Hvordan få mer jobb som virtuell assistent

Vil du jobbe eksternt som virtuell assistent (VA), men trenger tips om hvordan du kan skaffe flere oppdrag og øke inntekten? Da har du kommet til rett sted! 

Vi har samlet 12 praktiske tips som kan hjelpe deg med å lykkes som virtuell assistent. Konkurransen i denne bransjen øker, så effektiv selvmarkedsføring blir stadig viktigere for virtuelle assistenter. La oss komme i gang med tipsene! 

Tips 1: Bygg en profesjonell tilstedeværelse på nett 

En profesjonell tilstedeværelse på nett, optimaliserte profiler på sosiale medier og en konsekvent merkevare er kritisk for å få flere jobber som virtuell assistent. Bruk tid på å designe dine digitale kanaler og vær autentisk for å bygge tillit og lojalitet over tid. Vi skal se mer detaljert på dette:

Lag din egen nettside

En nettside er hjørnesteinen i en virtuell assistents nettprofil. Den fungerer som et digitalt visittkort og gir potensielle kunder en tydelig og profesjonell oversikt over hva du tilbyr.

Viktige elementer på nettsiden din

Du bør ha en god oversikt over hvilke tjenester du tilbyr, for eksempel «E-postmarkedsføring», «Oppfølging og optimalisering av sosiale medier» eller «SEO-optimalisering». Bruk nøkkelord som «Virtuell assistent for sosiale medier» for å forbedre SEO-scoren din.  

Du kan også vise positive anmeldelser fra fornøyde kunder for å bygge tillit, og ha et enkelt og tilgjengelig kontaktskjema eller en CTA-knapp med «Book møte nå» eller noe lignende som fanger oppmerksomheten raskt.  

Det har blitt veldig enkelt og kostnadseffektivt å lage en nettside. Dette kan du gjøre enten med WordPress eller med en Nettsidebygger. Om du har lyst å teste ut one.com sin brukervennlige nettsidebygger, kan du gjøre det helt gratis i 14 dager. Du trenger ikke å oppgi kortinformasjon, så du risikerer ikke at du plutselig blir trukket for en tjeneste du ikke hadde bestemt deg for om du ville ha.  

Optimaliser profiler på sosiale medier

Lag SoMe-profiler som har en sterk og betydningsfull beskrivelse av dine ferdigheter og erfaringer. Slik får du kommet i kontakt med potensielle kunder og vist frem hva du har å by på. Bruk målrettede hashtags som #virtuellassistent eller #frilans i postene dine, og jobb aktivt for å skape et nettverk med entreprenører og byråer.  

Du kan vise frem ditt daglige arbeid, suksesshistorier og dele tips for produktivitet – beriket med foto, grafikk eller korte videoer. Ikke glem å linke til dine SoMe-profiler på nettsiden din.  

Du bør også sørge for at alle profilene dine og nettsiden din viser en konsistent merkevare. Dette bygger opp personligheten din og skaper merkegjenkjennelse.  

Tips 2: Definer en tydelig nisje

Å definere en tydelig nisje gjør det enklere å posisjonere deg som virtuell assistent og øker synligheten din som ekspert innen et spesifikt felt. Å velge en nisje som passer til dine ferdigheter og har høy etterspørsel er et godt grunnlag for langsiktig suksess.

Fordeler med spesialisering for virtuelle assistenter

Enklere posisjonering: En nisje hjelper deg med å skille deg ut fra konkurrentene dine og fremheve ekspertisen din. Kunder ser ofte etter spesialister til spesifikke oppgaver.  

Mindre konkurranse: I stedet for å konkurrere med et stort antall generelle virtuelle assistenter, behøver du kun konkurrere med andre eksperter innenfor nisjen du har valgt. 

Høyere priser: Kunder er villigere til å betale mer for spesialiserte tjenester, siden de blir sett på som mer verdifulle og unike.  

Målrettet markedsføring: Med en tydelig definert nisje, kan du skreddersy markedsføringen din enda bedre til målgruppen din, for eksempel gjennom riktige nøkkelord, innhold og plattformer.  

