Hvordan bli en virtuell assistent

Om du ser etter en jobb som tilbyr fleksibilitet, muligheten til å jobbe fra hvor som helst og hvor du kan bestemme dine egne timer, kan det være at jobben som virtuell assistent er rett for deg.

Hva er en virtuell assistent?

En virtuell assistent (noen ganger omtalt med fortkortelsen VA) er en person som utfører administrative, kreative eller tekniske tjenester uten å være tilknyttet et fysisk arbeidssted. Samarbeidet foregår vanligvis over nett via verktøy som e-post, skytjenester eller videosamtaler.  

Virtuelle assistenter tar oppgaver som vanligvis utføres av kontormedarbeidere, men de er mer fleksible og kan spesialisere seg innenfor enkelte områder. En virtuell assistent kan for eksempel hjelpe med å administrere E-poster, koordinere avtaler, administrere SoMe-kanaler eller lage innhold for nettsider.  

Tekniske oppgaver som å administrere databaser eller optimalisere nettsider er også ofte en del av de mange oppgavene en virtuell assistent kan tilby.  

Hvorfor blir dette yrket stadig viktigere? 

Økende digitalisering og globalisering driver den voksende etterspørselen etter virtuelle assistenter. Flere bedrifter, selvstendige næringsdrivende og privatpersoner ønsker en fleksibel løsning for å overlate enkelte oppgaver til eksterne hjelpere. 

Virtuelle assistenter tilbyr den perfekte løsningen for bedrifter: 

• Kostnadseffektivitet: Det er ingen ekstra kostnader for kontorleie, utstyr eller sosiale avgifter. 
• Fleksibilitet: Virtuelle assistenter jobber prosjektbasert og er derfor ideelle for oppgaver med varierende arbeidsmengde. 
• Ekspertise på forespørsel: Mange virtuelle assistenter spesialiserer seg innen områder som sosiale medier eller søkemotoroptimalisering (SEO) og har den nødvendige kompetansen. 

Med den økende utbredelsen av fjernarbeid og hjemmekontor har det blitt tydelig hvor effektivt virtuelt samarbeid kan være. Bedrifter kan få tilgang til talent over hele verden uten å være bundet til én lokasjon. 

Fordelene for de som er virtuelle assistenter 

Yrket som virtuell assistent gir ikke bare fordeler for kundene, men også for assistentene selv, for eksempel: 

• Fleksibilitet: Du bestemmer selv når og hvor du vil jobbe. Dette gjør yrket spesielt attraktivt for dem som ønsker å jobbe fra hvor som helst. 
• Variasjon: Du kan velge blant et bredt spekter av oppgaver, og fokusere på dine personlige styrker og interesser. 
• Økende etterspørsel: Med den digitale utviklingen vokser behovet for virtuelle assistenter, noe som gir gode og langsiktige karrieremuligheter. 

Dette yrket representerer en moderne arbeidsform og åpner nye muligheter for dem som ønsker å bytte karriere eller jobbe mer fleksibelt. 

Hvem passer til å være en virtuell assistent? 

Å jobbe som virtuell assistent passer et bredt spekt av forskjellige folk med forskjellige bakgrunner, ferdigheter og livssituasjoner. Her er noen eksempler på personer som kan være spesielt interessert i å bli en virtuell assistent:

1. Studenter, nyutdannede og de som ønsker et karriereskifte 

• Studenter: Studenter kan være fleksible og få deres første profesjonelle erfaring som virtuell assistent.    
• Nyutdannede: Å være virtuell assistent gir rask tilgang til en verden av muligheter og arbeid uten at du behøver mange år med profesjonell erfaring.  
• De som ønsker et karriereskifte: Personer som ønsker et karriereskifte kan bruke kunnskapen sin fra andre områder og kombinere med aktiviteter og oppgaver du får som virtuell assistent 

2. Foreldre og personer med familieforpliktelser 

• Foreldre med småbarn: Fleksibiliteten du har som virtuell assistent kan gjøre det mulig å kombinere jobb og familie, siden arbeidstiden ofte kan bestemmes selv 
• Omsorgspersoner: Personer som har familie å passe på kan jobbe uten å være bundet til en fast arbeidsplass 

3. De som vil jobbe fra hvor som helst 

• Digitale nomader: Virtuelle assistenter kan jobbe fra hvor som helst i verden så lenge de har tilgang til internett 
• Nordmenn i utlandet: De som bor i et annet land, kan skape inntekt gjennom denne jobben uavhengig av hvor de befinner seg.  

