Was ist eine Datenschutzerklärung?

Daten, die von Kunden gesammelt werden, sind für Unternehmen von unschätzbarem Wert. Die Daten können verwendet werden, um die Benutzererfahrung zu verbessern, das gesamte Produktangebot zu verbessern und personalisierte Angebote zu liefern. Mit großer Macht geht jedoch auch große Verantwortung einher und das Sammeln von Daten beinhaltet auch den Schutz dieser Daten, um die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen. 

Und genau hier kommt eine Datenschutzerklärung ins Spiel: Das Verständnis des Zwecks einer Datenschutzerklärung ist entscheidend für die Einhaltung rechtlicher und ethischer Best Practices. In diesem Artikel schauen wir uns die Datenschutzerklärungen an – was sie sind, wer verpflichtet ist, eine auf seiner Website aufzunehmen und was alle Datenschutzerklärungen enthalten müssen, um gültig zu sein.  

Was ist eine Datenschutzerklärung? 

Eine Datenschutzerklärung ist eine Erklärung oder ein rechtliches Dokument, in dem klar beschrieben wird, wie eine Website oder ein Unternehmen die personenbezogenen Daten ihrer Nutzer sammelt, verwendet, weitergibt und schützt. Eine gut ausgearbeitete Datenschutzerklärung informiert die Nutzer über die Arten der gesammelten Daten, die Zwecke, für die sie verwendet werden, und die Rechte, die sie an ihren personenbezogenen Daten haben.  

Sollten alle Websites eine Datenschutzerklärung haben? 

Im Grunde ja. Auch wenn Ihre Website vertrauliche Informationen wie Kreditkartennummern oder Krankengeschichte nicht direkt erfasst, sammelt sie wahrscheinlich dennoch Informationen wie IP-Adresse, Surfverhalten und Cookies. Lassen Sie uns die Gründe genauer anschauen, warum Ihre Website eine Datenschutzerklärung benötigt.  

Gesetzliche Vorgaben   

Der Hauptgrund für das Hinzufügen einer Datenschutzerklärung ist natürlich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Je nachdem, wo Sie tätig sind und woher Sie Besucher bekommen, gibt es Gesetze, an die Sie sich halten müssen, um nicht mit Geldstrafen belegt zu werden. Wenn Sie in der Europäischen Union ansässig sind oder Website-Besucher aus dieser Region empfangen, müssen Sie die Nutzer darüber informieren, wie ihre Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erhoben und verwendet werden.  

Ist eine Datenschutzerklärung dasselbe wie die DSGVO?  

Eine Datenschutzerklärung ist ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung der DSGVO. Die DSGVO selbst ist eine umfassende Verordnung, die Datenschutzgrundsätze, Nutzerrechte und Pflichten für Unternehmen umfasst. Eine Datenschutzerklärung ist eine praktische Möglichkeit, die DSGVO-Anforderungen auszudrücken, indem sie die Datenverarbeitungspraktiken eines Unternehmens so erklärt, dass die Benutzer sie leicht verstehen können, aber das Hinzufügen einer Datenschutzerklärung allein heißt nicht, dass Sie bereits vollständig DSGVO-konform agieren.  

Compliance und Risikominderung 

Indem Sie die Praktiken im Umgang mit Daten klar umreißen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen mit den Website-Besuchern und richten Ihre Website an den Datenschutzstandards aus. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung trägt dazu bei, die Einhaltung sich ändernder Vorschriften sicherzustellen. 

Aufbau von Vertrauen bei Besuchern und Kunden 

Sie sollten eine Datenschutzerklärung als ein weiteres Instrument betrachten, um Vertrauen bei Ihren Kunden und Website-Besuchern aufzubauen. Transparenz hilft den Menschen, sich bei ihren Interaktionen mit Ihrer Website respektiert und sicher zu fühlen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Menschen weiterhin mit Ihrer Website beschäftigen. Und das wiederum trägt dazu bei, die Loyalität zu Ihrem Unternehmen aufzubauen und schließlich Ihre Conversions zu steigern. 

Warum ist eine Datenschutzerklärung wichtig? 

Datenschutzerklärungen sind erforderlich, um viele rechtliche und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Hinzufügen einer Datenschutzerklärung zu Ihrer Website ist eine Notwendigkeit für Unternehmen, die Benutzerdaten sammeln, verwenden oder weitergeben. 

Neben der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen ist eine Datenschutzerklärung der Schlüssel, um Vertrauen bei Ihren Besuchern aufzubauen. Wenn Kunden einen klaren und transparenten Überblick darüber erhalten, wie ihre Daten gesammelt, verwendet und geschützt werden, fühlen sie sich in Ihrem Unternehmen eher sicher und vertrauensvoll aufgehoben. Diese Sicherheit kann die Kundenbindung verbessern, wiederholte Besuche fördern und sogar Ihre Marke hervorheben.  

