¿Cómo firmar un correo electrónico o email?

¿Qué es una firma de correo electrónico o firma de email? 

Una firma de correo electrónico o firma de email es la información de contacto que se escribe al final de un correo electrónico o email para facilitar al destinatario la comunicación con nosotros. Si te estás preguntando si necesitas una firma de correo electrónico, la respuesta probablemente sea sí. Siempre es bueno dejar tus datos por si el destinatario quiere, por ejemplo, reenviar tu correo o llamarte sin que esto le suponga demasiado esfuerzo.

¿Cómo firmar un correo electrónico? 

La forma en que debes crear tu firma de email depende del destinatario. ¿Se trata de una firma de correo empresarial que se utilizará con carácter profesional, o es para que la vean tu familia y amigos? Si lo que buscas es una muy buena firma de correo electrónico personal, lo mejor es que sea fácil, concisa, útil y que vaya al grano. 

A continuación encontrarás algunos ejemplos de firmas de correo, así como también algunos elementos a tener en cuenta:

• Cierre

Las mejores firmas de correo electrónico contienen un cierre. Este puede ser lo que tú quieras, desde “un cordial saludo” hasta “atentamente”. A nosotros nos gusta escribir “un cordial saludo”. Ten en cuenta que debes pensar en el contexto del correo electrónico antes de añadir el cierre. Este puede variar si se trata de correos empresariales o personales.

• Nombre y apellido

Una fácil. Escribe tu nombre y apellido de la forma en que lo sueles hacer, aunque también le puedes dar un giro y escribirlo en negrita. Tú decides. Solemos escribir nuestros nombres para informar sobre quién es la persona que envía el correo electrónico. Esta también es una excelente manera de evitar que escriban mal tu nombre.

• Número de teléfono

Siempre es una buena idea escribir tu número de teléfono en tu firma de email, en caso de que el destinatario quiera llamarte en respuesta a tu correo. Pongámoselo fácil.

• No lo compliques

Tu firma de correo electrónico debe ser sencilla. Al diseñar la firma de tu email, añadir un toque de color puede resultar útil, ya que ayudará a que tu firma de correo electrónico destaque del resto de tu email.

• Jerarquía para guiar al destinatario 

Una buena jerarquía señala la información más valiosa, sirviendo de guía al destinatario, ayudándole a encontrar lo que busca con mayor rapidez. Puedes destacar aquello que te gustaría que recibiese la mayor atención usando mayores tamaños de fuente, así como diferentes grosores y colores.  

• Compatible con dispositivos móviles 

En nuestra sociedad actual, muchas personas leen sus correos electrónicos en sus teléfonos móviles. Por lo tanto, es esencial que te asegures de que el diseño de tu firma de email sea compatible con dispositivos móviles. El objetivo es que el destinatario lea el contenido de tu correo electrónico y que pueda ponerse en contacto contigo fácilmente. Para asegurarte de que tu firma de email se ve correctamente en teléfonos móviles, puedes hacer uso de alguna de las numerosas herramientas en línea gratuitas que permiten previsualizar el aspecto que tendría tu firma de correo electrónico en diferentes dispositivos. 

¿Cómo firmar un correo electrónico empresarial?

Te estarás preguntando qué poner en tu firma de email de empresa. Piénsalo de la siguiente manera: tu firma de correo empresarial es una herramienta que te puede ayudar a promocionar tu imagen y tu marca. Además de tu nombre y tu número de teléfono, debes añadir el cargo que desempeñas en la empresa, e incluso el logotipo de la misma. Algunas personas también enlazan el sitio web de la empresa en su firma de correo electrónico. Todo depende de ti y de lo que quieras que la gente asocie con tu nombre. 

Existe un debate sobre la conveniencia de incluir la dirección de correo electrónico en la firma del email. Algunas personas creen que resulta redundante, mientras que otras creen que es importante si alguien reenvía tus correos electrónicos. Nosotros pensamos que no está de más escribir tu dirección de correo electrónico otra vez. 

