Skapa en mailadress – vilka är delarna som ingår?

En mailadress olika delar

När du ska skapa epostadress kommer den innehålla tre olika delar. Om en av de tre komponenterna saknas när du skickar ett mail kommer du få ett autosvar att mailet inte kunde levereras. Det kan också hända att du skickar mail till någon du inte har tänkt maila. Vi inleder den här texten därför med att gå igenom alla emailadressers delar.

• Användarnamn

Användarnamnet är enkelt. Varje gång du ska skaffa mail ska du bestämma vilket användarnamn du vill ha. Det kan till exempel vara ditt eget namn eller företagets namn. Ditt användarnamn är något som måste vara unikt. Du kan inte ha samma användarnamn som någon annan som valt att skapa epost.

• Symbol

När du har valt användarnamn kommer nästa del av adressen. Det är symbolen at, @. När du ska skapa epost är det @ som gör att mailet skickas till rätt plats. Vi tar som exempel att du ska skaffa mail för att maila till någon som heter Emma och jobbar hos oss på one.com. Då hade @ kommit efter Emmas namn, vilket innebär att det du gör är att du säger till din egen mail att du vill maila Emma som jobbar på one.com.

• Domän 

Den sista delen som ingår när du ska skapa en mailadress är domänen. Domänen är det som står efter @. Domänen är namnet på den mailserver som används och följs av en så kallad Top-level domän. Exempelvis i en adress som emma@one.com är one namnet på mailservern och .-com är top-level domänen.

Många företag har andra domäner än de allra vanligaste “.com” eller “.se”. Om du exempelvis arbetar på en utbildningsinstitution och någon ska skapa epost till dig kanske du kommer ha ändelsen “.edu”. När du ska skapa en mailadress är domänen det som kallas för email suffix. Om någon ber om att få veta ditt email suffix skulle du således uppge att det är one.com om du var Emma som vi tog som exempel tidigare i texten.

Delarna i ett mail

Nu vet du vad email suffix är och också vad det egentligen är du gör när du ska skaffa mail. Vi kommer därför fortsätta med att gå in på hur det meddelande du ska skicka efter att du är klar med att skapa epostadress är uppbyggt. Det är viktigt att du som valt att skaffa mail förstår hur ett mail är uppbyggt och vilka element som ingår, speciellt om du skickar ut mail i egenskap av företag. 

• Rubrik

Ett mail börjar med ett ämne, eller en rubrik. När du är klar med att skapa epost och ska skicka ditt första mail är det i det här området du introducerar temat på ditt mail till mottagaren. Genom rubriken kan du få mottagaren att snabbt förstå vad ärendet gäller och därmed kan hen också bedöma om hen ska läsa mailet direkt eller om det kan vänta ett tag.

• Avsändare

Att skapa en mailadress innebär att du som använder adressen och skickar ett mail blir avsändaren. När du som har valt att skaffa mail använder ditt mailprogram för att skicka ett mail kommer du automatiskt att visas som avsändare.

• Mottagare

Att skapa epostadress gör du naturligtvis för att komma i kontakt med de du vill. Det är den du vill kontakta som är mottagare. Mottagaren måste även hen i sin tur ha valt att skaffa epost för att du ska kunna maila henom. Du ska ange mottagarens mailadress som mottagaradress i ditt mail. Här är det viktigt att du har rätt användarnamn och email suffix för att mailet ska hamna rätt. 

• Meddelande

Du är klar med att skapa en mailadress, och du vet vem mottagaren är. Då är det dags att utforma själva meddelandet i mailet. Om du skriver ett mail i egenskap av företagare ska du vara extra noga med att innehållet är professionellt och att tilltalet är lämpligt innan du skickar meddelandet. Du kan lägga till länkar, bilagor och bilder i mailet om du vill. 

• Signatur

Du som ska skapa epost kommer kunna använda en signatur i ditt mail. När du har fört fram ditt budskap ska du signera mailet. Att skapa en mailadress innebär oftast att du kan ställa in så att det automatiskt adderas en signatur när du skickar iväg mail. I signaturen kan du inkludera namn, telefonnummer, logotyp och annat som är relevant för att mottagarna ska förstå vem som har skickat mailet. Tänk även på att du kan skapa epostadress såväl för ditt privata bruk som för din verksamhet. Då kan du använda dig av olika signaturer.