Was ist ein E-Mail-Server?

Ein E-Mail-Server ist für Sie als Benutzer:in normalerweise gänzlich unsichtbar, aber er arbeitet rund um die Uhr, um sicherzustellen, dass Sie bei Bedarf E-Mails senden und empfangen können. Stellen Sie sich einen E-Mail-Server als Ihren persönlichen Postboten und Briefkasten in einem vor.

Ganz gleich, ob Sie ein neues E-Mail-Konto einrichten oder ein bestehendes Konto migrieren möchten, kann es nützlich sein, die Komponenten zu verstehen, die hinter dem Prozess stehen.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie der Vorgang des E-Mail-Versands auf Netzwerkebene aussieht und aus welchen verschiedenen Teilen ein E-Mail-Server besteht.

Was ist ein E-Mail-Server?

Ein E-Mail-Server, auch Mailserver genannt, ist ein Computersystem, das mit den für den Versand und Empfang von E-Mails erforderlichen Anwendungen ausgestattet ist. Der E-Mail-Server ist das Herzstück eines komplexes Prozesses, der mehrere Netzwerk- und Internet-Kommunikationsprotokolle umfasst. Dies sind die Regeln, auf denen basierend Onlinesysteme miteinander kommunizieren.

Wenn Sie eine Nachricht senden, stellt der Mailserver sicher, dass sie an die richtigen Empfänger:innen gesendet wird. Wenn etwas schief geht, wird er versuchen, die Nachricht mehrmals zu senden, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Wenn Ihr Mailserver eine E-Mail erhält, die keine gültigen Empfänger:innen hat, informiert er auch die Absender:innen, dass etwas schiefgelaufen ist. Der Mailserver sorgt im Grunde dafür, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß funktionieren, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.

Ein E-Mail-Server kommuniziert mit Ihren Geräten und Ihr Webmail

Eine weitere Aufgabe eines Mailservers ist die Kommunikation mit dem Mail-Client, den Sie auf Ihren Geräten oder in Ihrem Webmail haben. Nachdem Ihr Mailserver eine neue E-Mail erhalten hat, wird diese vom Mailserver an Ihr E-Mail-Programm weitergeleitet. Dort können Sie die Nachricht lesen, in einen Ordner verschieben, mit einem Label versehen oder löschen.

Alle Änderungen, die Sie an der Nachricht vornehmen, werden vom Mailserver gespeichert, sodass Sie eine E-Mail auf Ihrem Handy löschen können und sie nicht noch einmal in Ihrem Webmail-Programm löschen müssen.

Es gibt einige Protokolle, mit denen Sie sich unbedingt vertraut machen sollten, da sie am häufigsten für das Senden und Empfangen von Nachrichten verwendet werden. Es handelt sich dabei um IMAP und SMTP.

Schauen wir uns genauer an, was diese beiden Protokolle leisten.

Was ist IMAP?

IMAP ist die Abkürzung für „Internet Message Access Protocol“ und ist das Protokoll, mit dem Ihr Smartphone oder Computer neue Nachrichten von Ihrem E-Mail-Server abrufen kann. Grundsätzlich ist der IMAP-E-Mail-Server für den Empfang von Nachrichten zuständig und ermöglicht es Ihnen, diese auf Ihrem Gerät zu lesen.

Möglicherweise müssen Sie IMAP konfigurieren, wenn Sie Ihre E-Mails zu einem neuen Gerät oder einem neuen E-Mail-Client hinzufügen.

Damit IMAP funktioniert, benötigt Ihr E-Mail-Client die Adresse Ihres IMAP-Servers (des Mail-Servers), einen Port für IMAP (häufig ist dies Port 993) sowie einen Benutzernamen und ein Passwort. Wenn Sie nicht wissen, welche IMAP-Einstellungen Sie ausfüllen müssen, sollten Sie bei Ihrem E-Mail-Provider nachfragen.

Ihr IMAP-E-Mail-Server hat eine zusätzliche Funktion. Er ermöglicht es Ihnen, Einladungen zu Veranstaltungen zu erhalten, die in einen Online Kalender eingetragen werden, wodurch Sie auch Kontaktinformationen für Ihr Adressbuch erhalten können.

Was ist SMTP?

SMTP steht für „Simple Mail Transfer Protocol“ und ist ein Standard-Internetprotokoll für ausgehende E-Mails. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Befehlen, die Ihr E-Mail-Client verwendet, um die Übertragung der von Ihnen erstellten und gesendeten E-Mails zu authentifizieren und zu steuern.

Wenn Sie eine E-Mail senden, wird sie zunächst über SMTP von Ihrem Smartphone, Computer oder einem anderen Gerät an Ihren E-Mail-Server gesendet. Ihr Mailserver verwendet dann SMTP, um Ihre Nachricht an den Mailserver der Empfänger:innen zu senden.