Was Sie in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen sollten 

Bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung ist es bedeutend, wichtige Bereiche abzudecken, um Compliance und Transparenz zu gewährleisten. Hier behandeln wir einige der wichtigsten Klauseln, die Sie in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen müssen. 

Grundlegende Komponenten 

Zu Beginn sollten Sie das Datum des Inkrafttretens – also ab wann die Datenschutzerklärung gilt – sowie das Datum der letzten Aktualisierung der Erklärung nennen. Auf diese Weise wird der Benutzer darüber informiert, dass die Richtlinie bereits gültig ist und ob seit dem letzten Durchsehen der Richtlinie Änderungen vorgenommen wurden.  

Sie sollten auch die Eigentumsverhältnisse klar angeben, nämlich den rechtlichen Namen des Unternehmens, dem die Website oder das Unternehmen gehört.  

Praktiken der Datenerfassung 

Erklären Sie in diesem Abschnitt deutlich, welche Arten von Daten Sie sammeln. Seien Sie so genau wie möglich, wenn es darum geht, welche Informationen Sie sammeln.  

Die Unterteilung in Kategorien macht die Informationen leichter verdaulich und hilft den Benutzern, genau zu verstehen, was wann gesammelt wird. Sie können auch klären, an welchen Stellen in der User Journey die Daten erhoben werden. Zu den gängigen Datenkategorien und Touchpoints gehören:   

• Personenbezogene Daten: Daten wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, die erfasst werden, wenn jemand ein Konto erstellt oder sich für einen Newsletter oder Dienst anmeldet.  
• Zahlungsdetails: Finanzdaten wie Kreditkartennummern oder Rechnungsadressen, die in der Regel an der Kasse oder beim Kauf eines Benutzers erfasst werden. 
• Anwendungsdaten: Informationen darüber, wie Benutzer mit Ihrer App oder Website interagieren, einschließlich verwendeter Funktionen, angeklickter Artikel oder eingegebener Suchbegriffe. Diese Daten werden häufig über Interaktionsprotokolle oder Analysetools gesammelt. 
• Technische Daten: Details wie IP-Adressen, Browserauswahl und Geräteinformationen, die häufig automatisch erfasst werden, wenn Benutzer die Website besuchen.  
• Sensible Informationen: Dazu gehören Gesundheitsdaten oder andere sehr persönliche Informationen, die möglicherweise zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen und eine ausdrückliche Zustimmung erfordern. 
• Cookies und Tracking-Informationen: Daten, die durch Cookies oder ähnliche Tracking-Technologien gesammelt werden und häufig für Website-Funktionalität, Analysen oder Werbezwecke verwendet werden. Erwähnen Sie, ob Benutzer diese Einstellungen über ein Einwilligungsbanner oder Einstellungen verwalten können. 

Die Bereitstellung dieses Detaillierungsgrads hilft Benutzern, fundierte Entscheidungen über die Interaktion mit Ihrer Website zu treffen und stellt sicher, dass Sie bei der Datenerfassung transparent sind. 

Zwecke der Datenerhebung 

In der nächsten Klausel sollten Sie detailliert beschreiben, wie Sie die Daten verwenden möchten. Wenn Sie jeden Zweck in Aufzählungspunkte aufschlüsseln, ist er auch für einen Benutzer, der Ihre Richtlinie überfliegt, leichter zu verstehen. Zu den häufigsten Gründen für die Datennutzung gehören:   

• Personalisierung und Marketing: Erläutern Sie, ob Benutzerdaten verwendet werden, um Inhalte und Empfehlungen anzupassen oder ob die Benutzerdaten zum Versenden von E-Mails, Newslettern oder Sonderangeboten verwendet werden können. Geben Sie an, wie und unter welchen Bedingungen Benutzer diese Mitteilungen abbestellen können. 
• Analyse- und Leistungsverbesserungen: Informieren Sie Benutzer, wenn ihre Daten verwendet werden, um die Leistung der Website zu analysieren oder Aktualisierungen vorzunehmen, die die Benutzererfahrung verbessern. 
• Kundensupport: Erläutern Sie, ob Daten verwendet werden, um auf Benutzeranfragen zu antworten, technische Probleme zu lösen oder den Kundendienst bereitzustellen. 
• Rechts- und Sicherheitszwecke: Geben Sie an, ob Daten verwendet werden könnten, um Betrug aufzudecken, die Sicherheit der Website zu gewährleisten oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. 

