Hvad er en privatlivspolitik?

Data indsamlet fra kunder er værdifulde for virksomheder, fordi de kan bruges til forbedring af brugeroplevelsen, produktudvalget, og til målrettet markedsføring. Indsamling af data indebærer dog også, at du forpligter dig til at beskytte dine kunders privatliv.

I den forbindelse er en privatlivspolitik et vigtigt værktøj, der kan hjælpe dig med at opfylde lovmæssige krav og drive din virksomhed på en etisk forsvarlig måde. I denne artikel ser vi nærmere på, hvad en privatlivspolitik skal indeholde og hvilke hjemmesider, der bør have en. 

Hvad er en privatlivspolitik?

En privatlivspolitik er en erklæring eller et juridisk dokument, der tydeligt beskriver, hvordan en hjemmeside eller en virksomhed indsamler, bruger, deler og beskytter sine brugeres personlige data. En fyldestgørende privatlivspolitik informerer brugerne om de typer data, der indsamles, de formål, de bruges til, og de rettigheder brugerne har over deres personlige oplysninger.

Bør alle hjemmesider have en privatlivspolitik? 

Det korte svar er ja. Selvom din hjemmeside ikke indsamler følsomme oplysninger, såsom kreditkortnumre eller personnumre, indsamler den sandsynligvis oplysninger om IP-adresser, browseradfærd, og cookies. Lad os se på forskellige grunde til, at du bør have en privatlivspolitik på din hjemmeside.

Lovkrav

Den vigtigste grund til at have en privatlivspolitik på sin hjemmeside er kort og godt, at det gør det nemmere at overholde loven. Afhængigt af, hvor du driver din virksomhed, og hvor dine besøgende kommer fra, er der love, du skal overholde, da du ellers risikerer bøder eller andre juridiske problemer. Hvis du er baseret i EU eller har besøgende fra EU, skal du informere brugerne om, hvordan deres data indsamles og bruges i henhold til den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).  

Er en privatlivspolitik det samme som GDPR?

En privatlivspolitik er et godt værktøj til GDPR-overholdelse. GDPR i sig selv er en bred forordning, der omfatter databeskyttelsesprincipper, brugerrettigheder og forpligtelser for virksomheder.

En privatlivspolitik gør det enklere at leve op til GDPR-krav ved at formidle information om virksomhedens behandling af data på en måde, der er nem for brugere at forstå. Her skal det dog nævnes, at man ikke automatisk overholder GDPR, fordi man har en privatlivspolitik

Overhold krav og mindsk risikoen for misforståelser

Ved tydeligt at formidle, hvordan du behandler data, minimerer du risikoen for misforståelser blandt brugere, og sørger for at din hjemmeside følger bedste praksis for databeskyttelse. Desuden kan du ved regelmæssigt at gennemgå og opdatere din privatlivspolitik sikre, at du lever op til alle aktuelle krav.

Opbyg tillid hos besøgende og kunder

Du kan se på din privatlivspolitik, som et værktøj, der hjælper dig med at opbygge tillid hos dine kunder og din hjemmesides besøgende. Gennemsigtighed signalerer til dine brugere, at du respekterer deres privatliv og sørger for, at de er sikre, når de besøger din hjemmeside. Det øger chancerne for, at de vender tilbage og forbliver engagerede. På sigt kan det resultere i flere loyale besøgende og en bedre konverteringsrate.

Hvorfor er det vigtigt at have en privatlivspolitik?

Din privatlivspolitik hjælper dig med at overholde gældende lovkrav. Hvis din virksomhed indsamler, bruger og deler brugerdata, bør du derfor have en privatlivspolitik på din hjemmeside.

Ud over at opfylde juridiske forpligtelser er en privatlivspolitik medvirkende til at opbygge tillid hos dine besøgende. Når kunder ser, at du har en tydelig og detaljeret oversigt over, hvordan deres oplysninger indsamles, bruges og beskyttes, er der større sandsynlighed for, at de føler sig trygge ved din virksomhed. Dette kan forbedre kundeloyaliteten, tilskynde til gentagne besøg og endda få dit brand til at skille sig ud

Hvad skal en privatlivspolitik indeholde? 

