Come creare una firma per email perfetta

Cos’è una firma per email e quale funzioni ha 

La firma di una email contiene le informazioni di contatto che inserisci alla fine del testo per consentire al destinatario di mettersi in contatto con te. La domanda non è se hai bisogno di una firma email, è scontato che tu ne abbia, ma qual è l’esempio di firma email più adatto alle tue esigenze. Se infatti è prevedibile che sia utile lasciare le proprie informazioni per un eventuale ricontatto, meno banale è capire come impostare una firma email che contenga le informazioni necessarie e facilmente disponibili per inoltrare la tua email o chiamarti senza troppi sforzi.

Come creare una firma per email 

Come si firma una mail? Il modo in cui dovresti impostare la tua firma email dipende dal destinatario. La prima distinzione fondamentale da fare è tra una firma email aziendale, che verrà utilizzata solo a titolo professionale, e una firma email generica, per comunicare con amici e parenti. In generale, se vuoi gestire in modo professionale anche la tua email personale e vuoi capire cosa scrivere nella firma, il consiglio è di mantenerla semplice, concisa, utile e pertinente. 

Di seguito ti forniamo un elenco di informazioni essenziali e utili per creare un modello di firma per la tua email personale, che utilizzi nella vita di tutti i giorni al di fuori del lavoro.

Esempio di firma email personale: cosa scrivere

• La giusta formula di chiusura: come concludere una email

Una perfetta firma per email contiene necessariamente una chiusura, che varia a seconda del contesto e del destinatario. Per esempio, concludere una mail indirizzata ad un amico scrivendo “sinceramente tuo” potrebbe essere mal interpretato.

• Nome e cognome

È abbastanza ovvio, basta scrivere il proprio nome e cognome, magari evidenziandoli in grassetto, per far capire al destinatario chi gli sta effettivamente scrivendo. È scontato, ma non sottovalutarne l’importanza. Ti è mai capitato di ricevere una mail in cui il tuo nome era scritto in modo incorretto? Ecco, appunto, un ottimo modo per evitare che questo inconveniente si ripeta è far leggere all’interlocutore come si scrive il tuo nome impostando una perfetta firma email.

• Numero di telefono

È sempre bene scrivere il tuo numero di telefono nella firma della casella di posta elettronica, nel caso in cui il destinatario desideri chiamati in risposta alla mail. Il numero deve essere semplice da trovare e facile da utilizzare.

• Mantieni la tua firma email semplice

Nella firma di una email, la semplicità paga, sappilo. Aggiungere un tocco di colore potrebbe dare un bello slancio a livello di design, senza appesantire, aiutando la tua firma email a distinguersi dal corpo del testo.

• Segui una gerarchia per guidare il destinatario

Una gerarchia ben strutturata è un buon modo per indicare le informazioni più preziose, così da guidare il destinatario verso quelle più importanti, aiutandolo a trovare più rapidamente ciò che sta cercando.  

• Rendi il design della tua firma email mobile-friendly

Oggi moltissime persone controllano la propria email dallo smartphone, per questo è essenziale assicurarsi di creare una firma email che abbia un design regolare. L’obiettivo è sempre quello: permettere al destinatario che legge il contenuto della email di contattarti facilmente. Esistono molti strumenti gratuiti che possono aiutarti a visualizzare in anteprima come apparirebbe la tua firma email online su un dispositivo mobile. 

Come scrivere una firma email professionale

Ti starai chiedendo cosa inserire in una firma email professionale. Guardala da questo punto di vista: la firma della tua email aziendale è lì per aiutarti a promuovere la tua immagine e il tuo marchio. Oltre al nome e numero di telefono quindi, dovresti aggiungere anche il tuo titolo di lavoro e perché no, il logo dell’azienda. Non sarebbe sbagliato nemmeno collegare il sito web dell’azienda alla propria firma, dipende tutto da te e da cosa che vuoi che le persone associno al tuo nome. 

Se stai pensando di aggiungere anche l’indirizzo email alla firma, sappi che le scuole di pensiero al riguardo sono due. Alcuni credono che la cosa sia superflua e ridondante, mentre altri la giudicano utile, specialmente nel caso in cui qualcuno inoltri la tua email. Noi propendiamo per quest’ultima e quindi ti consigliamo di inserire anche il tuo indirizzo email nella firma.

Di seguito. abbiamo compilato un elenco di cose da inserire nella tua firma email aziendale. Ricorda che devi essere tu a giudicare cosa sia importante per te e per il tuo marchio, scrivendo le informazioni che ritieni di valore all’interno della tua firma, senza esagerare per non opprimere i destinatari.