4. Personer med spesialiseringer og spesifikke ferdigheter 

• Fagpersoner med teknisk kompetanse: De med erfaring innen IT, sosiale medier eller webdesign kan tilby spesialiserte tjenester. 
• Kreative sjeler: Grafiske designere, tekstforfattere og innholdsprodusenter kan bruke ferdighetene sine som virtuelle assistenter. 
• Organisasjonstalenter: De som er dyktige på planlegging, administrasjon og strukturering, vil finne administrative oppgaver som et ideelt arbeidsfelt.  

5. Personer med helseutfordringer 

• Personer med nedsatt mobilitet: Yrket som virtuell assistent gir muligheten til å jobbe hjemmefra og dermed overkomme fysiske begrensninger. 
• Personer med kroniske sykdommer: Fleksible arbeidstider gjør det mulig å tilpasse arbeidet etter individuelle behov.   

6. Selvstendig næringsdrivende og frilansere

• Frilansere som ønsker ekstra inntekt: Virtuelle assistenter kan fritt organisere arbeidstid og tjenester, noe som gjør jobben ideell for selvstendige.
• Deltidsarbeidere: De som ønsker en ekstra inntektskilde, kan jobbe som virtuell assistent ved siden av hovedjobben. 

7. Personer med en internasjonal tilnærming 

• Flerspråklige personer: Virtuelle assistenter med språkkunnskaper er ettertraktet, for eksempel til oversettelser eller kundestøtte for internasjonale kunder. 
• Kulturinteresserte: De som liker å jobbe med mennesker fra ulike kulturer, vil finne spennende utfordringer i dette yrket. 

8. Personer som søker personlig utvikling 

• Organisasjonstalenter: De som ønsker å jobbe selvstendig og styre sin egen tid. 
• De som ønsker å lære: Yrket gir kontinuerlige læringsmuligheter takket være det brede spekteret av oppgaver og teknologier

Hvordan bli en virtuell assistent

Å bli en virtuell assistent åpner for en fleksibel og tilgjengelig karrierevei. Her er hvordan du går frem:

1.  Krav for å bli virtuell assistent:

Du bør ha følgende forutsetninger om du ønsker å bli virtuell assistent:  

Profesjonelle ferdigheter 

• Gode organisasjonsevner 
• Kommunikasjonsferdigheter 
• Grunnleggende teknisk kunnskap 

Verktøy og programvare 

• Kjennskap til Office-programmer 
• Erfaring med prosjektstyringsverktøy 
• Forståelse for sosiale medieplattformer 

Personlige egenskaper 

• Selvdisiplin 
• Pålitelighet 
• Lærevillighet 

Hvis du oppfyller disse kravene, kan vi nå se på hvilke oppgaver du kan ta på deg som virtuell assistent.    

2. Analyser dine egne ferdigheter og interesser

Tenk over hvilke oppgaver du ønsker å jobbe med og hvilke ferdigheter du allerede har. Vanlige tjenester en virtuell assistent tilbyr inkluderer: 

Administrativt arbeid 

• E-posthåndtering 
• Planlegging og timebooking 
• Reiseorganisering 

Kreative oppgaver

• Søkeordsanalyse 
• Kampanjeplanlegging 
• Innholdsproduksjon 
• SEO 
• Sosiale medier 
• Grafisk design eller nettsidedesign 

Teknisk støtte

• Vedlikehold av nettsider 
• Dataanalyse 
• Integrasjon av digitale verktøy 

Personlig assistanse

• Reisebestillinger 
• Research 

Individuelle tjenester

• Oversettelser 
• Nettbutikkadministrasjon 

Hvis du ikke har noe passende erfaring ennå, kan du fokusere på spesifikke områder som interesserer deg og bygge opp kompetanse der.

