Jobba som virtuell assistent – så kommer du igång

Om du vill ha ett jobb som är så flexibelt att du kan jobba var du än är, i Örebro, Lund, eller Bangkok, då kan ett jobb som virtuell assistent passa dig. I denna artikel ska vi utforska hur det är att jobba som virtuell assistent och berätta vad du behöver göra för att lyckas i yrket.

Vad är en virtuell assistent?

En virtuell assistent, eller VA, är en person som hjälper till med administrativa, kreativa eller tekniska tjänster utan att vara knuten till en fysisk arbetsplats. En virtuell assistent arbetar oftast med onlineverktyg såsom molntjänster, e-post och videosamtal för att arbeta och samarbeta med kollegor och kunder.

En virtuell assistent arbetar ofta med uppgifter som många kontorsarbetar har men den jobbar ofta både mer flexibelt och med mer specialiserade arbetsuppgifter. En virtuell assistent kan till exempel hjälpa ett företag att hantera sin e-post, koordinera möten, kommunicera på sociala medier eller skapa innehåll för en hemsida. Även tekniska uppgifter såsom att underhålla servrar och databaser kan vara arbetsuppgifter som passar en virtuell assistent.

Varför har det blivit populärt med virtuella assistenter?

Allt fler företag ser fördelarna med att ha arbetare som inte behöver ett kontor och som kan anställas på ett flexibelt sätt. Det gör det enklare för företag att snabbt reglera sin arbetskraft, både upp och ner. Det är samtidigt populärt bland arbetstagare eftersom det är en arbetsform som ger frihet och flexibilitet.

Fördelar för arbetsgivare

Flexibilitet: En virtuell assistent kan anlitas för ett kort projekt som kräver flexibilitet i antalet arbetstimmar per vecka.

Kostnadseffektivitet: Arbetsgivaren behöver inte betala för en kontorsplats, utrustning, säkerhet och liknande.

Domänkunskap: En virtuell assistent kan erbjuda unik kunskap som ett företag inte har möjlighet att ha internt.

Global kunskapsbas: Eftersom det inte har någon betydelse var en virtuell assistent är baserad, kan företag leta personer över hela världen för att lättare hitta personer med rätt kompetens.

Fördelar för arbetstagare

Flexibilitet: Du kan bestämma när och var du vill arbeta. Det är särskilt bra för personer som gärna reser eller vill bo i ett annat land.

Mångsidighet: Du kan välja mellan ett stort utbud av arbetsuppgifter och fokusera på dina största styrkor och intressen.

Ökande efterfrågan: Eftersom många företag arbetar alltmer online kan en karriär som virtuell assistent vara bra.

Vem passar en karriär som virtuell assistent för?

Ett jobb som virtuell assistent passar många olika typer av människor med helt olika bakgrunder, kunskaper och livssituationer. Här är några exempel på grupper av personer som kan ha särskilt stor nytta av yrket:

1. Studenter eller personer som vill starta en ny karriär

• Studenter: Kan få flexibilitet och sin första professionella erfarenhet.
• De som satsar på nytt: VA-yrket gör det snabbt och enkelt att byta bana i karriären.

2. Föräldrar och personer med familjeåtaganden

• Föräldrar till unga barn: Ett flexibelt jobb gör det enklare att hantera till exempel barn med särskilda behov.
• Vårdare: Personer som behöver lägga mycket av sin tid på att ta hand om familjemedlemmar kan dra nytta av flexibiliteten som virtuell assistent.

3. De som vill jobba överallt

• Digitala nomader: Ett jobb som virtuell assistent passar perfekt för dig som vill resa och arbeta från alla världens hörn.
• Jobba i annat land: Om du temporärt vill bosätta dig i ett annat land och jobba därifrån passar det perfekt att jobba som virtuell assistent.

4. Personer med unika kunskaper

• Personer med tekniska kunskaper: Många företag är intresserade av ovanliga tekniska kunskaper för korta projekt. Det kan till exempel vara för att migrera ett system eller anpassa en verksamhet efter nya regler och krav.
• Kreativa personer: Om du är grafisk designer, copywriter eller innehållsskapare kan du passa som virtuell assistent.
• Organisatorisk expert: Personer som förstår hur organisationer fungerar bra kan hjälpa företag att strukturera sig och planera sitt arbete.

5. Personer med fysiska begränsningar

• Personer med begränsad mobilitet: Yrket som virtuell assistent passar bra för personer som gärna jobbar men som har svårt att ta sig till en fysisk arbetsplats.
• Personer med en kronisk sjukdom: Flexibla arbetstider gör det enklare att hantera problem som beror på en kronisk sjukdom.

6. Egenanställd och frilansare

• Frilansare som vill ha en extra inkomst: En virtuell assistent kan enklare anpassa sina arbetstider för att passa med jobb som sker vid sidan om ett annat jobb.
• Deltidsanställda: Personer som har en begränsad anställning kan arbeta som virtuella assistenter för att få ihop en bra inkomst.

