Hur man inleder ett e-postmeddelande (formellt och informellt)

Du bör alltid inleda ett e-postmeddelande genom att adressera mottagaren vid namn. För detta bör du även använda en lämpligt formell hälsning. Kom sedan direkt till saken och börja prata om varför du skrivit ditt meddelande. När du väl har gjort detta kan du skriva resten av ditt meddelande. Nedan följer fler tips gällande detta.

Vikten av att inleda ett e-postmeddelande på rätt sätt

I snitt tar en kontorsanställd emot 121 e-postmeddelanden om dagen. På så vis måste du som avsändare förstå att du kämpar om deras uppmärksamhet varje gång du skickar ett meddelande. Därför blir det extra viktigt att inleda ditt meddelande på rätt sätt. Utan en bra inledning kommer ingen att läsa ditt nyhetsbrev eller marknadsföringsmeddelande.

Att känna till och förstå de du skriver till är det första steget mot att förstå hur du bäst inleder ett e-postmeddelande. Börja med att bestämma hur formellt ditt meddelande ska vara utifrån vem det är du skriver till. I nedan avsnitt kommer vi ge dig mer information om hur du bäst inleder ett e-postmeddelande på både ett formellt och informellt vis.

Hur man inleder ett e-postmeddelande på ett formellt sätt

Beroende vem du skriver till kan du själv välja att vara formell. Om detta är hur du valt att skriva ditt meddelande kan du läsa vidare för att förstå precis hur du går till väga:

1. Använd en professionell e-postadress.

Börja med att skapa en professionell e-postadress för ditt företag om du inte redan har gjort detta. Genom att använda en professionell adress får ditt meddelande ett seriösare intryckt, något som är otroligt viktigt oavsett om du strävar efter att ge det en formell eller informell ton.

Läs mer: för att få fler tips, läs Så här skapar du ett e-postkonto.

2. Inled med en lämplig hälsning.

Det bästa sättet att ge ditt meddelande en formell ton är att öppna ditt webbmejl med “Kära,” Undvik att använda uttryck som “till vem det kan beröra”. Detta ger ditt meddelande en opersonlig ton, vilket kan ha motsatt effekt, särskilt om du försöker skapa mer försäljning som ett resultat av dina e-postmeddelanden.

3. Använd mottagarens efternamn.

Undvik allt för enkla inledningar som “Kära kund”. Om du känner till personens efternamn – använd det, till exempel “Kära herr Johnson.” Om du gör detta kommer får ditt meddelande genast mer förtroende, vilket i sin tur kan omvandlas till försäljning.

Läs mer: Ett annat sätt att öka ditt företags försäljning är att se till så att din webbplats är enkel att använda. Läs mer i Hur du förbättrar din webbplats användarvänlighet.

4. Gå rakt på sak.

När du väl hälsat på din e-postmottagare är det dags berätta för dem varför du tagit kontakt. Var dock kortfattad – människor är väldigt upptagna. Tar du för lång tid på dig att komma till saken tröttnar dina kunder och kommer då istället att stänga ner ditt meddelande. Respektera deras tid.

Så här inleder du ett informellt e-postmeddelande

Beroende på vad din målgrupp är kan ett mer informellt tillvägagångssätt vara mer lämpligt när du kontaktar dem. Läs nedan hur du inleder ett informellt e-postmeddelande.

1. Använd en hälsning

Det första steget mot att skriva ditt informella meddelande är detsamma som när du inleder ett formellt e-postmeddelande – med en viktig skillnad. Istället för att använda termer som “Kära” kan du använda något lite mer avslappnat, som “Hej” eller “Hallå”.

2. Hälsa med personens förnamn.

Det kan lätt verkar lite besvärligt att använda någons efternamn i en informell miljö. Därför är det oftast bäst att istället använda mottagarens förnamn. Vet du inte vad du ska använda kan du bara säga “Hej” eller “Hallå”, men använd inte termer som “till vem det kan beröra”, eftersom detta är väldigt opersonligt.

3. Gör ditt meddelande mer personligt.

Även när du skriver ett informellt meddelande är det bäst om du kan komma till saken så fort som möjligt, men du kan även lägga till ett kort, personligt meddelande till mottagaren.

Till exempel:

“Hej Adrian,

Hoppas inte du är allt för trött efter att ha firat Barcelonas vinst igår kväll. Håll vinsterna vid liv tillsammans med dessa erbjudanden.”

Genom att automatisera dina e-postmeddelanden och skicka dem till en stor mängd människor samtidigt – till exempel genom ett nyhetsbrev – blir det såklart svårare att skapa ett personligt meddelande eftersom du för detta behöver veta något om varje individuell mottagare. Du kan dock göra marknadsundersökningar för att klura ut eventuella likheter mellan de du skickar meddelandet till.

Hur man inleder ett e-postmeddelande till en främling

Det finns scenarion där du kan behöva skicka marknadsföringsmeddelanden till någon som inte finns i din adressbok. Låt oss till exempel anta att du försöker skapa en bättre relation med ett annat företag. I dessa fall bör du gå till väga på ett något annorlunda vis och de regler du lärt dig hittills gäller fortfarande. Det finns dock ett par andra punkter du också bör följa:

1. Presentera dig själv.

Förklara för mottagaren vem du är. Berätta om ditt företag, gärna med lite statistik på mätbara prestationer som får er att sticka ut, till exempel som att sälja nå sålt 150 000 tårtor under 2022. Skirv det så att du får meddelandets mottagare att vilja veta mer om dig.

2. Ge en komplimang.

Fokusera sen på vad som gör mottagaren unik. Fokusera på en av deras prestationer eller något som gör att deras företag sticker ut i mängden. Försök sen hitta något ni har gemensamt och prata om detta.

3. Förklara varför du kontaktat dem.

Berätta sen för mottagaren varför du har kontaktat dem. Driver du till exempel ett B2B-företag bör du ge dem en översikt över din plan och sen försöka att schemalägga ett möte för att diskutera detta mer.

Alla dessa steg har en sak gemensamt: de bör vara så korta och koncisa som möjligt. Oavsett varför du vill skapa e-post så bör du alltid respektera människors tid. Försök att få fram ditt budskap med en eller två meningar för att presentera dig. Mottagaren kommer alltid att uppskatta att du respekterar deras tid och inte tar för lång tid på dig.