Sådan bliver du virtuel assistent

Er du på udkig efter et job med masser af fleksibilitet og mulighed for at arbejde online hvor som helst og selv bestemme dit skema? Så kan du overveje at blive virtuel assistent. 

Hvad er en virtuel assistent?

En virtuel assistent (ofte forkortet VA) er en person, der udfører administrative, kreative eller tekniske tjenester uden at være bundet til en fysisk arbejdsplads. Samarbejde foregår typisk online ved hjælp af digitale værktøjer som e-mail, cloud-løsninger eller videomøder. Virtuelle assistenter påtager sig opgaver, der almindeligvis udføres af kontoransatte, men de er mere fleksible og kan specialisere sig i bestemte aktiviteter.

En virtuel assistent kan fx hjælpe med at administrere e-mails, koordinere aftaler, tage sig af sociale mediekanaler eller skabe indhold til hjemmesider. Tekniske opgaver såsom vedligeholdelse af databaser eller optimering af hjemmesider er også eksempler på tjenester, der tilbydes af virtuelle assistenter.

Efterspørgslen efter virtuelle assistenter vokser 

Den voksende efterspørgsel efter virtuelle assistenter er et resultat af øget digitalisering og globalisering. Flere og flere virksomheder, selvstændige og influencere leder efter omkostningseffektive og fleksible måder at outsource opgaver på.

Derfor er en virtuel assistent den perfekte løsning for virksomheder

• Omkostningseffektiv: Der skal ikke betales for kontorplads, udstyr, feriepenge, pension og andre arbejdsgiverafgifter.
• Fleksible: Virtuelle assistenter arbejder på projektbasis og er derfor ideelle til opgaver med svingende arbejdsmængde.
• Ekspertise efter behov: Mange virtuelle assistenter specialiserer sig i bestemte arbejdsområder såsom sociale medier eller søgemaskineoptimering og medbringer den nødvendige ekspertise.

Særligt nu, hvor mange er begyndt at arbejde online hjemmefra eller andre steder, er det blevet tydeligt, hvor effektivt og praktisk digitalt samarbejde kan være. Desuden får virksomheder adgang til ekspertise i hele verden uanset, hvor de befinder sig. 

Fordele ved at arbejde som virtuel assistent 

Det er dog ikke kun klienterne, der nyder godt af fordelene. Der er også en række gode fordele for dig, hvis du beslutter dig for at blive virtuel assistent:

• Fleksibilitet: du bestemmer hvornår og hvor du vil arbejde. Dette gør jobbet særligt attraktivt for personer, der ønsker at arbejde online hvor som helst.
• Alsidighed: du kan vælge blandt en bred vifte af arbejdsopgaver og fokusere på dine personlige styrker og interesser.
• Voksende efterspørgsel: På grund af øget digitalisering fortsætter efterspørgslen efter virtuelle assistenter med at stige, hvilket gør karriereudsigterne sikre på lang sigt.

At arbejde som virtuel assistent er et godt valg for dig, hvis du ønsker dig en fleksibel arbejdsdag med mange nye muligheder for at arbejde online med forskellige arbejdsopgaver.  

Hvem kan blive virtuel assistent?

Jobbet som virtuel assistent (VA) passer til mange forskellige mennesker med forskellige baggrunde, færdigheder og livssituationer. Her er en håndfuld eksempler: 

1. Karrierestartere og karriereskiftere

• Studerende: Man kan typisk arbejde fleksibelt ved siden af studierne og får mulighed for at opbygge arbejdslivserfaring.
• Karrierestarter: Jobbet som VA giver hurtig adgang til arbejdsmarkedet selvom man ikke har mange års erfaring.
• Karriereskiftere: Mennesker, der vil skifte spor og bruge deres viden og færdigheder til nye arbejdsopgaver.

2. Småbørnsforældre og andre omsorgspersoner

• Småbørnsforældre: Jobbets fleksibilitet gør det muligt at kombinere det med opgaver i hjemmet, da man typisk selv bestemmer sine arbejdstider.
• Omsorgspersoner: Personer, der plejer familiemedlemmer, kan arbejde hjemmefra uden at være bundet til et fast job.

