Cómo crear mensajes fuera de la oficina: trucos y consejos

¿Te vas de vacaciones?, o ¿no estás disponible (temporalmente) en tu correo electrónico? Independientemente del motivo, conviene informar a tus contactos con un mensaje fuera de la oficina. Este artículo contiene valiosos consejos y trucos para redactar un mensaje fuera de la oficina eficaz, así como 7 ejemplos de mensajes fuera de la oficina.

¿Qué son los mensajes fuera de la oficina?

Los mensajes fuera de la oficina son mensajes de respuesta automática que tu cliente de correo electrónico envía automáticamente a los remitentes de los correos entrantes. Con un mensaje fuera de la oficina, informas a todos de tu ausencia por vacaciones, viaje de negocios, enfermedad, etc.

¿Por qué son importantes los mensajes fuera de la oficina?

Los mensajes fuera de la oficina sirven para informar a los remitentes de tu ausencia y explicarles por qué tardas más en responder a sus mensajes. Esto evita malentendidos y confusiones.

Hay más razones por las que es esencial crear un mensaje fuera de la oficina:

• Expectativas

Al indicar que no estás disponible temporalmente, los destinatarios sabrán que no les contestarás inmediatamente.

• Profesionalidad

Demuestras profesionalidad, y que te preocupas por mantener la buena comunicación.

• Alternativa

Puedes ofrecer una alternativa remitiendo a un compañero para asuntos urgentes, y así tus contactos sabrán que pueden enviar un mensaje a otra persona.

• Satisfacción

Tus contactos se quedarán tranquilos al saber que les enviarás una respuesta más adelante.

¿Qué contienen los mensajes fuera de la oficina?

Un mensaje fuera de la oficina consta, casi siempre, de los mismos elementos. Estos son:

• Asunto

Indica tu ausencia en el asunto.

• Saludo

Comienza tu mensaje fuera de la oficina con un saludo.

• Fecha

Si es necesario, especifica la(s) fecha(s) de tu ausencia. Recomendación de lectura: cómo empezar un correo.

• Motivo de tu ausencia (opcional)

Si lo deseas, puedes indicar el motivo de tu ausencia.

• Datos de contacto alternativos (opcional)

¿Pueden los remitentes ponerse en contacto con otra persona para asuntos urgentes? Facilita una dirección de correo electrónico alternativa. Puedes poner esta dirección de correo electrónico en el campo cc del correo.

• Tiempo de respuesta (opcional)

Diles cuánto tardarás en responder. No tiene por qué ser en el momento, pero señala que enviarás una respuesta lo antes posible.

• Cierre

Termina el mensaje fuera de la oficina con una frase cordial.

• Datos de contacto

Recuerda poner tu nombre, tus datos de contacto y tu firma de correo electrónico al final del mensaje.

¿Cómo escribir un mensaje fuera de la oficina?

Un buen mensaje de respuesta automática “fuera de la oficina” tiene una serie de características. Estas son:

• Es conciso y claro

Un mensaje fuera de la oficina es breve, claro y fácil de leer. Escribe solo la información más importante, como el tiempo que vas a estar ausente y los datos de contacto alternativos.

• Tono

Utiliza un tono que se adapte al público al que va dirigido. ¿Te diriges a un público profesional? Asegúrate de que tu mensaje sea profesional. ¿Te diriges a un público joven? Un estilo informal será más apropiado.

• Mensaje personal

Puedes añadir un mensaje personal a tu mensaje, como un agradecimiento.

• Debe funcionar bien

Antes de ausentarte, comprueba que el mensaje fuera de la oficina funciona correctamente. Envíate un mensaje de prueba a ti mismo para asegurarte de que funciona bien.

¿Qué conviene tener en cuenta al redactar un mensaje fuera de la oficina?

Aquí te damos algunos consejos a tener en cuenta a la hora de escribir un mensaje fuera de la oficina:

1. Evita los pormenores

Mantén el mensaje profesional, y no compartas información personal. Que te operen del pie puede ser un fastidio, pero esta información es irrelevante para el destinatario.

