Protocolo para escribir email: Qué es y ejemplos (2024)

El protocolo para escribir email es el conjunto de normas que garantizan una comunicación eficaz y respetuosa a través del email o correo electrónico. Es esencial tenerlo en cuenta para garantizar la armonía entre compañeros de trabajo y evitar malentendidos con los clientes. En este artículo aprenderás los mejores consejos de protocolo para escribir email.

¿Qué es el protocolo para escribir email?

El protocolo para escribir email es la norma de comportamiento correcto en la redacción de emails. Dicta la forma en que debes dirigirte a tus compañeros y clientes. El objetivo es crear un entorno de trabajo armonioso y tratar a tus clientes con respeto. Su aplicación es fundamental para el éxito empresarial.

¿Por qué es importante el protocolo para escribir email?

El protocolo para escribir email es importante porque a las personas les gusta que las respeten. Es más probable que tus clientes perciban tu negocio de manera favorable si les respetas. Asimismo, tus compañeros de trabajo trabajarán más eficazmente si creen que hay respeto mutuo.

El protocolo para escribir email también fomenta el mutuo entendimiento. Es como la educación en el mundo real. Si todos siguen las mismas normas, las posibilidades de que se produzca un malentendido son menores, y esto ayuda a evitar errores caros en el lugar de trabajo.

Imagina que estás trabajando en una campaña de email marketing para tu tienda online. Si tu campaña es confusa o irrespetuosa, ahuyentarás a tus clientes. Una comunicación eficaz es fundamental para aumentar tus tasas de conversión y vender productos online. Así que lee las mejores prácticas sobre el protocolo para escribir email.

Consejos sobre cómo escribir un email formal (también sirve para los estudiantes)

El webmail es una herramienta poderosa. Pero como ocurre con la mayoría de las tecnologías, depende de ti utilizarla bien. Así pues, lee las siguientes 20 reglas que garantizan que tus emails causen una magnífica impresión y que siguen las mejores prácticas sobre el protocolo para escribir email.

1. Decide si tu email es necesario

No necesitas enviar todos tus mensajes por email. Muchas empresas utilizan aplicaciones de mensajería como Slack o Microsoft Teams para enviar mensajes rápidos. También puedes ir al sitio de tu compañero y charlar.

2. Utiliza una dirección de correo corporativo

Las personas en general siguen uno de los consejos esenciales de ciberseguridad: no abrir mensajes de fuentes desconocidas. Utilizar una dirección de correo corporativo permitirá que los destinatarios comprueben que tu mensaje proviene de una empresa que conocen, lo que aumentará tus tasas de apertura.

Tampoco utilices nunca un correo personal para comunicarte con tus compañeros. Resultaría poco profesional. Utiliza tu correo electrónico corporativo para cualquier asunto relacionado con la empresa. Esta regla también se aplica al escribir un email formal.

3. Envía tu email en horario laboral

Puede que a las 8 de la tarde te acuerdes de que tienes que informar de algo a tus compañeros de trabajo. Si puede esperar, que espere. Envía tu mensaje a primera hora de la mañana del día siguiente. Así demuestras que respetas el equilibrio entre la vida laboral y personal de tus compañeros.

Este consejo es aún más importante si eres un directivo. Enviar emails a tu equipo fuera del horario de oficina puede suponer que esperas que estén disponibles por la noche. O es posible que dejen de realizar sus actividades para responderte porque se sienten obligados.

4. Escribe un asunto claro

Quieres que abran tu mensaje. Es más probable que los destinatarios lo hagan si saben de qué trata. Por tanto, escribe un asunto descriptivo. Pregúntate si se puede adivinar correctamente el contenido de tu email basándose únicamente en el asunto.

5. Escribe el saludo adecuado

Personaliza tu mensaje tanto como sea posible. Evita encabezados genéricos como “A quien corresponda”. Si conoces el nombre del destinatario, empieza tu mensaje con “Estimado”, “Estimada”. Para emails menos formales, puedes empezar saludando con un “Hola”.

