Come iniziare un’email formale e informale

Per iniziare un’email nel modo giusto bisogna rivolgersi al suo destinatario per nome. Usa un saluto che abbia il corretto livello di formalità. Quindi, vai dritto al punto e menziona lo scopo del messaggio. Dopo averlo fatto, scrivi il resto della tua email. Di seguito, troverai alcuni suggerimenti sull’argomento.

L’importanza di iniziare bene un’e-mail

Un impiegato medio riceve 121 email al giorno. Avere la giusta attenzione è una vera e propria lotta, che comincia esattamente dalle prime righe dell’email. Se non inizi nel modo giusto, rischi che nessuno leggerà la tua newsletter o le tue campagne di email marketing.

Conoscere il tuo pubblico è il primo passo per capire come iniziare un’email e come impostare il livello di formalità adeguato alla situazione. Gli argomenti che trovi di seguito ti forniranno maggiori informazioni su come iniziare un’email formale e informale.

Come iniziare un’email formale

A seconda della tua fascia d’età, dovrai scegliere di essere più o meno formale. Se l’approccio che hai scelto è quello formale, continua a leggere per scoprire come raggiungere lo scopo.

1. Usa un’email professionale

Se non ne hai uno, crea un indirizzo email professionale per la tua azienda. Esso ti farà sembrare più autorevole, il che è fondamentale, indipendentemente dal fatto che tu stia optando per un tono formale o informale nel tuo messaggio.

Maggiori informazioni: per ottenere ulteriori suggerimenti, leggi Come creare un account di posta elettronica.

2. Inizia con un saluto appropriato

L’approccio più sicuro consiste nel cominciare la tua webmail con la parola “Gentile”. Evita di utilizzare formule come “a chi di competenza” o “a chi potrebbe interessare”, in quanto troppo impersonali. Potrebbero sortire l’effetto contrario, soprattutto se stai cercando di vendere attraverso le tue email.

3. Usa il cognome del destinatario

Evita presentazioni generiche come “Gentile cliente”. Se conosci il cognome della persona, usalo. Ad esempio, “Gentile Signor Rossi”. Ciò contribuirà a creare fiducia, che può tradursi in vendite.

Maggiori informazioni: un altro modo per incrementare le vendite è garantire che il tuo sito web sia facile da usare. Leggi Come migliorare l’esperienza utente del tuo sito web.

4. Vai dritto al punto

Dopo aver cominciato scrivendo il nome del destinatario della tua email, è il momento di condividere il motivo per cui lo stai contattando. Sii breve. Se impieghi troppo tempo per arrivare al dunque, le persone abbandoneranno il tuo messaggio, perché troppo impegnatIvo. Rispetta il loro tempo.

Come iniziare un’email in modo informale

A seconda del pubblico di destinazione, potresti optare per un approccio più informale. Leggi di seguito come iniziare un’email in modo informale.

1. Usa un saluto

Il primo passaggio è identico a quello delle email formali, ma con una differenza. Invece di usare “Gentile”, puoi optare per qualcosa di più informale, come “Ciao” o “Caro”.

2. Menziona il nome della persona.

Usare il cognome di qualcuno in un contesto informale può sembrare imbarazzante. È meglio usare il nome del destinatario. Se non lo conosci, puoi dire “Ciao” o “Caro”, ma non usare qualcosa del tipo “a chi può interessare”, perchè troppo impersonale.

3. Connettiti con il tuo pubblico.

Sarebbe meglio se arrivassi al punto il prima possibile. Ma puoi aggiungere una breve frase per connetterti con il destinatario del tuo messaggio.

Per esempio:

“Ciao Adriano,

spero tu non ti sia stancato troppo a festeggiare la vittoria della Juventus ieri sera. Per farti felice, ti invio alcune offerte.”

Se stai automatizzando le tue email per inviarle a un pubblico più vasto, come nel caso di una newsletter, diventa più impegnativo creare una frase personalizzata, poiché dovresti conoscere i gusti di ogni persona. Prova a fare delle ricerche di mercato per trovare eventuali somiglianze.

Come iniziare un’e-mail indirizzata a uno sconosciuto

Potrebbe essere necessario inviare email di marketing a chi non è presente nella tua rubrica. Ad esempio, supponi di voler stabilire una partnership commerciale. Dovresti procedere in modo leggermente diverso. Le regole che hai imparato sono ancora valide, ma dovresti seguirne anche altre:

1. Presentati

Spiega al destinatario chi sei. Raccontagli della tua attività, preferibilmente presentando risultati misurabili che ti mettano in risalto, come la vendita di 150.000 torte nel 2022. Assicurati che il destinatario del messaggio voglia saperne di più su di te.

2. Fai un complimento

Ora, concentrati su ciò che rende unico il destinatario dell’email, su un suo risultato raggiunto o su qualcosa che faccia risaltare le sua attività. Prova a usare qualcosa a cui puoi collegare il motivo per cui lo stai contattando.

3. Spiega il motivo della email.

Ora, spiega al destinatario perché lo stai contattando. Ad esempio, se volessi avviare una partnership B2B, offrigli una panoramica del tuo progetto e prova a programmare un incontro per discuterne ulteriormente.

Tutti questi passaggi hanno una cosa in comune: dovrebbero essere brevi. Indipendentemente dallo scopo della tua email, rispetta il tempo delle persone. Cerca di usare solo una frase o due per presentarti. Il destinatario apprezzerà il rispetto del suo tempo.