Cos’è il galateo delle email: esempi da seguire al lavoro (2024)

Il galateo delle email è il set di regole di bon ton che garantisce una comunicazione efficace e rispettosa tramite posta elettronica. È essenziale tenerlo presente per mantenere l’armonia tra i colleghi e prevenire incomprensioni con i clienti. In questo articolo imparerai i migliori suggerimenti sul galateo delle email.

Cos’è il galateo delle email?

Il galateo delle email, o netiquette o bon ton, è costituito dalle regole di buon comportamento da seguire quando ci si scambia email. Stabilisce come ci si dovrebbe rivolgere ai colleghi e ai clienti. L’obiettivo è creare un ambiente di lavoro armonioso e trattare i clienti con rispetto. La sua adozione è fondamentale per il successo aziendale.

Perché è importante seguire il galateo delle email?

Rispettare la netiquette quando si scrive una email è importante perché la gente vuole essere rispettata ed è probabile che i tuoi clienti percepiscano positivamente la tua attività se li rispetti. Allo stesso modo, i colleghi collaboreranno in modo più efficace con te se pensano che ci sia rispetto reciproco.

Il galateo delle email favorisce anche la comprensione reciproca. Come avviene nel mondo reale infatti, se tutti seguono le stesse norme, le possibilità di un malinteso diventano inferiori e si contribuisce a prevenire costosi errori sul posto di lavoro.

Immagina di lavorare a una campagna di email marketing per il tuo negozio online. Se essa è confusa o irrispettosa finirà per allontanare i clienti. Una comunicazione efficace è fondamentale per aumentare i tassi di conversione e vendere prodotti online. Quindi, leggi quali sono le regole da seguire per rispettare il galateo delle email.

Suggerimenti per migliorare il galateo delle email al lavoro (valgono anche per gli studenti)

La webmail è uno strumento potente, ma come con la maggior parte delle tecnologie, sta a te usarla nel modo corretto. Di seguito, leggi le 20 regole che assicurano che le tue email facciano una buona impressione e seguano la netiquette delle email.

1. Stabilisci se la tua email è necessaria

Non è necessario inviare ogni messaggio via email. Molte aziende utilizzano app di messaggistica come Slack o Microsoft Teams per una comunicazione più rapida. In alternativa, puoi semplicemente andare alla scrivania del tuo collega e parlargli.

2. Usa un indirizzo email professionale

Molte persone seguono alla lettera uno dei consigli essenziali per la sicurezza informatica: non aprire messaggi da fonti sconosciute. L’utilizzo di un indirizzo e-mail professionale farà sì che i destinatari identifichino la tua email come proveniente da un’azienda che conoscono, aumentando i suoi tassi di apertura.

Allo stesso modo, non utilizzare mai un’email personale per comunicare con i tuoi colleghi. Appariresti poco professionale. Usa la tua email aziendale per qualsiasi questione relativa al lavoro. Questa regola si applica anche ai messaggi all’interno del posto di lavoro.

3. Invia il tuo messaggio durante l’orario di lavoro

Sono le 20:00 e ti sei ricordato che dovevi informare i tuoi colleghi di qualcosa. Se puoi aspettare, fallo. Invia il tuo messaggio come prima cosa la mattina seguente. In questo modo dimostrerai di rispettare l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei tuoi colleghi.

Questo consiglio è ancora più importante se sei un manager. L’invio di email al tuo team al di fuori dell’orario d’ufficio presuppone che ti aspetti che siano disponibili anche di sera o che debbano interrompere le attività private per risponderti.

4. Scrivi un oggetto preciso

Vuoi che le persone aprano il tuo messaggio. È più probabile che lo facciano se sanno di cosa tratta. Quindi, scrivi una riga dell’oggetto che lo descriva. Una buona regola pratica è chiedersi se le persone riusciranno ad indovinare il contenuto della email leggendo la sola riga dell’oggetto.

5. Usa il saluto appropriato

Personalizza il tuo messaggio il più possibile. Evita di esordire in modo generico con frasi del tipo: “A chi può interessare” o “A chi di dovere”. Se conosci il nome del destinatario, inizia il messaggio con “Gentile”. A seconda del livello di formalità previsto, puoi usare “Ciao” o “Ehi”.

6. Chiama le persone per nome

La Michigan State University ha condiviso un rapporto affermando che l’uso del nome di qualcuno in una conversazione può aiutare a creare fiducia. Usalo a tuo vantaggio. Apri sempre la tua email con il nome del destinatario.