3. Digitale nomader og udenlandsdanskere

• Digitale nomader: Virtuelle assistenter kan arbejde hvor som helst i verden, så længe de har adgang til internettet.
• Udenlandsdanskere: Personer, der bor i et andet land, kan tjene penge online uanset, hvor de befinder sig.. 

4. Personer med specifikke færdigheder 

• Fagfolk med teknisk knowhow: Personer med erfaringen i IT, sociale medier eller webdesign kan tilbyde at udføre specifikke tjenester.
• Kreative talenter: Grafiske designere, tekstforfattere eller indholdsskabere kan bruge deres færdigheder som virtuelle assistenter.
• Organisatoriske eksperter: De, der er gode til at planlægge, administrere og strukturere, kan tilbyde at udføre disse tjenester for forskellige virksomheder.. 

5. Mennesker med helbredsmæssige begrænsninger

• Personer med nedsat mobilitet: Jobbet som VA gør det muligt at arbejde hjemmefra og dermed undgå fysiske udfordringer.
• Personer med kroniske sygdomme: Fleksible arbejdstider gør det nemmere at tilpasse arbejdet til individuelle behov.

6. Selvstændige og freelancere 

• Freelancere: Virtuelle assistenter kan frit planlægge deres arbejdstider og tjenester, som de ønsker. Jobbet egner sig derfor godt til selvstændige.
• Deltidsansatte: Folk, der leder efter ekstra indkomst, kan arbejde som VA’er ved siden af deres hovedbeskæftigelse. 

7. Multikulturelle talenter 

• Flersprogede: Der er stor efterspørgsel efter virtuelle assistenter med sprogfærdigheder til fx oversættelsesopgaver eller kundeservice målrettet internationale kunder.
• Kulturelt interesserede: De, der elsker at samarbejde med mennesker fra forskellige kulturer, vil få rig mulighed for at samarbejde online på tværs af verdens grænser.n. 

8. Mennesker, der søger personlig udvikling

• Udfordringslystne: Jobbet som VA byder på masser af muligheder for at udforske nye udfordringer, arbejdsopgaver og teknologier.
  

Hvordan bliver man virtuel assistent?

At blive virtuel assistent er en alsidig og fleksibel karrierevej. Sådan kommer du i gang:

1. Krav for at blive virtuel assistent 

Du skal have følgende for at blive virtuel assistent (VA):

• Professionelle færdigheder: Gode kommunikationsevner, grundlæggende teknisk viden og organisatoriske færdigheder.
• Værktøj og software: Kendskab til de mest brugte Microsoft apps, såsom Excel, Word og Teams (eller tilsvarende fra Google), projektstyringsværktøjer, sociale medieplatforme.
• Personlige egenskaber: Selvdisciplineret, punktlig og lærevillig

Nedenfor ser vi nærmere på, hvilke opgaver du kan påtage dig, når du arbejder som virtuel assistent.

2. Tag udgangspunkt i dine færdigheder og interesser

Overvej hvilke opgaver, du ønsker at udføre og hvilke færdigheder, du allerede har. Her er nogle af de tjenester mange virtuelle assistenter tilbyder:: 

• Administrative opgaver (fx håndtering af e-mails, planlægning og organisering af rejser)
• Kreative opgaver (søgeordsanalyse, planlægning af kampagner, content writing, administrering af sociale medier, grafisk design eller webdesign)
• Teknisk support (fx vedligeholdelse af hjemmeside, dataanalyse, værktøjsimplementering)
• Personlig assistance (fx booking af rejser, research)  
• Individuelle tjenester (fx oversættelser, administrering af webshop)  

Hvis du endnu ikke har nogen erfaring, kan du fokusere på specialiserede områder, der interesserer dig, og opbygge specifik viden inden for disse områder.

3. Markedsanalyse

Det er en god idé at lave en markedsanalyse, hvis du overvejer at blive virtuel assistent. Det vil give dig en bedre forståelse af efterspørgslen på markedet samt af dine potentielle målgrupper. Ved at lave en konkurrentanalyse, kan du få en idé om, hvem dine konkurrenter er, og hvad de tilbyder.