Når du udarbejder din privatlivspolitik, er det vigtigt, at du dækker alle de nøgleområder, der sikrer gennemsigtighed og overholdelse af gældende krav. Nedenfor gennemgår vi nogle af de primære afsnit, din privatlivspolitik skal indeholde.

Grundlæggende information

Du bør starte med at angive, hvilken dato din privatlivspolitik trådte i kraft. Hvis du senere opdaterer noget i teksten, kan du skifte ikrafttrædelsesdatoen ud med “senest opdateret dd-mm-år”, for at gøre det tydeligt for læseren, at du har lavet ændringer. Du bør også klart angive ejerskab, dvs. det juridiske navn på den enhed, der ejer webstedet eller virksomheden.

Oplysninger om dataindsamling

I dette afsnit, bør du tydeligt formidle, hvilke typer data, du indsamler. Vær så konkret som muligt. Ved at opdele informationen i kategorier, kan du gøre den mere overskuelig og hjælpe brugerne med at forstå præcis, hvad der indsamles og hvornår. Du kan også afklare, på hvilke punkter i brugerrejsen dataene indsamles. Almindelige datakategorier og berøringspunkter omfatter:

• Cookies og sporing: Data indsamlet gennem cookies eller lignende sporingsteknologier, der ofte bruges til forbedring af webstedets funktionalitet, og til analyse- eller reklameformål. Her bør du nævne, om brugere selv kan administrere disse indstillinger fx via et samtykkebanner eller præferencer. 
• Personlige oplysninger: Data som navne, e-mailadresser og telefonnumre, der indsamles, når brugeren opretter en konto eller tilmelder sig et nyhedsbrev eller en tjeneste.
• Betalingsinformation: Betalingsdata, såsom kreditkortnumre eller faktureringsadresser, indsamles typisk ved kassen, eller når en bruger foretager et køb. 
• Applikationsdata: Information om, hvordan brugere interagerer med din app eller hjemmeside, herunder brug af funktioner, klik på elementer, eller indtastede søgefraser. Disse data indsamles ofte gennem interaktionslogfiler eller analyseværktøjer.
• Tekniske data: Detaljer som IP-adresser, browservalg og enhedsoplysninger, der ofte indsamles automatisk, når brugere besøger et websted.
• Følsom information: Dette omfatter helbredsdata eller andre meget personlige oplysninger, hvor indsamlingen typisk vil kræve ekstra sikkerhedsforanstaltninger og tydeligt samtykke.

Ved at dele detaljeret information, gør du det muligt for dine brugere at træffe informerede beslutninger om, hvordan de ønsker at interagere med din hjemmeside. Samtidig udviser du gennemsigtighed, hvilket er noget langt de fleste brugere sætter pris på.

Formålet med dataindsamling

I det næste afsnit skal du beskrive, hvordan du planlægger at bruge dataene. Opdel hvert formål i punktopstillinger for at gøre det lettere at forstå, selv for en bruger, der skimmer din privatlivspolitik. Nogle almindelige årsager til dataindsamling omfatter:

• Målrettet markedsføring: Uddyb, om brugerdata bruges til at tilpasse indhold og anbefalinger, eller om brugerdata kan bruges til at sende e-mails, nyhedsbreve eller særlige tilbud. Medtag detaljer om, hvordan og under hvilke betingelser brugere kan fravælge denne kommunikation.
• Analyse og forbedring af brugeroplevelsen: Fortæl brugeren om, hvordan data bruges til analysering af hjemmesidens ydeevne eller til at implementere opdateringer, der har til formål at forbedre brugeroplevelsen.
• Kundesupport: Angiv om data bruges til at hjælpe med at besvare brugerhenvendelser, løse tekniske problemer eller yde kundeservice.
• Juridiske og sikkerhedsmæssige formål: Angiv, om data kan blive brugt til at identificere svindel, styrke webstedets sikkerhed eller overholde juridiske forpligtelser.

