Sådan får du flere jobs som virtuel assistent

Drømmer du om at arbejde online som virtuel assistent (VA)? Vi har sammensat 12 praktiske tips, der hjælper dig med at opnå succes som virtuel assistent. Konkurrencen i denne branche er stigende, og netop derfor er det vigtigt, at du får markedsført dig selv og dine tjenester effektivt. Lad os komme i gang!  

Tip 1: Etabler en online tilstedeværelse

En professionel online tilstedeværelse med stærk branding og regelmæssig aktivitet på sociale medier er afgørende, når dit mål er at få flere jobs som virtuel assistent. Sæt tid af til at finpudse dine digitale kanaler, så de på en autentisk måde formidler til dine kunder, hvem du er og hvilke tjenester du tilbyder. Lad os se nærmere på, hvordan du gør det:   

Lav din egen hjemmeside

En hjemmeside er midtpunktet i en virtuel assistents online tilstedeværelse. Den fungerer som et digitalt visitkort, der viser potentielle kunder, hvem du er og hvad du tilbyder.

De vigtigste elementer på din hjemmeside

De tjenester, du tilbyder, skal tydeligt fremgå på din hjemmeside. Det kunne fx være administrering af sociale medier, e-mailhåndtering, research eller dataindtastning. Brug søgeord som “virtuel assistent til sociale medier” på din hjemmeside for at forbedre søgemaskineoptimering SEO og opnå en god placering i søgeresultaterne.

Hvis du allerede har haft flere tilfredse kunder, kan du vise udtalelser fra dem på din hjemmeside for at styrke din troværdighed, når potentielle kunder besøger din side.

Du bør også have en kontaktformular, så dine kunder nemt kan kontakte dig, samt tydelige CTA-knapper, som besøgende kan klikke på for at booke et møde med dig eller tilmelde sig dit nyhedsbrev.

Du kan nemt oprette en billig hjemmeside med WordPress eller med et hjemmesideprogram. Hvis du gerne vil i gang på en nem måde, kan du prøve one.coms Hjemmesideprogram gratis i 14 dage.

Vær aktiv på sociale medier

Opret professionelle profiler på sociale medier med tydelige beskrivelser af dine færdigheder og erfaringer, for at komme i kontakt med potentielle kunder og markedsføre dine tjenester. Brug målrettede hashtags som #Virtuelassistent eller #Freelancer i indlæg og netværk aktivt med iværksættere og bureauer.

Fremvis dit daglige arbejde og succeshistorier, og del tips til produktivitet og andre ting, der er relateret til de tjenester, du tilbyder. Gør brug af billeder, grafik eller korte videoer i dine opslag for at få flere klik. Glem ikke at linke dine profiler på sociale medier til din hjemmeside.

Sørg for at være konsekvent med branding på din hjemmeside og på dine sociale kanaler. Det øger chancerne for at potentielle kunder husker dig og får et positivt indtryk.

Tip 2: Find din niche

Hvis du finder en tydelig niche, vil det blive nemmere for dig at positionere dig selv som virtuel assistent og fremstå som ekspert inden for et specifikt felt. Vælg din niche baseret på dine færdigheder og de mest efterspurgte tjenester.

Fordele ved at specialisere sig

• Nemmere positionering: En niche hjælper dig med at skille dig ud fra konkurrenterne og fremhæve din ekspertise. Mange kunder er på udkig efter eksperter til specifikke opgaver.
• Færre konkurrenter: I stedet for at konkurrere mod alle virtuelle assistenter, konkurrerer du kun med andre eksperter i din niche.
• Højere priser: Kunder er typisk villige til at betale mere for specialiserede tjenester.
• Målrettet markedsføring: Når du har fundet din niche, kan du nemmere tilpasse din markedsføring til din målgruppe fx ved at bruge bestemte søgeord, skrive målrettet indhold og gøre brug af målgruppens foretrukne sociale platforme.
• Flere loyale kunder: Når du har ekspertise inden for et bestemt område, har du større sandsynlighed for at opbygge tillid og vedvarende kundeforhold.

