Abwesenheitsnotiz für E-Mail: Tipps & 7 Vorlagen

Fahren Sie in den Urlaub oder sind (vorübergehend) nicht per E-Mail erreichbar? Was auch immer der Grund ist, Sie sollten Ihre Kontakte mit einer Abwesenheitsnotiz informieren.

Dieser Artikel enthält wertvolle Tipps und Tricks für das Verfassen einer überzeugenden Abwesenheitsnotiz. Außerdem stellen wir Ihnen sieben Vorlagen vor, die Sie für Ihre E-Mail verwenden können.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische E-Mail, die Ihr E-Mail-Client an die Absender:innen eingehender E-Mails sendet. Mit einer Abwesenheitsnachricht informieren Sie alle über Ihre Abwesenheit wegen eines Urlaubs, einer Geschäftsreise, Krankheit und so weiter.

Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig?

Eine Out-of-Office-Nachricht ist wichtig, um die Absender:innen über Ihre Abwesenheit zu informieren und ihnen zu erklären, warum Sie länger brauchen, um auf ihre E-Mails zu antworten. So lassen sich Missverständnisse und Durcheinander vermeiden.

Es gibt noch weitere Gründe, warum eine Abwesenheitsnachricht von Bedeutung ist:

• Erwartungen
  Durch den Hinweis, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind, wissen andere, dass sie nicht mit einer sofortigen Antwort rechnen müssen.
  
• Professionelles Auftreten
  Sie zeigen, dass Ihnen eine gute Kommunikation wichtig ist und tragen damit zur Professionalität bei.
  
• Alternative
  Sie können eine Alternative anbieten, indem Sie bei dringenden Angelegenheiten auf Kolleg:innen verweisen, damit Ihre Gesprächspartner wissen, dass sie sich an jemand anderen wenden können.
  
• Zufriedenheit
  Sie halten Ihre Kontakte bei Laune, indem Sie Ihnen mitteilen, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Antwort senden werden.

Was macht eine Out-of-Office-Nachricht aus?

Eine Abwesenheitsnotiz besteht in 9 von 10 Fällen aus denselben Komponenten. Diese sind wie folgt:

• Betreffzeile
  Geben Sie Ihre Abwesenheit in der Betreffzeile an.
  
• Anrede
  Beginnen Sie die Abwesenheitsnachricht mit einer Anrede.
  
• Nachricht
  Geben Sie Ihre Abwesenheit gegebenenfalls mit einem Datum an. Lesetipp: „Wie beginnt man eine E-Mail?“.
  
• Grund der Abwesenheit (optional)
  Wenn Sie möchten, können Sie den Grund für Ihre Abwesenheit angeben.
  
• Alternative Kontaktangaben (optional)
  Können die Abwesender:innen in dringenden Fällen eine andere Person erreichen? Geben Sie eine alternative E-Mail-Adresse an, welche Sie auch in den CC der Mail aufnehmen können.
  
• Reaktionszeit (optional)
  Geben Sie an, wie lange Ihre Reaktionszeit beträgt. Das muss nicht auf die Minute genau sein, aber sie sollte aussagen, dass Sie so schnell wie möglich eine Antwort senden werden.
  
• Schluss
  Beenden Sie die Abwesenheitsnotiz mit einem freundlichen Schlusswort.
  
• Kontaktinformationen
  Denken Sie daran, Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und eine E-Mail-Signatur am Ende der E-Mail anzugeben.

Wie schreibt man eine Abwesenheitsnachricht?

Eine gute Out-of-Office-Nachricht weist mehrere Merkmale auf. Dazu gehören:

• Kurz und bündig
  Eine Abwesenheitsnotiz sollte klar, kurz und leicht zu lesen sein. Geben Sie nur die wichtigsten Informationen an, etwa den Zeitraum der Abwesenheit und alternative Kontaktangaben.
  
• Sprachgebrauch
  Verwenden Sie einen Ton, der zur Zielgruppe passt. Wenden Sie sich an ein professionelles Publikum? Dann sollte Ihre Nachricht auch seriös sein. Richten Sie sich stattdessen an junge Menschen? In diesem Fall passt ein informeller Stil besser.
  
• Persönlicher Touch
  Sie können Ihrer E-Mail einen persönlichen Touch hinzufügen, zum Beispiel ein Dankeschön.
  
• Funktion
  Überprüfen Sie vor Ihrer Abwesenheit, ob die Abwesenheitsnotiz richtig funktioniert, indem Sie sich selbst eine Test-E-Mail schicken.

