Was ist ein E-Mail-Client?

Wie funktioniert ein E-Mail-Programm?

Der Begriff E-Mail-Hosting-Anbieter ist Ihnen wahrscheinlich geläufig. Jeder dieser Anbieter ist mit einem E-Mail-Server verbunden und jede E-Mail wird an diesen Server geschickt. Die drei meist verbreitetsten Anbieter für E-Mail-Hosting sind Webmail-Anbieter (wie Gmail, GMX etc.), Internetanbieter (wie 1&1) und Webhosting-Anbieter wie wir von one.com.

Bei E-Mail-Servern handelt es sich um die Hardware, die weltweit in Rechenzentren verteilt ist. Die E-Mail-Server transportieren und speichern die versendeten Mails.

Ein E-Mail-Client hingegen ist ein Programm, das Sie auf Ihrem Computer (oder Handy) installieren, um direkt vom Desktop aus E-Mails zu versenden und zu empfangen. Das E-Mail-Programm lädt Ihre E-Mails vom E-Mail-Server herunter. Das passiert entweder zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt oder manuell. 

Die Mails werden dabei durch den Mail-Client vom Server auf Ihre Festplatte heruntergeladen. Zudem lädt es E-Mails, die Sie versenden möchten, auf den E-Mail-Server hoch. Damit Ihr E-Mail-Programm also ordnungsgemäß funktionieren kann, benötigt Ihr Computer eine Internetverbindung, denn nur so hat der Mail-Client Zugriff auf den E-Mail-Server.

Sind die E-Mails dann allerdings heruntergeladen, können Sie jederzeit auf die E-Mails zugreifen, egal ob Sie eine Internetverbindung haben oder offline sind. Zudem lassen sich in ein E-Mail-Programm mehrere E-Mail-Adressen von verschiedenen Anbietern einbinden, ganz gleich ob Premium oder Freemail.

Was sind die Vorteile eines E-Mail-Clients?

Ein E-Mail-Programm hat viele Vorteile, wovon wir Ihnen einige nachfolgend aufgelistet haben:

• Kein Internet

Wenn Sie ein E-Mail-Programm heruntergeladen haben, können Sie jederzeit auch ohne Internetverbindung auf Ihre E-Mails zugreifen. Das ist deshalb möglich, da der E-Mail-Client Ihre Mails vom Server herunterlädt, wenn Sie Internet haben. Sollte Ihre Internetverbindung also plötzlich weg sein, können Sie weiterhin alle E-Mails aufrufen, die bis zu diesem Zeitpunkt heruntergeladen wurden.

• Anpassbar

Ihr E-Mail-Programm können Sie nach Belieben anpassen. So können Sie etwa verschiedene Apps oder Funktionen hinzufügen, die Ihnen wichtig sind. Dadurch erhöhen Sie für sich die Benutzerfreundlichkeit und verbessern das Nutzererlebnis.

• Backups

Ein weiterer Vorteil sind die manuellen Backups Ihrer E-Mails. Stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine lange E-Mail an eine wichtige Person und plötzlich passiert etwas und Sie finden die geschriebene Mail nicht mehr. Kein Problem, denn der Entwurf ist auf Ihrer Festplatte gespeichert und Sie können ihn dort finden.

• Lokal gespeichert

Da Ihr E-Mail-Client alle Mails auf Ihrem Computer oder Gerät speichert, ist alles lokal gespeichert. Dazu zählen nicht nur die E-Mails, sondern auch alle Kontakte und Ordner. Mit diesen Daten können Sie ganz leicht zu einem anderen E-Mail-Programm wechseln.

• Funktionen

Ein E-Mail-Programm bietet mehr und bessere Funktionen zum Verwalten Ihrer E-Mails. Ein Beispiel ist die Stummschaltung. So können Sie bestimmte E-Mails stumm schalten und sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, während nur wichtige E-Mails durchgestellt werden.

Der beste Mail-Client

Es gibt unzählige E-Mail-Programme auf dem Markt. Sie sollten sich davon den besten Mail-Client für sich aussuchen. Hier einige Funktionen, auf die Sie bei der Wahl des besten Mail-Client achten sollten:

• Nach Ihren Wünschen anpassbar

Wie bereits erwähnt ist die Möglichkeit zur Anpassung des Programms essenziell, wählen Sie deshalb keinen E-Mail-Client, der sich nicht anpassen lässt. Viele E-Mail-Programme bieten etwa die Möglichkeit, wichtige E-Mails zu kennzeichnen. Auch das Erstellen von eigenen Kategorien und Ordnern zur besseren Organisation der Mails ist ein Must-Have.

• Bezahlbarkeit

Wählen Sie einen E-Mail-Client, den Sie auch langfristig bezahlen können, schließlich wollen Sie nicht nach einiger Zeit ein Kostenproblem verursachen.

• Produktivität

Nutzen Sie ein E-Mail-Programm, das Ihnen dabei hilft, Ihre Produktivität zu steigern. Informieren Sie sich zuerst über alle Funktionen des Mail-Clients und wie diese Ihre Produktivität steigern können, bevor Sie sich auf einen Client festlegen.

Ermöglicht Ihnen Ihr E-Mail-Programm beispielsweise die Integration von Apps, ist das einer der besten Mail-Clients. Wenn Sie Ihre Apps in das E-Mail-Programm einbinden können, sorgt das für einen Produktivitäts-Boost.

• Kein Internet

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr E-Mail-Client auch ohne Internetverbindung funktioniert. Das ist schließlich eines der Hauptargumente für ein E-Mail-Programm. 

Was ist der Unterschied zwischen Webmail und einem E-Mail-Programm?

Einer der größten Unterschiede zwischen Webmail und E-Mail-Programm ist die Notwendigkeit der Internetverbindung für Webmail.

Wenn Sie keinen E-Mail-Client nutzen und keine Internetverbindung haben, weil Sie etwa im Flugzeug sitzen, können Sie nicht auf Ihre E-Mails zugreifen. Falls Sie vorhatten, während der Flugzeit einen Anhang zu lesen, ist dieser Plan aufgrund der fehlenden Internetverbindung nun passé.

Unter einem anderen Gesichtspunkt betrachtet ist der E-Mail-Client wie die Post, die Ihnen jeden Morgen Ihre Briefe bringt. Sobald Sie die E-Mails einmal heruntergeladen haben, haben Sie jederzeit Zugriff darauf. Wenn Sie also vor dem Zustieg ins Flugzeug Internet hatten, können Sie Ihre Mails auch über den Wolken lesen.

Bedenken Sie jedoch, dass Sie mit einem E-Mail-Client Ihre Mails nicht von jedem Computer aus aufrufen können. Dies ist nur über das eingerichtete Gerät möglich. Mit Webmail hingegen lassen sich die E-Mails über jeden beliebigen PC aufrufen, Sie müssen sich nur in Ihr E-Mail-Konto einloggen.

Einige bekannte E-Mail-Programme sind Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und iOS Mail.

Sie können natürlich auch beides nutzen! Webmail und ein E-Mail-Programm schließen sich nicht gegenseitig aus.