Overvej, hvem dine potentielle kunder er

• Enkeltmandsvirksomheder har ofte brug for hjælp med sociale medier eller planlægning af kundemøder.
• Startups har tit brug for fleksible og budgetvenlige løsninger.
• Små og mellemstore virksomheder outsourcer ofte opgaver som content writing og vedligeholdelse af hjemmesider.
• Overvej, om du vil specialisere dig i en specifik branche som fx e-handel, coaching eller ejendomshandel. 

Find frem til de mest efterspurgte tjenester

• Brug værktøjer såsom Google Keyword Planner eller AnswerThePublic til at finde ud af, hvilke tjenester folk søger efter online. Fx “virtuel assistent sociale medier”
• Slut dig til grupper for virtuelle assistenter på Facebook, LinkedIn eller Reddit. Læs spørgsmål og kommentarer fra de andre medlemmer.
• Tag et kig på freelancer-platforme såsom Upwork, Fiverr eller Malt for at få en idé om, hvilke tjenester, der er mest efterspurgte.

Find ud af mere om dine konkurrenter

• Udforsk andre virtuelle assistenters hjemmesider. Hvilke tjenester tilbyder de? Hvordan ser deres priser ud?
• Overvej, hvilken USP (unique selling proposition) du kan bruge for at skille dig ud. Fx særlig ekspertise, unikke pakkeløsninger, eller lavere priser.
• Læs kundefeedback på freelancer-platforme for at finde ud af, hvad du kan forvente, når du får dine første kunder.

Overvej, hvilke tjenester der vil være relevante om et par år

• Automatisering og AI-værktøjer kan reducere behovet for hjælp til rutineprægede opgaver. Fokuser på at tilbyde tjenester, der er svære at automatisere (fx kreativ skrivning eller strategisk ledelse).
• Voksende brancher såsom netbaseret undervisning og bæredygtige virksomheder leder ofte efter virtuelle assistenter med specifikke færdigheder.

4. Opbyg nye færdigheder og kendskab til værktøjer

Mange af de færdigheder, der efterspørges på markedet, kan du selv opbygge ved hjælp af online kurser eller tutorials. Nogle af de mest efterspurgte færdigheder er:

• Projektstyringsværkføjer (fx Trello og Asana)
• Sociale platforme (fx Instagram, LinkedIn og Facebook)
• Kontorsoftware (fx Google Workspace og Microsoft Office)
• Værktøjer til e-mail-marketing (fx Mailchimp og ActiveCampaign)
• Grundlæggende viden om søgemaskineoptimering  og CMS (fx WordPress)

Du finder mange gode og gratis vejledninger på YouTube og på platforme som Udemy kan du tage forskellige kurser for virtuelle assistenter.

5. Etabler en online tilstedeværelse

Skab en professionel online tilstedeværelse for at sikre, at potentielle kunder nemt kan finde dig og se, hvilke tjenester du tilbyder:

• En professional hjemmeside: Præsenter dine tjenester, dit bedste arbejde, og dine kontaktoplysninger på en portfolio hjemmeside. Med et brugervenligt hjemmesideprogram kan du selv lave og publicere din hjemmeside – helt uden kodning. Du er velkommen til at prøve one.coms Hjemmesideprogram gratis i 14 dage: Prøv det gratis
• Sociale medier: Skab opmærksomhed omkring dig selv og dine tjenester på platforme såsom LinkedIn eller Instagram. Sørg for at vælge en platform, hvor dine potentielle kunder faktisk er aktive.
• Freelancer-platforme: Opret profiler på sider som Upwork, Fiverr eller Malt for at få dine første opgaver. 

6. Opbyg et netværk og find dine første kunder

Det er afgørende, at du får opbygget et godt netværk allerede fra starten. Her er en håndfuld tips:

• Slut dig til online communities for virtuelle assistenter.
• Kontakt virksomheder, influencere eller andre iværksættere, som kan tænkes at have brug for dine tjenester.
• Tilbyd en velkomstpris til dine første kunder og indsaml kundeudtalelser – vis dem på din hjemmeside som social proof.. 