Praktiken für die gemeinsame Nutzung von Daten 

Informationen über Ihre Praktiken zur Weitergabe von Daten sind ein weiterer wichtiger Aspekt der Datenschutzerklärung. Geben Sie an , mit wem Sie Benutzerdaten teilen können sowie die Gründe dafür. Das kann z. B. sein: 

• Dienstleister: Erläutern Sie, ob Sie Daten an Anbieter weitergeben, die Sie beim Betrieb Ihrer Website unterstützen, z. B. Zahlungsabwickler oder E-Mail-Marketing-Dienste.  
• Analyse- und Werbepartner: Legen Sie fest, ob Sie Google Analytics oder Werbenetzwerke verwenden, die möglicherweise Nutzerdaten sammeln und verarbeiten.  
• Gesetzliche Verpflichtungen: Möglicherweise müssen Sie Daten weitergeben, um den Strafverfolgungsbehörden nachzukommen – das sollten Sie an dieser Stelle angeben. 

Rechte der Nutzer  

Die Nutzer haben Rechte an ihren Daten, die je nach den geltenden Datenschutzgesetzen variieren können. Wenn Sie diese Rechte in Ihrer Datenschutzerklärung darlegen, können Sie Ihr Engagement für den Datenschutz der Nutzer und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstreichen. Erläutern Sie, welche Rechte Benutzer haben, z. B. das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen, Ungenauigkeiten zu korrigieren oder die Löschung zu verlangen.  

Skizzieren Sie außerdem, wie Benutzer diese Rechte ausüben können. Das sollte Kontaktmethoden umfassen, unabhängig davon, ob es sich um eine bestimmte E-Mail oder ein Kontaktformular handelt. Informieren Sie die Benutzer über die zu erwarteten Reaktionszeiten auf ihre Anfragen und darüber, ob es Einschränkungen ihrer Rechte gibt (z. B. gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung von Informationen für einen bestimmten Zeitraum).  

Können Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung schreiben? 

Ja, Sie können in der Tat Ihre eigene Datenschutzerklärung schreiben. Wenn Sie alle Inhalte enthalten, die Sie benötigen, um den geltenden Gesetzen zu entsprechen, müssen Sie kein Anwalt sein, um die Police selbst zu verfassen.  

Obwohl es durchaus möglich ist, die Police selbst zu schreiben, kann es ein stressiger Prozess sein, sicherzustellen, dass Sie alles aufgenommen haben. Eine Datenschutzerklärung muss auch häufig aktualisiert werden.  

Wenn Sie das Verfassen und Aktualisieren Ihrer Datenschutzerklärung lieber automatisieren möchten, können Sie in Betracht ziehen, einen Dienst wie Termly zu nutzen. Es bietet Vorlagen und Tools, die Ihnen helfen, mit den sich entwickelnden Vorschriften Schritt zu halten. Termly scannt Ihre Website automatisch und aktualisiert den Inhalt der Datenschutzerklärung, um alle Ergänzungen und Änderungen widerzuspiegeln.  

Die Verwendung eines Tools wie Termly macht es einfacher, sicherzustellen, dass Ihre Police korrekt, gründlich und aktuell ist, ohne dass juristisches Fachwissen erforderlich ist. 

Beispiel für eine Datenschutzerklärung 

Um alles zusammenzufassen, sollte ein Beispiel für eine Datenschutzerklärung die folgenden Abschnitte enthalten: 

• Einführung – Überblick über den Zweck der Richtlinie. 
• Datenerhebung – Arten der erhobenen Daten (personenbezogene Daten, Nutzungsdaten). 
• Datennutzung – Spezifische Verwendungszwecke der gesammelten Daten. 
• Praktiken des Informationsaustauschs – Offenlegung von Praktiken des Datenaustauschs, falls vorhanden. 
• Sicherheit – Maßnahmen zum Schutz von Benutzerdaten. 
• Benutzerrechte und Wahlmöglichkeiten – Erläuterung der Benutzerrechte. 
• Kontaktinformationen – Wie Benutzer sich bei Fragen oder Bedenken an Sie wenden können. 

Die Aufnahme dieser Abschnitte stellt sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung alles enthält, was Sie benötigen, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und für Ihre Besucher und Kunden transparent zu sein.  

Schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Kunden mit einer starken Datenschutzerklärung 

Eine Datenschutzerklärung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Website, um die Einhaltung gesetzlicher Standards zu gewährleisten, Risiken zu reduzieren und Vertrauen bei den Nutzern aufzubauen. Durch die Festlegung von Datenerfassung, Datennutzung und Datenrechten bietet eine Datenschutzerklärung Transparenz und fördert das Vertrauen der Nutzer, indem sie ihnen zeigt, dass Ihnen die Privatsphäre Ihrer Nutzer sehr wichtig ist.