Hvordan lage en automatisk svarmelding for e-post: tips og triks

Skal du dra på ferie? Eller er du (midlertidig) utilgjengelig via e-post? Uansett hva grunnen er, bør du informere dine kontakter via en automatisk svarmelding. Denne artikkelen inneholder verdifulle tips og triks for å skrive en overbevisende automatisk svarmelding. Vi gir deg også 7 maler for å skrive automatiske svarmeldinger som du kan bruke i e-posten din.

Hva er en svarmelding?

En svarmelding er en automatisk e-post som e-postklienten din sender til avsenderne av innkommende e-poster. Med en automatisk svarmelding, informerer du alle om fraværet ditt på grunn av ferie, forretningsturer, sykdom osv.

Hvorfor er en automatisk svarmelding viktig?

En automatisk svarmelding er essensielt for å informere sendere om fraværet ditt og hjelper dem med å forstå hvorfor du ikke lenger svarer på deres e-poster. Ved å gjøre dette unngår du misforståelser og forvirring.

Det finnes også andre grunner til hvorfor en automatisk svarmelding er viktig:

• Forventninger

Ved å indikere at du er midlertidig utilgjengelig, vet andre at de ikke trenger å vente på umiddelbar respons.

• Profesjonelt utseende

Du viser at du bryr deg om god kommunikasjon ved å te deg profesjonell.

• Alternativer

Du kan tilby en alternativ løsning ved å henvise til en kollega for presserende saker, slik at kontaktene dine vet at de kan sende e-post til noen andre.

• Tilfredshet

Du holder kontaktene dine fornøyde ved å la dem vite at du vil svare dem på et senere tidspunkt.

Hva består en automatisk svarmelding av?

En automatisk svarmelding består 9 av 10 ganger av de samme delene. Disse delene er følgende:

• Emnelinje

Oppgi ditt fravær i emnelinjen

• Hilsen

Begynn svarmeldingen din med en hilsen

• Merknad

Informerer om fraværet ditt med en dato, om nødvendig. Lesetips: starte en e-post.

• Grunn til fraværet (valgfritt)

Hvis du ønsker det, kan du oppgi årsaken til ditt fravær.

• Alternative kontaktdetaljer (valgfritt)

Gi en alternativ e-postadresse. Du kan oppgi denne e-postadressen i cc til e-posten. Slik at avsenderne kan nå andre ved presserende saker.

• Svarhastighet (valgfritt)

Svarhastigheten trenger ikke være på minuttet, men indiker at du vil sende en respons så snart som mulig.

• Avslutning

Avslutt den automatiske svarmeldingen med en vennlig avslutning.

• Kontaktdetaljer

Husk å legge ved ditt navn, kontaktdetaljer og e-post signatur på bunnen av e-posten.

Hvordan skrive en automatisk svarmelding for e-post?

En god fraværsmelding har flere karakterer. Dette er noen av dem:

• Kort og tydelig

En fraværsmelding er kort, tydelig og lettlest. Nevn kun de mest essensielle opplysningene, som fraværstid og alternative kontaktdetaljer.

• Språkbruk

Bruk en tone som passer målgruppen.

Henvender du deg til et profesjonelt publikum? Forsikre deg om at meldingen din er formell og forretningsmessig. Henvender du deg til unge mennesker? Da passer en uformell stil bedre.

• Personlig melding

Du kan legge til en personlig melding til e-posten din, slik som tusen takk.

• Test svarmeldingen

Før du er fraværende, sjekk at den automatiske svarmeldingen fungerer korrekt ved å sende deg selv en testmelding for å forsikre deg om at den fungerer som den skal.

Hva bør du ikke skrive i en automatisk svarmelding?

Hvis du tenker å lage en automatisk svarmelding, er det noen ting du ikke bør gjøre hvis du ønsker å te deg profesjonelt.

Her er noen tips:

1. Unngå for mange personlige detaljer

Hold meldingen profesjonell og unngå å dele personlig informasjon. Det er irriterende å måtte gjennomgå fotkirurgi, men denne informasjonen er irrelevant for avsenderen.

2. Ikke bruk negativ språk

Unngå bruk av negativt språk og fokuser på å informere avsenderen. Så en melding som “Endelig har jeg min velfortjente ferie etter alle klagene” er feil.