6. Llama a las personas por su nombre

La Universidad Estatal de Michigan afirma en este informe que usar el nombre de alguien en una conversación puede ayudar a generar confianza. Utilízalo a tu favor, y empieza siempre tu email con el nombre del destinatario. 

Ejemplo de protocolo para escribir email informal: 

“Hola Juan,

Te envío el informe sobre…”

Es esencial conocer la formalidad que se espera cuando te diriges a alguien. Escribe el nombre de pila de la persona cuando quieras dar un tono informal. Escribe el apellido si quieres sonar formal. Si no estás seguro, ve sobre seguro y sé formal.

Ejemplo de protocolo para escribir email formal:

“Estimado Sr. González,,

Le envío el informe sobre…”

7. Mantén un orden adecuado

La confusión conduce al desinterés. Si tu email es un batiburrillo inconexo de ideas, los destinatarios empezarán a leerlo y lo dejarán enseguida. Utiliza la misma estructura de un ensayo: introducción, desarrollo del tema y conclusión corta.

8. Respeta el tiempo de los demás

Ve directo al grano y explícate lo más brevemente posible. Las personas en el trabajo están ocupadas y no tienen tiempo para leer una tesis. Si tu email es una parte de comunicación importante, asegúrate de pedir opinión antes de enviarlo.

9. Cíñete a una idea

La mejor forma de garantizar que tu email sea breve es ceñirte a una sola idea. Antes de escribirlo, piensa en el mensaje central que quieres que los destinatarios entiendan. Una vez que lo tengas claro, escribe el correo en torno a esta idea.

Este método evita que te vayas por la tangente innecesariamente, lo que alargaría tu mensaje. Si tienes diferentes temas a tratar, escribe mensajes separados. 

CTA 2: Crear un correo corporativo

10. Respeta las reglas gramaticales

La gramática existe por una razón. Garantiza que todos escribamos de la misma manera para que nos podamos entender. Por eso, no escribir correctamente puede hacer que tu mensaje resulte confuso, y, sin duda, será poco profesional.

11. Emplea la debida formalidad

Algunos lugares de trabajo son más formales que otros. Por ejemplo, un bufete de abogados tiende a ser muy formal, mientras que una startup de diseño será más informal. Es fundamental conocer el nivel de formalidad que se espera en tu empresa. Utilízalo.

Lo mismo sucede cuando envías un email a tus clientes. Cuanto mejor les entiendas, más eficaz será tu forma de comunicar. Ser demasiado informal con los mayores puede parecer irrespetuoso, mientras que ser demasiado formal puede ahuyentar a los jóvenes.

12. Demuestra que te interesas

Incluye un toque personal al escribir tu mensaje, pero ve más allá del típico “Espero que estés bien”. Si sabes algo de tu compañero, escríbelo en tu email, pero sé breve. Escribe una frase corta.

Ejemplo de protocolo para escribir email:

“Hola Juan,

Espero que estés feliz de que tu equipo ganase ayer. Adjunto te envío el informe sobre…”

13. No insultes la inteligencia de tu audiencia

Evita explicar las cosas en exceso. Imagina que estás trabajando en un proyecto que requiere la cooperación de otro departamento y crees que no saben mucho sobre lo que haces, así que les envías largas explicaciones. Aunque tu intención sea buena, los demás pueden malinterpretar tu mensaje.

Si lo que describes parece obvio, los demás pensarán que insultas su inteligencia. Supongamos que alguien acude a ti y te dice: “Como redactor de contenidos, escribo contenidos. Mi objetivo es informar a los lectores”. Ten cuidado con tus explicaciones.

14. Evita los archivos adjuntos de gran tamaño

La mayoría de los proveedores de hosting de email limitan la cantidad que puedes almacenar en un servidor de correo electrónico. Algunos pueden ser muy restrictivos, así que evita ocupar una buena parte de la capacidad de almacenamiento de los demás enviando archivos muy grandes. Una buena alternativa es subir archivos a Google Drive y enviar un enlace. 

15. Escribe una despedida

Igual que empezaste tu email con un saludo, termínalo con una despedida apropiada. Diles que no duden en ponerse en contacto contigo si tienen preguntas o comentarios, y termina con algo como “Un cordial saludo”. Lo que utilices dependerá del nivel de formalidad que pretendas.

