Come creare un messaggio out of office per l’e-mail: suggerimenti e trucchi

Vai in vacanza? Oppure sei (temporaneamente) non disponibile via email? Qualunque sia il motivo, devi informare i tuoi contatti tramite un messaggio out of office. Questo articolo contiene preziosi suggerimenti e trucchi per scrivere un messaggio assente dall’ufficio convincente. Ti offriamo anche 7 modelli di messaggio out of office che puoi utilizzare per la tua email.

Cos’è un messaggio out of office?

Un messaggio out of office è un’e-mail automatica inviata dal client di posta ai mittenti delle e-mail in arrivo. Con un messaggio assente dall’ufficio informi tutti della tua assenza per vacanza, viaggio di lavoro, malattia, ecc.

Perché il messaggio out of office è importante?

Un messaggio out of office per l’e-mail è essenziale per informare della tua assenza i contatti che ti cercano, aiutandoli a capire perché impiegherai più tempo a rispondere alle loro e-mail. In questo modo si evitano confusione e incomprensioni.

Esistono altri motivi per cui un messaggio out of office è essenziale:

• Aspettative

Indicando che sei temporaneamente non disponibile, gli altri sanno che non devono aspettarsi una risposta immediata.

• Aspetto professionale

Dimostri che ci tieni ad avere una buona comunicazione e ciò non fa che aumentare la tua professionalità.

• Alternativa

Puoi offrire un’alternativa facendo riferimento a un collega per questioni urgenti in modo che i tuoi contatti sappiano che possono inviare l’email a qualcun altro.

• Soddisfazione

Mantieni felici i tuoi contatti facendo loro sapere che gli invierai una risposta in un secondo momento.

In cosa consiste un messaggio out of office?

Un messaggio email out of office è composto 9 volte su 10 dalle stesse parti. Queste parti sono le seguenti:

• Titolo

Indica la tua assenza nell’oggetto.

• Saluto

Inizia il messaggio out of office con un saluto.

• Avviso

Segnala la tua assenza aggiungendo delle date, se necessario. Lettura consigliata: iniziare una email.

• Motivo dell’assenza (facoltativo)

Se lo desideri puoi indicare il motivo della tua assenza.

• Dettagli di contatto alternativi (facoltativo)

I mittenti possono scrivere a qualcun altro per questioni urgenti? Fornisci un indirizzo email alternativo. Puoi inserire questo indirizzo email nel cc della posta.

• Tempo di risposta (facoltativo)

Fai sapere quali saranno i tuoi tempi di risposta, senza entrare troppo nello specifico, ma semplicemente specificando che invierai una risposta il prima possibile.

• Chiusura

Concludi il messaggio out of office con una chiusura amichevole.

• Dettagli dl contatto

Ricordati di inserire il tuo nome, i dettagli di contatto e una firma e-mail in fondo all’e-mail.

Come scrivere un’e-mail out of office?

Un buon messaggio email out of office ha diverse caratteristiche, che sono:

• Conciso e chiaro

Un messaggio di assenza dall’ufficio è breve e chiaro. Menziona solo le informazioni più essenziali come il periodo di assenza e i dettagli di contatto alternativi.

• Uso della lingua

Usa un tono adatto al pubblico di destinazione. Ti rivolgi ad un pubblico professionale? Assicurati che il tuo messaggio sia professionale. Ti rivolgi ai giovani? Uno stile informale si adatterà meglio.

• Messaggio personalizzato

Puoi aggiungere un messaggio personalizzato alla tua email, ad esempio un ringraziamento.

• Ben funzionante

Prima di assentarti, controlla che il tuo messaggio out of office funzioni correttamente inviandoti un messaggio di prova.

Cosa non dovresti inserire in un messaggio out of office?

