Como escrever uma boa assinatura de email?

O que é uma assinatura de email?  

Uma assinatura de email é, em primeiro lugar, a sua informação de contacto que escreve no final do email para facilitar o contacto do destinatário consigo. Pode questionar-se se precisa de uma assinatura de email; a resposta a essa pergunta é provavelmente que sim. É sempre bom deixar a sua informação caso o destinatário queira, por exemplo, reencaminhar o seu email ou ligar para si sem lhe ser exigido demasiado esforço.

Como escrever uma assinatura de email? 

A forma como deve escrever a sua assinatura de email vai depender do destinatário. É uma assinatura de email em contexto profissional ou trata-se de família e amigos? Se está à procura de uma assinatura de email geral, mas que mesmo assim seja boa, o melhor é mantê-la fácil, concisa, útil e direta.

Eis alguns exemplos de como escrever informação considerada essencial e importante na sua assinatura de email e também algumas funcionalidades a considerar:

• Uma despedida

As melhores assinaturas de email contêm despedida; a despedida pode ser qualquer coisa, desde os melhores cumprimentos a atentamente. Gostamos de escrever “Com os melhores cumprimentos”. Lembre-se de pensar no contexto do email antes de escrever a despedida. Por exemplo, não quer escrever “atentamente” ao um amigo seu, pois é um termo um bocado distante e poderá ser mal interpretado.

• Nome e apelido

Esta é fácil. Escreva o seu nome e apelido normalmente ou altere-o e escreva em negrito. A decisão é sua. Normalmente escrevemos os nossos nomes para que as pessoas saibam quem está a enviar o email.

Não detesta quando recebe emails onde o destinatário se enganou a escrever o seu nome? Esta é uma excelente forma de evitar esse problema, pois assim, o destinatário poderá ver como se escreve o seu nome na assinatura do email.

• Número de telefone

É sempre bom escrever o seu número de telefone na assinatura do email, caso o destinatário lhe queira ligar em resposta ao email. Assim permite-lhe que o faça.

• Mantenha-a simples

Mantenha a sua assinatura de email simples. Um toque de cor pode tornar o design interessante. Também irá ajudar a destacar a assinatura de email do resto do seu email.

• Hierarquia para ajudar o destinatário 

Uma forte hierarquia é uma boa forma de indicar a informação mais importante; é uma boa maneira de orientar o destinatário até às informações vitais e ajudá-lo a encontrar o que procura rapidamente.

• Que funcione em telemóveis 

Atualmente, muita gente lê os emails nos telemóveis. Portanto, é essencial certificar-se que a sua assinatura de email tem um design uniforme. Queremos que o destinatário leia o conteúdo do seu email e possa entrar em contacto consigo facilmente. Existem várias ferramentas online gratuitas que o podem ajudar a visualizar a sua assinatura de email num dispositivo móvel. Desta forma, estaremos a garantir uma assinatura de email perfeita.

Como escrever uma assinatura de email profissional?

Deve-se estar a perguntar o que colocar numa assinatura de email profissional. Pense nela desta forma: a sua assinatura de email em contexto profissional existe para o ajudar a promover a sua imagem e marca. Além do seu nome e número de telefone, deve adicionar também o seu título do trabalho e mesmo até o logotipo da empresa. Algumas pessoas incorporam ainda o site da empresa nas suas assinaturas de email. Na verdade, tudo se resume a si, e ao que deseja que as pessoas associem ao seu nome.

Há debates sobre se se deve ou não incluir o seu endereço de email. Algumas pessoas acreditam que é redundante, enquanto outras acham que é importante caso alguém reencaminhe os seus emails. Na nossa perspetiva, não custa nada anotar o endereço de email uma vez mais. Compilamos uma lista abaixo do que incluir na sua assinatura de email profissional. Lembre-se de que é você quem decide o que é importante para si e para a sua marca e que detalhes importantes usa na sua assinatura. Queremos escrever uma boa assinatura de email, mas sem sobrecarregar os nossos destinatários.