Als E-Mail-Benutzer:in stoßen Sie in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients möglicherweise auf SMTP. Je nach Konfiguration müssen Sie die Adresse des SMTP-Servers Ihres E-Mail-Providers, den Port für SMTP (normalerweise 587) sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort manuell eingeben.

Wenn Sie genauere Angaben zu den Einstellungen benötigen, sollten Sie, wie bei IMAP, die richtigen Informationen von Ihrem E-Mail-Provider erhalten können.

Was sind MX und DNS?

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen aktivieren möchten, sich Ihre Domain aber nicht am selben Ort wie Ihr Mailserver befindet, müssen Sie möglicherweise die DNS-Einstellungen (Domain Name System) für den MX-Eintrag (Mail Exchange) Ihrer Domain ändern.

MX ist ein Eintrag in Ihren DNS-Einstellungen, der Ihnen zeigt, wo sich Ihr Mailserver befindet. Mit der richtigen MX-Einstellung können Sie eingehende E-Mails an den richtigen Server weiterleiten.

Wenn Sie sowohl Ihre Domain als auch Ihr Webmail bei one.com haben, müssen Sie Ihre MX-Einstellungen nicht ändern.

Wie funktioniert ein E-Mail-Server? Ein Schritt-für-Schritt-Überblick

Nun haben wir die verschiedenen erforderlichen Protokolle und Systeme analysiert, die für den Versand von E-Mails benötigt werden. Lassen Sie uns nun die Schritte aufschlüsseln, die Ihre E-Mail durchlaufen muss, bevor sie die Empfänger:innen erreicht:

1. Sie drücken auf „Senden“

Sie haben Ihre Nachricht verfasst und die Adresse der Empfänger:innen angegeben. Jetzt klicken Sie auf „Senden“, um die Nachricht an die Empfänger:innen zu senden und lösen damit den Rest dieser Kettenreaktion aus. Diese beginnt mit der ersten Station Ihrer elektronischen Post: dem SMTP.

2. Die E-Mail kommt beim SMTP an

Diese erste Station ist dafür verantwortlich, die richtigen Empfänger:innen Ihrer Nachricht zu finden. Das SMTP verwendet dazu die Domain in der E-Mail-Adresse, um die IP-Adresse der Empfänger:innen zu ermitteln. Das ist eine einzigartige Nummer, die einen Computer im Internet identifiziert.

3. Ein IMAP-Server empfängt Ihre E-Mail

Sobald die Server die E-Mail-Domain verwenden, um die richtige Adresse zu ermitteln, empfängt der IMAP-Server die E-Mail mit den Informationen, die er benötigt, um sie an die richtige Person zu senden. Mit diesen Daten verbindet sich das IMAP mit dem Konto der Empfänger:innen und senden den Text an sie.

4. Ihre Nachricht erreicht ihr Ziel

Hier bietet der IMAP-Server eine weitere Funktion. Er ermöglicht es den E-Mail-Empfänger:innen, den Text zu lesen. Die Empfänger:innen können dann mit der Nachricht interagieren, sie also beantworten, weiterleiten oder löschen. Entscheiden sie sich für die Beantwortung der Mail, durchlaufen die Antworten dieselben Phasen und der Zyklus beginnt von Neuem.

SMTP und IMAP verschlüsseln und entschlüsseln je nach Konfiguration auch Ihre Daten. Ein gutes E-Mail-Sicherheitsprotokoll umfasst schließlich mehr als nur einen Spam- und Virenfilter.

Pro-Tipp: Sie können auch die Verwendung eines POP3-Servers in Betracht ziehen. POP steht für „Post Office Protocol“ und löscht Ihre E-Mails, nachdem sie von einem Computer heruntergeladen wurden, was die Sicherheit weiter erhöht. Meistens lässt es sich als Alternative zu IMAP auswählen.

Den E-Mail-Prozess verstehen

Einem Bericht von Statista aus dem Jahr 2022 zufolge werden bis 2025 weltweit 4,5 Milliarden Menschen E-Mails nutzen. Trotz der weiten Verbreitung von E-Mails ist den meisten Nutzer:innen der komplexe Prozess, der dahintersteckt, nicht bewusst.

Auch wenn es so aussieht, als würden E-Mails sofort zugestellt, muss der Mailserver in der Mitte eine Reihe von Schritten befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails korrekt gesendet und empfangen werden.

Hier ist ein kurzer Überblick, über das, was wir behandelt haben:

Was ist ein E-Mail-Server? Es handelt sich hier um Server und Protokolle, die eine E-Mail durchläuft, bevor sie ihr Ziel erreicht.

Was ist ein SMTP-Server für E-Mails? Das ist das Standardprotokoll für ausgehende E-Mails, mit dem der E-Mail-Client das richtige Ziel für eine E-Mail bestimmen kann.

Was ist ein IMAP-E-Mail-Server? Das ist das Protokoll, mit dem Sie E-Mails empfangen können. Hier lässt sich auch POP3 als alternatives Protokoll verwenden.