7. Optimering og vækst

Når du har fået dine første kunder, kan du begynde at se på, hvordan du kan fortsætte med at forbedre og udvide dine tjenester: 

• Bed om feedback: Brug feedback fra dine kunder til at forbedre dine tjenester og måden, du arbejder på.
• Specialiser dig: Find din niche ved at tage udgangspunkt i noget, du er rigtig skarp til, fx sociale medier.
• Lær nye færdigheder: Hold dig opdateret om nye værktøjer og trends, så du forbliver konkurrencedygtig.

Hold styr på det juridiske 

Afhængigt af, hvor du bor, vil der være juridiske krav, du bør sørge for at holde styr på, så du ikke risikerer unødvendige problemer:

• Oprettelse og registrering af virksomhed.
• Skat og regnskab.
• Pension, forsikring og lignende.

Udfordringer for virtuelle assistenter

Der er mange fordele forbundet med at arbejde som virtuel assistent, såsom fleksibilitet og muligheden for at arbejde hvor som helst. Når det er sagt, så er der også en række udfordringer, der er vigtige at kende til:

Som VA skal du selv sørge for at skaffe kunder og opbygge vedvarende kundeforhold. Dette kan være lidt af en udfordring, særligt til at begynde med, hvor du endnu ikke har opbygget et omdømme eller indsamlet social proof.

Fordi de fleste virtuelle assistenter arbejder på freelancebasis, er der ingen fast månedsløn. Din indkomst afhænger af, hvor mange kunder og opgaver, du får, hvilket vil variere meget fra måned til måned. En god løsning er at tilbyde tjenester, som mange af dine potentielle kunder har behov for i en længere periode. Det vil øge chancerne for, at kunderne er interesserede i at skrive en kontrakt, der strækker sig over flere måneder eller måske endda længere. Det kunne fx være, at de har behov for hjælp med sociale medier op til, Black Friday, jul eller i andre travle perioder.

Skab en grænse mellem arbejde og fritid

Som VA står du selv med hele ansvaret for din virksomhed – fra erhvervelse af kunder og regnskab til udførelse af alle arbejdsopgaver. Du bør derfor være skarp til at organisere og koordinere både dig selv og alle dine opgaver.

Når man arbejder hjemmefra er grænsen mellem arbejde og fritid ofte utydelig. Giv dig selv faste arbejdstider, og prøv så vidt mulig at dedikere et separat værelse eller et hjørne til hjemmekontor. Hvilke udfordringer, man har som virtuel assistent, kan variere meget, men ingen af dem er uoverkommelige. Med en strategisk tilgang, gode kommunikationsevner og vilje til at lære, har du gode chancer for at lykkes. Det vigtigste er, at du er organiseret, fleksibel og udnytter dine personlige styrker på den bedst mulige måde.  

Markedsføring, markedsføring, markedsføring…  

Det er vigtigt, at du får fortalt hele verden, hvad du kan tilbyde. Præsenter dig selv og dit arbejde på din hjemmeside. Du bør også inkludere et autentisk billede af dig selv på siden – fx siddende ved skrivebordet på dit hjemmekontor. Så snart du har haft dine første tilfredse kunder, bør du bede dem om feedback, så du kan lægge det op på din hjemmeside. Denne type social proof har den bedste effekt, hvis du inkluderer kundens navn og måske endda et billede, hvis kunden er med på det.

Du kan også dele positive kundeudtalelser på sociale medier – glem ikke at linke til din hjemmeside.

Elsker du at skrive? Hvorfor ikke oprette en blog på din hjemmeside. Her får du et par gode artikler om, hvordan du starter en blog: 5 tips til en succesfuld blog. Brug SEO-optimering for at sikre, at dine blogindlæg dukker op i Googles søgeresultater: 25 SEO-tips. 

Et fleksibelt job med mange muligheder

Du behøver ikke at have en særlig uddannelse for at blive virtuel assistent. Det vigtigste er, at du har masser af gåpåmod, vilje til at bane nye veje, og en stærk evne til at arbejde selvstændigt. Med den rette forberedelse og et tydeligt mål, har du gode muligheder for at lykkes som virtuel assistent. Held og lykke!