Como começar um e-mail (2024)

Como começar um e-mail é a questão que se impõe. Por isso é que como iniciar um e-mail é uma boa pergunta e um bom ponto de partida para este artigo. Assim, deve fazê-lo dirigindo-se ao destinatário pelo nome. Use uma saudação com um nível de formalidade apropriado. Depois, vá direto ao assunto e mencione o objetivo da mensagem. Uma vez isto feito, escreva o resto do seu e-mail. De seguida encontrará mais dicas sobre como escrever um e-mail.

A importância de como começar um e-mail

Um colaborador que trabalhe num escritório recebe 121 e-mails por dia. Por isso, tem de compreender que estará a lutar pela sua atenção. Ou seja, é necessário saber como escrever um e-mail formal e informal. Para além disso tem de saber fazer um bom início de conversa de forma a prender os seus leitores. Se não fizer isto, ninguém irá ler a sua newsletter nem a sua campanha de e-mail marketing.

Conhecer o seu público-alvo é o primeiro passo para compreender como começar um e-mail profissional. Tendo em conta o seu destinatário, conseguirá determinar o nível de formalidade adequado. Nos tópicos seguintes terá mais informações sobre como começar um e-mail formal e informal.

Como começar um e-mail profissional

Dependendo do seu público-alvo e do seu objetivo, pode optar por ver como escrever um e-mail formal. Se esta for a abordagem escolhida, saiba, seguidamente, como proceder:

1. Use um e-mail profissional.

Caso ainda não o tenha feito, crie um endereço de e-mail profissional para a sua empresa. A utilização de um e-mail empresarial irá transparecer autoridade, o que é importantíssimo, independentemente da mensagem ter um tom formal ou informal.

Saiba mais: para obter mais dicas, leia Como criar uma conta de e-mail.

2. Comece com uma saudação apropriada.

A abordagem mais segura de como começar um e-mail formal é iniciar o seu webmail com “Caro(a)”. Evite expressões como “a quem possa interessar”. É muito impessoal e pode ter um efeito contrário, especialmente se estiver a tentar vender algum produto ou serviço a partir de e-mails.

3. Faça referência ao nome e apelido do destinatário.

Se quiser utilizar a fórmula correta de como começar um e-mail profissional, evite introduções impessoais como “Caro cliente”. Se souber o nome da pessoa, utilize-o. Por exemplo, “Caro Sr. João Pires”. Ao fazê-lo, ajudará a criar confiança que poderá traduzir-se em vendas.

Saiba mais: outra forma de aumentar as vendas passa por assegurar que o seu website é fácil de utilizar. Portanto, leia Como melhorar a experiência de utilizador do seu website.

4. Vá direto ao assunto.

Depois de ver como escrever um e-mail formal e de se dirigir ao destinatário, é altura de partilhar a razão pela qual está a contactá-lo. Seja breve. As pessoas estão ocupadas. Por isso, se demorar muito tempo a demonstrar o seu ponto de vista, o leitor irá ignorar a sua mensagem. Respeite o tempo do cliente.

Como iniciar um e-mail informal

Dependendo do seu público-alvo, uma abordagem mais informal poderá funcionar melhor. Assim, leia abaixo como começar um e-mail informal.

1. Use uma saudação

À semelhança do que já sabe sobre como começar um e-mail formal, o primeiro passo é a saudação. No entanto, existe uma diferença: em vez de usar “Caro(a)”, pode optar por um cumprimento mais descontraído como “Olá”.

2. Mencione o primeiro nome da pessoa.

A utilização do nome e apelido numa mensagem mais informal pode tornar-se embaraçosa. Por isso, é preferível usar apenas o primeiro nome do destinatário. Se não o souber, pode simplesmente escrever só “Olá”. Não utilize “a quem possa interessar”. É pouco pessoal.

3. Conecte-se com o seu público.

É sempre melhor que chegue ao assunto o mais rápido possível. No entanto, pode acrescentar uma frase curta para estabelecer uma ligação com o destinatário da sua mensagem.

Por exemplo:

“Olá João,

Espero que já tenha descansado depois das comemorações da vitória do Barcelona ontem à noite. Para manter a boa disposição, aqui estão algumas ofertas.”

Se estiver a automatizar os seus e-mails e a enviá-los para um grande público, como o caso de uma newsletter, torna-se mais desafiante criar uma frase personalizada uma vez que é necessário conhecer os gostos de cada pessoa. Ainda antes de saber como escrever um e-mail, poderá fazer uma investigação do mercado de forma a encontrar semelhanças entre clientes.

Como iniciar um e-mail para um desconhecido

Poderá ter de enviar e-mails de marketing a alguém que não esteja na sua agenda de contactos. Por exemplo, suponha que está a tentar estabelecer uma parceria comercial. Neste caso, deverá proceder de forma um pouco diferente. Ainda assim, as regras acima descritas também se aplicam, mesmo as que referem como começar um e-mail profissional. No entanto, deve igualmente seguir outras recomendações para que tenha conhecimento de como escrever um e-mail no caso de não conhecer a pessoa:

1. Apresente-se.

Depois de aplicar as dicas de como escrever um e-mail formal, explique ao destinatário quem é. Apresente a sua empresa, de preferência com factos mensuráveis para que a façam sobressair. Por exemplo, diga que, em 2022, alcançou a venda de 150.000 bolos. Certifique-se de que o destinatário da mensagem vai querer saber mais sobre si e sobre o seu negócio.

2. Faça um elogio.

Após ter tido em conta o ponto anterior e como começar um e-mail formal, concentre-se no que torna o destinatário especial. Foque-se na realização dos objetivos do seu possível cliente ou em algum facto que faça com que a vossa parceria sobressaia. Tente referir algo que possa relacionar-se com o porquê de estar a contactar essa pessoa.

3. Explique porque é que está a contactar.

Seguidamente, diga ao destinatário porque razão é que está a contactá-lo. Por exemplo, se estiver à procura de uma parceria B2B, apresente-lhe uma visão geral do seu plano e tente marcar uma reunião para uma discussão detalhada dos pormenores. Tudo isto virá depois de ter concluído todas as etapas de como escrever um e-mail formal ou informal.

Todos estes passos têm uma semelhança: devem ser breves. Independentemente do propósito do e-mail, respeite o tempo das pessoas. Tente usar apenas uma ou duas frases para se apresentar, por exemplo. O destinatário apreciará que respeite o seu tempo.