Hitta fler jobb som virtuell assistent – 12 tips

Har du planer på att jobba som virtuell assistent? Då behöver du såklart hitta jobb och uppdrag som passar dig. Vi har därför samlat 12 praktiska tips för att du ska hitta fler jobb som virtuell assistent.

Tips 1: Bygg en professionell profil online

En professionell profil online gör att du snabbt kan visa att du är en pålitlig virtuell assistent som kunder kan lita på. På det sättet kan du hitta fler jobb som virtuell assistent. Med profil online menar vi två saker: en hemsida och en sociala medier-profil. Lägg tid på att designa dessa och skapa intressant innehåll som visar dina styrkor som virtuell assistent.

Skapa din egen hemsida

En professionell hemsida är grunden för en virtuell assistents profil online. Den fungerar som ett digitalt visitkort eftersom den hjälper potentiella kunder förstå vilka jobb du passar bäst för och hur du kan skapa värde för dem.

Du kan skapa en hemsida på mindre än 10 minuter med hjälp av AI. Hemsideprogrammet från one.com hjälper dig komma igång och en enkel hemsida kan vara relativt billig. Du kan till och med testa det helt gratis i 14 dagar.

Viktiga delar av din hemsida

Berätta om vilka tjänster du erbjuder, till exempel e-posthantering, research och dataanalys, sociala medier-hantering och liknande. Använd de sökord som brukar användas inom den bransch du riktar dig till för att passa din strategi för sökmotoroptimering.

Dela med dig av positiva omdömen som du fått från kunder och ha ett kontaktformulär i direkt anslutning med en tydlig CTA, till exempel ”Boka möte”.

Optimera sociala medie-profiler

Skapa en professionell sociala medier-profil där du tydligt beskriver vilka erfarenheter och kunskaper du har. I inlägg kan du visa saker du har åstadkommit eller skapat. Använd gärna bilder och videos för att göra dina inlägg mer intressanta. Kom också ihåg att länka dina sociala medie-profiler ifrån din hemsida.

Se till att dina sociala medie-profiler har ett gemensamt varumärke med din hemsida och att din tone of voice känns passande för dig. Även om sociala medier kan skilja sig ifrån varandra måste ändå ditt varumärke alltid finnas där.

Tips 2: Definiera en tydlig nisch för jobb som virtuell assistent

När du vet vilken nisch du arbetar inom blir det enklare att anpassa din marknadsföring och öka din synlighet online. Din nisch måste såklart passa med både dina kunskaper och med en efterfrågan på marknaden.

Fördelar med specialisering för virtuella assistenter:

Enklare positionering: En tydlig specialisering hjälper dig sticka ut från konkurrenterna och du kan framstå som mer kunnig än virtuella assistenter som har en bredare kunskapsbas.

Mindre konkurrens: Istället för att konkurrera med 1 000 virtuella assistenter inom ditt område kan du kanske konkurrera med 20. Du får helt enkelt färre konkurrenter, vilket kan göra det enklare att hitta jobb.

Högre priser: Kunder är villiga att betala mer för specialiserad kunskap som är svår att få tag på.

Riktad marknadsföring: Med en tydligt definierad nisch kan du enklare anpassa marknadsföring till din målgrupp. Det gör den mer effektiv, enklare och billigare.

Lojala kunder: Med erfarenhet inom ett visst område kan du bygga förtroende och öka chanserna för en hållbar kundrelation.

Så väljer du en nisch

1. Analysera dina styrkor: Vilka kunskaper har du? Vad gillar du att göra och vad är du bra på?
2. Utför marknadsundersökningar: Vilka tjänster är mest efterfrågade och inom vilka tjänster finns det för få specialister?
3. Hitta rätt målgrupp: Vilka vill du rikta dig till och vad behöver de?