Kundelojalitet: Gjennom din ekspertise innenfor et spesifikt område, øker tilliten fra kundene. Dette styrker sjansen for langvarige kundeforhold.   

Hvordan velge en nisje 

1. Analyser styrkene dine: Hvilke ferdigheter har du? Hva liker du å gjøre og hva mestrer du godt?

2. Utfør en markedsundersøkelse: Hvilke tjenester har høy etterspørsel? Hvilke tjenester har foreløpig ikke så mange spesialister å finne?  

3. Definer en målgruppe: Hvem ønsker du å adressere? Hvem har behov for dine ferdigheter?

Eksempler på nisjer for virtuelle assistenter:

Administrasjon av sosiale medier: Lage innhold, planlegge posting av innhold, overse og håndtere kommentarfelt og annonsering for små bedrifter, oppstartbedrifter og influencere.  

Støtte for nettbutikker: Produktoppdateringer i nettbutikker, ordrebehandling, kundeservice og lagerstyring for bedrifter som bruker plattformer som Shopify eller WooCommerce.  

Transkribering: Gjøre lyd- og videooptak om til tekst. For eksempel intervjuer, møter og podcaster for journalister, podkast-verter, markedsanalytikere og utdanningsinstitusjoner.  

Administrasjon av podcast: Redigering av episoder, opplasting til plattformer, skriving av notater for hver episode og å lage teasere og innlegg på sosiale medier.  

Virtuell regnskapsføring: Fakturahåndtering, regnskapsprogramvare, dokumentasjon for frilansere, små bedrifter og selvstendig næringsdrivende.  

Innholdsproduksjon: Skriving av blogginnlegg, nyhetsbrev og innhold til nettsider for bedrifter som ønsker å bygge en sterk digital tilstedeværelse.  

Reiseplanlegging og livsstilsassistanse: Bestilling av reiser, planlegging av arrangementer og personlig organisering for travle ledere eller privatpersoner.    

Tips 3: Øk synligheten din gjennom SEO og innholdsmarkedsføring

Med en kombinasjon av SEO, blogging og gjesteposter kan du posisjonere deg selv som en virtuell assistent på lang sikt og øke sjansen for å få nye kunder og prosjekter.

1. Bruk grunnleggende SEO-teknikker

SEO er essensielt for å være synlig på nett og tiltrekke seg oppmerksomheten til potensielle kunder.  

Nøkkelordsundersøkelser: Finn relevante nøkkelord som målgruppen din bruker, som for eksempel «ansette virtuell assistent» eller «hjelp med sosiale medier». Bruk verktøy som Goole Keyword Planner og Ahrefs til dette.  

Sideoptimalisering: Optimaliser nettsiden din med nøkkelord i titler, metabekrivelser og tekst.  

SEO på sosiale medier og andre profiler: Optimaliser dine sosiale medier og frilans-profiler også. Bruk relevante nøkkelord i profilbeskrivelsen for å lettere bli funnet.  

2. Skriv en blogg

Å ha din egen blogg er et kraftig verktøy for å vise ekspertise, bygge tillit og tiltrekke seg kunder. Du kan for eksempel skrive tips for entreprenører som «5 oppgaver du kan delegere til en virtuell assistent» eller fortelle om hvordan arbeidshverdagene dine ser ut.  

Lag SEO-innhold: Skriv artikler som er målretted mot spesifikke søk, som for eksempel «Hva er en virtuell assistent?» eller «hvordan outsource oppgaver?» 

Lag en innholdsplan: Planlegg innholdsmarkedsføringen din strategisk og publiser jevnlig, for eksempel ett blogginnlegg i uken. Link til andre artikler innenfor bloggen din for å øke brukervennligheten og styrke SEO-effekten.  

3. Skriv gjesteinnlegg

Gjesteinnlegg hjelper deg å nå nye målgrupper og styrke kredibiliteten din. Du kan inkludere backlinks til din egen nettside for å øke trafikk og SEO-score. Gjesteinnlegg viser potensielle kunder at du er en ekspert i feltet. 

