E-Mail-Knigge: Was ist es und Beispiel für den Arbeitsplatz 2024

E-Mail-Knigge ist ein Regelwerk, das eine effektive und respektvolle Kommunikation über E-Mails gewährleistet. Für eine gute Harmonie zwischen den Mitarbeitenden und zum Vermeiden von Missverständnissen mit Kund:innen ist es wichtig, ihn zu beachten. In diesem Artikel erfahren Sie die besten E-Mail-Knigge-Tipps.

Was ist E-Mail-Knigge?

E-Mail-Knigge bzw. E-Mail-Etikette ist die Norm für akzeptables E-Mail-Verhalten. Sie legt fest, wie Sie Ihre Kolleg:innen und Kund:innen ansprechen sollten. Das Ziel ist es, ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen und Kund:innen respektvoll zu behandeln. Das Einhalten dieser Norm ist entscheidend für den geschäftlichen Erfolg.

Warum ist E-Mail-Etikette so wichtig?

E-Mail-Etikette ist wichtig, weil respektvoller Umgang für Menschen von großer Bedeutung ist. Ihre Kund:innen werden Ihr Unternehmen eher positiv wahrnehmen, wenn Sie sie respektieren. Ebenso werden Mitarbeitende effektiver zusammenarbeiten, wenn sie gegenseitigen Respekt verspüren.

E-Mail-Knigge fördert auch das gegenseitige Verständnis. Es ist wie mit der Kultur in der realen Welt: Wenn sich alle an dieselben Normen halten, ist die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen geringer. Das trägt dazu bei, kostspielige Fehler am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einer E-Mail-Marketingkampagne für Ihren Onlineshop. Wenn die gewählten Worte verwirrend oder respektlos sind, vergraulen Sie die Kund:innen, weshalb effektive Kommunikation entscheidend ist, um die Konversionsraten zu steigern und Produkte online zu verkaufen. Lernen Sie deshalb die besten Tipps zur E-Mail-Knigge.

Tipps für E-Mail-Knigge am Arbeitsplatz (auch für Studierende)

Webmail ist ein hilfreiches Tool. Aber wie bei den meisten Technologien liegt es auch hier an Ihnen, es richtig zu nutzen. Lesen Sie also die folgenden 20 Regeln, mit denen Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails einen starken Eindruck hinterlassen und die bewährten Praktiken des E-Mail-Knigge befolgen.

1. Überlegen Sie, ob Ihre E-Mail notwendig ist

Sie müssen nicht jede Nachricht per E-Mail verschicken. Viele Unternehmen nutzen Messaging-Apps wie Slack oder Microsoft Teams, wenn sie schnell eine Nachricht schicken möchten. Oder Sie gehen einfach zum Schreibtisch Ihrer Kolleg:innen und sprechen mit ihnen.

2. Verwenden Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse

Viele Menschen befolgen einen der wichtigsten Tipps zur Cybersicherheit: Öffnen Sie keine Nachrichten aus unbekannten Quellen. Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, erkennen die Empfänger:innen, dass die E-Mail von einem vertrauten Unternehmen stammt. Das erhöht die Öffnungsrate.

Ebenso sollten Sie niemals eine persönliche E-Mail-Adresse für die Kommunikation mit Ihren Kolleg:innen verwenden, denn das sieht unprofessionell aus. Verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mail für alle geschäftlichen Angelegenheiten, auch wenn Sie während der Arbeitszeit mit Kolleg:innen schreiben.

3. Senden Sie Ihre Nachricht während der Arbeitszeiten

Vielleicht ist es 20 Uhr und Ihnen ist eingefallen, dass Sie Ihre Kolleg:innen über etwas informieren müssen. Wenn es warten kann, sollte es das auch. Schicken Sie Ihre Nachricht gleich am Morgen des nächsten Tages, denn damit zeigen Sie, dass Sie das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben Ihrer Kolleg:innen respektieren.

