Hvordan skrive en god signatur for e-poster?

Hva er en epost signatur?  

For det første er en epost signatur kontaktinformasjon som du skriver nederst i e-posten din for å gjøre det enklere for mottakeren å komme i kontakt med deg. Du spør kanskje deg selv om du trenger en slik signatur når du skriver e-poster, og svaret på det spørsmålet er definitivt “ja”. Det er alltid bra å legge igjen informasjon i tilfelle mottakeren for eksempel ønsker å videresende e-posten eller ringe deg uten at det krever for mye innsats.

Hvordan skrive en god e-postsignatur? 

Hvordan du skal skrive din epost signatur, avhenger av mottakeren. Er det en profesjonell e-postsignatur som skal brukes i profesjonell kapasitet, eller er det for familien og vennene dine å se? Dersom du ser etter en generell men, god e-postsignatur er det best å holde det enkelt, kortfattet, hjelpsomt og til poenget.

Vi har lagt ved et par eksempler på hva vi mener er viktig og verdifull informasjon når du skal skrive din e-postsignatur samt noen funksjoner som kan være greit å huske:

• En avslutning. 

Den beste e-postsignaturen inneholder en avslutning; en avslutning kan være alt fra “beste hilsener” til noe mer formelt. Vi liker ofte å skrive “med vennlig hilsen”. Husk å sørge for at du tenker på konteksten til e-posten før du skriver avslutningen. For eksempel, vil du ikke skrive noe som lyder slik “hilsen din kjære” til dine venner fordi de kan misforstå.

• Fornavn og etternavn.

Denne er veldig enkel. Skriv for- og etternavn på vanlig måte, eller endre det og skriv det med fete bokstaver. Det er opp til deg. Vi skriver vanligvis navnene våre for at de du sender til skal vite hvem avsenderen er.

Jeg mener, hvor irriterende er det ikke når du mottar e-poster der senderen ikke har skrevet navnet sitt riktig? Dette er en utmerket måte å unngå dette problemet på, da mottakeren kan finne ut hvordan du staver navnet ditt i e-postsignaturen din.

• Telefonnummer

Det er alltid en god ide å oppgi ditt telefonnummer på din e-postsignatur i tilfelle mottakeren ønsker å ringe deg for å svare på mailen din. La oss gjøre det enklere for dem å gjøre det.

• Hold det enkelt

Hold din e-postsignatur enkel. En dash med farger kan være en fin måte å sprite opp designet ditt på. Det vil også hjelpe din epost signatur til å skille seg ut fra resten av e-posten din.

• Hierarki for å veilede mottakeren

Et sterkt hierarki er en kjapp måte å indikere den mest verdifulle informasjonen din på; slik guider du mottakeren til vital informasjon og hjelper dem å finne hva de leter etter raskere.

• Mobilvennlig

I dagens samfunn leser veldig mange e-posten sin på mobilen. Derfor er det svært lurt å forsikre at din e-postsignatur har et smooth design. Vi ønsker at mottakeren skal kunne lese innholdet i e-posten din og kunne komme i kontakt med deg uten så mye ekstra styr. Det finnes en rekke gratis nettverktøy som kan hjelpe deg å forhåndsvise hvordan din e-postsignatur vil se ut på en mobil enhet. På denne måten får du en perfekt e-postsignatur.

Hvordan skrive en profesjonell e-postsignatur?

Du lurer kanskje på hva det er du bør ha med i din profesjonelle e-postsignatur. Tenk på det slik: din e-postsignatur for bedriften er der for å hjelpe deg å promotere ditt merkevarebilde. Foruten om ditt navn og telefonnummer, bør du også legge til din jobbtittel og bedriftslogo.

Noen mennesker kan også koble til selskapets nettside i signaturen. Alt kommer egentlig an på hva du selv foretrekker og hva du vil at folk skal assosiere med navnet ditt.

Det er en debatt om hvorvidt du også skal skrive ned e-postadressen din. Noen mener at det er overdrevent mens andre mener det er viktig dersom noen videresender e-postene dine. Vi mener at det ikke kan skade å skrive ned e-postadressen din en gang til. Under har vi satt sammen en liste over hva man bør ha med i en profesjonell e-postsignatur. Husk at du bestemmer hva som er viktig for deg selv og ditt varemerke, og bruk informasjon i signaturen din som er verdt å inkludere.

Poenget er å skrive en god e-postsignatur og ikke overvelde mottakerne.