Identifiser plattformer: Se etter blogger, nettsider eller magasiner på nett som dekker emner relatert til bedrifter, å jobbe eksternt eller virtuell assistanse.  

Send forslag: Ta kontakt med eierne av nettsidene og foreslå et verdifullt tema, for eksempel “Hvordan virtuelle assistenter kan hjelpe bedrifter med å vokse”. l  

Krysspromoter innholdet ditt: Del gjesteinnlegget ditt på SoMe-kanalene dine for å øke rekkevidden.   

Tips 4: Bygg nettverk

En god strategi for nettverksbygging kombinert med din ekspertise kan gi deg flere jobber som virtuell assistent på lang sikt. 

Offline nettverksbygging: Delta på messer, bransjetreff og andre arrangementer for entreprenører, frilansere eller digitale nomader for å bygge personlige forhold. 

Online nettverksbygging: Delta i diskusjoner i bransjen din på Linkedin og knytt forbindelse med potensielle kunder. 

Frilans-plattformer: Bruk plattformer som Upwork, Fiverr, frilansbasen i Norge eller freelancer.com til å knytte bekjentskap med andre frilansere eller klienter og søk etter relevante fellesskap du kan delta i. 

Finn fellesskap: Bli med i grupper på Facebook eller Linkedin som fokuserer på virtuell assistanse, frilans-arbeid eller spesifikke nisjer. Post jevnlig med hjelpsomme tips eller erfaringer.    

Strategiske partnerskap

Samarbeid med andre frilansere: Samarbeid med frilansere i relaterte felt. For eksempel webdesignere, copywritere eller SEO-spesialister. De kan anbefale kunder som trenger akkurat dine tjenester.  

Byrå som partnere: Jobb med byråer som tilbyr outsourcing av administrative oppgaver, for eksempel for administrative oppgaver, administrasjon av sosiale medier eller kundeservice.  

Krysspromotering: Lag felles pakker med partnere, f.eks. webdesign + VA-støtte, og del hverandres innhold på sosiale medier for å utvide rekkevidden din. 

Tips 5: Bruk frilans-plattformer målrettet

Frilanserplattformer som Fiverr og Upwork gir virtuelle assistenter en utmerket mulighet til å finne kunder og bygge en solid tilstedeværelse i markedet. I Norge kan du også registrere deg i Frilansbasen.

Slik presenterer du deg effektivt

Beskriv ferdighetene og tjenestene dine tydelig: Spesifiser hva du tilbyr, for eksempel e-posthåndtering, støtte for sosiale medier eller dataanalyse. Bruk relevante søkeord som virtuell assistent, frilanser eller spesifikke oppgaver for å gjøre profilen din enklere å finne. 

Fremhev dine unike fordeler: Har du bransjespesifikk kunnskap eller erfaring med spesielle verktøy? Dette kan gi deg et konkurransefortrinn. 

Bruk et profesjonelt profilbilde: Et godt bilde gir et positivt førsteinntrykk og øker tilliten til profilen din. 

Legg til en portefølje: Vis eksempler på tidligere arbeid eller prosjekter for å demonstrere ferdighetene dine. 

Tilby merverdi: Skill deg ut ved å inkludere tilleggstjenester som analyser, rådgivning eller rapportering. Dette kan gjøre tjenestene dine mer attraktive for potensielle kunder.     

Tips 6: Vinn kunder gjennom anbefalinger

For å skaffe flere kunder, prosjekter og øke inntektene som virtuell assistent, er kundetilgang og kundelojalitet avgjørende faktorer.

1. Samle kundevurderinger og vis dem på nettsiden din 

Autentiske anmeldelser viser at andre kunder er fornøyde med arbeidet ditt – dette øker sannsynligheten for at nye kunder vil prøve tjenestene dine. 

Be fornøyde kunder om tilbakemelding rett etter et vellykket prosjekt, og vis vurderingene på nettsiden din. Bruk plattformer som LinkedIn, Google Min Bedrift eller Upwork, hvor anmeldelser er offentlig synlige. 