3. Ikke skriv for uformelt.

Unngå uformell tekst som forkortelser og mange emojier. En tekst som ‘Yo kompis, jeg er borte’ er ikke bra.

4. Bruk riktig informasjon

Før du er fraværende, sjekk om all informasjon i e-posten er korrekt, slik at du unngår å skape falske forventninger.

5. Hold e-posten kort

Hold det kort og lag e-posten kortfattet for å forhindre at avsenderen mister interessen.

7 nyttige eksempler på fraværsmeldinger

Nedenfor gir vi deg 7 eksempler på en automatisk svarmelding.

1. En generell automatisert svarmelding

Kjære [mottakerens navn],

Takk for meldingen din. Fra [startdato] til [sluttdato], vil jeg være borte (på grunn av [grunn til fravær]).

For viktige henvendelser, vennligst kontakt [navn på kollega] på [kontaktinformasjon til kollega].

Jeg svarer deg så fort jeg er tilbake. Takk for din tålmodighet og forståelse.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

2. Automatisk svar under ferieperioden

Kjære [mottakerens navn],

Takk for din melding. Jeg er på ferie fra [startdato] til [sluttdato]. Derfor har jeg ikke tilgang til e-posten min.

For viktige henvendelser, vennligst kontakt [kollegas navn] på [kontaktinformasjon for kollega].

Jeg vil svare så snart jeg er tilbake. Takk for din tålmodighet og forståelse.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

3. Automatisk svar når du skal på ferie

Kjære [mottakerens navn],

Takk for din melding. Med ferien rett rundt hjørnet vil jeg snart være fraværende. Jeg vil ikke være tilgjengelig via e-post fra [startdato] til [sluttdato].

For viktige henvendelser, vennligst kontakt [kollegas navn] på [kontaktinformasjon for kollega].

Jeg ønsker deg en riktig god ferie på forhånd! Jeg svarer så snart jeg er tilbake. Takk for din forståelse og tålmodighet.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

4. Automatisk svar ved sykdom

Kjære [mottakerens navn],

Takk for din melding. For øyeblikket er jeg syk og kan ikke svare på e-posten din.

For viktige henvendelser, vennligst kontakt [kollegas navn] på [kollegas kontaktinformasjon].

Jeg håper å bli bedre snart slik at jeg kan svare på din e-post. Takk for din forståelse og tålmodighet.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

5. Automatisk svar for fridager

Kjære [mottakerens navn],

Takk for din melding. [Dag] er min vanlige fridag. Derfor vil jeg ikke være til stede.

For viktige henvendelser, vennligst kontakt [kollegas navn] på [kollegas kontaktinformasjon].

Jeg vil svare på din e-post når jeg er tilbake. Takk for din forståelse og tålmodighet.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

6. Automatisk svar ved foreldrepermisjon

Kjære [mottakerens navn],

Takk for din melding. Jeg er i fødselspermisjon fra [startdato] til [sluttdato]. Derfor kan jeg ikke svare på din e-post.

For viktige saker, vennligst kontakt [kollegas navn] på [kollegas kontaktinformasjon].

Jeg ber om din forståelse og tålmodighet i løpet av denne perioden.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

7. Automatisk svar ved ansettelsesforhold:

Kjære [mottakerens navn],

Takk for din melding. Jeg ønsker å informere deg om at jeg ikke lenger er ansatt i [selskapets navn].

Fra nå av kan jeg ikke besvare dine e-poster eller gi ytterligere støtte. Derfor vil jeg henvise deg til min kollega [kollegas navn] på [kollegas kontaktinformasjon].

Jeg setter pris på din forståelse.

Med vennlig hilsen,

[ditt navn]
[din stilling]

Hvordan sette opp en automatisk fraværsmelding for e-post på one.com

Bruker du e-posthosting fra one.com? Da kan du enkelt aktivere fraværsvarsler. Vi har skrevet en nyttig guide som forteller deg hvordan du setter opp en slik melding.

Kort sagt

Med en fraværsmelding informerer du dine kontakter om at du ikke vil være tilgjengelig. Du skaper forventninger og fremstår som profesjonell når du skriver en god og tydelig melding. Denne artikkelen vil gi deg verdifulle tips og triks for å lage en perfekt automatisk svarmelding. Vi har også inkludert 7 maler for en automatisk svarmelding. Lykke til!