Extras fantásticos para adicionar a uma assinatura de email profissional:  

• Título

Além de escrever o seu nome e apelido, também deve escrever o seu título. O destinatário pode entender a sua função e a sua experiência, mais facilmente. Seria melhor se também escrevesse o nome da sua empresa ou da empresa para a qual trabalha. É uma excelente forma de ganhar credibilidade, pois o destinatário vai, provavelmente, associá-lo a essa empresa para futuras comunicações. Também pode adicionar um logotipo e um link para o site da empresa facilitando o acesso do destinatário.

• Número de telefone

Deve incluir o seu número de telefone, número de fax ou outro meio de comunicação para torná-la na melhor assinatura de email possível. O mais importante é facilitar ao máximo as formas do destinatário entrar em contacto consigo. Também deve incluir um indicativo se tiver contactos e clientes internacionais. Como cereja no topo do bolo, também pode criar um link no seu número de telefone para que o destinatário possa simplesmente clicar no número e ligar para si.

• Logotipos das redes sociais 

As redes sociais têm um papel importante no mundo moderno. Agora é da natureza humana verificar imediatamente as redes sociais de quem se cruza connosco. É uma forma de descobrir os interesses dessa pessoa. Pode dizer muito de si ao usar as redes sociais. Deve, também, certificar-se que a sua presença nas redes sociais está sincronizada com a sua marca e que tem conteúdo útil. Portanto, os logotipos das redes sociais são um excelente extra à sua assinatura de email. Lembre-se, está a facilitar que o destinatário veja a sua presença nas redes sociais, com apenas um clique. Isto, também pode ajudar a ganhar seguidores, o que aumentaria ainda mais a probabilidade de promover a sua marca. Garantir que o conteúdo está atualizado; é um detalhe fundamental

• Call to action

Quando usado com moderação, um call to action pode ter diversos benefícios. Alguns exemplos de um call to action com chamariz e de bom gosto podem passar por um link para participar num webinar gratuito, do qual você ou a sua empresa é anfitrião, ou por fazer o download de um white paper. Tudo o que adicionamos à assinatura do email é com o intuito de promover a sua marca. Mesmo assim, deve ser de bom gosto para evitar que seja demasiado autopromocional. Não queremos ter informação desnecessária; em vez disso, queremos que a sua assinatura de email seja preenchida com informação importante para a tornar memorável.

• Isenção de responsabilidade

A isenção de responsabilidade é fundamental para uma boa assinatura de email, especialmente se trabalhar com finanças, advocacia ou seguradoras. Em especial agora com o RDPG (Regulamento Geral da Proteção de Dados) torna-se essencial. O conteúdo do seu email pode conter informação privada da qual ninguém tem conhecimento além do destinatário. Portanto, é importante proteger esses detalhes se, em situações improváveis, aparecerem porventura na caixa de entrada de outra pessoa. Uma nota de isenção de responsabilidade é algo deste género:

“O conteúdo deste email é confidencial e dirigido apenas ao destinatário especificado na mensagem. É estritamente proibida a partilha de qualquer parte desta mensagem com terceiros, sem o consentimento por escrito do remetente. Se recebeu esta mensagem por engano, responda a esta mensagem e proceda eliminando a mesma, para que possamos garantir que tal erro não volte a acontecer.” 

• Pronomes

Os pronomes são importantes para escrever uma boa assinatura de email. Usar pronomes é um bom indicador de inclusão. Suponha que você é transgénero, não-binário ou cis. Em tal caso, é uma boa forma de mostrar ao destinatário do email que pronome deve usar em futuras comunicações consigo. Diminui falhas de comunicação, normaliza a discussão de género e remove a ambiguidade.

Agora que tem uma ideia completa de como se escreve uma boa assinatura de email, vai precisar de um domínio de email para a acompanhar.

Como adicionar uma assinatura de email no formulário webmail one.com

Se já é cliente na one.com, pode facilmente criar uma boa assinatura usando o formulário webmail. Eis como poderá fazê-lo:

• Entre na sua conta de email.
• Vá a definições.
• No separador Geral, insira a sua assinatura e clique guardar.