2. Belønn anbefalinger

Folk stoler mer på anbefalinger fra bekjente enn på reklame. Fornøyde kunder kan fungere som ambassadører for merkevaren din. 

Du kan belønne anbefalinger med et lojalitetsprogram – for eksempel med 10 % rabatt på neste faktura. Eller gi bort 1–2 timer av arbeidstiden din hvis en kunde anbefaler deg med hell. 

Informer kundene dine via e-post, nyhetsbrev eller i en personlig samtale om at anbefalinger er ekstra verdifulle for deg.   

Tips 7: Tilby enestående service

Enestående kundeservice som virtuell assistent betyr å være proaktiv, pålitelig og kundeorientert. Skap en opplevelse som gjør at kundene blir værende og hjelper deg med å vokse virksomheten din.

Her er noen aspekter som bidrar til utmerket kundeservice:

Tydelig kommunikasjon

• Tilgjengelighet: Vær lett å nå, enten via e-post eller en avtalt kommunikasjonsplattform som Slack eller Microsoft Teams. 
• Proaktive oppdateringer: Hold kunden regelmessig informert om fremdriften i oppgavene for å bygge tillit. 
• Raske svartider: Svar på henvendelser innen noen timer, eller gi en tydelig tidsramme for når du svarer.   

Punktlighet og pålitelighet

• Overhold frister: Lever til avtalt tid, eller gi tidlig beskjed hvis det oppstår forsinkelser. 
• Kvalitet fremfor kvantitet: Utfør oppgaver grundig og unngå feil, selv når tiden er knapp. 
• Transparens i tilgjengelighet: Kommuniser når du er tilgjengelig, og planlegg arbeidstiden slik at kundene slipper å vente unødvendig.  

Tilpasset service

• Forstå kundens behov: Lytt aktivt og sørg for at du fullt ut forstår kundens forventninger og mål. 
• Proaktive forslag: Se etter måter du kan hjelpe kunden utover de avtalte oppgavene. 
• Løs problemer: Vis initiativ når utfordringer oppstår, og kom med gjennomtenkte løsninger. 

Teknisk ekspertise 

• Bruk effektive verktøy: Arbeid med moderne verktøy som effektiviserer arbeidsflyten, f.eks. prosjektstyring (Trello, Asana), kommunikasjon (Zoom, Teams) eller automatisering (Zapier). 
• Kontinuerlig læring: Hold deg oppdatert og utvid ferdighetene dine for å kunne tilby tilleggstjenester som sosiale medier-håndtering eller dataanalyse.     

Tips 8: Kommuniser priser og tjenester

Ved å presentere priser og tjenester tydelig og transparent, skaper du tillit og gjør det enklere for kunder å bestemme seg for at de vil benytte seg av dine tjenester.

1. Prissetting for virtuelle assistenter

• Markedsriktige priser: Undersøk vanlige timepriser for virtuelle assistenter innen din spesialisering og region.  
• Trinnvis prissetting: Vurder ulike prispakker basert på prosjektomfang eller hastegrad.  
• Fleksibilitet med pakker: Tilby pakker for tilbakevendende tjenester tilpasset målgruppen din.  
• Betalingsfrist: Oppgi når betaling forventes.  
• Betalingsmetoder: List opp aksepterte betalingsmåter (f.eks. bankoverføring, PayPal, kredittkort). 