Hemos recopilado una lista de los elementos necesarios para ayudarte a decidir aquellos que consideres relevantes para ti y para tu marca a la hora de crear tu firma de email de empresa, y que esta sea original. El objetivo es crear una buena firma de correo electrónico, sin abrumar a nuestros destinatarios. 

Grandes complementos a tu firma de correo empresarial: 

• Cargo

Además de escribir tu nombre y apellido, también debes escribir el cargo que desempeñas en la empresa. De esta manera, el destinatario podrá comprender mejor tu función y tu experiencia. Lo mejor sería que también escribieras el nombre de tu empresa o el nombre de la empresa para la que trabajas. Es una buena forma de ganar credibilidad, ya que es muy probable que el destinatario te asocie con esa empresa en futuras comunicaciones. También puedes añadir un logotipo y un enlace al sitio web de la empresa para facilitar el acceso al destinatario. 

• Número de teléfono

Para conseguir la mejor firma de correo electrónico posible, debes escribir tu número de teléfono, fax o cualquier otro medio de comunicación. Lo importante es facilitar al destinatario el contacto contigo. También deberías incluir el prefijo internacional de tu país si tienes contactos y clientes en el extranjero. Para crear una firma de correo original, puedes enlazar con tu número de teléfono. Así, el destinatario te puede llamar con un solo clic.

• Iconos de redes sociales 

Las redes sociales desempeñan un papel importante en nuestro mundo. Es común hoy en día comprobar las redes sociales de las personas con las que nos encontramos, es una forma de averiguar qué le interesa a esa persona. Las redes sociales te permiten ofrecer mucha información sobre ti mismo. Por esta razón, deberías asegurarte de que tu presencia en las redes sociales está en sintonía con tu marca, y de que éstas tienen contenido útil. Los iconos de las redes sociales son un buen complemento para tu firma de correo electrónico. Al añadirlos, estás facilitando al destinatario la búsqueda de tu presencia en las redes sociales mediante un solo clic. También puede ayudarte a ganar seguidores, lo que aumentará las posibilidades de promocionar tu marca. Eso sí, es importante que tus contenidos estén actualizados. 

• Llamada a la acción

Una llamada a la acción, usada con moderación, puede tener múltiples beneficios. Algunos ejemplos de llamadas a la acción fantásticas podrían ser: un enlace para unirse a un seminario web gratuito organizado por ti o tu empresa, o un enlace para descargarse un libro blanco. Añadir estas llamadas a la acción a tu firma de email tienen como objetivo promocionar tu marca. Recuerda que debe ser estupenda, para evitar hacer publicidad explícita de tu empresa. No queremos añadir información innecesaria a la firma de correo electrónico. Lo que buscamos es proveerla de información importante para que sea memorable. 

• Exención de responsabilidad

La exención de responsabilidad es un complemento esencial cuando se trabaja con empresas financieras, de seguros y de derecho mercantil. Hoy en día es aún más necesario con el Reglamento General de Protección de Datos (RGDP). El contenido de tu correo electrónico puede contener información privada a la que nadie más que el destinatario debería tener acceso. Por lo tanto, es importante proteger esa información en el caso improbable de que le llegue a otra otra persona. A continuación, te mostramos un ejemplo de exención de responsabilidad:

“El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado únicamente al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con terceros, sin el consentimiento escrito del remitente. Si ha recibido este mensaje por error, le rogamos que responda a este mensaje y lo elimine, para que podamos asegurarnos de que esto no vuelva a suceder.” 

Ahora que tienes una idea clara de cómo firmar un correo electrónico, necesitarás una cuenta de email con tu dominio que le acompañe.

Cómo añadir una firma de correo electrónico en la aplicación webmail de one.com

Si eres cliente de one.com, puedes crear fácilmente una buena firma de email usando la aplicación webmail. Lo puedes hacer de la siguiente manera:

• Inicia sesión en tu cuenta de correo electrónico.
• Ve a configuración.
• En la pestaña General, inserta tu firma y haz clic en guardar.