7. Personer med internationella kunskaper

• Flerspråkiga personer: Om du till exempel kan tyska, kan du arbeta med att skriva på tyska för ett tyskt företag, även om du bor i Sverige.
• Intresserad av andra kulturer: Du kan utforska världen från ditt hem i Sverige. Jobba med kollegor från andra kontinenter som virtuell assistent.

Så blir du en virtuell assistent

Att bli en virtuell assistent kan öppna många nya dörrar och det har många fördelar men hur kan man börja jobba som virtuella assistent?

1. Krav för att bli virtuell assistent

Det finns vissa saker som krävs för att du ska kunna jobba som virtuell assistent:

• Professionella kunskaper: Du behöver vara organisatorisk, bra på att kommunicera och ha grundläggande tekniska kunskaper.
• Verktyg och mjukvaror: Kunskap om hur man använder mjukvaror såsom Office, projektplaneringsverktyg och/eller sociala medie-plattformar.
• Personliga karaktärsdrag: Disciplin, pålitlighet och intresse av att lära sig.

Om du uppnår alla dessa kriterier kan vi titta vidare på vilka uppgifter du kan anta som virtuell assistent.

2. Analysera dina egna kunskaper och intressen

Fundera på vilka uppgifter du skulle vilja ta dig an och vilka kunskaper du redan har. Här är några tjänster du kan göra som virtuell assistent:

• Administrativa uppgifter (till exempel e-posthantering, schemaläggning, reseplanering)
• Kreativa uppgifter (till exempel sökordsresearch, kampanjplanering, innehållsskapande, SEO, sociala medier, grafisk formgivande, webbdesign)
• Teknisk support (till exempel underhåll av hemsidor, dataanalys, migrering, integration)
• Personlig assistent (till exempel reseplanerare, mötesbokare, researcher)
• Individuella tjänster (till exempel översättningar, hantering av webshop)

Om du inte har direkta erfarenheter kan du fokusera på ett område som du helt enkelt känner att du är intresserad av.

3. Marknadsundersökning

En marknadsundersökning är viktig för att jobba som virtuell assistent. Den kan hjälpa dig förstå vilka behov din målgrupp har, analysera konkurrenter och förstå var det finns pengar. Här är några steg du kan ta för att genomföra en sådan analys.

Fundera på vilka potentiella kunder du har:

• Enskilda firmor behöver ofta stöd med till exempel sociala medier eller att boka möten.
• Nystartade företag letar ofta efter flexibla eller kostnadseffektiva lösningar.
• Små till medelstora företag har hellre uppdrag såsom copywriting extern istället för att anställa.
• Fundera på om du vill jobba inom någon särskild bransch (till exempel e-handel, mäklare, coaching).

Hitta de tjänster som behövs mest:

• Använd verktyg såsom Google Sökordsplaneraren, Google Trender eller Ahrefs för att analysera relevanta sökord såsom ”virtuell assistent sociala medier”.
• Gå med i grupper på Facebook, LinkedIn och Reddit som diskuterar ämnet virtuella assistenter.
• Ta en titt på plattformar såsom Upwork, Fiverr eller Malt för att se vilka tjänster som det finns störst behov av.

Lär dig hur dina konkurrenter arbetar:

• Kolla på hemsidor för andra virtuella assistenter för att förstå hur de marknadsför sig och hur de arbetar.
• Fundera på vilka unika säljfördelar (USP) som du har (till exempel ovanlig kunskap, unika arbetsmöjligheter).
• Läs kundrecensioner för andra virtuella assistenter för att förstå vilka problem som brukar uppstå och hur du kan lösa dem för dina kunder.

Kolla vilka tjänster som kan vara relevanta i framtiden:

• Automation och AI-verktyg kan bli än mer aktuella i framtiden. Fundera på hur du kan positionera dig för att dra nytta av det.
• Vilka branscher har stark tillväxt just nu och förväntas växa mer i framtiden. Leta efter uppgifter som passar för dessa branscher.

När du har genomfört en bra marknadsundersökning kan du förstå hur din marknad ser ut, vilken roll du kan ha i den och hur du kan lyckas.

4. Skaffa erfarenhet och lär känna dina verktyg

Du kan lära dig mycket och få mycket erfarenhet online. Du kan till exempel lära dig med hjälp av kurser eller videor online. Här är några exempel på hur du kan lära dig mer:

• Projektplaneringsverktyg (till exempel Trello, Asana)
• Sociala medier-plattformar (till exempel Instagram, LinkedIn, Facebook)
• Kontorsmjukvara (till exempel Google Workspace, Microsoft 365)
• Grundläggande kunskaper om sökmotoroptimering och CMS såsom WordPress.

Du kan också hitta det mesta helt gratis på YouTube. Kvaliteten kan variera men det finns många kostnadsfria kurser som håller mycket hög nivå.