Esempio di galateo delle email:

“Ciao Marco,

ti invio il rapporto su…”

Tuttavia, quando ci si rivolge a qualcuno è essenziale conoscere il grado di formalità. Usa il nome della persona se vige un tono informale. Al contrario, usa il cognome se vuoi sembrare formale. Se non sei sicuro, per non sbagliare, sii formale.

Esempio di galateo delle email:

“Gentile Sign. Rossi,

Le invio il rapporto su…”

7. Utilizza una struttura adeguata

La confusione porta al disinteresse. Se la tua email è un collage sconnesso di idee, le persone inizieranno a leggerla e la chiuderanno rapidamente. Quindi, usa la stessa struttura che useresti in un saggio: scrivi un’introduzione, approfondisci l’argomento e termina con una rapida conclusione.

8. Rispetta il tempo delle persone

Vai dritto al punto e spiegati il più brevemente possibile. Le persone mentre lavorano non hanno tempo di interrompere i propri compiti per leggere un saggio. Se la tua email è un elemento di comunicazione vitale, assicurati di chiedere un feedback prima di inviarla.

9. Attieniti a un’idea

Il modo migliore per assicurarti che la tua email sia breve è seguire a una sola idea. Prima di scrivere la tua email, considera il messaggio principale che vuoi che le persone capiscano. Una volta individuato lo scopo, scrivi la tua email intorno ad esso.

Questo approccio ti impedisce di iniziare inutili voli pindarici che allungherebbero solo la tua email. Se ci sono diversi argomenti che vuoi affrontare, scrivi messaggi separati.

10. Rispetta le regole grammaticali

La grammatica esiste per un motivo: assicura che tutti scrivano allo stesso modo, creando comprensione reciproca. Per questo motivo, non usare una grammatica corretta può rendere il tuo messaggio confuso, facendolo apparire poco professionale.

11. Usa il formalismo corretto

Alcuni luoghi di lavoro sono più formali di altri. Ad esempio, uno studio legale tende ad essere altamente formale, mentre una startup di design sarà molto probabilmente più informale. È essenziale conoscere il livello di formalismo previsto nella tua azienda e seguirlo.

Lo stesso vale se invii un’email ai clienti. Più li conosci e più efficace sarà la tua comunicazione. Essere troppo informali con un gruppo demografico più in là con l’età potrebbe sembrare irrispettoso, mentre essere troppo formali potrebbe far allontanare i giovani.

12. Fai vedere che ci tieni

Includi un tocco personale quando scrivi il tuo messaggio, ma vai oltre il tipico “Spero che tu stia passando una buona giornata”. Usa qualcosa che sai del tuo collega e scrivilo nella tua email. Ma sii breve. Utilizza solo una frase.

Esempio di galateo delle email:

“Ciao Marco,
spero tu sia felice che la tua squadra abbia vinto ieri sera. In ogni caso, ti mando il rapporto su…”

13. Non sottovalutare l’intelligenza del tuo pubblico

Evita di spiegare troppo le cose. Immagina di lavorare a un progetto che richiede la collaborazione di un altro dipartimento. Potresti pensare (erroneamente) che non sappiano granchè del tuo lavoro e inviare loro lunghe spiegazioni di ciò che fai. Sebbene le tue intenzioni siano buone, le persone potrebbero interpretare male il tuo messaggio.

Se ciò che stai descrivendo sembra ovvio, le persone penseranno che tu stia insultando la loro intelligenza. Supponiamo che qualcuno venga da te dicendoti: “In quanto scrittore di contenuti, io scrivo contenuti. Il mio obiettivo è informare i lettori”. Fai attenzione a ciò che desideri spiegare alle persone.

14. Evita gli allegati di grandi dimensioni

La maggior parte degli hosting di posta elettronica limita lo spazio di archiviazione sui server email. Alcuni possono essere molto restrittivi, quindi evita di occupare gran parte della memoria delle caselle email dei tuoi destinatari inviando loro allegati di grandi dimensioni. Una buona alternativa è caricare i file su Google Drive e inviare un semplice link.

15. Aggiungi un saluto

Hai iniziato la tua email con un saluto, terminala con un arrivederci. Dì alle persone di non esitare a contattarti se hanno domande o commenti da fare, quindi termina con qualcosa come “Cordiali saluti”. Ciò che utilizzerai dipenderà dal livello di formalità previsto.