Dieser Ratschlag ist sogar noch wichtiger, wenn Sie eine Führungskraft sind. Wenn Sie Ihrem Team E-Mails außerhalb der Bürozeiten schicken, könnte das den Eindruck erwecken, dass Sie von ihnen erwarten, dass sie auch nachts erreichbar sind. Oder sie unterbrechen private Aufgaben, um Ihnen zu antworten, weil sie sich unter Druck gesetzt fühlen.

4. Schreiben Sie eine präzise Betreffzeile

Die Leute sollen Ihre Nachricht öffnen und das tun sie eher, wenn sie wissen, worum es geht. Schreiben Sie also eine aussagekräftige Betreffzeile. Eine gute Faustregel ist es zu überlegen, ob die Leute den Inhalt der E-Mail nur anhand der Betreffzeile richtig erraten können.

5. Verwenden Sie eine angemessene Anrede

Personalisieren Sie Ihre Nachricht so weit wie möglich und vermeiden Sie generische Eröffnungsformeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wenn Sie den Namen der empfangenden Person kennen, beginnen Sie Ihre Nachricht mit „Liebe/Lieber“. Je nach gewünschter Förmlichkeit können Sie auch „Hallo“ oder „Hey“ verwenden.

6. Nennen Sie die Leute beim Namen

Einer Studie der Michigan State University zufolge kann das Verwenden des Namens einer Person in einem Gespräch dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil und beginnen Sie Ihre E-Mail immer mit dem Namen der empfangenden Person.

Beispiel für E-Mail-Knigge:

„Hallo Mark,

ich schicke dir den Bericht über …“

Es ist jedoch wichtig, die erwartete Förmlichkeit zu kennen, wenn Sie jemanden ansprechen. Verwenden Sie den Vornamen der Person, wenn Sie einen lockeren Ton anschlagen wollen und verwenden Sie den Nachnamen, wenn Sie förmlich klingen wollen. Wenn Sie sich unsicher sind, gehen Sie auf Nummer sicher und seien Sie förmlich.

Beispiel für E-Mail-Etikette:

„Sehr geehrter Herr Johnson,

ich schicke Ihnen den Bericht über …“

7. Verwenden Sie eine angemessene Struktur

Verwirrung führt zu Desinteresse. Wenn Ihre E-Mail ein unzusammenhängendes Sammelsurium von Ideen ist, werden die Leute sie erst lesen und dann schnell wieder schließen. Verwenden Sie also dieselbe Struktur wie bei einem Aufsatz: Schreiben Sie eine Einleitung, dann gehen Sie auf das Thema ein und schließen mit einer kurzen Schlussfolgerung ab.

8. Respektieren Sie die Zeit der anderen

Kommen Sie direkt auf den Punkt und erklären Sie sich so kurz wie möglich. Die meisten Menschen am Arbeitsplatz sind beschäftigt und haben keine Zeit, ihre Arbeit zu unterbrechen, um eine Dissertation zu lesen. Handelt es sich bei Ihrer E-Mail um einen wichtigen Teil der Firmenkommunikation, sollten Sie vor dem Absenden um Feedback bitten.

9. Bleiben Sie bei einer Idee

Am besten bleibt Ihre E-Mail kurz, indem Sie sich auf einen einzigen Gedanken beschränken. Überlegen Sie sich vor dem Verfassen Ihrer E-Mail, welche Kernbotschaft Sie den Leser:innen vermitteln wollen. Sobald Sie diese gefunden haben, schreiben Sie Ihre E-Mail darauf aufbauend.

So verhindern Sie, dass Sie unnötige Tangenten einschlagen, die Ihre E-Mail in die Länge ziehen würden. Wenn es verschiedene Themen gibt, die Sie ansprechen möchten, dann sollten Sie separate Nachrichten schreiben.

10. Befolgen Sie die Grammatikregeln

Grammatik gibt es aus gutem Grund: Sie stellt sicher, dass jeder auf die gleiche Art und Weise schreibt und schafft gegenseitiges Verständnis. Aus diesem Grund kann ein Verzicht auf korrekte Grammatik Ihre Botschaft verwirrend erscheinen lassen und ist zweifellos unprofessionell.

