Cos’è un server email?

In quanto utente, un server di posta elettronica è solitamente del tutto invisibile per te, ma funziona 24 ore su 24 per assicurarti di poter inviare e ricevere email secondo necessità. Puoi pensare a un server di posta come al tuo corriere personale e alla tua casella di posta, tutto in uno!

Che tu voglia creare un nuovo account email o migrare un account esistente, ti sarà utile conoscere i protagonisti e i meccanismi dietro quello che a prima vista può sembrare un processo istantaneo. In questo articolo esamineremo il processo di invio di email a livello di rete e le diverse parti che compongono un server di posta elettronica.

Cos’è un server email?

Un server email, detto anche server di posta, è un sistema informatico configurato con le applicazioni necessarie per inviare e ricevere email. Il server di posta è l’hardware al centro di un processo complesso che coinvolge più reti e protocolli di comunicazione Internet, che sono le regole attraverso le quali diversi sistemi online comunicano tra loro.

Quando invii un messaggio, il server email si assicura che venga inviato al destinatario corretto. Se qualcosa va storto, proverà ad inviarlo più volte, senza che tu debba fare nulla. Se il tuo server di posta riceve un’email che non ha un destinatario valido, informa anche il mittente che qualcosa è andato storto. Il server di posta si assicura semplicemente che la tua casella email funzioni come dovrebbe, senza che tu debba pensarci.

Un server email comunica con i tuoi dispositivi e la tua webmail

Un’altra funzione di un server email è comunicare con il client di posta che hai sui tuoi dispositivi o nella tua webmail. Dopo che il tuo server di posta riceve una nuova email, questa viene inoltrata dal server email al tuo client email. Lì puoi leggere il messaggio, spostarlo in una cartella, aggiungervi un’etichetta o magari eliminarlo. Tutte le modifiche apportate al messaggio vengono salvate dal server di posta in modo che tu possa eliminare un’email sul tuo cellulare e non doverla eliminare nuovamente sulla tua webmail.

Ci sono un paio di protocolli importanti da conoscere perché sono le configurazioni più comunemente utilizzate per l’invio e la ricezione di messaggi. Ci riferiamo a IMAP e SMTP. Diamo uno sguardo più da vicino a cosa fanno questi due protocolli.

Cos’è l’IMAP?

IMAP è l’abbreviazione di “Internet Message Access Protocol”, ed è il protocollo che consente al tuo smartphone o computer di recuperare nuovi messaggi dal tuo server di posta. Fondamentalmente, il server di posta IMAP è responsabile della ricezione dei messaggi e ti permette di leggerli sul tuo dispositivo.

Quando aggiungi la tua email a un nuovo dispositivo o a un nuovo client di posta, potrebbe essere necessario configurare l’IMAP. Affinché funzioni infatti, il tuo client email avrà bisogno di un indirizzo per il tuo server IMAP (il server di posta), di una porta per IMAP (spesso è la porta “993”), nonché di un nome utente e di una password. Se non sai quali impostazioni IMAP inserire, dovresti verificare con il tuo provider di posta elettronica.

Il tuo server di posta IMAP ha una funzione aggiuntiva. Ti consente di ricevere inviti per eventi da inserire in un calendario online e quindi, ti permette anche di ottenere informazioni di contatto per la tua rubrica.

Cos’è l’SMTP?

SMTP sta per “Simple Mail Transfer Protocol” ed è un protocollo Internet standard per la posta in uscita. Si tratta fondamentalmente di un insieme di comandi utilizzati dal tuo client email per autenticare e dirigere il trasferimento delle email che hai creato e inviato.

Quando invii un’email, questa viene prima spedita utilizzando SMTP dal tuo smartphone, computer o altro dispositivo al tuo server di posta. Il tuo server di posta utilizza quindi SMTP per inviare il tuo messaggio al server di posta del destinatario.