Exempel på nischer för en virtuell assistent:

• Social media manager: Skapa innehåll, schemalägg innehåll, svara på frågor och engagera följare.
• E-handelssupport: Produktunderhåll för en webshop, hantering av beställningar, kundservice och inventariehantering för till exempel Shopify eller WooCommerce.
• Podcastproduktion: Redigera podcaster, ladda upp, formatera, skriv avsnittstexter och hantera marknadsföringsverktyg för podcaster.
• Bokföring: Skicka fakturor, hantera bokföringsmjukvaror, hantera skatt och dokument.
• Innehållsskapare: Skriv blogginlägg, skapa nyhetsbrev och innehåll för hemsidor.
• Reseplanerare och assistent: Boka resor, planera event och planera dagar för högt uppsatta chefer.

Tips 3: Öka din synlighet med SEO och content marketing

Med en kombination av SEO, bloggande och gästinlägg kan du framstå som ett bra val för en långsiktig satsning på en virtuell assistent. Det kan leda till fler jobb. Det kan öka dina chanser att få nya jobb och behålla dem länge.

1. Använd SEO-grunder

Sökmotoroptimering är viktigt för att du ska synas online och hitta nya kunder. För att lyckas behöver du göra en sökordsanalys som hjälper dig förstå hur dina potentiella kunder kan hitta dig på Google.

Tänk på att SEO är viktigt för din hemsida men även sociala medier-profiler. Använd rätt sökord på sociala medier för att hitta dina kunder.

2. Skriv en blogg

Att starta en blogg kan vara ett bra sätt att visa expertis, bygga förtroende och attrahera kunder. Du kan till exempel skriva om tips för entreprenörer eller artiklar som svarar på vanliga frågor såsom Vad är en virtuell assistent? eller Hur anlitar man en virtuell assistent?

För att skriva en framgångsrik blogg kan du skapa en strategi för content marketing och använda en innehållskalender för att se till att du har en plan för nytt innehåll varje vecka.

3. Skriv gästinlägg

Gästinlägg kan hjälpa dig nå nya målgrupper och öka din trovärdighet. Du kan dels berätta om dig själv och dels inkludera en länk till din hemsida för att ge den en boost i sökresultat.

Identifiera plattformar: Leta efter bloggar, hemsidor och onlinemagasin som handlar om ämnen som är relaterade till företag och virtuella assistenter.

Kom med förslag: Skriv ett kort mail till ägare av bloggar med förslag på ämnen som du tror skulle vara intressant.

Korsmarknadsför: Dela gästinlägg på dina sociala medier.

Tips 4: Använd personliga nätverk

En aktiv strategi för personliga nätverk kan kombineras med expertis för att göra det enklare att hitta jobb som håller på sikt.

Offline-nätverk: Delta i diskussioner för din bransch på LinkedIn och skapa kontakter med potentiella kunder.

Frilansplattformar: Använd plattformar såsom Upwork, Fiverr och Freelancer.com för att få kontakt med andra frilansare eller kunder som är relevanta för dig.

Delta i grupper: Du kan delta i forum, grupper på Facebook och på LinkedIn för att få kontakt med andra som jobbar som och anlitar virtuella assistenter. Dela gärna användbara inlägg och tips för att få mer uppmärksamhet.

Strategiska partners

Samarbeta med andra frilansare: Du kan arbeta med andra frilansare inom områden såsom webbdesign, copywriting och SEO för att få inspiration och tips. De kan också hjälpa dig hitta andra personer som kan bli viktiga för dig.

Agentur som partner: Jobba med en agentur för att få hjälp med att hitta jobb.

Korsmarknadsföring: Använd partners för att paketera tjänster och marknadsföra andra tjänster. Ni kan berätta om varandra på sociala medier och få större räckvidd tillsammans.

Tips 5: Rikta frilansplattformar

Frilansplattformar såsom Fiverr och Upwork erbjuder virtuella assistenter en utmärkt möjlighet att hitta kunder som vill bevisa sig på marknaden.

1. Introducera dig själv på marknaderna

Beskriv dina kunskaper och tjänster i detalj, till exempel ”e-posthantering”, ”sociala medier-support” eller ”dataanalys”. Använd sökord såsom virtuell assistent eller frilansare för att göra vissa uppgifter enkla att hitta. Poängtera dina unika egenskaper, såsom branschunika egenskaper eller unika verktyg.