11. Nutzen Sie die richtige Förmlichkeit

An manchen Arbeitsplätzen geht es förmlicher zu als an anderen. In einer Anwaltskanzlei geht es beispielsweise sehr förmlich zu, während es in einem Design-Start-up wahrscheinlich eher leger zugeht. Es ist wichtig, dass Sie wissen, welcher Grad an Förmlichkeit in Ihrem Unternehmen erwartet wird und dass Sie diesen verwenden.

Das Gleiche gilt, wenn Sie eine E-Mail an Kund:innen senden. Je besser Sie die Kund:innen verstehen, desto effektiver wird Ihre Kommunikation sein. Ein zu legerer Umgang mit Älteren kann als respektlos empfunden werden, während ein zu förmlicher Umgang die Jüngeren eventuell vergrault.

12. Zeigen Sie, dass Ihnen die Nachricht wichtig ist

Geben Sie Ihrer Nachricht eine persönliche Note und gehen Sie über das typische „Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag“ hinaus. Verwenden Sie etwas, das Sie über Ihre Kolleg:innen wissen und schreiben Sie es in Ihre E-Mail. Aber fassen Sie sich kurz und schreiben Sie nur einen kurzen Satz.

Beispiel für E-Mail-Knigge:

„Hallo Mark,

ich hoffe, du freust dich, dass deine Mannschaft gestern Abend gewonnen hat. Ich schicke dir anbei den Bericht über …“

13. Beleidigen Sie nicht die Intelligenz Ihres Publikums

Vermeiden Sie es, Dinge übermäßig zu erklären. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Projekt, das die Zusammenarbeit mit einer anderen Abteilung erfordert. Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass diese Abteilung nicht viel über Ihre Arbeit weiß und schicken ihr lange Erklärungen über Ihre Tätigkeit. Auch wenn Sie es gut meinen, können die Leute Ihre Botschaft missinterpretieren.

Wenn das von Ihnen Gesagte offensichtlich klingt, werden die Leute denken, dass Sie ihre Intelligenz beleidigen. Nehmen wir an, jemand kommt zu Ihnen und sagt: „Als Autor schreibe ich Inhalte und mein Ziel ist es, die Leser:innen zu informieren“. Das ist offensichtlich. Seien Sie also vorsichtig mit dem, was Sie den Leuten erklären wollen.

14. Vermeiden Sie große E-Mail-Anhänge

Die meisten E-Mail-Hosts beschränken, wie viel Sie auf einem E-Mail-Server speichern können. Einige können dabei sehr restriktiv sein, vermeiden Sie es also, große Anhänge zu versenden und dadurch einen großen Teil der Speicherkapazität anderer zu beanspruchen. Eine gute Alternative ist das Hochladen von Dateien auf Google Drive und das Versenden eines Links.

15. Fügen Sie eine Verabschiedung hinzu

So wie Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßung begonnen haben, sollten Sie sie mit einer angemessenen Verabschiedung beenden. Teilen Sie den Leser:innen mit, dass sie nicht zögern sollten, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sie Fragen oder Kommentare haben. Schließen Sie die E-Mail dann mit etwas wie „Mit freundlichen Grüßen“. Was Sie verwenden, hängt von der gewünschten Förmlichkeit ab.

Beispiele für E-Mail-Knigge zur Verabschiedung

Formale Beispiele

• Mit freundlichen Grüßen
• Viele Grüße

Informelle Beispiele

• Einen schönen Tag noch
• Schönes Wochenende
• Auf Wiedersehen
• Liebe Grüße

16. Fügen Sie eine Signatur hinzu

Es ist eine gute Geschäftspraktik (und in Deutschland manchmal gesetzlich vorgeschrieben), eine E-Mail-Signatur zu erstellen. Bei den meisten E-Mail-Anbietern können Sie eine Signatur erstellen, die automatisch am Ende Ihrer Nachricht eingefügt wird, sodass Sie sie nicht jedes Mal eintippen müssen. Ihre Signatur sollte Folgendes enthalten:

• Name und Nachname
• Geschäftliche Bezeichnung
• Name des Unternehmens
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• LinkedIn oder Xing (falls vorhanden)

Weitere Tipps finden Sie in unserem Leitfaden für die Erstellung einer E-Mail-Signatur. Am besten schreiben Sie Ihre Signatur gleich beim Einrichten eines neuen E-Mail-Kontos und stellen sie so ein, dass sie automatisch verwendet wird.

