Hur skriver man ett professionellt mail?

Ett bra professionellt mail kan vara ett effektivt sätt att hitta nya kunder. I denna artikel kan du lära dig hur du kan skriva ett professionellt mail som konverterar läsare till kunder.

Med 18 tips är vi säkra på att du kan lära dig något nytt, oberoende på om du är duktig på att skriva copy eller om du är helt ny till marknadsföring!

Behöver man lära sig att skiva professionella mail?

Ja, absolut! Det är lätt att tro att det bara är sociala medier, video och YouTube som gäller nu för tiden. Faktum är dock att mail fortsätter vara det enda sättet att nå alla kunder på Internet. Alla har inte ett Facebook-konto men alla har ett mailkonto. Hur bra du är på att skriva ett professionellt mail kan därför har stor betydelse för ditt företags framgångar.

Med mail kan du hitta nya kunder, behålla existerande kunder, öka din försäljning och göra din marknadsföring mer effektiv, så underskatta inte kraften i ett bra mail.

3 vanliga misstag att undvika för mail

Innan vi dyker ner i att skriva professionella mail ska vi prata om tre vanliga misstag som många gör när de skriver mail.

Skriva utan målsättning

Att skriva ett mail utan en tydlig målsättning är som att försöka hitta en okänd adress utan en karta. Du kommer troligen slösa en massa tid och om du hittar fram är det sannolikt med mer tur än skicklighet. Det är helt enkelt svårt att skriva ett bra mail om du inte vet vad du vill åstadkomma.

Innan du skickar ett mail, ställ dig frågan: vad vill du att läsaren ska göra när den har läst ditt mail? Om du inte vet det och det inte är tydligt för läsaren kommer ditt mail inte bli framgångsrikt.

För mycket information

Ett bra mail är kort och enkelt. Ett dåligt mail är långt och innehåller för mycket information om för många ämnen. Om du vill skriva om flera ämnen är det ofta bättre att skriva flera mail vid olika tillfällen och om du har mycket att berätta kanske du kan skriva en spännande sammanfattning och lämna den längre texten till ett blogginlägg på din hemsida?

Oklar avsändare

Om dina mottagare inte vem ditt mail kommer ifrån kommer de sannolikt inte heller öppna det. Se till att använda ditt företagsnamn som avsändare så att alla vet vem mailet kommer ifrån.

Vissa företag använder en anställds namn som avsändare, såsom Julia, Peter, Carl eller Carolina. Problemet med det kan vara att det kan göra det svårt att förstå vilket företag som är avsändare. Ett alternativ är att skriva Peter från DittFöretagsNamn som avsändare.

18 tips för att skriva ett professionellt mail

Vi har samlat våra 18 bästa tips för att skriva ett professionellt mail. Dessa tips funkar nästan oberoende på vilken målgrupp du har och vad du vill åstadkomma med ditt mail. Det kan vara att öka konverteringsfrekvensen till din webshop eller förbättra ditt varumärkesförtroende.

1. Förstå din publik

Ett grundläggande krav för all kommunikation är kunskap om målgruppen. Det är omöjligt att anpassa en text om man inte vet vem man anpassar den för. Om du inte redan vet vilken målgrupp du har är det viktigt att du lär dig hitta rätt målgrupp för ditt företag. När du vet vem du skriver för kan du börja skriva.

2. Välkomna nya läsare

Om du har ett nyhetsbrev är det viktigt att skicka ett välkomstmail till alla nya prenumeranter. Det gör att du kan skapa ett positivt första intryck för att göra det mer sannolikt att mottagaren öppnar dina mail i framtiden.

3. Skriv alltid bra ämnesrader

Ämnesraden är alltid det första dina mottagare ser så det är viktigt att den är bra. Var inte rädd för att skriva en lockande ämnesrad. Syftet med ämnesraden är trots allt att locka till läsning. Om du vill lära dig mer har vi skapat en hel artikel om att skriva en bra ämnesrad.

4. Ämnesraden måste ha täckning i texten

Även om din ämnesrad ska vara lockande måste den också vara sann i relation till innehållet i mailet. Om du skriver missvisande ämnesrader riskerar du att tappa förtroende från dina kunder och din öppningsfrekvens kan sjunka. Se därför till att ditt innehåll alltid levererar på din lockande ämnesrad.

5. Ha en konsekvent tone of voice

Det är viktigt att du och ditt företag känns igen av dina mottagare och att du använder en röst som är din. Din så kallade tone of voice kan hjälpa dig sätta riktlinjer för hur du ska skriva så att du kan skriva mail på ett konsekvent sätt.

6. Få mottagaren att göra något

För att få bra resultat från ditt mail är det viktigt att ha en tydlig CTA. En call to action gör det tydligt för mottagare vad du vill att de ska göra. En CTA som känns lockande för mottagaren ger dig större chanser att lyckas.

7. Använd sociala bevis

Nya kunder kan lockas av berättelser från andra kunder. Berättelser från kunder kan fungera som starka sociala bevis på att dina produkter och tjänster är bra och att du driver ett bra företag som värnar sina kunder. Ge gärna utrymme i ditt mail för de betyg du har fått eller en kort berättelse från en kund.

8. Inkludera siffror och statistik

Statistik kan missbrukas men om du använder det på rätt sätt kan det vara ett bra sätt att stärka dina argument. Tänk till exempel att du ska berätta att du har många nöjda kunder. Vad känns då som det starkaste argumentet?

