Geschäftliche E-Mail-Signatur erstellen – So klappt’s!

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Die E-Mail-Signatur ist wie die Fußzeile einer E-Mail, in der Sie weitere Kontaktmöglichkeiten oder nützliche Informationen für die Empfänger bereitstellen können. Gerade in der Geschäftswelt ist sie ein nützliches Mittel zur Erleichterung der Kontaktaufnahme.

Ob Sie eine E-Mail-Signatur benötigen? Höchstwahrscheinlich. Denn den Lesern Ihrer E-Mails zusätzliche Kontaktinformationen oder Möglichkeiten zur Identifizierung des Absendenden zur Verfügung zu stellen ist nicht nur praktisch, sondern bei den meisten geschäftlichen E-Mails auch Pflicht.

E-Mail-Signatur erstellen – wie geht das? 

In welcher Form Sie Ihre E-Mail-Signatur gestalten hängt ganz davon ab, wem die E-Mail gilt. Freunde oder private Empfänger finden grundsätzlich andere Informationen wichtig als Geschäftspartner oder Kunden. Generell lässt sich jedoch sagen, dass die beste E-Mail-Fußzeile simpel, prägnant und hilfreich ist.

Nachfolgend ein paar Beispiele für Angaben, die wir für nützlich, wenn nicht sogar essenziell, halten:

• Eine Grußformel

Die Grußformel ist ein integraler Bestandteil jeder E-Mail und lässt sich hervorragend in die E-Mail-Signatur integrieren. Wir benutzen dafür gerne „Mit freundlichen Grüßen“. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Grußformel auf den Kontext der E-Mail. Ein Abschluss der Geschäftsmail mit „Herzliche Grüße“ ist in der Regel unpassend.

• Vor- und Nachname

Dieser Punkt ist einfach umzusetzen. Schreiben Sie Ihren Namen ganz normal oder heben Sie ihn fettgedruckt hervor, Sie haben freie Wahl. Die E-Mail-Signatur in unseren Mails ist in der Regel mit einem Namen versehen, damit unsere Gesprächspartner wissen mit wem Sie sprechen.

Der eigene Name in der Signatur sorgt zudem dafür, dass Ihr Name nie wieder falsch geschrieben wird. Schließlich können die Empfänger ganz einfach nachschauen.

• Telefonnummer

Es ist immer eine gute Entscheidung die eigene Telefonnummer in der E-Mail-Signatur anzugeben. Dadurch können Sie die Empfänger der E-Mails kurzerhand anrufen und Weiteres besprechen, sollten sie das wünschen.

• Simpel und prägnant

Halten Sie Ihre E-Mail-Signatur simpel. Etwas Farbe in der Signatur sorgt für das gewisse Etwas und hebt sie hervor. Übertreiben Sie es jedoch nicht und bleiben im Zweifel eher schlicht.

• Hierarchie

Durch eine steile Hierarchie können Sie das Wichtigste hervorheben. Es ist eine gute Möglichkeit, die Leser schnellstmöglich zu den Informationen zu führen, die sie suchen.

• Smartphone-freundliche Darstellung

Heutzutage lesen viele Menschen ihre E-Mails auf dem Handy. Deshalb ist es unabdingbar, dass die E-Mail-Signatur auch auf mobilen Endgeräten einwandfrei aussieht. Die Empfänger sollen die Mails lesen und einfach mit Ihnen in Kontakt treten können. 

Es gibt eine Reihe an kostenlosen Tools, mit denen Sie schauen können, wie Ihre E-Mail-Signatur auf einem Handy aussieht. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Signatur perfekt dargestellt wird.

Wie erstellen Sie eine E-Mail-Signatur für geschäftliche Zwecke?

Bei einer professionellen E-Mail-Signatur müssen wir in Deutschland zwischen der Pflicht und der Kür unterscheiden. E-Mails, in denen ein Unternehmen nach außen beispielsweise mit Geschäftspartnern oder Kunden kommunizieren, werden als Geschäftsbriefe behandelt. Diese müssen in Deutschland gewisse Anforderungen erfüllen.

Davon betroffen sind vor allem Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind, wie beispielsweise eine GmbH oder eine KG. Diese müssen alle Informationen, die auch im Impressum zu finden sind, in der E-Mail-Signatur angeben. Im Falle der GmbH müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Der vollständige Name der Firma, inkl. Rechtsform
• Geschäftsanschrift des Unternehmens
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer
• Alle Geschäftsführer, Notgeschäftsführer und Stellvertreter mit Nachnamen und mindestens einem Vornamen

Bei den restlichen Gewerbetreibenden besteht die Pflicht nicht per se. Die Industrie- und Handelskammern empfehlen aber dennoch, zumindest den Namen, Vornamen und die Geschäftsanschrift in der E-Mail-Signatur zu führen. Ganz nach dem Motto: Sicher ist sicher, denn so werden Sie nicht mit der Konkurrenz verwechselt.