2. No utilices lenguaje negativo

No utilices lenguaje negativo y enfócate en brindar información. Así, un mensaje como, “Por fin tengo mis merecidas vacaciones después de tantas reclamaciones”, no es adecuado.

3. No escribas en un tono muy informal

Evita utilizar abreviaturas y muchos emojis. No queda bien escribir un mensaje como “¿Qué pasa, tío? Me piro”.

4. Incluye información veraz

Antes de ausentarte, comprueba que toda la información del mensaje sea la correcta, así evitarás crear falsas expectativas.

5. Escribe un mensaje corto

Sé breve y escribe un mensaje corto. Así evitarás que el destinatario lo ignore.

7 ejemplos de mensajes fuera de la oficina

Si necesitas ayuda para crear un mensaje fuera de la oficina, a continuación te ofrecemos 7 ejemplos de mensajes fuera de la oficina.

1. Ejemplo de mensaje fuera de la oficina genérico

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. Desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización], no estaré en la oficina (debido a [motivo de la ausencia]).

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Te responderé en cuanto vuelva. Gracias por tu paciencia y comprensión.

Saludos,

[tu nombre]
[tu cargo]

2. Ejemplo de respuesta automática para cuando te vas de vacaciones

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. Estaré de vacaciones desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización]. Por consiguiente, no tendré acceso a mi correo electrónico.

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Te responderé en cuanto vuelva. Gracias por tu paciencia y comprensión.

Un saludo,

[tu nombre]
[tu cargo]

3. Mensaje fuera de la oficina para las Navidades

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. Estaré ausente unos días por Navidades, y no podré responder a mis correos desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización].

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

¡Te deseo unas felices fiestas por adelantado! Te responderé en cuanto vuelva. Gracias por tu comprensión y paciencia.

Saludos,

[tu nombre]
[tu cargo]

4. Mensaje fuera de la oficina en caso de enfermedad

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. En estos momentos, estoy de baja por enfermedad y no puedo responder a tu correo electrónico.

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Espero recuperarme pronto para poder atender a tu mensaje. Gracias por tu comprensión y paciencia.

Un saludo,

[tu nombre]
[tu cargo]

5. Mensaje fuera de la oficina para cuando libras un día

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. [Día] es mi día libre y no puedo responder a tu mensaje.

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Te responderé en cuanto vuelva. Gracias por tu comprensión y paciencia.

Un saludo,

[tu nombre]
[tu cargo]

6. Mensaje fuera de la oficina para baja por maternidad

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. Estoy de baja por maternidad desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización] y no puedo responder a tu mensaje.

Para temas urgentes, por favor, ponte en contacto con [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Gracias por tu comprensión y paciencia.

Saludos,

[tu nombre]
[tu cargo]

7. Mensaje fuera de la oficina cuando te vas de la empresa

Estimado [nombre del destinatario],

Gracias por tu mensaje. Por la presente, te informo de que ya no trabajo en [nombre de la empresa] y no podré responder a tus mensajes ni ayudarte. Por lo tanto, me gustaría remitirte a mi colega [nombre del compañero] en [datos de contacto del compañero].

Agradezco tu comprensión.

Un saludo,

[tu nombre]
[tu cargo]

Cómo configurar mensajes fuera de la oficina en one.com

¿Tienes hosting para correo con one.com? Puedes habilitar mensajes de fuera de la oficina fácilmente. Te ofrecemos una guía práctica donde explicamos cómo configurar estos mensajes de respuesta automática.

En resumen

Con un mensaje fuera de la oficina, informas a tus contactos de tu ausencia. Al escribir un mensaje apropiado y claro, crearás confianza y darás una imagen profesional. En este artículo te hemos ofrecido valiosos consejos y trucos para crear un mensaje fuera de la oficina, así como 7 ejemplos de mensajes fuera de la oficina. ¡Buena suerte!