Flotte tillegg til en profesjonell e-signatur: 

• Tittel

Foruten å skrive for- og etternavn, bør du også skrive tittelen din. Det gjør det lettere for mottakeren å få en forståelse av din rolle og din kompetanse. Det er også lurt å skrive firmaets navn eller navnet på selskapet du jobber for. Dette er en god måte å motta kredibilitet på siden mottakeren mest sannsynlig vil assosiere deg med selskapet i fremtiden. Du kan også legge til en logo og en lenke til selskapets nettside for å gjøre det enklere for mottakeren å få tilgang.

• Telefonnummer

Du bør oppgi ditt telefonnummer, faksnummer og/eller andre kommunikasjonsmidler for å gjøre det til en best mulig e-postsignatur. Det viktigste er å gjøre det så enkelt som mulig for mottakeren å komme i kontakt med deg på. Du bør også inkludere en internasjonal prefiks dersom du har kontakter og klienter i utlandet. Som prikken over i’en kan du også koble til telefonnummeret ditt slik at mottakeren bare kan klikke på nummeret og ringe deg direkte.

• Ikoner for sosiale medier

Sosiale medier har en viktig rolle i dagens moderne verden. Det har blitt menneskelig naturlig å umiddelbart sjekke hver persons sosiale medier som vi kommer over.

Det er en rask måte å finne ut hva vedkommende er interessert i. Du kan fortelle og dele mye om deg selv når du bruker sosiale medier. Det er også lurt å sørge for at tilstedeværelsen på sosiale medier er synkronisert med merkevaren din, og at du har nyttig innhold. Derfor er sosiale medier et godt tillegg til din e-postsignatur. Igjen gjør du det enkelt for mottakeren å se din tilstedeværelse på sosiale medier, med kun et klikk. Det kan også hjelpe deg å få flere følgere som vil øke sjansen din for å markedsføre merkevaren din ytterligere. Sist men ikke minst, forsikre deg om at innholdet ditt er oppdatert; det er en avgjørende detalj.

• Opfordring til handling

Når det brukes sparsomt, kan en oppfordring til handling ha mange fordeler. Eksempler på nyttige oppfordringer til handlinger kan være en lenke for å bli med på et gratis nettseminar (som du eller ditt selskap arrangerer), eller så kan det være en guide i PDF-format man kan laste ned direkte fra e-posten. Ved å inkludere dette i din e-postsignatur får du markedsført merkevaren din på en smart måte og unngår at det blir for selvpromoterende. I en slik setting er det unødvendig å legge til for mye informasjon; i stedet bør du fokusere på å inkludere viktig informasjon for å gjøre det til en minneverdig og brukbar e-postsignatur.

• Ansvarsfraskrivelse

En ansvarsfraskrivelse er et avgjørende tillegg til en god e-postsignatur når du jobber med økonomi, jus eller forsikringsselskaper. Det er spesielt mer nødvendig i dag i forhold til personvernforordningen. Innholdet i e-posten din kan inneholde privat informasjon som ingen er kjent med foruten mottakeren. Derfor er det viktig å beskytte denne informasjonen hvis den i usannsynlige tilfeller dukker opp i andres innbokser. En ansvarsfraskrivelse kan se slik ut:

“Innholdet i denne e-postadressen er konfidensielt og kun ment for mottakeren som er spesifisert i meldingen. Det er strengt forbudt å dele noen del av denne meldingen med andre tredjeparter, uten avsenders skriftlige samtykke. Hvis du mottok denne meldingen ved en feiltakelse, kan du svare på denne meldingen og følge den med sletting, slik at vi kan sikre at en slik feil ikke oppstår i fremtiden.

• Pronomen

Pronomen er viktig for å skrive en god e-postsignatur. Å bruke pronomen er en god indikator på inkludering.

La oss si at du er en transgender, ikke-binær eller cis person. I så fall er det en god måte å vise mottakeren av e-posten din hvilke pronomen de skal bruke i fremtidig kommunikasjon med deg. Det reduserer feilkommunikasjon, normaliserer diskusjonen om kjønn og fjerner tvetydighet.

Nå som du har en klar ide om hvordan man skriver en god e-postsignatur, trenger du et e-postdomene i tillegg.

Hvordan legge til en e-postsignatur i one.com webmail applikasjonen

Hvis du allerede er en one.com kunde kan du enkelt opprette en god signatur ved å bruke webmail applikasjonen.

Slik gjør du det:

• Logg inn på din mailkonto.
• Gå til innstillinger.
• I kategorien Generelt setter du inn signaturen din og klikker på lagre.