Se hai deciso di creare un messaggio out of office, ci sono alcune cose da non fare per sembrare poco professionali. Ecco alcuni suggerimenti:

1. Evita troppi dettagli personali

Lascia che il messaggio appaia professionale e non condividere informazioni di tipo privato. Sottoporsi ad un intervento chirurgico al piede è abbastanza invasivo, ma questa informazione è irrilevante per il mittente.

2. Non usare un linguaggio negativo

Non utilizzare un linguaggio negativo e concentrati sull’informazione del mittente. Quindi non è consigliato un messaggio del tipo: “Finalmente dopo tutte le lamentele me ne vado in vacanza”.

3. Non scrivere in modo troppo informale

Evita uno stile troppo informale, fai a meno di abbreviazioni e di inserire molte emoji. Un messaggio come “Un saluto a tutti, me ne vado!” non è quindi ideale.

4. Utilizza informazioni corrette

Prima di assentarti controlla che tutte le informazioni contenute nella mail siano corrette così da evitare di suscitare false aspettative.

5. Mantieni l’email breve

Sii breve e rendi l’email concisa per evitare che il mittente abbandoni.

7 utili esempi di messaggi out of office

Desideri creare un messaggio out of office? Di seguito te ne forniamo 7 esempi diversi.

1. Messaggio out of office generico

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Dal [data di inizio] al [data di fine] sarò assente (per [motivo dell’assenza]).

Per questioni importanti può contattare [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Sarò felice di risponderle al mio ritorno. Grazie per la comprensione e la pazienza.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

2. Messaggio out of office per le vacanze

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Sarò in vacanza dal [data di inizio] al [data di fine]. Pertanto, non potrò accedere alla mia posta elettronica.

Per questioni urgenti può contattare [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Sarò felice di risponderle al mio ritorno. Grazie per la comprensione e la pazienza.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

3. Messaggio out of office per le vacanze

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Con le vacanze che si avvicinano, presto sarò assente. Non sarò disponibile via e-mail dal [data di inizio] al [data di fine].

Per questioni importanti potrà contattare [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Le auguro buone vacanze in anticipo e le risponderò al mio ritorno. Grazie per la comprensione e la pazienza.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

4. Messaggio out of office in caso di malattia

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Al momento sono in malattia e non posso rispondere alla sua email.

Per questioni urgenti può contattare [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Spero di rimettermi presto per poter rispondere alla sua email. Grazie per la comprensione e le pazienza.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

5. Messaggio out of office per giorno libero ricorrente

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Il [Giorno] è il mio consueto giorno libero, pertanto non sarò al lavoro.

Per questioni urgenti può contattare [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Risponderò alla sua email al mio ritorno. Grazie per la comprensione e la pazienza.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

6. Messaggio out of office per maternità

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Sarò in congedo di maternità dal [data di inizio] al [data di fine] e pertanto non potrò rispondere alla sua email.

Per questioni urgenti potrà contattare [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Grazie in anticipo per la comprensione e la pazienza durante questo periodo.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

7. Messaggio out of office quando si lascia l’azienda

Gentile [nome del destinatario],

Grazie per il suo messaggio. Desidero informarla che non lavoro più presso [nome dell’azienda].

Al momento non posso rispondere alle sue email, né fornirle ulteriore supporto. Pertanto, le suggerisco di contattare il mio collega [nome del collega] all’indirizzo [dettagli di contatto collega].

Grazie per la comprensione.

Cordiali saluti,

[il tuo nome]
[la tua posizione]

Come impostare l’assenza dall’ufficio sull’email su one.com

Hai un hosting di posta elettronica con one.com? Puoi facilmente abilitare una notifica di assenza. Abbiamo scritto una guida utile che ti spiega come impostare un messaggio di questo tipo.

Riassumendo

Con un messaggio out of office informi i tuoi contatti della tua assenza. Se scrivi un messaggio chiaro e valido apparirai più professionale. Questo articolo ti ha cercato di fornire preziosi suggerimenti e trucchi per creare un perfetto messaggio out of office, oltre a mostrarti 7 esempi di modelli di messaggi out of office. In bocca la lupo!