Email etiquette: hva det er og eksempler på arbeidsplassen (2024)

Email etiquette er regelsettet som sikrer effektiv og respektfull kommunikasjon over elektronisk post. Det er viktig å ha det i bakhodet for å sikre harmoni mellom medarbeidere og forhindre misforståelser mellom klienter og ansatte. I denne artikkelen vil du få beste email etiquette tips.

Hva er en email etiquette?

Email etiquette er normen for akseptabel e-post adferd. Den dikterer hvordan du skal henvende deg til dine kolleger og kunder. Målet er å opprette et harmonisk arbeidsmiljø og behandle kunder med respekt. En slik etikette er avgjørende for forretningssuksess.

Hvorfor er epost etikette så viktig?

Email etiquette er viktig fordi folk liker respekt. Dine klienter vil mest sannsynlig la seg imponere av bedriften din og gi det positiv omtale, dersom du respekterer dem. På samme måte vil medarbeidere samarbeide mer effektivt hvis de tror det er gjensidig respekt.

Epost etikette promoterer også felles forståelse. Det er som kultur i den virkelige verden. Hvis alle følger de samme normene, er sjansen for at det oppstår misforståelser minimalt, og det forhindrer også kostbare feil på arbeidsplassen.

Forestill deg at du jobber på en epost markedsføringskampanje for din nettbutikk. Om det er forvirrende eller respektløst, vil du miste kunder. Effektiv kommunikasjon er kritisk for å booste konverteringsrater og selge produkter online. Så derfor bør du lese våre beste email etiquette tips!

Email etiquette tips for arbeidsplassen (fungerer også for studenter)

Webmail er et kraftig verktøy. Men som med de fleste teknologier, er det opp til deg å bruke den godt. Så, nedenfor kan du lese 20 regler som sørger for at dine e-poster gir et sterkt inntrykk og følger beste praksis for e-postetikette.

1. Finn ut om e-posten din er nødvendig

Du trenger ikke sende hver eneste melding på epost. Mange selskaper bruker meldingsapper som Slack eller Microsoft Teams for raske meldinger. Eller så kan du ganske så enkelt gå til kollegaens skrivebord og snakke direkte med dem.

2. Bruk en profesjonell epostadresse

Mange mennesker følger en av de essensielle tipsene om cybersikkerhet: aldri åpne meldinger fra ukjente kilder. Å bruke en profesjonell epostadresse vil få mottakere til å identifisere e-posten din som kommer fra et selskap de kjenner, og øke åpningsratene dine.

På samme måte, bruk aldri en personlig e-post for å kommunisere med kollegene dine. Det virker uprofesjonelt. Bruk din profesjonelle e-post for alle forretningsrelaterte saker. Denne regelen gjelder også for meldinger inne på arbeidsplassen din.

3. Send meldinger i arbeidstiden

Kanskje klokken er 20.00 og du kommer på at du trengte å informere dine kolleger om noe. Hvis det kan vente, bør du vente. Send meldingen din først om morgenen dagen etter. Ved å gjøre det viser du at du respekterer dine kollegers balanse mellom jobb og privatliv.

Dette rådet er enda mer kritisk hvis du er administrerende direktør eller sjef på arbeidsplassen. Å sende eposter til teamet ditt utenfor arbeidstiden, kan innebære at du forventer at de er tilgjengelige om natten. Eller at de må avbryte private oppgaver for å svare deg for at du føler deg presset.

4. Skriv kort hva meldingen handler om i emnet

Du vil at folk skal åpne meldingen din. De vil mest sannsynlig gjøre dette hvis de vet hva den handler om. Derfor bør du alltid skrive en beskrivende emnelinje. En god tommelregel er å spørre deg selv om folk kan gjette e-postens innhold riktig ved å bruke emnelinjen.

5. Bruk passende hilsen i meldingen

Tilpass meldingen din så mye som mulig. Unngå generiske åpninger som “Til den det måtte gjelde.” Hvis du vet mottakerens navn, start meldingen din med “Kjære”. Avhengig av formalitetsnivået som er tiltenkt, kan du bruke «Hei» eller «Hallo».

6. Bruk navnet deres

Michigan State University delte en rapport som hevder at det å bruke noens navn i en samtale kan bidra til å bygge tillit. Bruk det til din fordel. Begynn alltid meldingen din med mottakerens navn.

