos personales: Si recopilas datos personales como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono o direcciones IP —ya sea a través de formularios, suscripciones a newsletters, reservas online o formularios de contacto— debes cumplir con los requisitos del RGPD. Esto incluye obtener el consentimiento explícito de los usuarios y asegurar que los datos se almacenen y procesen de forma segura.
2. Uso de cookies y tecnologías de seguimiento: Si tu web utiliza cookies para rastrear a los usuarios (por ejemplo, con fines analíticos o de marketing), estás obligado a informar a los usuarios y obtener su consentimiento antes de que se activen las cookies. Esto también se aplica a todas las formas de seguimiento, como Google Analytics o plugins de redes sociales.
3. Tiendas online y procesamiento de pagos: Si gestionas una tienda online que procesa pagos o pedidos, debes garantizar que los datos personales —como la información de tarjetas de crédito, direcciones y historiales de compra— se traten y almacenen de forma segura y conforme al RGPD. También debes ofrecer a los usuarios acceso a sus datos y la posibilidad de eliminarlos si lo desean.
4. Recogida de datos por parte de terceros: Si tu web integra herramientas o servicios de terceros que recopilan datos de los usuarios (como vídeos incrustados), debes asegurarte de que estos proveedores también cumplen con el RGPD. En estos casos, también es necesario obtener el consentimiento de los usuarios.
5. Derechos de los usuarios y acceso a sus datos: Si los usuarios de tu web desean consultar, corregir o eliminar sus datos, como propietario del sitio debes garantizar estos derechos conforme al RGPD. Esto implica ofrecer mecanismos sencillos para que los usuarios puedan solicitar o borrar su información personal.
6. Portabilidad de los datos: También debes informar a tus usuarios de que tienen derecho a recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, y a transferirlos a otro proveedor. Esto resulta especialmente relevante para páginas que almacenan grandes cantidades de información personal, como servicios online o redes sociales.

¿Cómo diseñar una página web para cumplir con el RGPD?

Diseñar una página web que cumpla con la normativa del RGPD implica que, como propietario del sitio, tomes precauciones específicas en materia de privacidad y respetes los derechos de los usuarios.

Integración de las normativas de protección de datos

Cualquier sitio que trate datos personales debe contar con una política de privacidad fácilmente accesible. Este documento debe explicar de forma detallada qué datos se recopilan, con qué finalidad se utilizan, cuánto tiempo se almacenan y cómo pueden los usuarios ejercer sus derechos. La política debe redactarse de manera clara y comprensible, y mantenerse actualizada con regularidad. Si quieres profundizar más, échale un ojo a nuestra guía sobre la política de privacidad.

Uso de cookies y banners de cookies

Los propietarios de sitios web deben informar activamente a los usuarios sobre el uso de cookies y obtener su consentimiento. Un banner de cookies debe aparecer en la primera visita e informar al usuario sobre el tipo de cookies utilizadas (por ejemplo, de seguimiento, marketing o funcionales), ofreciendo una opción clara para aceptarlas o rechazarlas. Solo se pueden activar sin consentimiento aquellas cookies que sean estrictamente necesarias. Puedes saber más en nuestro artículo dedicado a cómo generar banners de cookies.

Medidas de seguridad en el tratamiento de datos

El RGPD exige que los datos personales estén protegidos mediante medidas técnicas y organizativas adecuadas. Esto incluye la encriptación de los datos, el uso de conexiones seguras (como HTTPS), actualizaciones periódicas de seguridad y garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos. Estas medidas no solo ayudan a prevenir usos indebidos, sino que también son clave para cumplir con la normativa.

Multas, sanciones y consecuencias por incumplimiento de RGPD

No cumplir con el RGPD puede tener consecuencias graves para los propietarios de páginas web:

Posibles sanciones y multas

Una infracción del RGPD puede conllevar multas muy elevadas. Las sanciones pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global de la empresa, lo que sea mayor. El importe dependerá de la gravedad de la infracción y de la cooperación con las autoridades. En los casos más graves, incluso podrían aplicarse consecuencias penales.

Hemos elaborado un artículo especial sobre sanciones por protección de datos donde puedes consultar cuáles son las posibles multas. En España, por ejemplo, la Agencia de Protección de Datos ha impuesto a pequeñas y medianas empresas multas que van desde los 600 euros hasta los 25.000.

Pérdida de reputación y confianza

Más allá de las multas económicas, el incumplimiento del RGPD puede dañar seriamente la reputación de una empresa. Los usuarios pierden la confianza en aquellas marcas que tratan sus datos de forma negligente o que no respetan su privacidad. Esta pérdida de imagen puede tener efectos duraderos en la fidelización de clientes y en el éxito del negocio, especialmente en un entorno donde los consumidores valoran cada vez más la seguridad de sus datos personales.

Cómo hacer que tu web cumpla con la ley

Esperamos no haberte asustado con todos estos requisitos. La buena noticia es que no es realmente complicado cumplir con la RGPD. Hoy en día existen soluciones estandarizadas que te ayudan a cumplir fácilmente con la normativa. Con nuestra herramienta Termly puedes gestionar el consentimiento de cookies, generar banners de cookies y crear tus políticas legales con solo unos clics.

Termly escanea tu web para identificar cookies, generar automáticamente una política de privacidad, una política de cookies y un banner personalizado, y mantenerlo todo actualizado de forma automática. Tus clientes lo notarán y confiarán más en ti.

Conclusión: el RGPD como una oportunidad para generar confianza

El RGPD puede parecer un gran desafío al principio, pero también representa una oportunidad valiosa para que los propietarios de sitios web ganen la confianza de sus usuarios y la consoliden a largo plazo. Una web que cumple con el RGPD no solo ofrece seguridad jurídica, sino que también transmite un mensaje claro: en este sitio se respeta y protege la información personal.

Un tratamiento transparente y seguro de los datos ayuda a reforzar la relación con los clientes y a mejorar la reputación de tu empresa. A largo plazo, contar con una web adaptada al RGPD te beneficiará, ya que no solo minimizarás los riesgos legales, sino que también aumentarás la confianza y satisfacción de tus visitantes.

La protección de datos no es solo una obligación legal, sino un factor clave para el éxito de cualquier sitio web, especialmente en un mercado donde la confianza y la seguridad son esenciales.