2. Beskriv tjenestene dine i detalj

• Beskriv tjenestene dine klart og tydelig: Del tjenestene dine inn i kategorier som for eksempel administrativ støtte (e-posthåndtering, planlegging), kreative tjenester (innholdsproduksjon, administrasjon av sosiale medier) og teknisk support (vedlikehold av nettside, dataanalyse) 
• Definer forventninger: Spesifiser hvilke tjenester som ikke er inkludert i de ulike pakkene dine for å unngå misforståelser 
• Fremhev spesialiseringer: Hvis du har ekspertise innen et felt som helse eller eiendom, fremhev dette. 
• Lag FAQ: Svar på vanlige spørsmål i forkant, som «Hva skjer dersom jeg trenger færre timer per måned?» eller «Kan oppgaver bli gitt på kort varsel?» 
• Juster jevnlig: Juster priser og tjenester jevnlig 

Tips 9: Videre kompetanseheving og spesialisering

Å heve kompetansen sin og å fortsette å spesialisere seg er kritisk for virtuelle assistenter slik at de kan fortsette å holde seg konkurransedyktig og få godt betalte jobber. Med målrettet spesialistkunnskap og erfaring med de rette verktøyene kan du utvide ekspertisen din og vinne flere kunder.

1. Fordyp deg i ekspertisen din

Populære tema for virtuelle assistenter inkluderer:

• SEO: Lær hvordan du undersøker nøkkelord, optimaliserer nettsider og lager rapporter. Anbefalte kurs: Google Digital Garage, Yoast Academy.  
• Administrasjon av sosiale medier: Lag innhold, håndter kommentarfelt og fellesskap, utvikle strategier. Verktøy: Hootsuite, Canva 
• Netthandel: Erfaring med Shopify, Amazon Seller Central eller Etsy blir satt pris på 
• Prosjektstyring: Kunnskap om Asana, Trello eller Monday.com er ofte et krav 
• Innholdsproduksjon: Copywriting for blogger, nyhetsbrev og sosiale medier har ofte høy etterspørsel    

2. Bli kjent med nye verktøy

Populære verktøy for virtuelle assistenter:

Prosjektstyring: Asana, Trello 

Grafisk design: Canva for enkle design 

Automasjon: Zapier, IFTT for prosessoptimalisering   

3. Strategier for videre trening

• Gratis ressurser: Bruk plattformer som Google Skillshop, HubSpot Academy eller Linkedin Learning.  
• Sertifiseringer: Vis frem profesjonaliteten din gjennom kurs og sertifiseringer i emner som Google Analytics eller administrasjon av sosiale medier. 
• Tidsstyring: Sett av fast tid hver uke til videreutdanning, for eksempel korte mikrolæringsøkter som du kan gjennomføre jevnlig.   

4. Spesialisering og markedsføring

Finn en nisje: Fokuser på områder som har høy etterspørsel, for eksempel SEO eller E-handel.  

Vis frem sertifikater: Vis frem sertifikater og kursbevis på nettsiden din og på Linkedin.

Tips 10: Optimaliser tidsstyring og produktivitet

Effektiv tidsstyring og høy produktivitet er essensielt for virtuelle assistenter. Med klare prioriteter, gjennomtenkt planlegging, effektive verktøy og jevnlige pauser kan du optimalisere arbeidstiden din og forbedre kvaliteten på arbeidet ditt.

1. Prioriteringer

Bruk Eisenhower-matrisen: Del oppgavene i viktige/ikke viktige og presserende/ikke presserende. Fokuser først på de som er både viktige og presserende. 

Strukturer to-do-lister: Bruk verktøy som Todoist eller Asana for å holde orden på oppgaver. Del større oppgaver opp i mindre, håndterbare steg.    

2. Planlegg faste arbeidssykluser

Sett av dedikert tid til ulike oppgaver: Ha faste tider for e-poster, møter og prosjektarbeid. 

Tilpass arbeidsflyten: Jobb med kreative oppgaver tidlig på dagen, mens administrative oppgaver kan håndteres senere når energinivået er lavere. 

3. Bruk produktivitetsverktøy

Verktøy for prosjektstyring: Trello, Clickup eller Monday.com kan hjelper deg å håndtere oppgaver på en ryddig måte. 

Tidregistrering: Bruk verktøy som Toggl eller Clockify for å analysere hvor mye tid du trenger til de ulike oppgavene.  

Automasjon: Reduser rutineroppgaver med verktøy som Zapier eller IFTTTT.    

4. Minimaliser distraksjoner

Reduser digitale distraksjoner: Skru av varsler mens du jobber. Bruk apper som Focus@Will eller Forest for å holde fokuset.  