Vi har hjälpt 650 nöjda kursdeltagare eller Vi har hjälpt många nöjda kursdeltagare?

Siffror kan vara kraftfulla och användbara. Kom bara ihåg att det är viktigt att de också är sanna.

9. Punktlistor

Ett mail kan vara svårt att läsa om det bara inkluderar text. Om du istället gör texten lättare att läsa med punktlistor kan du få fler läsare att faktiskt läsa vad du skriver. Du kan skapa en vanlig punktlista, en numrerad lista eller använd emojis för att göra listan mer visuellt intressant.

Exempel:
Fördelar med yoga.

✅ Förbättrar styrka, balans och flexibilitet
✅ Minskar ryggsmärtor
✅ Är bra för ditt hjärta
✅ Frigör energi
✅ Hjälper dig hantera stress

10. Kom snabbt till poängen

Dina läsare är upptagna och har inte tid att läsa dina långa mail. Skriv därför korta och koncisa mail som är enkla att förstå. På det sättet kan du hålla dina mottagare engagerade och få fler konverteringar från dina mail.

11. Undvik spamfiltret

Det finns alltid en risk att ditt mail hamnar i dina mottagares spamfilter. Risken är större när du just börjat skicka mail från en ny domän. Tänk då på att undvika språk och ord som är vanliga i spammail. Du bör till exempel undvika ord såsom gratis, låna, pengar och liknande. Du kan gå till din egen spamkorg för att förstår vilket typ av innehåll och vilka ord du bör undvika. Se bara till att inte klicka på något spammail.

12. Överdriv inte säljet

Om du vill sälja något i ditt mail är det bra att fundera på om ditt mail låter för pressande och säljande. Ingen vill bli tvingad till att köpa något. Undvik att använda marknadsföringsord som inte betyder något och försök vara ärlig. Det är särskilt viktigt om du främst skickar till svenska läsare.

13. Skriv direkt till dina mottagare

Dina läsare gillar sannolikt att bli sedda. När du skriver ett mail är det därför bra att skriva till dina mottagare, inte om dem. Det gör det enklare för dina mottagare att engagera sig i din text.

Istället för att skriva…

Många kattägare har erfarenhet av att deras katt river deras soffa.

…kan du skriva:

River din katt din soffa?

14. Använd storytelling

Berättelser har engagerat människor i tusentals år och kommer fortsätta göra det i tusentals år. Det är därför smart att skapa en berättelse av ditt budskap. Med bra storytelling har du bra verktyg för att göra din berättelse mer personlig och stärka ditt varumärke med berättelser om dig själv.

15. Korrekturläs ditt mail

Innehållet i ditt mail är viktigt men du kan förstöra det med dålig grammatik och stavning. Läs därför igenom ditt mail minst tre gånger innan du skickar det och använd stavningskontrollen i din webbläsare, ditt mailprogram eller i till exempel Microsoft Word eller Google Dokument.

16. Skicka ett testmail till dina kollegor

Det är alltid bra att skicka ett testmail till dig själv men skicka gärna det också till några kollegor eller vänner. På det sättet kan du upptäcka om det fastnar i spamkorgen och om något inte visas som det ska. Tänk på att ditt mail ska se bra ut på flera olika plattformar. Testa att öppna det både i mobilen och på datorn så att du vet att det ser bra ut på alla enheter.

17. Använd AI-verktyg

Det kan ibland vara svårt att komma igång med att skriva. Ett av våra bästa tips är då att skriva med AI. Den kan hjälpa dig skriva ett helt mail, skriva en introduktion eller ge dig idéer för vad du kan skriva i ditt mail. Det är alltid bra att kolla igenom ett mail som är skrivet av en AI och göra de ändringar som behövs men en AI kan ändå vara till stor hjälp.

18. A/B-testa

A/B-tester kan ge hjälpa dig förstå vad din målgrupp är intresserad av och vad som får dem att klicka på ditt mail. Med A/B-testning kan du till exempel testa olika ämnesrader eller olika CTA-texter. De flesta verktyg för e-postmarknadsföring inkluderar funktioner för att genomföra A/B-tester.

Frågor att ställa innan du skickar

Innan du skickar ditt professionella mail är det bra att ställa dessa 5 frågor:

1. Är mitt mail lockande? Är mitt mail intressant nog för att jag och min målgrupp ska vilja öppna det?
2. Kan texten kortas ner? Kort och koncist är bra. Kan jag göra mitt mail kortare?
3. Har mitt mail ett högt värde? Har mitt mail ett högt värde för mina läsare och inte bara för mig? Det räcker inte att det är lockande. När min målgrupp har läst mitt mail ska de känna att det var värt deras tid och att de vill läsa nästa mail från mig.
4. Har jag en tydlig CTA? Kan mina läsare se och förstå min CTA? Kan jag förbättra dess position och text?
5. Är mitt mail rättskrivet? Har jag stavat rätt och har jag formaterat text, knappar och bilder rätt?

Ett professionellt mail kan ta dig långt

Ett välskrivet professionellt mail kan ta dig långt. Det kan öppna dörrarna för en viktig kontakt, hitta nya kunder för ditt företag, behålla kunder och öka din försäljning. Vi hoppas att våra 18 bästa tips för att skriva ett professionellt mail kan hjälpa dig och ditt företag i framtiden.