3. Markedsanalyse

En markedsanalyse er også veldig viktig om du tenker på å bli en virtuell assistent. Det hjelper deg å forstå behovene som målgruppen din har, analysere konkurrenter og tilby lønnsomme tjenester. Her er stegene du kan ta for å utføre en slik analyse:  

Finn ut hvem dine potensielle kunder er 

• Enkeltpersonforetak har ofte behov for støtte innen sosiale medier eller avtalehåndtering. 
• Startups ser gjerne etter fleksible og kostnadseffektive løsninger. 
• Små og mellomstore bedrifter (SMB) outsourcer ofte oppgaver som innholdsproduksjon eller datahåndtering. 
• Vurder om du vil spesialisere deg innen en bestemt bransje, for eksempel e-handel, coaching eller eiendom. 

Identifiser hvilke tjenester som er mest etterspurt 

• Bruk verktøy som Google Keyword Planner eller AnswerThePublic for å analysere relevante søkeord som “virtuell assistent sosiale medier”. 
• Bli med i Facebook-, LinkedIn- eller Reddit-grupper for virtuelle assistenter og legg merke til vanlige spørsmål og behov. 
• Utforsk frilansplattformer som Upwork, Fiverr eller Malt for å se hvilke tjenester som har høy etterspørsel. 

Analyser konkurrentene

• Studer nettsider eller profiler til andre virtuelle assistenter. Hvilke tjenester tilbyr de, og hva tar de betalt? 
• Finn din unikke salgsfordel (USP) – kan du tilby noe som skiller seg ut? For eksempel spesialkompetanse, unike tjenestepakker eller konkurransedyktige priser. 
• Les kundeomtaler på frilansplattformer for å forstå hva klienter forventer 

Se på fremtidige muligheter 

• Automatisering og AI kan overta rutineoppgaver. Spesialiser deg på områder som er vanskeligere å automatisere, for eksempel kreativ skriving eller strategisk ledelse. 
• Voksende bransjer som nettbaserte kurs og bærekraftige virksomheter har ofte behov for virtuelle assistenter med spesialkompetanse. 

Med en grundig markedsanalyse kan du posisjonere deg strategisk som virtuell assistent og markedsføre tjenestene dine mer effektivt. 

4. Bygg ferdigheter og bli kjent med verktøy 

Mange ferdigheter kan læres online gjennom kurs eller veiledninger. Spesielt etterspurt er kunnskap innen:

• Prosjektstyringsverktøy som Trello eller Asana 
• Sosiale medier (Instagram, LinkedIn, Facebook) 
• Kontorprogramvare som Google Workspace og Microsoft Office 
• E-postmarkedsføring i Mailchimp eller ActiveCampaign 
• Grunnleggende SEO 
• Publiseringsverktøy og CMS-er som WordPress  

Gratis ressurser som YouTube eller kursplattformer som Udemy tilbyr mange kurs for deg som vil bli virtuell assistent.

5. Opprett en profesjonell profil 

Potensielle kunder må enkelt kunne finne deg og forstå hvilke tjenester du tilbyr. Skap en profesjonell tilstedeværelse på nett: 

Egen nettside 

Presenter tjenestene dine, referanser og kontaktmuligheter på en porteføljeside. 

Med en Nettsidebygger kan du lage og publisere en nettside uten programmeringskunnskaper. Du kan for eksempel teste nettsidebyggeren fra one.com gratis i 14 dager uten å måtte oppgi noe kortinformasjon 

Sosiale medier 

Bruk plattformer som LinkedIn eller Instagram for å tiltrekke oppmerksomhet til arbeidet ditt. Undersøk først hvilke plattformer dine potensielle kunder bruker mest. 

Frilansplattformer

Registrer deg på sider som Upwork, Fiverr eller Malt for å skaffe dine første oppdrag.

6. Bygg et nettverk og finn dine første kunder 

Nettverksbygging er avgjørende for langsiktig suksess. Her er noen tips: 

• Bli med i online-fellesskap for virtuelle assistenter. For eksempel LinkedIn-grupper, Facebook-fora eller Reddit-tråder.  
• Ta kontakt med bedrifter eller selvstendige næringsdrivende som kan ha behov for tjenestene dine. Send en kort, profesjonell introduksjon.  
• Tilby en redusert pris i starten for å bygge opp referanser og få dine første kundeomtaler.  