Was sollte man nicht in eine Abwesenheitsnotiz schreiben?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnachricht verfassen, sollten Sie einige Dingevermeiden, um nicht unprofessionell zu wirken. Hier sind einige Tipps:

• Vermeiden Sie zu viele persönliche Details
  Halten Sie die Nachricht professionell und geben Sie keine persönlichen Informationen preis. Es ist ärgerlich, wenn Sie am Fuß operiert werden müssen, aber die Informationen sind für die Empfänger:innen der E-Mail irrelevant.
  
• Vermeiden Sie negative Sprache
  Verwenden Sie keine negative Sprache und konzentrieren Sie sich darauf, die Empfänger:innen zu informieren. Eine Nachricht wie „Endlich habe ich nach all den Strapazen meinen wohlverdienten Urlaub“ ist unpassend.
  
• Schreiben Sie nicht zu informell
  Vermeiden Sie informelle Zeilen mit vielen Abkürzungen und Emoji. Ein Text wie „Yo, Alter, ich bin weg“ ist nicht gut.
  
• Verwenden Sie korrekte Informationen
  Prüfen Sie vor Ihrer Abwesenheit, ob alle Informationen in der E-Mail korrekt sind, damit Sie keine falschen Erwartungen wecken.
  
• Fassen Sie sich kurz
  Fassen Sie sich in der E-Mail kurz, damit die Empfänger:innen die Nachricht zu Ende lesen.

7 nützliche Beispiele für Abwesenheitsnotizen

Benötigen Sie beim Erstellen einer Out-of-Office-Nachricht Hilfe? Im Folgenden finden Sie sieben Vorlagen.

1. Eine allgemeine Abwesenheitsnachricht

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Vom [Anfangsdatum] bis zum [Enddatum] werde ich (wegen [Grund der Abwesenheit]) abwesend sein.

In wichtigen Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen].

Ich werde Ihnen antworten, sobald ich zurückkomme. Ich danke Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

2. Eine Abwesenheitsnotiz für Urlaub

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich vom [Anfangsdatum] bis [Enddatum] im Urlaub. Daher habe ich keinen Zugang zu meinem E-Mail-Postfach.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen].

Ich werde Ihnen antworten, sobald ich wieder zurück bin. Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

3. Eine Out-of-Office-Nachricht für Feiertage

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Da die Feiertage bevorstehen, werde ich bald nicht im Büro sein und bin vom [Anfangsdatum] bis [Enddatum] nicht per E-Mail erreichbar.

In wichtigen Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen].

Ich wünsche Ihnen im Voraus schöne Feiertage und werde Ihnen antworten, sobald ich zurück bin. Danke für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

4. Abwesenheitsnotiz im Krankheitsfall

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Zurzeit bin ich krank und kann nicht auf Ihre E-Mail antworten.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen].

Ich hoffe, dass es mir bald wieder besser geht, damit ich Ihre E-Mails beantworten kann. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

5. Eine Abwesenheitsnachricht für einen normalen freien Tag

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. [Tag] ist mein regulärer freier Tag. Daher bin ich nicht anwesend.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen].

Ich werde Ihre E-Mail beantworten, sobald ich zurück bin. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

6. Abwesenheitsmitteilung wegen Mutterschaftsurlaub

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich vom [Beginn] bis [Ende] im Mutterschaftsurlaub. Daher kann ich nicht auf Ihre E-Mail antworten.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen].

Ich bitte um Ihr Verständnis und Ihre Geduld während dieser Zeit.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

7. Abwesenheitsnotiz bei Ausscheiden aus dem Unternehmen

Sehr geehrte:r [Name der Empfänger:innen],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich nicht länger bei [Name des Unternehmens] beschäftigt bin.

Ab sofort kann ich Ihre E-Mails nicht mehr beantworten und keine weitere Unterstützung leisten. Daher möchte ich Sie an meine Kolleg:innen [Name der Kolleg:innen] unter [Kontaktdaten der Kolleg:innen] verweisen.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

Wie kann ich eine Abwesenheitsnotiz bei one.com einrichten?

Haben Sie E-Mail-Hosting von one.com? Dort können Sie ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz aktivieren. Wir haben eine hilfreiche Anleitung geschrieben, die Ihnen erklärt, wie Sie eine solche Nachricht einrichten.

Fazit

Mit einer Abwesenheitsnotiz informieren Sie Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit. Sie schaffen die richtigen Erwartungen und wirken professionell, wenn Sie eine gute und klare Nachricht verfassen.

In diesem Artikel haben Sie wertvolle Tipps und Tricks erhalten, um die perfekte Abwesenheitsnachricht zu verfassen. Außerdem haben wir Ihnen sieben Vorlagen dafür zur Verfügung gestellt. Viel Erfolg!