Sådan vælger du din niche

1. Analyser dine styrker: Hvilke færdigheder har du? Hvad har du lyst til at arbejde med?
2. Lav markedsanalyse: Hvilke tjenester efterspørges ofte? Hvor er der mangel på specialister?
3. Definer din målgruppe: Hvem har behov for dine tjenester? 

Eksempler på nicher for virtuelle assistenter

• Administrering af sociale medier: sammensætning af indhold, planlægning af indlæg og oprettelse af annoncer for små virksomheder, nystartede virksomheder og influencere.
• Support til e-handel: Produktstyring i webshops, ordrestyring, kundeservice og lagerstyring for e-handelsvirksomheder, der har brug for hjælp til at administrere deres shop på platforme som Shopify eller WooCommerce.
• Transskriptioner: Transskribering af lyd- eller videooptagelser, såsom interviews, møder eller podcasts for journalister, podcastere, markedsforskere og uddannelsesinstitutioner.
• Podcaststyring: Redigering af episoder, upload til platforme, skrivning af shownoter og oprettelse af teasers på sociale medier for podcastere og virksomheder, der bruger podcasts som marketingværktøj.
• Digital bogføring: Fakturahåndtering, regnskabssoftware og skattedokumentation for freelancere, mindre virksomheder og selvstændige.
• Tekstforfatning: Skrivning af blogindlæg, nyhedsbreve og tekster til hjemmesider for virksomheder.  
• Rejseplanlægning og personlig assistance: Booking af rejser, planlægning af arrangementer og personlig organisering for travle ledere elle enkeltpersoner.

Tip 3: Bliv mere synlig online med SEO og content marketing

Med en kombination af SEO og en blog, kan du positionere dig selv som virtuel assistent og øge dine chancer for at få nye kunder og projekter.

1. Grundlæggende SEO   

Søgemaskineoptimering (SEO) er afgørende for at tiltrække trafik til din hjemmeside og sikre god online synlighed.

Søgeordsanalyse: Find relevante søgetermer, som din målgruppe bruger, fx. ‘virtuel assistent’, ‘virtuel assistent Danmark’ eller ‘virtuel assistent pris’. Du kan anvende værktøjer som Google Keyword Planner eller Ahrefs for at finde de bedste søgeord. Googles “folk søger også efter” er et andet godt sted at finde relevante søgetermer.  

On-page SEO: Optimer din hjemmeside ved at bruge relevante søgeord i overskrifter, metabeskrivelser og tekst.

Social SEO: Optimer dine profiler på sociale medier og freelancer-platforme. Brug relevante søgeord i dine profiltekster og beskrivelser for at øge din synlighed i søgeresultaterne.

2. Start en blog

En blog giver dig mulighed for at fremhæve din ekspertise, opbygge tillid og tiltrække mere trafik til din hjemmeside. På bloggen kan du dele blogindlæg, der er relevante for de tjenester, du tilbyder. Det kunne fx være tips til iværksættere, et indblik i en almindelig arbejdsdag for en virtuel assistent eller gode råd til planlægning og øget produktivitet.

Skriv SEO-tekster: Skriv artikler, der er optimeret til bestemte søgninger ved fx at bruge søgetermer såsom “Hvad er en virtuel assistent?” eller “Virtuel assistent Danmark”.

Lav en contentplan: Læg en strategisk plan for din content marketing og del nyt indhold regelmæssigt, fx et blogindlæg hver uge. Link til andre artikler i dine indlæg for at guide læseren til andet relevant indhold og forbedre SEO.

3. Skriv gæsteindlæg 

Ved at skrive gæsteindlæg på andres hjemmesider, kan du nå ud til et bredere publikum og styrke din troværdighed. Det bedste er, hvis du får mulighed for at inkludere backlinks til din egen hjemmeside, da det kan øge trafikken til din side og forbedre din placering i søgeresultaterne. Desuden kan du i dine gæsteindlæg vise potentielle kunder, at du er ekspert i dit felt.

Find de rette platforme: Se efter blogs, hjemmesider eller online magasiner, der dækker emner, der er relevante for virksomheder i din målgruppe.