Doch genug der rechtlichen Belange. Wie können Sie Ihre E-Mail-Signatur geschäftlich nutzen, das Maximum aus ihr herausholen und trotzdem nicht die Leser überfordern? Wir haben ein paar konkrete Ratschläge für Sie parat.

Großartige Ergänzungen für Ihre professionelle E-Mail-Signatur 

• Ihre Position im Unternehmen

Abgesehen vom Vor- und Nachnamen sollte auch Ihre Position den Weg in die E-Mail-Fußzeile finden. Die Empfänger können so ein besseres Verständnis darüber gewinnen, welche Rolle Sie in der Firma inne haben und welche Erfahrung Sie mitbringen.

Die Ergänzung dazu ist Ihr Firmenname bzw. der Name des Unternehmens, für welches Sie arbeiten. Er hilft beim Aufbau von Glaubwürdigkeit und hat den Nebeneffekt, dass Sie als Ansprechpartner für Ihr Unternehmen im Kopf der Empfänger bleiben. Hier ist auch Platz für das Logo und ein Link zur Firmenwebsite.

• Telefonnummer

Telefon, Fax und weitere Kanäle, über die Sie erreichbar sind, sind das A und O in der E-Mail-Signatur. Letztendlich möchten Sie es so leicht wie möglich für die Leser Ihrer E-Mail machen, Sie zu kontaktieren. Denken Sie bei internationalen Kunden und Geschäftspartnern daran, die Telefonnummer inklusive der Vorwahl anzugeben.

Um dem Ganzen das i-Tüpfelchen aufzusetzen, können Sie die Telefonnummer verlinken, sodass Ihre Kontakte nur auf die Nummer klicken müssen, um Sie anzurufen.

• Social-Media-Icons

Social Media spielt eine wichtige Rolle in unserer modernen Welt. Es ist zur Gewohnheit geworden, sofort auf Social Media nach Personen zu suchen, mit denen wir Kontakt hatten. Verständlich, verrät das Social-Media-Profil doch viel über die Nutzer. Machen Sie sich das zunutze.

Achten Sie darauf, dass Ihr Profil auf den sozialen Medien das widerspiegelt, wofür Sie und Ihr Unternehmen stehen und dass sie hilfreiche Inhalte anbieten. Check? Dann zeigen Sie den Empfängern Ihrer E-Mails, wie sie Sie auf Social Media finden können. Das kann Ihre Reichweite erhöhen und stärkt die Marke des Unternehmens. 

• Call-to-Action

Sparsam eingesetzt kann ein Call-to-Action in Ihrer E-Mail-Signatur große Wirkung erzielen. Gute Beispiele sind ein kostenloses Webinar, das Sie oder Ihre Firma halten oder der Downloadlink für ein Whitepaper. Zwar sollte es stets dem eigenen Unternehmen dienen, doch seien Sie geschmackvoll, sonst wird es schnell zur Eigenwerbung. Denken Sie daran: Wir wollen keine unnötigen Informationen in der E-Mail-Signatur, nur Wichtiges was einen Mehrwert für die Leser bietet.

• Disclaimer

Sprechen wir das Thema hier an. Einen Disclaimer in der E-Mail-Signatur einzufügen ist für viele Unternehmen gang und gäbe geworden. Nur: In Deutschland bringt ein Zusatz, der die Vertraulichkeit der E-Mail betont und den Empfängern die Weitergabe der Informationen gestattet leider wenig. Sie sichern sich dadurch keine zusätzlichen Rechte, die durch das Gesetz nicht sowieso bestehen. Lassen Sie ihn der Einfachheit zuliebe deshalb lieber weg.

• Anrede

Eine Anrede ist wichtig für eine gute E-Mail-Signatur. Das signalisiert einerseits Inklusion und zum anderen, nehmen wir einmal an Sie sind trans- oder cisgender oder haben eine nicht-binäre Geschlechtsidentität, wissen die Empfänger Ihrer E-Mails wie sie sie künftig ansprechen sollen. Das verringert Missverständnisse, normalisiert die Genderdiskussion und schafft Klarheit. 

Jetzt, wo Sie wissen wie Sie eine gute E-Mail-Signatur erstellen können, brauchen Sie nur noch eine passende E-Mail-Domain.

So fügen Sie eine E-Mail-Signatur im one.com Webmail hinzu

Falls Sie bereits eine Domain bei one.com besitzen, können Sie mit Webmail ganz einfach eine gute Signatur erstellen. Und so funktioniert’s:

• Loggen Sie sich in Ihren E-Mail-Account ein.
• Gehen Sie zu den Einstellungen.
• Fügen Sie unter „Allgemein“ ihre E-Mail-Signatur ein und drücken auf speichern.