Wie beginnt man eine E-Mail? (2024)

Sie sollten eine E-Mail mit dem Namen der empfangenden Person beginnen und dabei eine Begrüßung mit angemessenem Formalitätsgrad verwenden. Anschließend kommen Sie direkt zum Punkt und nennen den Zweck der Nachricht und schreiben die restliche Mail.

In diesem Artikel erhalten Sie mehr hilfreiche Tipps zu diesem Thema.

Warum es wichtig ist, eine E-Mail richtig zu beginnen

Normale Büroangestellte erhalten durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag. Sie müssen sich also darüber im Klaren sein, dass Sie um die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen kämpfen müssen. 

Sie benötigen eine starke Einleitung, um die Leser:innen zu fesseln, andernfalls wird niemand Ihre Newsletter oder E-Mail-Marketingkampagne lesen.

Im ersten Schritt ist es deshalb wichtig, für den richtigen Start der E-Mail Ihre Zielgruppe zu kennen. Darauf aufbauend können Sie den Formalitätsgrad bestimmen, wobei wir Ihnen nachfolgend einige Tipps zu formellen und informellen Einleitungen von E-Mails geben.

Wie man formell eine E-Mail beginnt

Abhängig von Ihrer Zielgruppe entscheiden Sie sich möglicherweise dazu, Ihre E-Mail formell zu beginnen. Hier ein paar Dinge, wobei Sie darauf achten sollten:

1. Nutzen Sie eine geschäftliche E-Mail

Richten Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen ein, wenn Sie bisher keine haben. Mit einer professionellen E-Mail wirken Sie seriöser. Das ist ein wichtiger Faktor, egal ob Sie in Ihrer Nachricht einen formellen oder informellen Ton anschlagen wollen.

Mehr erfahren: Weitere Tipps finden Sie unter „Wie kann ich ein E-Mail-Konto anlegen“.

2. Beginnen Sie die Mail mit einer angemessenen Begrüßung

Am sichersten ist es, wenn Sie Ihre Webmail mit „Sehr geehrte/r“ beginnen. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, das klingt sehr unpersönlich und kann sich negativ auf Ihre Verkaufszahlen auswirken.

3. Verwenden Sie den Nachnamen des Empfängers

Generische Einleitungen wie „Sehr geehrter Kunde“ erwecken keinen guten Eindruck. Ist Ihnen der Nachname der Person bekannt, dann sollten Sie ihn verwenden. Zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Schmidt“. Auf diese Weise schaffen Sie Vertrauen, was sich positiv in Ihren Verkaufszahlen spiegeln wird.

Mehr erfahren: Eine weitere Möglichkeit zur Umsatzsteigerung ist die benutzungsfreundliche Gestaltung Ihrer Website. Lesen Sie dazu „Wie lässt sich das Nutzererlebnis einer Website verbessern“.

4. Kommen Sie auf den Punkt

Nachdem Sie die Empfänger:innen Ihrer E-Mail angesprochen haben, sollten Sie ihnen mitteilen, warum Sie sich an sie wenden. Fassen Sie sich dabei kurz und respektieren Sie die Zeit Ihrer Mitmenschen. Jeder ist beschäftigt und wenn Sie zu lange brauchen, um auf den Punkt zu kommen, wird Ihre Nachricht geschlossen.

Wie man informell eine E-Mail beginnt

Manchmal passt zu Ihrer Zielgruppe eine informelle Herangehensweise besser. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie Ihre E-Mail informell beginnen können.

1. Verwenden Sie eine Begrüßung

Der erste Schritt ist derselbe wie bei der formellen E-Mail: die Wahl einer Begrüßung. Anstelle von „Sehr geehrte/r“ können Sie hier aber etwas Lockereres wie „Hallo“ oder „Hey“ verwenden.

2. Erwähnen Sie den Vornamen

Wenn Sie in einem informellen Rahmen den Nachnamen verwenden, kann das seltsam wirken. Verwenden Sie stattdessen lieber den Vornamen der empfangenden Person. Falls Ihnen der Name nicht bekannt ist, werden Sie kreativ und vermeiden allgemeine und unpersönliche Formulierungen wie „Lieber Kunde“.

3. Gehen Sie auf Ihr Publikum ein

Am besten ist es, wenn sie schnellstmöglich zur Sache kommen. Sie können jedoch einen kurzen Satz einfügen, mit dem Sie eine Verbindung zu den Empfänger:innen aufbauen.

Zum Beispiel:

„Hey Adrian,

ich hoffe, du bist nicht zu müde von Barcelonas Siegesfeier gestern. Um die gute Stimmung aufrechtzuerhalten, habe ich hier ein paar Angebote für dich.“

Wenn Sie Ihre E-Mails automatisieren und an eine große Leserschaft versenden (wie bei einem Newsletter), wird die Personalisierung schwieriger, da Sie die Vorlieben jeder einzelnen Person kennen müssten. Mit Marktforschung könnten Sie hier aber Ähnlichkeiten feststellen lassen.

Wie beginnt man eine E-Mail an einen Unbekannten?

Möglicherweise müssen Sie eine Marketing-E-Mail an jemanden senden, der nicht in Ihrem Adressbuch steht, etwa wenn Sie eine Geschäftspartnerschaft aufbauen möchten. Dann sollten Sie etwas anders vorgehen. Die gelernten Regeln gelten zwar immer noch, aber es kommen noch ein paar dazu:

1. Stellen Sie sich vor

Erklären Sie den Empfänger:innen der E-Mail, wer Sie sind. Erzählen Sie von Ihrem Unternehmen und untermalen Sie das am besten mit messbaren Ergebnissen, die für Ihr Unternehmen stehen, etwa der Verkauf von 150.000 Torten im Jahr 2022. Legen Sie großes Augenmerk darauf, Interesse bei den Empfänger:innen zu wecken.

2. Machen Sie ein Kompliment

Konzentrieren Sie sich auf das, was die empfangende Person einzigartig macht, etwa eine persönliche Errungenschaft oder ein Alleinstellungsmerkmal ihres Unternehmens. Im Idealfall wählen Sie etwas, das mit Ihrem Grund der Kontaktaufnahme zu tun hat.

3. Erklären Sie den Grund für die Kontaktaufnahme

Sagen Sie der empfangenden Person, warum Sie sich mit ihr in Verbindung setzen. Wenn Sie zum Beispiel eine B2B-Partnerschaft anstreben, dann geben Sie ihr einen Überblick über Ihren Plan und versuchen, ein Treffen für ein weiteres Gespräch zu vereinbaren.

All diese Schritte haben eine Gemeinsamkeit: Sie sollten kurz sein. Unabhängig vom Zweck Ihrer E-Mail ist es wichtig, die Zeit der Empfänger:innen zu respektieren. Versuchen Sie beispielsweise, sich in ein oder zwei Sätzen vorzustellen. Die empfangende Person wird den respektvollen Umgang mit ihrer Zeit zu schätzen wissen.