Send et forslag: Skriv en kort e-mail til den person, der er ansvarlig for platformen, du vil gæsteblogge på. Foreslå et emne og forklar kort, hvorfor du synes, at indlægget passer til deres platform. Emnet kunne fx være ”Fordele ved at hyre en virtuel assistent.”

Markedsfør dit indlæg: Del links til dit gæsteindlæg på dine sociale medie-kanaler.. 

Tip 4: Opbyg et netværk  

Et godt netværk vil øge dine chancer for at få mere arbejde som virtuel assistent. Særligt på længere sigt, er det værdifuldt med kontakter i forskellige communities, både online og offline.

Offline netværk: Deltag i messer, branchearrangementer og netværksarrangementer for iværksættere, freelancere eller digitale nomader og opbyg personlige relationer.

Online netværk: Deltag aktivt i diskussioner om din branche på LinkedIn og opret forbindelse til potentielle kunder.

Freelancer-platforme: Brug platforme såsom Upwork, Fiverr eller Freelancer.com for at oprette forbindelse til andre freelancere eller kunder og slut dig til relevante communities.

Communities: Slut dig til grupper i forummer online, på Facebook eller LinkedIn, der fokuserer på virtuel assistance, freelanceliv, eller specifikke nicher. Del regelmæssigt inspirerende indlæg, tips eller dine personlige erfaringer. 

Strategiske partnerskaber   

Samarbejd med andre freelancere: Der er også meget at vinde ved at samarbejde med freelancere i relaterede brancher såsom tekstforfattere, webdesignere eller SEO-specialister. De har ofte kendskab til kunder, der har brug for hjælp til forskellige opgaver.

Kontakt bureauer: Samarbejd med bureauer, der outsourcer tjenester såsom administrative opgaver, support til sociale medier eller kundeservice.

Krydspromovering: Lav krydspromoveringer i samarbejde med partnere. Her vil det ofte være en fordel, hvis I markedsfører hinandens tjenester på jeres respektive sociale kanaler for at nå ud til en bredere og mere alsidig målgruppe. 

Tip 5: Brug freelancer-platforme

For mange virtuelle assistenter åbner freelancer-platforme såsom Fiverr eller Upwork op for mange muligheder for at finde kunder og opbygge et godt omdømme på markedet.  

1. Præsenter dig selv på platformene

Beskriv dine kompetencer og tjenester i detaljer, fx. ‘e-mailhåndtering’, ‘administrering af sociale medier’ eller ‘dataanalyse’. Brug søgeord såsom virtuel assistent, freelancer eller specifikke opgaver for at gøre din profil nem at finde online. Fremhæv dine unikke salgsargumenter, såsom branchespecifik viden eller erfaring med værktøjer.

Professionelt profilbillede: Vælg et professionelt profilbillede, der vil give dine potentielle kunder et godt indtryk af dig.

Portfolio: Vis eksempler på dit arbejde eller tidligere projekter.

Adskil dig fra konkurrenterne: Tilbyd ekstra tjenester, der efterspørges af mange kunder såsom dataanalyse, rådgivning eller rapportskrivning.  

Tip 6: Vind kunder med social proof

Et godt omdømme, social proof, og en loyal kundebase er vigtige faktorer, når dit mål er at vinde flere kunder som virtuel assistent.  

1. Fremhæv kundeudtalelser på din hjemmeside

Autentiske kundeudtalelser viser, at andre kunder er tilfredse med dit arbejde. Det øger chancen for, at nye kunder vælger dig. Bed tilfredse kunder om feedback kort tid efter, at I har afsluttet et vellykket samarbejde, og vis disse udtalelser på din hjemmeside. Brug også platforme som LinkedIn, Google My Business eller Upwork, hvor anmeldelser er offentligt synlige.

2. Beløn henvisninger

Folk stoler mere på anbefalinger fra bekendte, end de gør på markedsføring. Derfor er eksisterende tilfredse kunder fantastiske ambassadører for dit brand.