Come utente di posta elettronica, potresti incontrare SMTP nelle impostazioni del tuo client di posta. A seconda della configurazione, potrebbe essere necessario inserire manualmente l’indirizzo del server SMTP del tuo provider di posta elettronica, la porta per SMTP (solitamente la “587”), insieme al nome utente e alla password. Come per IMAP, se hai bisogno di dettagli più specifici sulle impostazioni, dovresti essere in grado di ottenere le informazioni corrette dal tuo provider di posta elettronica.

Cosa sono MX e DNS?

Se desideri attivare un’email per la tua azienda ma il tuo dominio non si trova nello stesso luogo del server di posta, potresti dover modificare le impostazioni DNS (Domain Name System) per il record MX (Mail Exchange) del tuo dominio. MX è una voce nelle tue impostazioni DNS che ti dice dove si trova il tuo server di posta. Con la giusta impostazione MX, puoi indirizzare la posta in arrivo al server giusto.

Se hai sia il tuo dominio che la tua webmail su one.com, non è necessario modificare le impostazioni MX.

Come funziona un server email? Uno sguardo passo dopo passo

Ora che abbiamo analizzato i diversi protocolli e sistemi necessari per le email, esaminiamo i passaggi che la tua email deve compiere prima di raggiungere il destinatario:

1. Premi “invia”

Hai scritto il tuo messaggio e incluso l’indirizzo del destinatario. Ora fai clic per inviarlo a destinazione, innescando il resto di questa catena di eventi, che inizia con la prima fermata della tua email: l’SMTP.

2. L’email arriva al SMTP

Questa prima tappa è responsabile dell’individuazione della destinazione corretta del tuo messaggio. SMTP lo fa utilizzando il nome di dominio nell’indirizzo email per individuare l’indirizzo IP del destinatario, un numero univoco che identifica un computer su Internet.

3. Un server IMAP riceve la tua email

Una volta che i server utilizzano il dominio email per determinare l’indirizzo corretto, l’IMAP lo riceve con le informazioni necessarie per inviarlo alla persona giusta. Con questi dati, l’IMAP si connette all’account del destinatario e invia il testo al suo destinatario.

4. Il tuo messaggio arriva a destinazione

Qui, il server IMAP fornisce un’altra funzione. Consente al destinatario dell’email di leggere il testo. Il destinatario può quindi interagire con il messaggio, per rispondere, inoltrarlo o eliminarlo. Se sceglie di rispondere all’email, la sua risposta attraverserà gli stessi passaggi e il ciclo ricomincerà da capo.

SMTP e IMAP possono anche crittografare e decrittografare le tue informazioni, a seconda della configurazione utilizzata. Dopotutto, un protocollo di sicurezza email adeguato va oltre il filtro antispam e antivirus.

Consiglio dell’esperto: puoi anche prendere in considerazione l’utilizzo di un server POP3. POP sta per “Post Office Protocol” e cancella le email dopo averle scaricate da un computer, aumentando ulteriormente la sicurezza. Di solito puoi selezionare POP3 invece di IMAP per la tua posta.

Comprendere il processo dietro alle email

Secondo un rapporto del 2022 di Statista, entro il 2025 ci saranno 4,5 miliardi di persone in tutto il mondo che utilizzeranno l’email. Nonostante la sua diffusione, la maggior parte degli utenti non è consapevole del complesso processo che si nasconde dietro ad esse. Anche se sembra istantaneo, il server di posta al centro deve seguire attentamente una serie di passaggi per garantire che l’email venga inviata e ricevuta correttamente.

Ecco una rapida panoramica di ciò che abbiamo trattato.

Cosa sono i server email? Sono i server e i protocolli attraverso cui passa una email prima di arrivare a destinazione.

Cos’è un server SMTP per email? È il protocollo standard per la posta in uscita, che consente al client email di determinare la destinazione corretta di un’email.

Cos’è un server email IMAP? È il protocollo che ti permette di ricevere email. Puoi utilizzare POP3 come protocollo alternativo.