Deling af data

Det er også vigtigt, at du i din privatlivspolitik inkluderer information om, hvordan du deler dataene, du indsamler. Angiv eventuelle tredjeparter, som du deler brugerdata med, og årsagerne til, at du gør det. Dette kan for eksempel være:

• Serviceudbydere: Angiv, om du deler data med udbydere eller leverandører, der hjælper dig med driften af din hjemmeside, såsom betalingstjenester eller platforme til e-mail-marketing.
• Analytics og annoncenetværk: Oplys om du bruger Google Analytics eller annoncenetværk, der indsamler og behandler brugerdata.
• Juridiske forpligtelser: Du kan i særlige situationer blive bedt om at dele data fx i forbindelse med efterforskning af et lovbrud. Det bør du nævne i dette afsnit.

Brugerrettigheder

Brugere har rettigheder over deres data. Disse kan variere afhængigt af den gældende databeskyttelseslovgivning. Ved at formidle disse rettigheder i din privatlivspolitik viser du dine brugere, at du tager deres privatliv alvorligt og forpligter dig til at overholde loven.

Forklar hvilke rettigheder brugere har, såsom retten til at få adgang til deres data, rette unøjagtigheder eller anmode om sletning.

Her bør du desuden beskrive, hvordan brugeren kan udøve disse rettigheder. Dette bør omfatte kontaktveje, såsom en specifik e-mailadresse eller en kontaktformular. Informér brugerne om forventede svartider på deres anmodninger, og om der er grænser for deres rettigheder (fx. lovkrav om at opbevare oplysninger i et vist tidsrum).

Kan jeg selv skrive min privatlivspolitik?

Ja, du kan godt vælge at skrive din egen privatlivspolitik. Hvis du medtager al den information, der kræves for at overholde gældende lovgivning, behøver du ikke at hyre en advokat til at skrive privatlivspolitikken.

Selvom det er fuldt muligt at skrive politikken selv, kan det være en omfattende og tidskrævende proces at sikre, at du får inkluderet alt. Desuden kræver en privatlivspolitik hyppige opdateringer.

Hvis du hellere vil automatisere skrivning og opdatering af din privatlivspolitik, kan du overveje at bruge en tjeneste som Termly. Tjenesten inkluderer skabeloner til din privatlivspolitik, og værktøjer der holder dig opdateret med nye krav. Termly scanner automatisk din hjemmeside og opdaterer indholdet i privatlivspolitikken, så det afspejler eventuelle tilføjelser og ændringer.

Bruger du et værktøj som Termly, bliver det nemmere at sikre, at din privatlivspolitik indeholder den korrekte information og opfylder gældende krav.

Privatlivspolitik skabelon

Sammenfattende skal en privatlivspolitik indeholde følgende afsnit:

• Introduktion – Oversigt over privatlivspolitikkens formal.
• Dataindsamling – Typer data, der indsamles (personlige oplysninger, brugsdata). 
• Brug af data – Information om, hvordan indsamlede data bruges.
• Information om deling – Beskrivelse af, hvordan data deles.
• Sikkerhed – Hvilke sikkerhedsforanstaltninger anvendes for at beskytte brugerdata?
• Brugerrettigheder og valgmuligheder – Oplysninger om brugeres rettigheder.
• Kontaktinformation – Angiv, hvor og hvordan brugere henvender sig, hvis de har spørgsmål.

Ved at inkludere disse afsnit sikrer du, at din privatlivspolitik indeholder alt, hvad du behøver for at overholde lovbestemmelser og udvise gennemsigtighed over for dine besøgende og kunder.   

Værn om dine kunders privatliv med en fyldestgørende privatlivspolitik

En privatlivspolitik er et vigtigt værktøj, hvis du vil sikre, at din hjemmeside og virksomhed lever op til gældende krav om databeskyttelse. Ved at oplyse om dataindsamling, brug af data, og brugerrettigheder, sikrer du god gennemsigtighed, som vil øge dine chancer for at opbygge tillid hos dine brugere, fordi du viser dem, at du prioriterer deres privatliv.