Esempio di firma email aziendale o professionale: cosa scrivere

• Titolo o qualifica

Oltre a scrivere il tuo nome e cognome, dovresti inserire anche il tuo titolo, perché rende più facile per il destinatario capire il ruolo che ricopri all’interno dell’azienda e la tua esperienza. Sarebbe meglio se scrivessi anche il nome della tua azienda o il nome dell’azienda per cui lavori, è un buon modo per guadagnare credibilità, poiché molto probabilmente il destinatario ti assocerà a quella società nelle comunicazioni future. È inoltre possibile aggiungere un logo e un collegamento al sito web dell’azienda per facilitare l’accesso del destinatario.

• Numero di telefono

Per creare una perfetta firma email professionale è necessario inserire anche il proprio numero di telefono, il numero di fax o di altri mezzi di comunicazione, per permettere al destinatario di mettersi in contatto con te nel miglior modo possibile. Se hai contatti o clienti all’estero, dovresti includere anche il prefisso internazionale. Infine, se vuoi stupire i tuoi contatti, potresti collegare il tuo numero di telefono in modo che al destinatario basti semplicemente cliccare sul numero per far partire la telefonata.

• Icone di collegamento ai profili social

I social media hanno assunto un ruolo importante all’interno della nostra società. Al pari dell’email o del numero di telefono, i contatti social sono diventati fondamentali nelle relazioni interpersonali, comprese quelle di carattere professionale. Per questo nella firma della tua email aziendale dovrai impostare anche i collegamenti ai tuoi profili social, assicurandoti, naturalmente, che la tua presenza sui social media sia allineata al tuo marchio e contenga contenuti utili. 

Le icone dei social media sono senz’altro una buona aggiunta alla tua firma email, perché stai rendendo facile per il destinatario controllare la tua presenza social con un semplice clic. Possono anche aiutarti a ottenere un seguito, aumentando ulteriormente le possibilità di promuovere il tuo marchio. Assicurati però che i tuoi contenuti siano aggiornati, è un dettaglio cruciale.

• Una call to action

Se usata con parsimonia, una call to action può essere molto vantaggiosa. Esempi di inviti all’azione possono essere un link per partecipare a un webinar gratuito tenuto da te o dalla tua azienda o un link per scaricare un pdf utile al tuo destinatario. Dipende tutto dal tipo di lavoro che fai e da quali aspetti vorresti promuovere del marchio che rappresenti. Chiaramente attento a non strafare e a non far apparire troppo autoreferenziale e autocelebrativa la firma. Lo scopo non è aggiungere informazioni non necessarie, ma rendere la firma della email ricca di informazioni importanti da non dimenticare.

• Un disclaimer

Un disclaimer è un’aggiunta fondamentale a una buona firma email aziendale o professionale, specialmente quando si lavora per società finanziarie, legali o assicurative; e lo è ancora di più oggi con il GDPR. Il contenuto della tua email potrebbe includere informazioni private o riservate di cui nessuno è a conoscenza oltre al destinatario. Pertanto, è importante proteggere tali informazioni nella malaugurata ipotesi che vengano visualizzate nella posta in arrivo di qualcun altro. Un esempio di disclaimer in una firma email professionale potrebbe essere questo:

“Il contenuto di questa email è riservato e deputato esclusivamente al destinatario specificato nel messaggio. È severamente vietato condividere con terzi qualunque parte di questo messaggio, senza il consenso scritto del mittente. Se hai ricevuto questa comunicazione per errore, rispondi a questo messaggio e procedi alla sua cancellazione, in modo da permetterci di garantire che tale errore non si verifichi più in futuro.

• I pronomi

I pronomi sono importanti per scrivere una perfetta firma per email. Usare i pronomi è indice di inclusione. Supponi di essere una persona transgender, non binaria o cisessuale, l’uso dei pronomi corretti è un buon modo per mostrare al destinatario della tua email quali dovrebbe usare nelle future comunicazioni con te. Usare i pronomi riduce i problemi di comunicazione, normalizza le discussioni sul genere e rimuove ogni ambiguità. 

Ora che hai una chiara idea di come scrivere una buona firma email aziendale, professionale o generica, avrai bisogno di un dominio di posta elettronica per utilizzarla.

Come inserire una firma email online nell’applicazione webmail di one.com

Se sei già un cliente one.com, puoi facilmente creare una perfetta firma per email online utilizzando l’applicazione webmail. Ecco come fare:

• accedi al tuo account email
• vai nelle impostazioni
• nella scheda Generale, inserisci la tua firma email e fai clic su Salva.