5. Skapa en professionell profil

Potentiella kunder behöver kunna hitta dig enkelt och förstå vilka tjänster du erbjuder. Skapa en professionell profil online såhär:

• Din egen hemsida: Presentera dina tjänster, kundomdömen och dina kontaktuppgifter med en portfoliohemsida. Med Hemsideprogrammet kan du skapa och publicera din hemsida helt själv utan att kunna skriva en rad kod. Du kan använda AI för att komma igång på nolltid och du kan testa helt gratis i 14 dagar.
• Sociala medier: Använd plattformar såsom LinkedIn eller Instagram för att få uppmärksamhet för ditt arbete. Kontrollera först vilken plattform som passar bäst för din målgrupp.
• Frilansplattform: Skapa konton på Upwork, Fiverr eller Malt för att hitta dina första jobb.

6. Bygg ett nätverk och hitta dina första kunder

Nätverkande är kritiskt för din långsiktiga framgång. Här är några tips för framgångsrikt nätverkande:

• Delta i forum online för virtuella assistenter.
• Skriv till företag och egenanställda som kan tänkas behöva dina tjänster.
• Erbjud ett reducerat pris för dina första uppdrag för att bygga dina första referenser.

7. Kom igång och väx

När du har kommit igång med din första kund är det viktigt att fokusera på att du alltid utvecklar dig.

• Be om återkoppling: Fråga dina kunder vad de tycker om dig och vad du kan förbättra.
• Specialisera dig: Hitta den nisch där du presterar bäst.
• Utbilda dig själv: Håll dig uppdaterad med nya verktyg och trender för att hålla dig konkurrenskraftig.

8. Håll koll på lag och ekonomi

Det är såklart viktigt att då håller koll på att du följer alla regler och lagar som påverkar dig och ditt arbete. Om du inte jobbar i Sverige är det särskilt viktigt att vara noggrann så att du inte missförstår de regler som Skatteverket, andra svenska myndigheter samt lokala myndigheter kan ha på dig.

Utmaningar med att vara virtuell assistent

Det finns många fördelar med att jobba som virtuell assistent men det är inte bara positivt. Det finns flera utmaningar som kan göra det till ett tufft yrke.

När du börjar kan det vara särskilt svårt att hitta kunder samt kunder som vill knyta sig till dig på sikt. Det är särskilt svårt att hitta kunder som verkligen vill satsa på dig, när du inte har så många bra referenser än.

Eftersom de flesta virtuella assistenter arbetar på frilansbasis finns det ingen fast månadslön. Intäkterna beror på ordningssituationen, som kan fluktuera. En lösning på detta kan vara tjänster som möjliggör långsiktiga kontrakt (t.ex. månatligt social media-stöd).

Som VA är du ansvarig för allt – från förvärv och utförande av uppgifter till bokföring. Du bör därför vara bra på självorganisering.

Att arbeta hemifrån leder ofta till en suddig gräns mellan arbete och fritid. Sätt tydliga arbetstider och inrätta en separat arbetsplats.

Utmaningarna som virtuell assistent är varierande, men lösliga. Med ett strategiskt tillvägagångssätt, goda kommunikationsfärdigheter och en vilja att fortsätta lära sig kan du lyckas på lång sikt. Nyckeln är att vara välorganiserad, flexibel och utnyttja dina egna styrkor på ett målinriktat sätt.

Marknadsföring, marknadsföring, marknadsföring…

Det viktigaste är att berätta för världen vad du gör! Visa upp dig själv och ditt arbete på din hemsida. Lägg upp äkta bilder av dig själv online: visa var du arbetar.

Så fort du har dina första nöjda kunder: be dem om feedback, som du kan lägga upp på din hemsida. Använd helst sociala bevis med kundens namn och kanske till och med ett foto.

Publicera den positiva kundfeedbacken på sociala nätverk och länka alltid till din hemsida.

Om du gillar att skriva, varför inte lägga till en blogg på din hemsida? Skriv artiklar där om ditt dagliga arbete som virtuell assistent. Berätta om spännande uppdrag och kanske också om utmaningar du har överkommit. Här hittar du en bra artikel om hur du kommer igång med en blogg: starta en framgångsrik blogg med dessa 5 tips.

Använd SEO-strategier för bättre synlighet. Du kan också läsa vår om 25 tips för sökmotoroptimering.

Flexibel start och många möjligheter

För att bli virtuell assistent behöver du inte formell utbildning, utan framför allt modet att bryta ny mark och arbeta självständigt. Med rätt förberedelser och ett tydligt mål kan du få en lyckad start i detta yrke och bygga en flexibel, platsoberoende karriär. Som virtuell assistent kan du njuta av friheten att själv bestämma dina arbetstider.

Om du vill lära dig ännu mer om detta ämne kan vi rekommendera vår artikel om hur du får mer arbete som virtuell assistent.

Vi önskar dig all lycka!