Optimaliser arbeidsplassen din: Hold skrivepulten din ryddig og skap et fredfullt arbeidsmiljø 

5. Optimaliser deadlines og kommunikasjon 

Lag realistiske deadlines: Vær oppmerksom på kapasiteten din og legg alltid inn litt mer tid enn du originalt tenkte.  

Kommuniser effektivt: Skriv klare og korte meldinger for å spare tid.  

6. Ta pauser

Bruk Promodoro-teknikken: Jobb i intervaller på 25 minutter og ta 5 minutter pause 

Planlegg lengre pauser: Etter 2-3 timer med konsentrert arbeid kan du ta 15-30 minutter pause.

Tips 11: Bygg tillit med personlighet og autensitet

Tillit er grunnlaget for et vellykket samarbeid. Som virtuell assistent kan du tiltrekke deg potensielle kunder og bygge langvarige relasjoner ved å være ekte og personlig.

1. Vis hvem du er

• Gi et innblikk i deg selv: På «Om meg»-siden kan du dele litt om din bakgrunn, verdier og arbeidsmetoder.  
• Legg til personlig vri: Nevn hobbyer eller en kort anekdote for å gjøre deg mer tilgjengelig og menneskelig. Hold det profesjonelt – autentisitet betyr ikke å bli for privat. 

2. Søk direkte kontakt 

• Tilby videomøter: Bruk Zoom eller Microsoft Teams for å møte kundene ansikt til ansikt og vise profesjonalitet og karisma. 
• Personlige meldinger: Send skreddersydde e-poster eller meldinger som viser at du forstår kundens behov. 
• Vær konsekvent: Sørg for at kommunikasjonen din – enten via e-post, nettside eller sosiale medier – alltid gjenspeiler din personlighet.   

Tips 12: Forbedre markedsstrategiene dine kontinuerlig

Effektiv markedsføring er en pågående prosess. Virtuelle assistenter bør jevnlig analysere, tilpasse og optimalisere strategiene sine for å tiltrekke seg nye kunder og øke rekkevidden.

1. Oppdater målgruppeanalysen

• Kartlegg kundebehov regelmessig: Tilpass tjenestene dine til nye trender eller behov hos målgruppen din.  
• Be om tilbakemelding: Spør eksisterende kunder om hva de mener om arbeidet ditt og markedsføringstiltakene dine. 

2. Optimaliser din digitale tilstedeværelse

• Hold nettsiden oppdatert: Oppdater porteføljen, kundevurderinger og tjenestene dine jevnlig.  
• Bruk sosiale medier aktivt: Eksperimenter med ulike formater som videoer, karuseller og stories, og analyser hva som fungerer best.  

3. Analyser resultatene

• Bruk markedsføringsverktøy: Google Analytics og innsiktsverktøy på sosiale medier viser hvilke tiltak som gir resultater.  
• Definer KPI-er: Overvåk nøkkeltall som nettsidetrafikk, engasjement på sosiale medier og kundehenvendelser.   

4. Test nye markedsføringskanaler

• Nyhetsbrev: Hold potensielle kunder oppdatert med regelmessige oppdateringer om tjenestene dine.  
• Nettverksarrangementer og webinarer: Presenter deg selv som ekspert i virtuelle arrangementer.     

5. Utfør A/B-testing

Test ulike tilnærminger: Lag A/B-tester for å sammenlign forskjellige call-to-actions, design eller annonsetekster for å se hva som fungerer best. 

6. Følg med på trender

• Hold deg oppdatert på bransjen: Utforsk nye verktøy og teknologier som kan styrke markedsføringsstrategien din.  
• Videreutdanning: Delta på webinarer eller nettkurs for å lære om de nyeste strategiene.  

Vi håper disse tipsene for synlighet, tillit og kundelojalitet hjelper deg til en enda mer suksessrik start som virtuell assistent. Og husk: Hver utfordring er en mulighet til å forbedre deg og skape langsiktig suksess!