17. Lesen Sie Korrektur

Eine E-Mail voller Schreibfehler lässt darauf schließen, dass Sie sich bei Ihrer Nachricht keine Mühe gegeben haben. Doch wenn Sie es nicht ernst nehmen, wird es die empfangende Person auch nicht tun. Sorgen Sie also dafür, dass die Empfänger:innen sehen können, dass Sie sich Mühe gegeben haben, eine perfekte E-Mail zu schreiben.

18. Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Empfänger:innen zuletzt ein

Unfälle passieren und einer davon ist, eine E-Mail abzuschicken, bevor sie fertig ist. Um das zu verhindern, lassen Sie das Empfangsfeld leer, bis Sie bereit sind, die Mail zu senden. So stellen Sie sicher, dass niemand einen halbfertigen Text oder eine Nachricht voller Tippfehler erhält.

19. Antworten Sie auf Ihre E-Mails

Manche Menschen gehen davon aus, dass keine Antwort gleich nein bedeutet und antworten deshalb nicht auf bestimmte Mails. Tun Sie das nicht. Auch wenn Ihre Antwort negativ ausfällt, sollten Sie antworten, denn das zeugt von Respekt gegenüber Ihren Kolleg:innen oder Kund:innen. Lassen Sie sie nicht im Unklaren darüber, ob die Antwort negativ ist oder ob Sie vielleicht nur einen anstrengenden Tag haben.

20. Warten Sie mit dem Senden einer weiteren Nachricht

Menschen haben viel zu tun, daher kann es einige Zeit dauern, bis sie antworten. Respektieren Sie das. Wenn es nicht dringend ist, warten Sie am besten zwei Tage, bevor Sie eine weitere E-Mail senden, denn andernfalls könnten Sie als aufdringlich oder verzweifelt erscheinen.

Beispiele für E-Mail-Knigge

Die Tipps aus dem vorherigen Abschnitt werden Ihnen dabei helfen, erfolgreiche E-Mails zu schreiben. Und jetzt können Sie anhand einiger praktischer Beispiele lernen, wie der E-Mail-Knigge funktioniert.

Informelles Beispiel für E-Mail-Knigge

Hallo Tobias,

ich hoffe, du bist nicht allzu müde von Barcelonas Siegesfeier gestern Abend! Ich schicke dir anbei den Bericht über die Umsätze vom letzten Quartal, um den du mich gebeten hast.

Die Verkäufe für Produkt A sind in die Höhe geschnellt und im letzten Quartal um 50 % gestiegen! Aber die Nutzerbewertungen sind von 5/5 auf 4/5 gesunken. Vielleicht können wir uns das ansehen.

Weitere interessante Zahlen findest du in dem Bericht. Lass mich wissen, wenn du Fragen hast.

Möge die gute Form Barcelonas anhalten.

Ich wünsche dir einen schönen Tag

Peter Müller

Verkaufsleiter – Unternehmen XYZ

petter.mueller@unternehmenxyz.de

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Formelles Beispiel für E-Mail-Knigge

Sehr geehrter Herr Schmidt,

ich sende Ihnen den Bericht, den ich über die Verkäufe des letzten Quartals erstellt habe. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir bei Produkt A eine 50-prozentige Umsatzsteigerung verzeichnen konnten. Leider sind die Nutzerbewertungen von 5/5 auf 4/5 gesunken. Ich würde gerne einen Termin vereinbaren, um die Angelegenheit zu besprechen.

Weitere spannende Ergebnisse können Sie in dem Bericht nachlesen. Zögern Sie nicht, Ihre Fragen zu stellen.

Mit freundlichen Grüßen

Peter Müller

Verkaufsleiter – Unternehmen XYZ

peter.mueller@unternehmenxyz.de

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Mit diesen Tipps stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht den E-Mail-Knigge am Arbeitsplatz einhält, ganz gleich, ob Sie sich an Mitarbeitende oder an Personen außerhalb Ihres Unternehmens wenden.