Email etiquette eksempel:

“Hei Mark,

Jeg sender deg denne rapporten om…”

Men det er viktig å vite formaliteten som forventes når man henvender seg til noen. Bruk personens fornavn når du sikter mot en uformell tone.

Bruk den siste hvis du vil høres formell ut. Hvis du er usikker, vær trygg. Vær formell.

Email etiquette eksempel:

“Kjære Herr Johnson,

Jeg sender denne rapporten om…”

7. Bruk en tilstrekkelig struktur

Forvirring fører til mindre interesse. Hvis e-posten din er en usammenhengende kollasj av ideer, vil folk begynne å lese den og lukke den raskt. Så bruk den samme strukturen du ville brukt i en essay: skriv en introduksjon, deretter utdyp temaet. Fullfør med en rask konklusjon.

8. Respekter tiden til andre

Gå rett på sak og forklar deg så kort som mulig. Folk på arbeidsplassen er opptatte og har ikke alltid tid til å lese meldingene dine. Hvis e-posten din er en viktig del av kommunikasjonen, sørg for å be om tilbakemelding før du sender den.

9. Hold deg til en ting

Den beste måten å sikre at e-posten din er kort, er å bare holde seg til én idé. Før du skriver eposten din, vurder kjernebudskapet du vil at folk skal forstå. Når du oppdager det, skriv e-posten din rundt det.

Denne tilnærmingen forhindrer deg i å starte unødvendige samtaleemner som vil forlenge e-posten din. Hvis det er forskjellige emner du vil ta opp, skriv separate meldinger.

10. Følg grammatikkregler

Grammatikk eksisterer for en grunn. Det forsikrer alle om at de skriver på samme måte, som igjen skaper en felles forståelse. Ved å gjøre dette vil du virke mer profesjonell, og mindre forvirrende når du skriver med andre på arbeidsplassen eller samarbeidspartnere.

11. Bruk riktig formalitet

Noen arbeidsplasser er mer formelle enn andre. For eksempel, har et advokatbyrå en tendens til å være veldig formell, mens et oppstartet designselskap vil mest sannsynlig være mer casual. Det er viktig å vite formalitetsnivået som forventes i selskapet ditt.

Det samme gjelder hvis du sender en epost til klienter. Jo bedre du forstår dem, jo mer effektiv vil kommunikasjonen være. Å være for uformell med en eldre demografi kan virke respektløst, mens det å være for formell kan drive vekk ungdommer.

12. Vis at du bryr deg

Inkluder et personlig preg i meldingen din, men gå utover det typiske “Jeg håper du har en god dag.” Bruk noe du vet om din kollega og skriv det i eposten din. Men, vær kort og presis, bruk kun noen få paragrafer.

Epost etikette eksempel:

“Hei Mark,

Jeg håper at du er glad for at teamet ditt vant i går kveld. Uansett, jeg sender deg rapporten om …”

13. Ikke fornærme intelligensen til mottakerne

Unngå å overforklare ting. Se for deg at du jobber på et prosjekt som krever samarbeid med andre avdelinger. Du føler kanskje at de ikke vet så mye om jobben din og sender dem lange forklaringer om hva du gjør. Selv om du mener det godt, kan andre misforstå meldingen din.

Hvis det du beskriver høres for åpenbart ut, vil folk tro at du prøver å fornærme  intelligensen deres. La oss si at noen kommer til deg og sier: «Som innholdsforfatter skriver jeg innhold. Målet mitt er å informere leserne mine.” Så, vær forsiktig med hva du tenker å forklare til folk.

14. Unngå for store e-postvedlegg

De fleste e-postverter begrenser hvor mye du kan lagre i en epost server. Noen kan være veldig begrensende, så unngå å ta opp en stor del av folks lagringskapasitet ved å sende for store vedlegg. Et godt alternativ er å laste opp filer til Google Drive og sende en link.

15. Avslutt mailen med en hilsen

Akkurat som du starter eposten med en hilsen, bør du også avslutte eposten med en hilsen eller farvel. Be folk om å ikke nøle med å kontakte deg dersom de har spørsmål eller kommentarer, og avslutt med noe som «Vennlig hilsen.” Hva du vil bruke avhenger av formalitetsnivået du tenker deg.