Ejemplo de protocolo para despedirse en un email: 

Ejemplos formales:

• Un saludo.
• Atentamente.
• Cordialmente.
• Saludos cordiales.

Ejemplos informales:

• Que tengas un día estupendo.
• Cuídate.
• Buen fin de semana.
• Nos vemos.

16. Incluye tu firma

Es una buena práctica profesional firmar tus emails. La mayoría de los proveedores de correo te permiten crear una firma que va automáticamente al final de tu mensaje para que no tengas que escribirla cada vez. Tu firma debe incluir lo siguiente:

• Nombre y apellido(s).
• Cargo.
• Nombre de la empresa.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono.
• LinkedIn (si lo tienes).

Lee nuestra guía sobre cómo firmar un correo electrónico para más información. Lo mejor es escribir tu firma en cuanto crees una nueva cuenta de correo electrónico y configurarla para que aparezca automáticamente.

17. Revisa

Un email lleno de erratas implica que no te has preocupado lo suficiente como para prestar atención a tu mensaje o revisarlo. Si a ti no te importa, al destinatario tampoco. Por tanto, asegúrate de que los demás perciban que te has esforzado por escribir un email perfecto.

18. Añade la dirección del destinatario al final

Los accidentes ocurren, y uno de ellos es enviar un email antes de que esté terminado. Para evitarlo, mantén en blanco el campo del destinatario hasta que estés listo para enviarlo. Así te aseguras de que nadie reciba un texto a medio escribir o un mensaje lleno de erratas.

19. Responde a tus correos

Algunas personas pueden asumir lo siguiente: si no contesto = no. Así que deciden no contestar a ciertos mensajes. No hagas eso. Aunque tu respuesta sea negativa, contesta. Muestra respeto a tu compañero o cliente. No les dejes con la duda ni esperando tu respuesta.

20. Espera a enviar un mensaje de seguimiento

La gente está ocupada, por lo que puede tardar en responder. Respétalo. A menos que sea urgente, es mejor esperar dos días antes de enviar un mensaje de seguimiento. De lo contrario, puedes parecer insistente o desesperado.

Ejemplos de protocolo para escribir email

Los consejos de la sección anterior te ayudarán a escribir emails que generen resultados. Y ahora puedes aprender a través de algunos ejemplos prácticos de protocolo para escribir email.

Ejemplos de protocolo para escribir un email informal 

Hola Antonio,

¡Espero que no estés cansado de celebrar la victoria del Barcelona anoche! De todas formas, te envío el informe que me pediste sobre las ventas del último trimestre.

¡Las ventas del Producto A se han disparado! ¡Han subido un 50% en el último trimestre! Eso sí, las valoraciones de los usuarios han bajado de 5/5 a 4/5. Quizá podamos mirarlo.

Puedes ver más cifras interesantes en el informe adjunto. Ya me dirás si tienes alguna pregunta.

Que el Barça siga ganando.

Que tengas un buen día,

Felipe Mijares

Director Comercial – Empresa XYZ

felipe.mijares@empresaxyz.es

Tlf.: 0000-0000

Ejemplos de protocolo para escribir un email formal

Estimado Sr. Jiménez,

Le envío el informe que he elaborado sobre las ventas del último trimestre. Me complace informarte de que hemos registrado un aumento del 50% en las ventas del producto A. Lamentablemente, las opiniones de los usuarios han bajado de una puntuación de 5/5 a una de 4/5. Me gustaría concertar una reunión para tratar este tema.

Puede obtener más conclusiones interesantes en el informe que le envío. Si tiene alguna pregunta, no dude en escribirme.

Atentamente,

Felipe Mijares

Director Comercial – Empresa XYZ

felipe.mijares@empresaxyz.es

Tlf.: 0000-0000

Con estas sugerencias te aseguras de que tu mensaje se ajusta al protocolo para escribir un email en el trabajo, tanto si es para escribir un correo a tus compañeros de trabajo como si es a personas ajenas a tu organización.