Du kan belønne henvisninger med et loyalitetsprogram – fx med 10 % rabat på næste faktura. Du kan også byde på et par gratis arbejdstimer, hvis en kunde anbefaler dig til en anden kunde.

Informer dine kunder om loyalitetsprogrammet i dit nyhedsbrev, en e-mail eller når I har en samtale.

Tip 7: Yd fantastisk service

Når du arbejder som virtuel assistent indebærer god service, at du er proaktiv, pålidelig og kundecentreret. Hvis din service overstiger kundernes forventninger, vil du efterhånden kunne opbygge en loyal kundebase og drive en vellykket virksomhed.

1. Gennemsigtig kommunikation 

Tilgængelighed: Det skal være nemt at komme i kontakt med dig, enten via e-mail eller et andet kommunikationsværktøj såsom Slack eller Microsoft Teams.

Proaktive opdateringer: Hold løbende kunden informeret om, hvordan det går med opgaven, du udfører for dem.

Hurtige svartider: Svar på forespørgsler inden for et par timer eller angiv tydelige svartider på din hjemmeside og andre platforme.

2. Punktlighed og pålidelighed

Deadlines: Overhold deadlines eller giv kunden besked om eventuelle forsinkelser god tid i forvejen.  

Kvalitet over kvantitet: Udfør opgaver omhyggeligt og undgå fejl, selvom tiden er knap.

Gennemsigtighed omkring tilgængelighed: Kommuniker tydeligt, hvornår du er tilgængelig, og planlæg dine arbejdstider, så kunderne ikke skal vente.

3. Tilpas din service til kundens behov

Sæt dig ind i kundens behov: Lyt aktivt og sørg for, at du forstår kundens forventninger og mål.

Proaktive forslag: Overvej, hvordan du kan hjælpe kunden ud over de aftalte opgaver.

Løs problemer: Vis initiativ, når der opstår udfordringer, og fremlæg gennemtænkte løsninger 

4. Teknisk ekspertise

Brug effektive værktøjer: Arbejd med værktøjer, der letter arbejdsgangen, fx værktøjer til projektstyring (Trello, Asana), kommunikation (Zoom, Teams) eller automatisering (Zapier).

Videreuddannelse: Hold dig opdateret og udvid dine kompetencer for at kunne tilbyde yderligere tjenester, fx administrering af sociale medier eller dataanalyse.

Tip 8: Tydelig formidling af priser og tjenester

Sørg for at potentielle kunder nemt kan finde en oversigt over dine priser og tjenester. Det øger sandsynligheden for, at de vælger dig og ikke din konkurrent.

1. Priser for virtuelle assistenter

Priser på linje med markedet: Undersøg de almindelige timepriser for virtuelle assistenter med dit speciale i din region.

Fleksible priser: Overvej priser, der er baseret på projektets omfang eller tidsramme.

Pakkepriser: Tilbyd pakker med efterspurgte tjenester baseret på din målgruppes behov.

Forfaldsdato: Angiv, hvornår du forventer at modtage betaling for dit arbejde.

Betalingsmetoder: Angiv de accepterede betalingsmetoder (fx bankoverførsel, faktura, PayPal eller kreditkort). 

2. Beskriv dine tjenester

Beskriv dine tjenester detaljeret: Opdel dem i kategorier fx administrativ support (e-mailhåndtering, planlægning), kreative tjenester (tekstforfatning, indhold til sociale medier), teknisk support (vedligeholdelse af hjemmeside, dataanalyser).

Lev op til kundens forventninger: Angiv hvilke opgaver, der ikke er inkluderet i dine tjenester, for at undgå misforståelser.

Fremhæv din ekspertise: Hvis du er særlig erfaren inden for et bestemt område, såsom sundhed eller ejendomshandel, bør du fremhæve dette.

Angiv ofte stillede spørgsmål: Besvar almindelige spørgsmål på din hjemmeside, såsom: ‘Hvad sker der, hvis jeg bruger færre timer, end jeg har betalt for?’ eller ‘Kan opgaver påtages med kort varsel?’

Regelmæssige opdateringer: Opdater dine priser og tjenester regelmæssigt, så de altid er korrekte og aktuelle.