7. Kontinuerlig vekst 

Etter at de første kundeoppdragene er utført, handler det om kontinuerlig forbedring:

• Be aktivt om tilbakemelding: spør kundene om hva som fungerer bra og hva som kan forbedres.  
• Spesialiser deg: finn et område du utmerker deg i, for eksempel sosiale medier eller administrativ støtte.  
• Utvikle deg faglig: hold deg oppdatert på nye verktøy og trender for å forbli konkurransedyktig. 

8. Avklar juridiske og økonomiske forhold 

Avhengig av hvor du bor, kan det være juridiske krav du må forholde deg til: 

• Registrering av virksomhet – sjekk om du må registrere deg som enkeltpersonforetak eller annen selskapsform.  
• Skatt og regnskap – avklar krav til skatteregistrering og føring av regnskap. 
• Forsikring – vurder behov for ansvarsforsikring eller pensjonssparing.   

Det kan være lurt å rådføre seg med en regnskapsfører for å sikre at alt er i orden fra starten av.

Utfordringer som virtuell assistent

Yrket som virtuell assistent (VA) har mange fordeler, som fleksibilitet og muligheten til å jobbe uavhengig av sted. Likevel finnes det også utfordringer som må overvinnes for å lykkes i denne rollen: 

Som VA må du selv skaffe kunder og bygge langsiktige forretningsforhold. Dette kan være spesielt utfordrende i starten, da du ennå ikke har et etablert rykte. 

De fleste virtuelle assistenter jobber som frilansere, noe som betyr at det ikke er en fast månedslønn. Inntekten avhenger av oppdragsmengden, som kan variere. En løsning kan være tjenester med langsiktige avtaler, for eksempel månedlig støtte til sosiale medier. 

Som VA er du ansvarlig for alt – fra kundeanskaffelse og oppgaveutførelse til regnskapsføring. Derfor er det viktig å være god på selvorganisering. 

Hjemmekontor kan føre til at grensene mellom jobb og fritid blir uklare. Sett tydelige arbeidstider og lag en dedikert arbeidsplass. 

Utfordringene som virtuell assistent er mange, men kan løses. Med en strategisk tilnærming, gode kommunikasjonsferdigheter og vilje til å lære kan du lykkes på lang sikt. Nøkkelen er å være godt organisert, forbli fleksibel og bruke egne styrker målrettet.  

Reklame, reklame, reklame… 

Det viktigste er å fortelle verden hva du gjør! Vis deg selv og arbeidet ditt på nettsiden din. Bruk autentiske bilder av deg selv – gjerne fra arbeidsplassen din. 

Når du har fått dine første fornøyde kunder, be om tilbakemeldinger som du kan vise frem på nettsiden din. Ideelt sett bør du bruke sosialt bevis, som kundens navn og kanskje et bilde. 

Del positive kundeomtaler på sosiale medier og husk alltid å linke til nettsiden din! 

Liker du å skrive? Hvorfor ikke legge til en blogg på nettsiden din? Del historier fra hverdagen som virtuell assistent – spennende oppdrag, utfordringer du har løst, og verdifulle erfaringer. Her finner du en nyttig artikkel om hvordan du kommer i gang: Start en suksessrik blogg med disse 5 tipsene. 

For bedre synlighet, bruk SEO-strategier. Les gjerne vår artikkel: 25 ultimate SEO-tips. 

Fleksibel start, mange muligheter

Du trenger ingen formell utdanning for å bli en virtuell assistent – det viktigste er motet til å prøve noe nytt og evnen til å jobbe selvstendig. Med riktig forberedelse og et klart mål kan du få en god start i denne bransjen og bygge en fleksibel karriere, uavhengig av hvor du befinner deg. Som virtuell assistent har du friheten til å styre din egen arbeidstid. 

Hvis du vil lære enda mer om dette temaet, anbefaler vi vår artikkel om hvordan du kan skaffe deg flere oppdrag som virtuell assistent. 

Lykke til!