Email etiquette eksempler på hvordan du bør avslutte eposten

Formelle eksempler:

• Vennlig hilsen.
• Med vennlig hilsen.
• Med vennlige hilsener.

Uformelle eksempler:

• Ha en fin dag/ha en fin dag videre.
• God morgen/god kveld.
• Ta vare på deg selv.
• God helg.
• Vi ses eller vi snakkes.

16. Inkluder en signatur

Det er en god profesjonell praksis å signere dine eposter. De fleste eposter lar deg opprette en signatur som dukker opp automatisk på slutten av meldingen, så du ikke trenger å skrive det inn hver gang. Signaturen din bør inkludere følgende:

• Fornavn og etternavn.
• Profesjonell tittel.
• Firmanavn.
• Epostadresse.
• Telefonnummer.
• LinkedIn (hvis du har det).

For flere tips, kan du lese guiden vår hvordan skrive en epostsignatur. Det er best å skrive signaturen din så fort du har opprettet din nye epostkonto, slik at signaturen din inkluderes automatisk i meldingen.

17. Korrekturlese

En epost full av skrivefeil tilsier at du ikke brydde deg nok til å ta hensyn til meldingen din eller gjennomgå den. Hvis du ikke bryr deg, vil ikke mottakeren heller gjøre det. Så sørg for at folk kan se at du har gjort en innsats for å skrive en perfekt e-post.

18. Skriv mottakerens epostadresse til slutt

Uhell kan skje. En ting som kan skje er å sende en epost før den er klar. For å unngå at dette skal skje, bør du vente med å legge til mottakerens epost før du er klar for å sende eposten. På denne måten sørger du for at ingen mottar en halvskreven tekst eller melding full av skrivefeil.

19. Svar på e-postene dine

Noen folk kan anta følgende: ingen svar = nei. Så derfor velger de å ikke svare på visse meldinger. Ikke gjør det. Selv om svaret ditt er negativt, svar dem. Det viser respekt til din kollega eller klient. Ikke la dem lure på om svaret er negativt eller kanskje du bare har en travel dag.

20. Vent til du sender en oppfølgingsmelding

Folk er opptatte, så det kan hende de bruker litt lengre tid på å svare. Respekter dette. Med mindre det er noe som haster, er det lurt å vente noen dager før du sender en oppfølgingsmelding. Ellers kan du fremstå som pushy eller desperat.

Email etiquette eksempler

Tipsene du leste ovenfor vil hjelpe deg å skrive eposter som driver resultater. Og du kan nå lære gjennom noen praktiske eksempler på e-postetikette.

Uformelt eksempel på epost etikette

Hei Tobias,

Jeg håper du ikke er lei av å feire Barcelonas seier i går kveld! I tilfelle, så sender jeg deg rapporten du ba meg utarbeide om salget vi oppnådde i det siste kvartalet. Salgene for Produkt A har skutt i været! De har gått opp 50% over det siste kvartalet! Men brukeranmeldelser har sunket fra 5/5 til 4/5. Kanskje vi kan se på dette.

Du kan se flere spennende numre i rapporten vedlagt i denne eposten. Spør meg gjerne om du har noen spørsmål.

Måtte Barcelonas gode form fortsette.

Ha en flott dag videre,

Mikkel Pettersen
Salgsleder – Company XYZ
mikkel.pettersen@companyxyz.no
0000-0000

Formelt eksempel på email etiquette

Kjære herr Johnson,

Jeg sender deg denne rapporten jeg har satt sammen fra siste kvartals salg. Jeg er glad for å informere deg om at vi har registrert en 50 % økning i salget for produkt A.

Dessverre har brukeranmeldelser sunket fra en 5/5 til 4/5. Jeg vil gjerne avtale et møte for å diskutere saken.

Du kan lese flere spennende funn i rapporten jeg sender til deg. Ikke nøl med å stille spørsmål.

Med vennlig hilsen,

Mikkel Pettersen
Salgsleder – Company XYZ
mikkel.pettersen@companyxyz.no
0000-0000

Disse tipsene vil sørge for at meldingen din overholder riktig epost etikette på arbeidsplassen, enten du kontakter kolleger eller personer utenfor organisasjonen din. Men det er en spesifikk melding som går igjen på de fleste kontorer, og å få det feil kan føre til alvorlige problemer.