Tip 9: Videreuddannelse og specialisering

Videreuddannelse og specialisering er afgørende, hvis du vil forblive konkurrencedygtig som virtuel assistent. Desuden vil det ofte øge dine chancer for at få højere betalte job. Med målrettet specialistviden og værktøjserfaring kan du udvide din ekspertise og vinde flere kunder.

1. Skærp din ekspertise   

Mange virksomheder har brug for en virtuel assistent, der kan udføre opgaver inden for disse områder:  

SEO: Lær at udføre søgeordsanalyse, optimere hjemmesider og lave indholdsanalyse. Kurser: Google Digital Garage, Yoast Academy.

Sociale medier: Bliv bedre til at skabe indhold, administrere communities og udvikle strategier. Værktøjer: Hootsuite, Canva.

E-handel: Sæt dig ind i platforme som Shopify, Amazon Seller Central eller Etsy.

Projektledelse: Her er kendskab til Asana, Trello eller Monday.com ofte påkrævet.

Indholdsskabelse: Tekstforfattere til blogs, nyhedsbreve eller sociale medier er i høj kurs.. 

2. Lær at bruge nye værktøjer

Disse værktøjer bruges af mange virtuelle assistenter:

Projektledelse: Asana, Trello.   

Grafisk design: Canva til enkle designs.   Automatisering: Zapier, IFTTT til procesoptimering.  

3. Strategier for videreuddannelse

Gratis ressourcer: Brug platforme som Google Skillshop, HubSpot Academy eller LinkedIn Learning.

Certificeringer: Styrk dine kompetencer med kurser og certificeringer i fx Google Analytics eller administrering af sociale medier.

Tidsstyring: Sæt tid af hver uge til at lære nye færdigheder.

4. Specialisering og markedsføring

Find en niche: Fokuser på områder med høj efterspørgsel, fx SEO eller e-handel.

Vis certifikater: Vis dine certifikater fra gennemførte kurser på din hjemmeside eller på LinkedIn.

Tip 10: Optimer tidsstyring og produktivitet  

Ved at bruge effektivitetsværktøjer og prioritere dine arbejdsopgaver på en måde, der passer til din hverdag og din aktuelle arbejdsmængde, kan du sikre, at dit arbejde holder en høj kvalitet. Husk, at sætte tid af til pauser og til dine egne gøremål.

1. Prioriteringer

Brug Eisenhower matrixen: Opdel opgaver i presserende/ikke presserende og vigtigt/ikke vigtigt. Arbejd med presserende og vigtige opgaver først.

Strukturer dine to-do-lister: Brug værktøjer som Todoist eller Asana til at organisere dine opgaver. Opdel store opgaver i mindre trin.

2. Lav tidsblokke

Reserver tidsintervaller til specifikke opgaver: Fastsæt faste tidspunkter for e-mails, møder og projektrelateret arbejde. Fx kan du tage dig af kreativt arbejde om morgenen og organisatoriske opgaver om eftermiddagen.   

3. Brug produktivitetsværktøjer

Projektstyringsværktøjer: Trello, ClickUp eller Monday.com hjælper dig med at administrere opgaver og giver dig et godt overblik.

Tidsregistrering: Brug værktøjer som Toggl eller Clockify til at analysere, hvor meget tid du har brug for til bestemte opgaver.Automatisering: Brug mindre tid på rutineopgaver ved at automatisere dem med værktøjer som Zapier eller IFTTT.

4. Arbejd mere fokuseret 

Reducer digitale distraktioner: Slå notifikationer fra mens du arbejder. Brug apps såsom Focus@Will eller Forest for at arbejde mere fokuseret.

Optimer dit arbejdsområde: Hold dit skrivebord ryddeligt og skab et roligt miljø, der hvor du sidder. 

5. Realistiske deadlines og effektiv kommunikation 

Sæt realistiske deadlines: Sørg for, at du har tid til alle de opgaver, du påtager dig. Du bør altid have tid til overs, hvis der opstår noget uventet eller du får en ny opgave i sidste øjeblik.