Professionell profilbild: Använd en professionell profilbild för att ge potentiella kunder ett bra första intryck.

Lägg till portfolio: Visa upp exempel på arbete som du gjort med tidigare projekt.

Visa unika fördelar: Berätta vissa kunskaper du har som får dig att sticka ut från mängden.

Tips 6: Få kunder genom rekommendationer

För att få fler kunder, projekt och intäkter som virtuell assistent är det viktigt att få nya kunder. Kundnöjdhet kan spela en avgörande faktor för det.

1.     Samla kundomdömen och visa dem på din hemsida

Genuina kundomdömen visar potentiella kunder att andra är nöjda med ditt arbete. Det gör det mer sannolikt att nya kunder anlitar dig.

Be nöjda kunder efter deras omdöme så fort du är färdig med ett projekt och publicera gärna positiva omdömen på din hemsida. Använd plattformar såsom LinkedIn, Google Företagsprofil eller Upwork, där recensioner är publikt synliga.

2.     Rabatt för referenser

Människor litar mer på rekommendationer ifrån bekanta än de gör på reklam. Existerande kunder som är nöjda kan agera som ambassadörer för ditt varumärke.

Du kan erbjuda bonusar för referenser med ett lojalitetsprogram för kunder. Du kan till exempel ge kunder 10 procent rabatt på nästa faktura för varje referens eller ge bort 1 eller 2 timmar arbetstid till kunder som rekommenderar dig och som leder till en ny kund.

Berätta för dina kunder via mail, nyhetsbrev eller i personliga konversationer att du har ett program som uppmuntrar existerande kunder att rekommendera dig till andra.

Tips 7: Erbjud utmärkt service för fler jobb som virtuell assistent

Utmärkt service som en virtuell assistent innebär att vara proaktiv, pålitlig och kundnära. Skapa en utmärkt upplevelse som kan behålla kunder och få ditt företag att växa och för att få fler jobb som virtuell assistent. Här är några saker som ger dina kunder en utmärkt upplevelse.

1.     Tydlig kommunikation

Tillgänglighet: Var enkel att nå, oberoende på om det är via mail eller via en meddelandetjänst såsom Slack eller Microsoft Teams.

Proaktiva uppdateringar: Håll kunder informerade och uppdaterade om hur det går för dig med en arbetsuppgift.

Snabba svarstider: Svara på frågor inom några timmar (på arbetstid) och sätt tydliga förväntningar för hur snabbt du kan svara.

2.     Punktlighet och pålitlighet

Var noga med deadlines: Se till att du följer deadlines eller ger ett tidigt besked om en deadline inte går att möta av någon anledning.

Kvalitet istället för kvantitet: Slutför uppgifter med noggrannhet för att undvika misstag, även om du har ont om tid.

Transparens när det är möjligt: Berätta när du är tillgänglig och planera dina arbetstider så att kunder inte behöver vänta.

3. Personanpassad service

Förstå dina kunders behov: Lyssna aktivt och var säker på att du har full förståelse för kunders förväntningar och målsättningar.

Proaktiva förslag: Fundera på hur du kan hjälpa kunder, utöver de direkta uppgifter du fått.

Lös problem: Visa initiativförmåga när utmaningar dyker upp och erbjud lösningar.

4. Teknisk expertis

Använd effektiva verktyg: Arbeta med moderna verktyg som gör ditt arbetsflöde effektivt. Du kan till exempel använda Trello eller Asana för projektplanering, Zoom eller Teams för kommunikation och Zapier för automation.

Vidareutbildning: Håll dig uppdaterad och utbilda dig för att erbjuda andra och förbättrade tjänster.

Tips 8: Presentera priser och tjänster

Om du presenterar priser och tjänster som du erbjuder på ett tydligt och transparent sätt kan du skapa förtroende och göra det enklare för kunder att välja att ge dig ett jobb som virtuell assistent.