Galateo delle email esempi per dire arrivederci

Esempi formali:

• Cordiali saluti.
• Cordialmente.
• Distinti saluti.
• In fede.

Esempi informali:

• Buona giornata.
• Un abbraccio.
• Un caro saluto.
• A presto.

16. Includi una firma

È una buona pratica professionale firmare le tue email. La maggior parte delle email ti consente di crearne una che vada automaticamente alla fine del tuo messaggio, quindi non devi digitarla ogni volta. La tua firma dovrebbe includere quanto segue:

• Nome e cognome.
• Titolo professionale.
• Nome dell’azienda.
• Indirizzo email.
• Numero di telefono.
• LinkedIn (se ce l’hai).

Per ulteriori suggerimenti, leggi una guida su come scrivere una firma e-mail. È meglio scrivere la tua firma non appena crei un nuovo account email e impostarla per essere utilizzata automaticamente.

17. Rileggi l’email

Un’email piena di errori di battitura presuppone che non hai prestato abbastanza attenzione al tuo messaggio o non lo hai riletto. Se non interessa a te, sarà così anche per il tuo destinatario. Quindi, assicurati che le persone si accorgano che hai fatto uno sforzo per scrivere una email perfetta.

18. Aggiungi l’indirizzo email del destinatario alla fine

Gli incidenti accadono. Uno che può verificarsi è l’invio di un’e-mail prima che sia pronta. Per evitare che succeda ciò, lascia vuoto il campo del destinatario finché non sei pronto per inviarla. In questo modo, ti assicuri che nessuno riceverà un testo scritto a metà o un messaggio pieno di errori di battitura.

19. Rispondi alle tue e-mail

Alcune persone possono erroneamente presupporre che: nessuna risposta = no. Quindi, scelgono di non rispondere a determinati messaggi. Non farlo. Anche se la tua risposta è negativa, rispondi. Mostra rispetto per il tuo collega o cliente. Non lasciare che si chiedano se la risposta è negativa o se stai solo avendo una giornata molto impegnata.

20. Aspetta ad inviare un messaggio di follow-up

Le persone sono impegnate, quindi potrebbero impiegare del tempo per rispondere. Rispettale. A meno che non sia urgente, è meglio attendere due giorni prima di inviare un’email di follow-up. Altrimenti, potresti sembrare invadente o disperato.

Esempi di galateo delle email

I suggerimenti della sezione precedente ti aiuteranno a scrivere e-mail che generano risultati. Ora, alcuni esempi pratici di galateo delle email.

Esempio informale di galateo delle email

Ciao Francesco,

spero che non ti sia stancato troppo a festeggiare la vittoria della Juventus ieri sera! Ad ogni modo, ti invio il rapporto che mi hai chiesto di compilare sulle vendite che abbiamo realizzato nell’ultimo trimestre.

Le vendite del prodotto A sono salite alle stelle! Sono aumentate del 50% nell’ultimo trimestre! Ma le recensioni degli utenti sono scese da 5/5 a 4/5. Forse dovremmo occuparcene.

Puoi leggere i numeri più interessanti nel rapporto allegato a questa email. Fammi sapere se avete domande.

Sperando che la Juventus continui a vincere, ti auguro una buona giornata.

A presto

Giovanni Rossi

Sales Manager – Azienda XYZ

g.rossi@aziendaxyz.it

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Esempio formale di galateo delle email

Gentile signor Bianchi,

Le invio il rapporto che ho compilato sulle vendite dell’ultimo trimestre. Sono lieto di informarLa che abbiamo registrato un aumento del 50% per il prodotto A. Sfortunatamente, le recensioni degli utenti sono scese da un punteggio di 5/5 a un punteggio di 4/5. Vorrei fissare una riunione per discutere della questione.

Può leggere gli entusiasmanti risultati nel rapporto che le sto inviando. Non esiti a pormi qualsiasi domanda.

Cordialmente,

Giovanni Rossi

Sales Manager – Azienda XYZ

g.rossi@aziendaxyz.it

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Questi suggerimenti assicureranno che il tuo messaggio segua correttamente le regole del galateo delle e-mail di lavoro, sia che tu stia contattando colleghi, sia persone esterne alla tua organizzazione, poiché esiste un messaggio specifico che ricorre nella maggior parte delle aziende e sbagliarlo può causare seri problemi.