Sådan starter du en e-mail (2024)

Du bør starte en e-mail ved at adressere modtageren ved navn. Brug en hilsen med et passende formalitetsniveau. Gå derefter direkte til sagen og vær tydelig omkring meddelelsens formål. Det gør du bl.a. ved at skrive en kort og præcis tekst i emnefeltet. Når du har gjort det, kan du gå i gang med at skrive resten af din e-mail. Du får i artiklen her en række nyttige tips til, hvordan du skriver en god og overbevisende e-mail.

Vigtigheden af at starte en e-mail godt

Den gennemsnitlige kontormedarbejder modtager 121 e-mails dagligt. Med den information in mente skal man forstå, hvordan man som afsender af en e-mail altid slås om modtagernes opmærksomhed. Derfor er det også åbenlyst, at det er vigtigt med en kort og præcis indledning, der fanger modtagerens interesse. Er man omvendt for uskarp i sin kommunikation i for eksempel et nyhedsbrev eller e-mail-marketingkampagner, så risikerer man, at modtageren aldrig får læst din e-mail.

At kende dit publikum er det første skridt til at forstå, hvordan du skal indlede en god e-mail. Du skal bl.a. bestemme dig for et passende formalitetsniveau. De følgende afsnit vil give dig mere indsigt i, hvordan du starter en e-mail, både når den enten skal være formel eller uformel.

Sådan starter du en formel e-mail

Afhængigt af hvem målgruppen er, kan du vælge at være formel. Hvis det er din valgte tilgang, så skal du være opmærksom på følgende:

1. Brug en professionel e-mail.

Opret en professionel e-mailadresse til din virksomhed, hvis du ikke allerede har en. Når du bruger en professionel e-mail, kommer du til at fremstå mere troværdig, hvilket er vigtigt, uanset om du sigter efter en formel eller en uformel tone i kommunikationen med modtagerne.

Læs mere: Få flere tips ved at læse Sådan opretter du en e-mail-konto.

2. Start med en passende hilsen.

Den sikreste tilgang er at indlede din webmail med “Kære.” Undgå at bruge “til hvem det måtte vedrøre.” Den kommunikationsform lyder meget upersonligt, hvilket kan give bagslag, især hvis du forsøger at få skabt et salg via dine e-mails.

3. Brug modtagerens efternavn.

Undgå generiske introduktioner som “Kære kunde”. Hvis du kender personens efternavn, så brug det. For eksempel “Kære hr. Johnson.” At gøre dette vil være med til at få dig til at fremstå professionel og troværdig. En god indledning skaber tillid hos modtageren, hvilket kan udmønte sig i et salg.

Læs mere: En anden måde at øge salget på er ved at sikre, at din hjemmeside er nem at bruge. Få mere af vide ved at læse; Hvordan forbedres oplevelsen for slutbrugeren på din hjemmeside?

4. Gå lige til sagen.

Efter at have adresseret modtageren, er det tid til at fortælle, hvorfor du kontakter vedkommende. Vær konkret. Kort og præcis. De fleste i dag har travlt. De vil gå uden om din e-mail og måske ligefrem slette din besked, hvis ikke straks de kan se, hvad henvendelsen drejer sig om.

Sådan starter du en uformel e-mail

Afhængigt af din målgruppe vil en mere uformel tilgang give bedre genklang hos de fleste, hvis de vel og mærke kender dig i forvejen. Læs nedenfor, hvordan du starter en uformel e-mail.

1. Brug en hilsen

Det første trin er det samme, som hvis du skulle indlede en mere formel e-mail. Men der er dog en lille forskel. For i stedet for at bruge “Kære”, kan du vælge noget mere afslappet, såsom “Hej”.

2. Nævn personens fornavn.

At bruge en persons efternavn i en uformel sammenhæng kan virke malplaceret. Det er bedst at bruge modtagerens fornavn. Hvis du ikke kender modtageres fornavn, kan du blot indlede med et “Hej”. Undlad også her at bruge formuleringen “Til hvem det måtte vedrøre.” Det er meget upersonligt.

3. Skab forbindelse til dit publikum.

Det vil være bedst, hvis du hurtigst muligt kan ’connecte’ med dit publikum. En måde at skabe samhørighed på er ved at indlede med en personlig besked til modtageren.

For eksempel:

’Hej Peter,

Jeg håber ikke, du er al for træt efter at have fejret Barcelonas sejr i går aftes. Her får du som aftalt nogle tilbud fra os’

Hvis du automatiserer dine e-mails og sender dem til et stort publikum, som det ville være tilfældet i et nyhedsbrev, bliver det mere udfordrende at skabe en personlig sætning, da du skal kende hver enkelt persons baggrund. Du kan lave markedsundersøgelser for at finde ligheder og evt. gruppere dine e-mailudsendelser med lidt mere standardiserede indledninger.

Sådan starter du en e-mail til en fremmed

Det kan være, at du skal sende marketing-e-mails til en person, der ikke er i din adressebog. Lad os antage, at du forsøger at etablere et forretningspartnerskab. Du bør gå lidt anderledes frem i forhold til, hvordan man gør det, når man sender en uformel e-mail. De regler, du har lært, gælder dog stadig, men der vil være nogle vigtige nuancer, som det er værd at holde sig for øje.

1. Præsentér dig selv.

Indled med en kort præsentation. Forklar modtageren, hvem du er. Fortæl dem om din virksomhed, og del gerne information om nogle målbare resultater, der får din virksomhed til at skille sig ud. Det kunne være, at virksomheden har solgt 500.000 kager i første kvartal af dette regnskabsår. Sørg for, at modtageren som du henvender dig til, får vakt sin nysgerrighed og gerne vil vide mere om dig.

2. Giv et kompliment.

Fokuser nu på, hvad der gør e-mail-modtageren unik. Fortæl, hvorfor du netop henvender dig til deres virksomhed og nævn et eller flere punkter, hvor deres brand skiller sig ud. Find en indgangsvinkel, som er med til at forbinde jer, og som gør det klart og tydeligt, hvorfor I skal indlede en dialog om et samarbejde.

3. Forklar, hvorfor du henvender dig.

Fortæl nu modtageren, hvorfor du kontakter dem. For eksempel, hvis du forfølger et B2B-partnerskab, så giv dem et overblik over dine planer og prøv at få et møde i stand for at drøfte mulighederne.

Alle dele i processen har det til fælles at kommunikationen skal være kortfattet. Uanset, hvad formålet er, så gælder det om at gøre dit budskab så interessant, at modtageren fatter interesse. Prøv f.eks. kun at bruge en sætning eller to til at præsentere dig selv. Modtageren vil sætte pris på, at du respekterer deres tid.