1. Priser för virtuella assistenter

Priset ska passa marknaden: Undersök vilka priser som generellt gäller på marknaden för virtuella assistenter inom ditt kunskapsområde.

Prisnivåer: Fundera på om du kan erbjuda olika prisnivåer beroende på ett projekts omfattning. Större projekt kan till exempel ha lägre timersättning.

Flexibilitet med paket: Erbjud paket för återkommande tjänster baserat på de behov din målgrupp har.

Förfallodatum: Specificera när betalningar förväntas vara betalda.

Betalningsmetoder: Berätta vilka betalningsmetoder du accepterar.

2. Beskriv dina tjänster i detalj

Beskriv tydligt dina tjänster: Beskriv detaljerat alla typer av tjänster du erbjuder, vad du kan göra och hur du arbetar.

Sätt förväntningar: Berätta vilka uppgifter som inte inkluderas i dina tjänster och vilka förväntningar kunder kan ha på dina tjänster.

Poängtera unika egenskaper: Om du har särskilda kunskaper inom ett visst område, såsom teknik eller sjukvård, berätta det.

Besvara vanliga frågor: Se till att du har tydliga svar på kunders vanligaste frågor, såsom: ”Vad händer om jag använder färre timmar än planerat” eller ”Kan uppgifter göras på kort varsel?”.

Håll dig uppdaterad: Se till att justera dina priser och tjänster regelbundet.

Tips 9: Vidareutbildning och specialisering

Vidareutbildning och specialisering kan vara viktigt för att du ska kunna få jobb som virtuell assistent och vara konkurrenskraftig för de bäst betalda jobben. Med mer inriktad kunskap kan du få fler kunder som betalar bättre.

1. Fördjupa dig

Populära områden för virtuella assistenter är:

SEO: Lär dig identifiera bra sökord, optimera hemsidor och skapa rapporter. Kurser: Google Digital Garage och Yoast Academy.

Sociala medier-hantering: Skapa innehåll, hantera grupper online och utveckla strategier. Verktyg: Hootsuite, Canva.

E-handel: Hantera beställningar och inventarier. Ha erfarenhet av till exempel Shopify, Amazon Seller Central, WooCommerce eller Etsy.

Projekthantering: Hjälp till att organisera projekt och led arbetet. Ha erfarenhet av Asana, Trello eller Monday.som.

Innehållsskapande: Skriv copy för bloggar, nyhetsbrev och sociala medier.

2. Strategier för vidareutbildning

Gratis resurser: Använd plattformar såsom Google Skillshop, HubSpot Academy eller LinkedIn Learning.

Certifikat: Visa professionalism genom kurser eller certifikat för till exempel Google Analytics eller sociala medier.

Planering: Planera en tid varje vecka då du utbildar dig.

3.     Specialisering och marknadsföring

Hitta en nisch: Fokusera på viktiga områden såsom SEO eller e-handel.

Visa upp certifikat: Presentera dina utbildningar på din hemsida och på LinkedIn.

Tips 10: Optimera tid och produktivitet

Effektiv tidshantering och hög produktivitet är viktig för virtuella assistenter. Med tydliga prioriteringar, väl genomtänkt tidsplanering, effektiva verktyg och tydliga pauser kan du optimera dina arbetstimmar och förbättra kvaliteten på ditt arbete.

1. Prioritera

Använd Eisenhower-matrisen: Dela upp uppgifter i brådskande/icke brådskande och viktig/inte viktig. Arbeta med brådskande och viktiga uppgifter först.

Strukturera en att-göra-lista: Använd verktyg såsom Todoist eller Asana för att organisera uppgifter. Dela in stora uppgifter i små steg.

2. Skapa tidsblock

Reservera tidsblock för specifika uppgifter: Sätt specifika tider för att hantera mail, möten och projektrelaterat arbete. Gör till exempel kreativt arbete på morgonen och organisatoriska uppgifter på eftermiddagen.