Effektiv kommunikation: Formuler dig kort og tydeligt for at spare tid.

6. Husk pauser

Brug Pomodoro-teknikken: Arbejd i 25-minutters intervaller, efterfulgt af pauser på 5-minutter.
Skemalæg længere pauser: Efter 2-3 timers koncentreret arbejde, bør du tage en pause på 15 til 30 minutter.

Tip 11: Opbyg tillid ved at være personlig og autentisk

Tillid er afgørende for vellykket samarbejde. Som virtuel assistent kan du vinde potentielle kunder og opbygge vedvarende kunderelationer gennem en autentisk og personlig tilgang.

 1. Vis din personlighed 

Fortæl om dig selv: På din om mig-side kan du skrive om din professionelle baggrund, dine værdier og om måden, du arbejder på.

Tilføj et personligt touch: Nævn dine hobbyer eller en personlig anekdote, der giver dine kunder mulighed for at lære dig lidt bedre at kende. Men gør det uden at gå på kompromis med din professionalisme. Autenticitet behøver ikke at indebære, at man deler en masse om sit privatliv.

2. Hold kontakten med dine kunder  

Inviter til videomøder: Brug platforme som Zoom eller Microsoft Teams til at møde kunder i en ansigt-til-ansigt samtale. Det vil give dine kunder en bedre fornemmelse af, hvem du er, og hvordan de skal tolke din skriftlige kommunikation.

Personligt tilpassede beskeder: Skriv kundens navn i e-mails eller beskeder, og vis, at du har sat dig ind i deres unikke behov og mål.

Vær konsekvent: Prøv så vidt muligt altid at opretholde den samme professionelle tone i al din kommunikation, men lad din personlighed skinne igennem.

Tip 12: Løbende forbedring af din markedsføringsstrategi

Effektiv markedsføring er en løbende proces. Som virtuel assistent bør du regelmæssigt analysere, tilpasse og optimere dine strategier for at tiltrække nye kunder og øge din rækkevidde.

1. Hold øje med din målgruppe

Vurder dine kunders behov regelmæssigt: Tilpas dine tjenester til nye trends eller krav fra din målgruppe.

Bed om feedback: Spørg dine eksisterende kunder, om de har lyst til at dele deres meninger om dit arbejde og dine markedsføringsindsatser. 

2. Optimer din online tilstedeværelse

Opdater indholdet på din hjemmeside: Opdater din online portfolio, kundeudtalelser og tjenester.

Vær aktiv på sociale medier: Eksperimentér med forskellige formater (videoer, karruseller, stories) og mål hvilket indhold, der klarer sig bedst.

3. Analyser dine resultater

Brug sporingsværktøjer: Ved hjælp af værktøjer såsom Google Analytics og de indbyggede analyseværktøjer på sociale medier, kan du finde ud af, hvilke af dine indsatser, der har den bedste effekt.

Spor dine KPI’er: Hold øje med vigtige tal såsom antal besøgende på din hjemmeside, engagement på opslag på sociale medier, og kundehenvendelser

4. Afprøv nye markedsføringskanaler

Nyhedsbreve: Hold dine kunder og samarbejdspartnere engagerede og opdaterede med et spændende nyhedsbrev, hvor du markedsfører dine tjenester.

Events eller webinarer: Del din ekspertise ved at holde  webinarer eller andre virtuelle (eller fysiske) events.

5. Lav A/B-tests

Sammenlign forskellige strategier: Brug A/B-tests til at sammenligne forskellige CTA-knapper eller designs for at finde ud af, hvad der fungerer bedst hos din målgruppe

6. Hold øje med nye trends

Følg med i branchens udvikling:  Sæt dig ind i nye værktøjer eller teknologier, der kan medvirke til at forbedre din markedsføringsstrategi.

Lær nye færdigheder: Deltag i marketing- webinarer eller online kurser for at blive klogere på aktuelle strategier.

Vi håber, at disse tips hjælper dig med at få en god start som virtuel assistent. Glem ikke, at hver eneste udfordring, du støder på, er en mulighed for at blive endnu bedre klædt på til din næste opgave.