3. Använd produktivitetsverktyg

Projekthanteringsverktyg: Trello, ClickUp eller Monday.com kan hjälpa dig organisera uppgifter tydligt.

Tidsuppföljning: Använd verktyg såsom Toggl eller Clockify för att analyser hur mycket tid du lägger på olika uppgifter.

Automation: Minska enkla uppgifter med automation genom Zapier eller IFTTT.

4.     Minimera distraktioner

Minimera digitala distraktioner: Stäng av notiser medan du arbetar. Använd appar såsom Focus@Will eller Forest för att vara fokuserad.

Optimera ditt arbetsrum: Håll ditt skrivbord städat och skapa en tyst och lugn miljö.

5.     Optimera deadlines och kommunikation

Sätt realistiska deadlines: Håll ögonen på din kapacitet och planera alltid för extra tid.

Kommunicera effektivt: Använd tydliga och korta meddelanden för att spara tid.

6.     Ta pauser

Använd Pomodoro-tekniken: Arbeta i 25 minuters-intervall, följt av 5 minuters-pauser.

Planera för raster: Efter 2-3 timmar koncentrerat arbete, ta en 15-30 minuters paus.

Tips 11: Bygg förtroende med personlighet och äkthet

Förtroende är grunden för alla framgångsrika samarbeten. Som en virtuell assistent kan du få många kunder genom att bygga stabila relationer genom äkta och personliga tillvägagångssätt.

1. Visa din personlighet

Berätta vem du är: På din om oss-sida ska du såklart berätta om dina personliga egenskaper och värderingar.

Lägg till en personlig smak: Berätta också vad du brukar göra på fritiden. Var fortfarande professionell men ge en personlig insikt i ditt liv och dina intressen.

2. Sök direktkontakt

Använda videosamtal: Använd plattformar såsom Zoom eller Microsoft Teams för att träffa kunder på ett personligt sätt.

Personliga meddelanden: Skicka personliga mail och meddelanden för att visa att du bryr dig om dina kunder.

Var konsekvent: All kommunikation du skapar för kunder bör kännas personlig och visa att du tar dem seriöst.

Tips 12: Förbättra din marknadsföring

Effektiv marknadsföring är en pågående process. Virtuella assistenter bör alltid analysera, anpassa och optimera strategier för att hitta nya kunder och öka räckvidd.

1. Uppdatera din målgruppsanalys

Fräsch målgrupp: Anpassa dina tjänster efter nya trender och krav som din målgrupp får.

Ta emot feedback: Fråga kunder efter åsikter på ditt arbete och din marknadsföring.

2. Optimera din närvaro online

Håll din hemsida uppdaterad: Uppdatera din profil, kundomdömen och tjänster kontinuerligt.

Använd sociala medier på ett aktivt sätt: Experimentera med olika format (video, bild samt korta och långa texter) och analysera vilka strategier som fungerar bäst.

3.     Analysera resultat

Använd marknadsföringsverktyg: Verktyg såsom Google Analytics eller insikter om sociala medie-plattformar visar vilka åtgärder som är mest framgångsrika.

Definiera KPIer: Håll koll på viktiga värden såsom besökare på din hemsida, engagemang på sociala medier och antal kundförfrågningar.

4.     Testa nya marknadsföringskanaler

Marknadsföring med nyhetsbrev: Håll alla intresserade och uppdaterade med ett nyhetsbrev.

Event och webbinarier: Presentera dig som expert på virtuella event.

5.     Använda A/B-tester

Testa olika metoder:  Använd A/B-tester för att jämföra olika CTA eller olika webbdesign.

6.     Håll ett öga på trender

Håll koll på din bransch: Håll koll på nya verktyg som introduceras och teknik som kan förbättra ditt arbete.

Vidareutveckling: Delta på webbinarier eller onlinekurser för att lära dig mer och arbeta mer effektivt.

Vi hoppas att dessa tips har varit hjälpsamma och att de kan hjälpa dig hitta bättre kunder, behålla dina kunder och bli en mer framgångsrik virtuell assistent.